会议室的预定管理制度_第1页
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文档简介

会议室的预定管理制度一、总则为了更好地管理公司内部会议室资源，有效利用时间和空间，提高会议效率和管理水平，特制定本会议室预定管理制度。二、会议室预定流程1.预定方式公司内部会议室的预定方式分为两种：线上预定和线下预定。线上预定：员工可通过公司内部办公系统或预定系统进行在线预定。线下预定：员工可前往行政部门，通过书面或口头方式进行会议室预定。2.预定信息员工进行会议室预定时，需提供如下信息：-会议室名称-会议室预定时间-会议室使用目的-预计参会人数-是否需要特殊设备或服务（如投影仪、白板、茶水等）3.预定审核预定信息提交后，行政部门将对预定信息进行审核，确认是否有会议室可供使用，并根据实际情况安排。4.预定结果通知行政部门将会议室预定结果通知预定人员，确认预定是否成功，并提供相关使用须知。三、会议室使用规定1.使用时间会议室使用时间分为工作时间和非工作时间。-工作时间：周一至周五的8:00-18:00-非工作时间：除工作时间外的时段2.使用对象公司内部员工均可申请会议室使用，若有外部人员使用需提前经行政部门审核，并提交相关证明文件。3.使用目的会议室使用需符合公司规定的使用目的，如开会、培训、报告等。4.使用权益会议室使用遵循“先预定，先使用”的原则，且个人预定需遵循公平合理原则，不得恶意占用。5.使用设备和服务使用会议室需按照预定信息提供的设备和服务进行使用，如有特殊需求，需提前申请并经行政部门确认。6.会议室整洁使用会议室时，需保持会议室整洁，如有物品损坏或丢失需按照公司规定进行赔偿。7.使用期限每次预定会议室使用时间不得超过3小时，如需延长使用时间，需提前申请并经行政部门确认。四、违规处理1.非法占用会议室对恶意占用会议室的员工，行政部门将视情况采取警告、处罚或限制预定权限等措施。2.损坏或丢失设备对会议室内设备或物品的损坏或丢失，需由使用人员负责赔偿，并视情况进行处罚。3.违规使用对于违规使用会议室或违反使用规定的行为，行政部门将依照公司规定进行处理。五、其他规定1.紧急情况若会议室已被预定使用，且出现紧急情况需要临时使用时，需提前与行政部门联系并经确认。2.特殊设备需求如会议室使用时需要特殊设备或服务，需提前申请并经行政部门确认，及时安排。3.使用时间调整如需调整会议室使用时间或取消预定，需提前通知行政部门进行调整处理。六、附则本制度由行政部门负责起草，并经公司领导审批通过。凡违反本制度者，行政部门有权依照公司规定对相关人员进行相应处罚。七、制度的宣传和执行行政部门将通过公司内部通知、会议、培训等形式向全体员工宣传本制度，鼓励员工自觉

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