第五讲职务说明书的编制一工作分析的结果二职务说明书的

第五讲职务说明书的编制一、工作分析的结果二、职务说明书的内容及编写三、职务说明书的编写要求一、工作分析的结果通过工作分析，管理者可以获得的工作信息主要有两个方面：工作本身的信息（工作的目的和职责）；从事这一工作员工的信息（员工的技能知识和态度）

最终形成书面文字：

（一）工作描述——事（二）资格说明书——人（三）职务说明书——人与事三种文体之间的关系：工作描述+资格说明书职务说明书=二、职务说明书的内容及编写（一）基本情况1、表头（岗位名称、工作编号、所在部门、定员人数、工作地点、修订版次、在职者、审核者、审批者等）2、工作概要3、工作关系（二）主体内容工作职责、绩效标准、工作权限（三）三大条件环境条件、聘用条件、任职资格条件岗位名称进行名称确定时，应当根据《职位分类大辞典》等国家规定的内容进行。职位名称确定时应当简洁明确，尽可能地反映职位的主要职责内容，让人一看就能大概知道这一职位主要是干什么的；职位名称中还要反映这一职位的等级，比如销售部总经理、人力资源经理、招聘主管、培训专员等。在确定职位名称时，最好按照社会上通行的做法来做，这样既便于人们理解，也便于在薪资调查时进行比较。职位编号主要是为了方便职位的管理组织中的每一种工作都应有一个代码目的在于快速查找所有的工作。编码的繁简程度视企业具体需要而定。职位编码的步骤：为整个集团所有机构进行编号；机构内部门编码；对部门内各处进行编码；对各处职位进行编码；如在某企业中，某职位的编号为HR-01-01，HR表示人力资源部，01表示部门经理级，01表示人力资源部全体员工的顺序编号。这一栏将在全公司职位说明书编制完成后由人力资源部为所有职位说明书统一编号并填补上；所在部门是指该职务所属的机构或部门；原则是应该写到该职务所属的最小组织细胞。例如：某一般规模子公司人力资源部员工，填“子公司名称+人力资源部”；如果部门很大，还分有各处，则招聘处的员工填“公司名称+人力资源部招聘处”所在部门修订版次说明了本职位说明书的版本。按照公司内部的编写原则进行编写。如某公司的某岗位说明书编写审批通过后的版本建议统一设定为V01.00-2007；岗位说明书版本编号规则按照如下原则进行设置：VXX.XX-XXXXV：表示version，即版本号的英文缩写；XX.XX：表示版本编号，小数点前二位表示版本修订有较大变动，如XX集团组织结构进行较大程度的调整，对所有岗位的岗位说明书统一进行修订时；小数点后两位表示版本修订发生较小变动，如仅对个别岗位的岗位说明书进行修订时的版本修改时，数字的自然数顺序编写。－XXXX：表示版本修订时的年份。

编制者和编制日期：即岗位说明书编制者的签名和签名时的时间。

审核者和审核日期：即审核人的签名和审核时的时间，审核者为该岗位的直接上级。

审批者和审批日期：即审批人的签名和审批时的时间，审批者为人力资源部门最高主管。工作概要，工作概要是岗位工作的概括性描述，要求简明扼要，说清楚岗位存在的目的。工作概要需要依据工作职责来概括和描述，要让一个对这个职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大致要承担哪些职责规范的工作概要编制要求遵循如下三段式描述：“为了……结果（目标）”＋“在……的指导（约束）下”＋“做……工作”工作关系：某公司人力资源部经理的工作关系

(1)向主管人事副总做汇报。

(2)监督下列人员：人事部门的工作人员、行政助理、劳工关系主管、劳资关系主管、人员培训主管、秘书。(3)工作上配合对象：所有部门的经理和行政主管。(4)组织外配合对象：职业介绍所，政府劳动关系机构，各种职位应征者和其他事业单位相关部门。人事经理工作关系直接上级：人力资源副总裁；直接下属：人力资源各职能主管；内部关系：公司各部的C、D、E、F等其他员工；外部关系：政府劳动与社会保障部门、各企事业单位、咨询公司、调查集团、人才职业介绍机构、职业培训机构、公司应聘者等。工作职责。又称为工作任务、工作活动，是该职位有义务完成的工作内容，是职位说明书的中心内容，也是最为复杂的部分。应该根据工作调查的信息如实填写，按照以下要求表述：1、工作职责描述的是各项工作任务，需要将工作任务分点表述，并排序。2、要求描述的各工作任务具有全面性、简洁性和准确性。职责描述一般不超过10条，超过10条可以归类。3、用主动性的功能动词来描述。参考《工作职责动词表》4、职责描述不能是短期的。如完成公司2005年度3000万的销售任务应改为完成公司年度销售目标工作绩效标准就是职位上每项职责的工作业绩的主要衡量标准。绩效标准一般与工作职责相对应。绩效标准不要写得太过具体。如2016年销售额达到100万元，应表述为完成年度销售额任务。职务说明书中绩效标准的常用词：健全、可行、科学、规范、满意、符合、高效、合理、及时、公平、准确等等。与绩效考核指标相区别工作权限工作权限可以分为管理岗位和非管理岗位的工作权限。管理岗位的工作权限包括管理方面的权限如财务权限、人事权限、业务权限等；非管理岗位的权限包括事务处理、决策、建议的权限。权限表述的一般方法：权限对象+权限范围+权限等级权限归纳方法如下：1、权限对象：• 人：聘用解聘权、指挥权、指导权、考核权、奖罚权、晋升权、工资调整权；• 财：批准权、审核权；• 物：使用权(操作权)、维护权、处置权；• 信息：收集权、发布权、核对权；• 制度：审批权、审核权、拟定权；• 工作任务(流程)：控制权、监督权、检查权等2、权限范围：•本公司、本部门、其他部门、本岗位、本任务等。3、权限等级：• 决定权、建议权等。人事经理权限1、财务权限：（1）日常报销：对人力资源部预算内日常报销资金小于5000元可进行审批，对于超过此金额或预算外的日常报销可先行报批；（2）大额资金使用：对人力资源部预算内大额资金小于50000元可进行审批，对于超过此金额或预算外的资金使用可先行报批；（3）办公用品申购：对人力资源部预算内办公用品申购金额小于10000元可进行审批，对于超过此金额或预算外的办公用品申请购买可先行报批。2、人事权限：（1）薪资变更：对人力资源部基层员工的薪资变更有审批权；（2）绩效考核：对人力资源部基层员工的绩效考核具有审批权；（3）请假：对人力资源部基层员工少于5天的请假具有审批权；3、业务权限：对于人力资源部管理制度的执行情况实施监督。

销售员权限经理授权范围内的合同签订客户服务条款的建议权新产品开发建议权推广方案的建议权准确的工作环境、明晰的设备清单，给予了员工明晰的工作预期，也为薪资福利管理、工作监督、考核、培训的确定提供了客观的依据。在描述工作环境时，没有特殊情况可以简写，但应重点关注环境中各种有害因素和不良的环境条件。如：75％以上时间在室内工作，环境较舒适。一般不受气候影响，但可能受气温影响，无严重噪音，无个人生命危险，无有毒气体。工作环境的写法：1、工作地点及工作场所环境（1）工作地点（2）温度、湿度（可以用舒适程度来描述：环境舒适、一般、较差、危险；特殊情况除外）；（3）通风、采光（针对室内）、卫生（大部分岗位可以描述）；噪声、粉尘、污染、安全条件、心理环境等（视情况描述）；2、职业病及危害性。包括种类、可能性及损伤程度。或者采用间接的描述方式，如需要出差，乘坐xx交通工具。3、工具的使用情况。聘用条件。即为员工在这个职位上从事该项工作所得到的收益。包括工作时数、工资奖金情况、福利待遇、晋升的机会、进修培训的机会等。聘用条件一般从以下内容描述：1、工作时数，包括休息休假2、工资奖金及其他福利待遇。任职资格条件，是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件。它说明的是最低要求，而不是最理想的任职者的形象。任职资格是对应职位的要求，不是现有人员的具体情况；任职资格包括以下这些项目：基本要求（年龄性别、外表、身体素质、健康状况等）教育背景（文化水平、专业、培训）工作经验（相关工作经验的年份）技能要求（计算机外语水平、完成工作所需要的专业技能、所需资格证书）能力和素质要求其他要求（个人特长、上班时间等）基本要求●基本要求，即从事体力或脑力劳动所需要的身体外显方面的要求。1、年龄及性别2、外表（身高、体重及其他）3、身体素质要求（如听力、视力、力量大小、平衡性、身体协调性、爆发力、耐力等）4、健康状况（如无残疾、无传染病）人事经理基本要求（1）年龄：25-57岁（2）性别：不限（3）身高：能保障完成各种基本日常工作（4）体重：与身高成比例，在合理的范围内就可以（5）外貌：无畸形,出众更佳（6）听力：必须能够足以与同事、员工和顾客交流,参加各种会议和准备公司信息（7）视力：必须能够看清楚计算机屏幕、数据报告和其他文件（8）声音：普通话发音标准，语音和语速正常（9）健康状况：无残疾、无传染病教育背景 学历：初中及以下、高中（含高中、技校、中专等）、大专（含大专、高职）、本科、硕士及以上。学历应该根据岗位的性质确定最符合的要求并如实填写，而不是一味追求高学历。 专业：是指该岗位工作要求的对口或相关专业。 培训：是指该岗位工作要求的、必须具备的专业或特殊技能性的培训。工作经验是对与该岗位相关的工作经验的要求，需要清晰具体的说明其内容和时间。例如：人力资源及相关工作经验3年，管理经验2年；6年以上本行业或相关行业大型国企从事产品销售的工作经历，其中有2年以上担任销售部经理的工作经验。2年以上从事外企人力资源管理的工作经历，有2年以上招聘工作的经验。8年以上从事企业人力资源管理的工作经历，其中3年以上在外资企业从事薪酬管理。技能要求技能是指完成各种工作时都需要具备的操作技术。这些技能都应区分其熟练程度。包括通用技能和专业技能。1、通用技能一般指外语和计算机水平，需要分别进行描述。2、专业技能：岗位特有的技能。3、相应的职业资格证如一个大的集团办公室主任应具备的基本技能有：外语四级，能够阅读一般英文资料，能用外语进行日常交流；能够熟练使用办公软件；能够撰写集团领导的发言稿、宣传材料以及以集团公司名义下发的文件、报告。如何填写“所需资格证书”所需资格证书不是职称，而是指从事本工作所必须的证照；例如：出纳必须有会计证才能上岗；某公司财务部经理需要“注册会计师证”；某房地产公司一级预算工程师需要“注册造价工程师证”；某动力厂维修电工需要“高低压电工运行维修本和普通电、气焊本”；某动力厂司炉工需要“司炉本、环保本”；某储运公司客车队班车司机需要“大客车驾驶执照”。

能力和素质要求能力和素质要求是指完成工作应具备的一些能力或素质方面的要求。能力和素质要求一般不宜多，三到五个即可；写出对任职者最需要的能力和素质要求即可。能力的要求：如学习能力、创新能力、协调能力、沟通能力、分析判断能力、问题解决能力、适应能力、培养指导下属能力、计划能力、组织能力、控制能力、执行能力等。素质的要求：如心理承受力、忠诚、团队合作精神、全局意识、人际敏感性、责任心、原则性、成就动机、主动性、自制力、自信心、服务意识、灵活性、认真细致等。能力和素质要求的规范写法是：程度＋能力，程度＋素质如何对程度进行描述：（1）简单的写法：较强、很强、极强（2）复杂的写法：具体描述要达到什么样的要求