DB11T 038-1994 企业档案管理工作标准

北京市地方标准

DB11/T038—1994

北京市企业档案管理标准

1994-01-25发布1994-03-01实施

北京市技术监督局发布

DB11/T038—1994

北京市地方标准

北京市企业档案管理标准

1主题内容与适用范围

1.1主题内容

本标准规定了企业档案管理工作的基本要求。

1.2适用范围

本标准适用于企业档案管理工作。

2术语

2.1企业档案

企业在各项活动中形成的全部档案的总和。

2.2企业档案室

指企业内部设置的集中管理本企业档案的组织形式的统称。

2.3全宗卷

反映本企业全宗档案有关情况材料的案卷。

2.4案卷合格率

指达到国家标准要求的案卷合格数量占案卷总数量的百分比。

2.5归档

指办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程。

2.6归档率

指实际归档文件材料项目总数占应归档文件材料项目总数的百分比。

2.7归档信息开发

指将档案中蕴藏的信息开采、发掘出来、及时传输给档案用户使用的工作。

2.8档案检索工具体系

指档案馆(室)编制的多种不同的在功能上互联系、相互补充的检索工具的有机整体。

2.9案卷文件目录

指卷内文件目录汇集，是将全宗内的某一部分案卷的卷内文件目录汇编而成的一种检索工具。

2.10档案信息加工

指对档案原件储存的信息加以选择、编辑、转换为另一种文献形式的工作。

3档案业务建设

3.1档案管理制度建设

3.1.1建立文件材料的形成、积累、收集和归档等制度。

3.1.2建立各类档案的整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、复制等工作制度。

3.1.3建立科技档案的修改、补充等工作制度。

3.1.4建立档案工作岗位责任制。

3.2企业档案实行集中统一管理

3.3企业档案的基本范围

3.3.1党群工作、行政管理、经济管理、生产技术管理档案。

3.3.2产品、科研、基建工程档案，以及重要的、大型的、精密的设备仪器档案。

3.3.3企业会计档案。

1

标准分享网www.bzfxw.免费下载

2

DB11/T038—1994

3.3.4企业职工档案。

3.3.5商品收购、销售、调运、储存方面的档案。

3.3.6具有历史纪念意义的证章、奖旗、奖状、奖杯等。

3.4立卷

3.4.1立卷的基本要求

文件材料由其形成部门立卷。

按照文件材料的形成规律和特征，保持文件材料的有机联系，便于保管和利用。

3.4.2立卷的基本方法

党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、购销、调运、储存方面的文件材料，按年度结合问题、作者、文件名称、时间等文件主要特征立卷。

3.4.2.2产品、科研课题、基建项目、设备仪器文件按部件、结构、专业、阶段等分别立卷。

与产品、科研课题、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。

会计文件材料由会计人员根据会计管理的有关要求立卷。

职工文件材料以职工个人为单位立卷。

照片、录音、录像带等非纸质载体的档案，一般按大类、分时间、分专题立卷。

3.4.3案卷合格率

案卷合格率做为考核企业档案案卷质量的年度指标。

企业的案卷合格率应达到90%以上。

3.5归档

3.5.1企业档案归档率应达到98%以上，完整率应达到95%以上，准确率应达到100%。

3.5.2归档时间

3.5.2.1党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理方面的文件材料，在文件材料形成后次年的上半年骨向档案室归档。

产品、科研、基建工程、设备仪器或其它技术项目，在任务完成后或告一段落时，向档案室归档。

会计档案在会计年度终了后，在财会部门保管一至五年，期满后半年内向档案室归档。

干部档案在年终集中整理后归档。

3.5.3归档份数

企业各类文件材料一般归档一份，重要的和利用频繁的文件材料可根据企业实际需要增加归档份数。

3.5.4归档手续

归档者填制移交清单一式若干份，归档时交接双方按清单核查清楚，双方签字，各留一份备查。

3.6档案的整理

3.6.1企业档案的分类、编号、案卷排列可参照《北京市工业企业档案分类试行办法》,或按企业实际，编制本企业档案分类编号办法。

3.6.2建立全宗卷

将立卷说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料放入全宗卷。

3.7档案的保管

3.7.1企业档案的保管和库房管理达到国档发(1987)19号《档案库房技术管理暂行规定》的要求，大型企业的档案馆库房要基本符合JGJ25-1986《档案馆建筑设计规范》(试行)的要求。

3.7.2企业应配备必要的管理档案的设备。

3.7.3档案工作用房应做到库房、办公、阅览三分开，至少要有专用档案库房。

DB11/T038—1994

3.7.4底图保管采取平放或卷放，不允许折叠保管；其它档案组卷保管；与档案有关的实物档案按编号顺序分类集中保管。

3.8档案的统计

3.8.1按照档案统计工作规定，进行企业档案的统计工作，及时、准确填报档案工作基本情况统计年报。

3.8.2根据各项统计数据，进行统计分析。

3.9档案的鉴定

3.9.1成立由企业有关人员组成的档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。

3.9.2根据有关档案保管期限的规定，制定本企业档案保管期限表。

3.9.3经鉴定对需销毁的档案，编制销毁清册，经批准后，指派专人负责监销，监销人员在销毁清册上签字。

3.10档案现代化管理手段应用

3.10.1企业档案管理现代化要列入企业管理现代化的事整体规划，并与办公自动化和企业管理信息系统同步建设。

3.10.2完善和优化企业档案部门的内部管理工作，作到分工科学、职责明确，并有明确的方针目标、工作程序。

3.10.3企业档案工作应用“目标管理”、“全面质量管理”、“系统工程”等现代化管理方法。

3.10.4企业应逐步采用电子计算机等技术手段管理档案。

4档案信息利用

4.1建立档案检索工具体系。

4.2进行档案信息加工，按照一定选题，将档案信息浓缩、提炼、归纳、分析、编写各种档案参考资料。

4.3交流档案信息，在企业内部交流档案目录、索引和对外部出版或交流档案参考资料。

4.4企业档案著录工作

4.4.1根据档案著录工作的规定，编制企业档案著录细则。

4.4.2档案著录项目可选择简要级次或详细级次，即：简要级次只著录档案内容的必要项目；详细级次除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目。

4.4.3档案著录格式可选择文件级或案卷级条目著录；载体形式可分为卡片式和书本式。

4.5档案利用工作形式

4.5.1档案借阅

按照有关借阅规定，进行档案内部借阅和外部借阅工作。

4.5.2开架阅览

在阅览室开辟档案阅览架、柜、橱窗，将档案和档案参考资料与利用者见面。

4.5.3可为档案利用者提供档案复印件、复制品。

4.5.4可为利用者出具档案证明或档案内容的摘抄、节录材料。

4.5.5开展档案咨询服务

为利用者提供电话咨询、函文咨询、直接咨询等服务。

4.6档案利用要求

4.6.1企业档案查全率达到95%以上。

4.6.2企业档案查准率达到98%以上。

4.6.3进行档案利用效果和