机关内部会议管理制度

机关内部会议管理制度第一章总则

为了加强机关内部会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据有关法律法规，结合我机关实际情况，特制定本制度。

一、会议宗旨

会议应围绕机关中心工作，坚持民主集中制原则，充分发扬民主，确保科学决策、民主决策、依法决策。

二、会议类别

会议分为全体会议、专题会议、部门会议、临时会议等。

1.全体会议：全体机关工作人员参加，讨论决定重大事项。

2.专题会议：针对某一特定议题召开的会议，参会人员为相关领导和部门负责人。

3.部门会议：各部门内部召开的会议，研究本部门工作。

4.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议。

三、会议组织

1.会议的组织工作由会议主持人负责，会议主持人由机关领导担任。

2.会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容，并在会议召开前送达参会人员。

3.会议记录由专人负责，确保记录真实、完整、准确。

四、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，因特殊情况不能参会的，需提前向会议主持人请假。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场秩序。

3.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格遵守保密规定。

五、本制度的解释权归机关办公室所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应认真贯彻执行本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据工作需要，提前确定会议议题，并将议题和相关资料提前发送给参会人员，以便做好会前准备。

2.发送通知：会议组织者应至少提前3个工作日向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

3.会议资源准备：会议组织者负责预订会议室、布置会场、准备会议所需设备、资料等。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人宣布会议开始，介绍会议议程，明确会议目的和预期成果。

3.议题讨论：按照会议议程，逐项进行议题讨论。发言人应简明扼要、观点明确，其他参会人员可就议题展开讨论。

4.决策表决：针对议题，会议主持人可组织参会人员进行表决，形成决策。

三、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论情况进行总结，概括会议成果，明确下一步工作要求和责任分工。

2.会议结束后，会议主持人宣布散会。

四、会议记录

1.会议记录人应详细记录会议的讨论内容、决策结果、参会人员发言等，确保记录真实、完整、准确。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，并于1个工作日内发送给参会人员，以便大家了解会议内容。

五、会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议资料、会议纪要等文件进行归档，以便日后查询。

2.归档资料包括但不限于：会议通知、会议议程、会议纪要、参会人员名单、表决结果等。

六、会议反馈

1.参会人员对会议组织、会议内容、会议效果等方面提出意见和建议，会议组织者应认真听取并改进。

2.会议组织者可根据会议反馈，调整会议流程和内容，以提高会议质量和效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，内容应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分工等。

2.会议纪要编制完成后，应由会议主持人审核批准，并在1个工作日内发送给所有参会人员及相关部门。

3.会议纪要应保持格式统一，内容清晰，便于理解和执行。

二、会议决策的执行与监督

1.各责任部门和责任人应按照会议纪要中的决策和责任分工，立即开展工作，确保决策得到有效执行。

2.会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行定期跟踪和监督，确保各项工作按计划推进。

3.对于执行中遇到的困难和问题，责任人应及时向会议组织者或上级领导报告，并寻求解决方案。

三、执行情况的反馈与评估

1.会议决策执行过程中，责任人应定期向会议组织者反馈工作进展情况。

2.会议组织者应根据反馈情况，对会议决策的执行效果进行评估，并提出改进意见和建议。

3.对于重大决策或长期任务，应设立明确的里程碑和完成时限，进行阶段性评估和总结。

四、问题整改与持续改进

1.对于跟踪落实中发现的问题，责任部门应及时整改，并制定整改措施。

2.会议组织者应督促整改措施的落实，确保问题得到有效解决。

3.通过对会议纪要执行情况的总结和分析，不断优化会议管理制度和流程，提高会议决策的执行力和效果。

五、信息共享与沟通机制

1.建立会议纪要信息共享平台，便于参会人员及时了解会议决策的执行情况。

2.鼓励参会人员就会议决策执行过程中的问题进行沟通交流，共同推进工作。

3.定期召开会议，对会议纪要的执行情况进行回顾和讨论，促进信息流通和团队协作。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.机关各部门需提前预订会议室，预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息。

2.会议室预订采用先到先得的原则，机关办公室负责统筹安排，确保会议室资源合理分配。

3.预订者应在会议前1个工作日确认会议室预订情况，如有变更，应及时通知机关办公室。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应简洁、大方，符合会议主题。

2.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响设备、白板等，确保会议顺利进行。

3.机关办公室负责定期检查会议室设施，发现问题及时报修，确保设施正常运行。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，禁止吸烟、乱丢杂物。

2.使用会议室设施时，应遵循操作规程，不得随意损坏，如有损坏，需照价赔偿。

3.会议结束后，预订者应负责将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保消防安全。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，预订者应负责会议安全，确保参会人员的人身安全。

2.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

3.机关办公室应定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

五、会议室服务与支持

1.机关办公室应提供专业的会议服务，如会场布置、设备调试、茶水服务等。

2.针对不同类型的会议，机关办公室可根据需要提供相应的技术支持和保障。

3.鼓励各部门为提高会议效率提出改进意见和建议，机关办公室认真听取并采纳合理建议。

六、会议室管理制度的监督与考核

1.机关办公室负责对会议室管理制度的执行情况进行监督，发现问题及时纠正。

2.定期对会议室使用情况进行总结和评估，提高会议室使用效率。

3.对违反会议室管理规定的个人或部门，按照机关相关规定予以处罚，确保会议室管理制度的严肃性和权威性。

第五章附