大型会议会务工作流程

领导接待、会议会务工作流程清单,,,,,,

环节,工作模块,工作任务,具体内容,责任人,时间节点,是否完成

会议确认,会议事由确定,会议名称,,,,

,,会议时间,,,,

,,会议地点,,,,

,,会议室预订,根据会议形式及人数预订会议室,,,

,,与会人员,确定与会人员类别及邮件发送地址,,,

,,会议议程,明确列明会议各项议题及时间、形式、发言人等,,,

会议前期工作,准备会议,明确人员分工,将具体人员分工填入此表,,,

,,确定协调部门,确定需提供协助服务的部门，明确责任人,,,

,会议通知与反馈,撰写通知,名称、时间、地点、人员，发文部门，回执,,,

,,确定参会人员信息,确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式,,,

,,整理通讯录,（内容同上）,,,

,会议资料,准备与收集,电子版资料，包括会议议程、会议指引、会议使用文档（Word/Excel/PPT等）,,,

,,储存,确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员,,,

,,打印,列出打印清单及打印份数,,,

,,装订,将文件整理装入资料袋,,,

,,发放,发送邮件,,,

,住宿,酒店预订,联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐,,,

,接机,接机,确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间,,,

,,,预订车辆,,,

,餐饮,就餐形式、地点确定,分行用餐：填写用餐申请单并交食堂人员、酒水准备,,,

,,,外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备,,,

,,,茶点：填写用餐申请单并交食堂人员，通知汇勤人员安排茶点摆放处,,,

,文具,文具准备及领取,准备好笔、草稿纸、激光笔、录音笔、代表证,,,

,会场,会议室预订,投影、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水,,,

,,会场布置,桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位,,,

,摄影,摄影联系,与分行办公室联系摄影事宜,,,

,,自备数码相机,会议现场抓拍用,,,

,回程安排,回程机票预订,回程人员姓名、航班；联系航空公司确认出票,,,

,礼品,礼品预订,提前确定赠送礼品样式及数量，或向分行办公室采购,,,

,会后活动安排,活动地点及人数,联系活动场所，车辆预订,,,

领导接待工作,接送,接送领导,确定全程接送负责人，包括机场至酒店、酒店接送至分行（或会场）、分行（或会场）送回至酒店、酒店至机场等安排,,,

,住宿,酒店入住及退房,协助办理checkin，询问酒店是否包括早餐，通知前台设定叫醒服务，短信通知用餐时间及地点；确定最迟退房时点，协助办理checkout，提醒是否遗漏物品，帮助提送行李,,,

,餐饮,用餐,提前到达用餐地点，检查是否已点菜及准备酒水，用餐结束前通知接送人员提前备好车辆，提前结账买单,,,

会议当天工作,设备,设备就绪,检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪,,,

,会场,检查会场情况,桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位,,,

,会议指引,会议地点指引,指引与会人员到会议地点参加会议,,,

,茶水,茶水供给到位,接待人员负责现场倒茶,,,

,摄影,摄影把关,与分行专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关,,,

,,现场抓拍,用自备数码相机抓拍会场情况,,,

,会议记录,会议记录,录音笔录音，人员现场记录,,,

,麦克风,麦克风传递,若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人,,,

,会场收拾,清洁整理会场,恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏,,,

会议后期工作,宣传报道,宣传资料准备,稿件撰写及照片整理,,,

,,宣传报道发布,将稿件及照片发送至分行办公室，进行宣传报道,,,

,会议纪要,纪要整理,会议后尽早整理会议纪要,,,

,,邮件发布,经领导审阅后通过邮件发布,,,

,后续工作跟进,会务费用结账报销,对会务期间发生的费用进行