企业合同管理规范作业指导

企业合同管理规范作业指导TOC\o"1-2"\h\u15757第1章合同管理概述 413011.1合同管理的目的与意义 4246461.2合同管理的范围与内容 415556第2章合同签订前的准备工作 548052.1合同主体资格审查 5279712.1.1查验对方营业执照及法人身份证明，确认其合法有效的企业法人资格。 5111302.1.2查询对方企业信用状况，包括但不限于信用等级、纳税记录、行政处罚等信息。 577252.1.3了解对方企业的经营状况，包括主营业务、市场地位、财务状况等，评估其履约能力。 5150372.1.4核实对方授权代表的身份及授权范围，保证合同签订行为的有效性。 5207362.2合同类型选择与模板选用 5114072.2.1合同类型选择 5226052.2.2合同模板选用 534632.3合同风险评估 6106042.3.1识别合同条款中的风险点，如违约责任、争议解决、知识产权保护等。 6133652.3.2评估合同履行过程中可能出现的风险，如市场风险、政策风险、信用风险等。 612492.3.3根据风险评估结果，制定风险防范措施，如增加担保、购买保险、设立监管账户等。 6231592.3.4与对方就合同风险进行沟通，争取达成共识，保证合同顺利签订及履行。 629395第3章合同谈判与订立 6201173.1谈判策略与技巧 6154233.1.1谈判前的准备 6251203.1.2谈判目标与原则 637963.1.3谈判策略 6114933.1.4谈判技巧 6103913.2合同条款的商讨与确定 6113903.2.1合同主体 645463.2.2合同标的 7197703.2.3合同价格与支付方式 7241853.2.4履行期限与方式 739573.2.5违约责任 7325863.2.6争议解决 7216623.2.7其他条款 778313.3合同签订流程 7310983.3.1谈判成果确认 7149343.3.2合同审核 7203233.3.3合同修改与定稿 7258053.3.4合同签订 7216493.3.5合同备案 711314第4章合同审批与授权 7193834.1合同审批流程 7267184.1.1合同草案提交 754954.1.2合同审批部门审核 8263494.1.3审批意见反馈 86324.1.4合同审批通过 8290574.2合同授权管理 8192324.2.1授权原则 8181794.2.2授权范围 85854.2.3授权期限 8102684.2.4授权对象 8169964.2.5授权撤销 9225844.2.6授权记录 94325第5章合同履行与监控 9163355.1合同履行中的权利义务 945975.1.1权利与义务的界定 94555.1.2权利义务的履行 9140035.2合同履行中的变更与解除 995245.2.1变更 988525.2.2解除 9158045.3合同履行情况的监控 10103955.3.1监控机制的建立 1041975.3.2监控程序的实施 1019245.3.3合同履行评估 1024479第6章合同纠纷处理 1010496.1纠纷类型与原因分析 1083836.1.1纠纷类型 10151676.1.2原因分析 10118586.2纠纷解决途径与程序 1144956.2.1自行协商 11260866.2.2调解 1152256.2.3仲裁 11218206.2.4诉讼 112246.3纠纷防范措施 11312416.3.1完善合同管理制度 1117946.3.2严格合同审查 11288406.3.3加强合同履行监控 11215626.3.4提高企业人员素质 1144566.3.5建立健全合同档案管理 1115036.3.6建立风险预警机制 1214695第7章合同变更、解除与终止 12279557.1合同变更的条件与程序 1289797.1.1变更条件 1262357.1.2变更程序 1250537.2合同解除的条件与程序 12286967.2.1解除条件 1238287.2.2解除程序 12307947.3合同终止的条件与程序 1314037.3.1终止条件 13258717.3.2终止程序 1319502第8章合同档案管理 13223768.1合同档案的归档与保管 1387458.1.1归档原则 13128098.1.2归档范围 13209108.1.3归档流程 13260858.1.4保管要求 14279018.2合同档案的借阅与使用 14299278.2.1借阅原则 1431398.2.2借阅流程 14258098.2.3使用要求 14152198.3合同档案的销毁 1487298.3.1销毁原则 14195098.3.2销毁范围 1468278.3.3销毁流程 15215338.3.4销毁要求 1522455第9章合同管理信息化 1586469.1合同管理信息系统的功能与作用 15222629.1.1合同模板管理 1519189.1.2合同起草与审批 1599949.1.3合同签署 1542689.1.4合同履行监控 15102109.1.5合同变更与解除 1679649.1.6合同归档与查询 1659669.1.7数据分析与报表 1660859.2合同管理信息系统的实施与维护 1649049.2.1系统选型 16171109.2.2系统实施 16178469.2.3系统维护 16248399.2.4用户培训与支持 16220709.3信息系统安全管理 16185529.3.1数据安全 16180979.3.2系统安全 16117029.3.3用户权限管理 16290689.3.4日志审计 1685899.3.5合规性检查 1611372第10章合同管理培训与考核 162120910.1合同管理培训内容与方法 1687010.1.1培训内容 172341310.1.2培训方法 172216810.2合同管理考核指标与评价体系 172302210.2.1考核指标 171372310.2.2评价体系 172603910.3合同管理持续改进措施 182852510.3.1完善培训制度 18662110.3.2加强考核与激励 181709310.3.3建立合同管理数据库 18476010.3.4加强内部沟通与协作 181483110.3.5落实合同风险防范措施 182359510.3.6定期开展合同管理审计 18第1章合同管理概述1.1合同管理的目的与意义合同管理作为企业法律风险防控的重要环节，具有以下目的与意义：（1）保证企业合法权益：通过合同管理，明确双方权利义务，保障企业在合同履行过程中的合法权益。（2）降低合同纠纷风险：加强合同管理，有助于预防和减少合同纠纷，降低企业经营风险。（3）提高合同履行效率：合同管理有助于企业对合同履行情况进行实时监控，提高合同履行效率，促进企业业务发展。（4）规范企业内部管理：合同管理有助于规范企业内部各部门间的合作与协调，提高企业整体管理水平。1.2合同管理的范围与内容合同管理的范围与内容主要包括以下几个方面：（1）合同签订管理：审查合同主体资格、合同条款、合同效力等，保证合同合法、合规。（2）合同履行管理：监控合同履行情况，保证合同约定的各项义务得到履行，及时处理合同履行过程中的问题。（3）合同变更与解除管理：对合同变更、解除等事项进行审查，保证符合法律法规及企业利益。（4）合同纠纷处理：负责合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼，维护企业合法权益。（5）合同归档与保管：对已履行完毕的合同进行归档和保管，便于查阅和追溯。（6）合同信息管理：建立合同信息管理系统，实现合同信息的收集、整理、分析、利用，为企业决策提供支持。（7）合同培训与考核：对合同管理人员进行业务培训，提高其业务素质，同时对合同管理情况进行定期考核，促进合同管理水平的提升。（8）合同风险管理：识别、评估合同风险，制定风险防控措施，降低企业经营风险。第2章合同签订前的准备工作2.1合同主体资格审查在合同签订前，首先应对合同主体进行资格审查，以保证对方的法律地位、信誉及履约能力。以下是合同主体资格审查的主要步骤：2.1.1查验对方营业执照及法人身份证明，确认其合法有效的企业法人资格。2.1.2查询对方企业信用状况，包括但不限于信用等级、纳税记录、行政处罚等信息。2.1.3了解对方企业的经营状况，包括主营业务、市场地位、财务状况等，评估其履约能力。2.1.4核实对方授权代表的身份及授权范围，保证合同签订行为的有效性。2.2合同类型选择与模板选用在合同签订前，应根据交易的性质、金额、风险等因素选择合适的合同类型，并选用合适的合同模板。2.2.1合同类型选择（1）根据交易性质，区分买卖、租赁、服务、技术合作等合同类型。（2）根据交易金额，选择适用小额合同或大额合同。（3）根据交易风险，选择风险较小的一方向对方提供担保或保证。2.2.2合同模板选用（1）选用公司内部统一制定的合同模板，保证合同条款的规范性和一致性。（2）根据交易类型和双方需求，对合同模板进行适当修改和补充。（3）保证合同模板符合国家法律法规及行业规定，避免无效或违法条款。2.3合同风险评估在合同签订前，应对合同风险进行评估，以便采取相应的风险防范措施。2.3.1识别合同条款中的风险点，如违约责任、争议解决、知识产权保护等。2.3.2评估合同履行过程中可能出现的风险，如市场风险、政策风险、信用风险等。2.3.3根据风险评估结果，制定风险防范措施，如增加担保、购买保险、设立监管账户等。2.3.4与对方就合同风险进行沟通，争取达成共识，保证合同顺利签订及履行。第3章合同谈判与订立3.1谈判策略与技巧3.1.1谈判前的准备在进行合同谈判前，企业应充分了解对方企业的背景、信誉、经营状况、谈判代表等信息，以便制定合适的谈判策略。同时收集相关行业、市场、法律法规等资料，为谈判提供有力支持。3.1.2谈判目标与原则明确谈判目标，保证双方在合同谈判过程中能够围绕共同目标展开讨论。坚持平等、自愿、公平、诚信的原则，遵循法律法规，尊重商业道德。3.1.3谈判策略根据谈判双方的实力、地位、利益诉求等因素，制定合适的谈判策略。如：以退为进、寻求共赢、把握时机等。3.1.4谈判技巧运用有效的谈判技巧，提高谈判效率。如：倾听、提问、表达、说服、沟通等。3.2合同条款的商讨与确定3.2.1合同主体明确合同主体，包括各方当事人的名称、地址、联系方式等。3.2.2合同标的详细描述合同标的，包括品名、规格、数量、质量等。3.2.3合同价格与支付方式商讨确定合同价格，明确价格调整机制。约定支付方式、支付期限等。3.2.4履行期限与方式明确合同履行期限、地点、方式等，保证双方权益。3.2.5违约责任约定违约情形、违约责任及赔偿标准，保障合同履行。3.2.6争议解决约定争议解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等。3.2.7其他条款根据实际情况，商讨确定其他条款，如保密、知识产权、不可抗力等。3.3合同签订流程3.3.1谈判成果确认在谈判结束后，双方应对谈判成果进行书面确认，形成合同初稿。3.3.2合同审核将合同初稿提交企业法务部门进行审核，保证合同内容合法、合规。3.3.3合同修改与定稿根据法务部门审核意见，对合同初稿进行修改，形成合同定稿。3.3.4合同签订双方代表在合同定稿上签字盖章，合同正式生效。3.3.5合同备案将签订后的合同进行备案，以便查阅和管理。第4章合同审批与授权4.1合同审批流程4.1.1合同草案提交合同草案在正式签署前，应由合同起草人按照公司规定的格式和内容要求，完成合同草案的编写。合同草案完成后，起草人应将合同草案及相关资料提交至合同审批部门。4.1.2合同审批部门审核合同审批部门收到合同草案及相关资料后，应对合同草案进行审核。审核内容包括但不限于：合同合法性、合规性、完整性、合理性、风险控制等方面。4.1.3审批意见反馈合同审批部门在审核过程中，如发觉问题，应及时向合同起草人反馈审批意见。合同起草人应根据审批意见进行修改，并将修改后的合同草案再次提交至合同审批部门。4.1.4合同审批通过合同审批部门在确认合同草案符合要求后，应予以审批通过。审批通过后，合同草案将进入签署阶段。4.2合同授权管理4.2.1授权原则合同授权应遵循以下原则：（1）合法合规原则：合同授权应符合国家法律法规和公司内部规定；（2）权限明确原则：合同授权应明确授权范围、授权期限和授权对象；（3）风险可控原则：合同授权应保证公司风险可控。4.2.2授权范围合同授权范围包括但不限于以下内容：（1）合同签署权：授权对象具有代表公司签署合同的权力；（2）合同变更权：授权对象具有在合同履行过程中，对合同内容进行变更的权力；（3）合同解除权：授权对象具有在合同履行过程中，根据合同约定或法律规定解除合同的权力。4.2.3授权期限合同授权期限应根据合同性质、金额、风险等因素进行合理设定。授权期限到期后，如需继续授权，应重新办理授权手续。4.2.4授权对象合同授权对象应具备以下条件：（1）具备与合同业务相关的专业知识和工作经验；（2）具备良好的职业道德，无不良信用记录；（3）遵守公司规章制度，维护公司利益。4.2.5授权撤销合同授权部门应建立健全合同授权撤销机制。在授权期限内，如发觉授权对象存在违规行为或不适任情况，合同授权部门有权撤销授权，并通知相关方。4.2.6授权记录合同授权部门应建立授权记录档案，详细记录授权范围、期限、对象等信息，以备查阅。同时应对授权情况进行定期审查，保证合同授权管理的有效性。第5章合同履行与监控5.1合同履行中的权利义务5.1.1权利与义务的界定在合同履行过程中，企业双方应严格遵守合同约定的各项权利与义务。权利是指合同各方依法享有的利益和便利；义务是指合同各方依法承担的责任和限制。5.1.2权利义务的履行（1）各方应按照合同约定全面履行自己的义务，保证合同目的的实现；（2）各方在履行合同过程中应遵循诚实信用原则，保证合同履行过程中的合法、合规性；（3）对于合同中未明确约定的权利义务，可参照相关法律法规、行业惯例和诚信原则予以补充。5.2合同履行中的变更与解除5.2.1变更（1）合同履行过程中，如遇特殊情况，各方应本着平等、自愿、公平的原则协商变更合同；（2）变更合同应采用书面形式，明确变更的内容、期限、费用等；（3）合同变更不影响各方在变更前已经履行的义务和享有的权利。5.2.2解除（1）合同履行过程中，如发生法定解除事由或合同约定的解除条件，各方有权请求解除合同；（2）解除合同应采用书面形式，明确解除的事由、解除日期等；（3）合同解除后，各方应按合同约定或相关法律法规的规定承担相应的责任。5.3合同履行情况的监控5.3.1监控机制的建立企业应建立健全合同履行情况的监控机制，包括但不限于以下几点：（1）明确合同履行情况的监控目标、内容、方法和频率；（2）设立专门的合同管理部门，负责合同履行情况的监督、检查和评估；（3）建立合同履行情况的信息反馈和沟通机制。5.3.2监控程序的实施（1）合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查，发觉问题及时采取措施予以纠正；（2）合同履行过程中出现重大风险时，应启动应急预案，及时报告企业高层；（3）对合同履行情况的监控结果进行记录和归档，作为合同履行评估的依据。5.3.3合同履行评估企业应定期对合同履行情况进行评估，分析合同履行过程中的优点和不足，为合同管理提供改进措施和建议。同时根据评估结果对合同履行情况进行调整和优化，以提高合同管理水平。第6章合同纠纷处理6.1纠纷类型与原因分析6.1.1纠纷类型合同纠纷主要包括以下几种类型：（1）履行合同过程中的纠纷，如交货、付款、产品质量等方面的问题；（2）合同条款解释及适用上的纠纷；（3）合同变更、解除及终止引发的纠纷；（4）合同违约纠纷；（5）其他因合同关系产生的纠纷。6.1.2原因分析导致合同纠纷的原因主要包括：（1）合同条款不明确、不完整或不规范；（2）双方对合同条款理解存在差异；（3）市场环境、政策法规等外部因素变化；（4）企业内部管理不善，如合同履行监控不力、合同档案管理混乱等；（5）合同当事人诚信缺失，恶意违约。6.2纠纷解决途径与程序6.2.1自行协商合同纠纷发生时，双方首先应本着平等、自愿的原则，通过友好协商解决纠纷。6.2.2调解如自行协商无果，可寻求第三方调解，包括人民调解、行业调解等。6.2.3仲裁双方在合同中约定仲裁条款的，可以向约定的仲裁机构申请仲裁。6.2.4诉讼如无仲裁条款或仲裁无效，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。6.3纠纷防范措施6.3.1完善合同管理制度制定合同管理制度，明确合同签订、履行、变更、解除等环节的管理要求，保证合同合规性。6.3.2严格合同审查加强合同审查，保证合同条款明确、合理、合法，避免合同漏洞。6.3.3加强合同履行监控对合同履行情况进行定期检查，及时发觉并解决问题，保证合同按约定履行。6.3.4提高企业人员素质加强企业员工的法律法规、合同管理等方面的培训，提高员工的合同意识和诚信意识。6.3.5建立健全合同档案管理对合同及相关资料进行归档管理，保证合同档案的完整性、准确性和可追溯性。6.3.6建立风险预警机制针对合同履行过程中可能出现的问题，建立风险预警机制，提前制定应对措施，降低纠纷发生的可能性。第7章合同变更、解除与终止7.1合同变更的条件与程序7.1.1变更条件合同变更应满足以下条件：（一）合同双方达成一致意见；（二）变更内容明确、具体，不违反法律法规；（三）变更后的合同内容对双方具有法律约束力；（四）变更原因正当、合理。7.1.2变更程序（一）提出变更：一方提出变更合同内容的，应向另一方提交书面变更申请；（二）审核变更：双方对变更申请进行审核，保证变更内容符合法律法规及公司内部规定；（三）达成一致：双方就变更内容达成一致意见后，签订书面变更协议；（四）履行变更：双方按照变更协议履行合同义务。7.2合同解除的条件与程序7.2.1解除条件合同解除应满足以下条件：（一）合同双方达成一致意见；（二）合同履行中出现重大违约行为，导致合同目的无法实现；（三）法律法规规定的其他解除条件。7.2.2解除程序（一）提出解除：一方要求解除合同的，应向另一方提交书面解除申请；（二）审核解除：双方对解除申请进行审核，确认是否符合解除条件；（三）达成一致：双方就解除合同达成一致意见后，签订书面解除协议；（四）通知对方：解除协议签订后，及时通知对方；（五）办理合同解除手续：根据公司内部规定，办理合同解除的相关手续。7.3合同终止的条件与程序7.3.1终止条件合同终止应满足以下条件：（一）合同履行完毕；（二）双方协商一致终止；（三）法律法规规定的其他终止条件。7.3.2终止程序（一）提出终止：一方要求终止合同的，应向另一方提交书面终止申请；（二）审核终止：双方对终止申请进行审核，确认是否符合终止条件；（三）达成一致：双方就终止合同达成一致意见后，签订书面终止协议；（四）办理合同终止手续：根据公司内部规定，办理合同终止的相关手续；（五）履行终止协议：双方按照终止协议履行各自的权利义务。第8章合同档案管理8.1合同档案的归档与保管8.1.1归档原则合同档案应遵循完整性、准确性、系统性和安全性原则进行归档。8.1.2归档范围合同档案归档范围包括但不限于以下内容：（1）合同正本及所有附件；（2）合同谈判过程中的重要资料；（3）合同审批、签署、履行、变更、解除等相关资料；（4）合同纠纷处理的相关资料；（5）其他与合同有关的具有保存价值的资料。8.1.3归档流程（1）合同承办部门在合同生效后，应及时将合同及相关资料整理归档；（2）归档时应填写《合同档案归档表》，明确合同名称、编号、签订日期、对方当事人等基本信息；（3）合同档案应按照统一的分类和编号规则进行整理；（4）归档完成后，应及时将档案移交至档案管理部门。8.1.4保管要求（1）合同档案应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施，保证档案安全；（2）合同档案的保管期限按照国家相关规定执行；（3）档案管理部门应定期对合同档案进行检查，发觉问题及时处理；（4）合同档案的保管过程中，严禁擅自涂改、损毁、丢失等行为。8.2合同档案的借阅与使用8.2.1借阅原则合同档案的借阅应遵循以下原则：（1）确因工作需要，且借阅人具有相应权限；（2）借阅合同档案应遵循保密原则；（3）借阅合同档案不得影响合同档案的完整性和安全性。8.2.2借阅流程（1）借阅人应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅合同名称、编号、借阅时间等；（2）借阅申请经批准后，借阅人凭审批单到档案管理部门办理借阅手续；（3）借阅人应按照约定的借阅时间归还合同档案，确需续借的，应办理续借手续；（4）借阅人应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人。8.2.3使用要求（1）借阅人应严格按照借阅目的使用合同档案，不得擅自复制、摘抄、传播等；（2）借阅人不得在合同档案上随意涂画、标注；（3）借阅人应遵守合同档案的保密规定，不得泄露合同内容。8.3合同档案的销毁8.3.1销毁原则合同档案的销毁应遵循合法、合规、安全的原则。8.3.2销毁范围合同档案销毁范围包括以下内容：（1）已过保管期限的合同档案；（2）经审批同意销毁的合同档案；（3）因合同终止、解除等原因，不再具有保存价值的合同档案。8.3.3销毁流程（1）档案管理部门应编制《合同档案销毁清单》，列明销毁合同档案的名称、编号等；（2）销毁申请经批准后，档案管理部门组织销毁工作；（3）销毁过程中，应有两人以上监销，保证销毁过程合规、安全；（4）销毁完成后，监销人应签署《合同档案销毁确认表》，并将销毁情况记录在案。8.3.4销毁要求（1）合同档案销毁应符合国家相关法律法规；（2）销毁过程中应保证合同档案内容不被泄露；（3）严禁将合同档案随意丢弃或转交他人。第9章合同管理信息化9.1合同管理信息系统的功能与作用合同管理信息系统作为企业合同管理的关键支撑，其功能涵盖了合同的起草、审批、签署、履行、变更、解除及归档等全过程。以下是合同管理信息系统的核心功能与作用：9.1.1合同模板管理系统应具备合同模板的创建、修改、审批和发布功能，便于统一合同条款，降低合同风险。9.1.2合同起草与审批支持在线起草合同，实现合同审批流程的自动化，提高合同审批效率。9.1.3合同签署支持电子签名，实现合同在线签署，便于合同归档和管理。9.1.4合同履行监控对合同履行情况进行实时监控，保证合同按约定履行，降低合同纠纷风险。9.1.5合同变更与解除支持合同变更与解除的申请、审批流程，保证合同变更与解除的合规性。9.1.6合同归档与查询实现合同电子化归档，便于检索和查询，提高合同管理效率。9.1.7数据分析与报表对合同数据进行统计分析，各类报表，为决策提供数据支持。9.2合同管理信息系统的实施与维护9.2.1系统选型根据企业规模、业务需求及预算，选择合适的合同管理信息系统。9.2.2系统实施明确项目目标，制定实施计划，进行系统配置、数据迁移和培训等工作。9.2.3系统维护保证系统稳定运行，定期进行系统升级和优化，满足企业不断发展需求。9.2.4用户培训与支持对用户进行系统操作培训，提供技术支持，保证用户能够熟练使用系统。9.