北海市汉代海上丝绸之路考古与汉文化国际学术研讨会筹备工作方案

北海市汉代海上丝绸之路考古与汉文化国际学术研讨会筹备工作方案一、会议背景与目的北海市作为汉代海上丝绸之路的重要节点，承载着丰富的历史文化遗存。为深入挖掘北海市汉代海上丝绸之路的历史价值，传承和弘扬汉文化，加强国内外学术交流，特举办此次国际学术研讨会。二、会议主题1.汉代海上丝绸之路的考古发现与研究2.汉代北海地区的汉文化传承与创新3.汉代海上丝绸之路与北海市的历史文化关系三、会议组织架构1.主办单位：北海市政府、北海市文化广电和旅游局2.承办单位：北海市博物馆、北海市历史文化研究所3.协办单位：国内外相关学术机构、企业、媒体四、会议时间与地点1.时间：2023年10月15日至17日2.地点：北海市国际会议中心五、会议筹备工作1.筹备组成员（1）组长：北海市文化广电和旅游局局长（2）副组长：北海市博物馆馆长、北海市历史文化研究所所长（3）成员：相关部门负责人、工作人员2.筹备工作内容（1）会议筹备前期①制定会议筹备方案，明确任务分工、时间节点②确定会议主题、议题，邀请国内外专家学者③酒店预订、会议场地租赁、交通安排等（2）会议筹备中期①设计会议日程、议程，制作会议手册②准备会议资料、展板、宣传册等③邀请媒体进行会议宣传报道（3）会议筹备后期①确认参会人员名单，发放邀请函②布置会议现场，准备会议用品③安排志愿者、翻译等辅助人员3.筹备工作重点（1）邀请嘉宾①邀请国内外知名专家学者，确保会议学术质量②邀请政府官员、企业代表、媒体人士，提高会议影响力（2）会议宣传①制作会议海报、宣传册，通过网络、报纸、电视等渠道进行宣传②利用社交媒体、学术论坛等平台，扩大会议影响力（3）会议服务①确保会议场地、酒店、交通等方面的服务质量②提供专业的翻译、志愿者服务，保障会议顺利进行（4）会议成果①收集会议论文，编辑出版论文集②汇总会议成果，形成研究报告，为今后考古研究提供参考六、会议预算1.会议场地租赁费用2.酒店住宿费用3.交通费用4.餐饮费用5.材料印刷费用6.宣传费用7.人员服务费用2.收集参会人员反馈意见，为今后举办类似会议提供参考3.传承和弘扬汉文化，推动北海市汉代海上丝绸之路考古研究不断发展1.注意事项：邀请嘉宾的级别和数量解决办法：提前做好名单规划，确定主要嘉宾和陪同人员，确保级别和数量的匹配。同时，预留一定名额应对临时增减情况，保持灵活性。2.注意事项：会议宣传的覆盖面和效果解决办法：采用多渠道宣传，结合线上线下的方式，利用大数据分析目标受众，精准投放广告。同时，监测宣传效果，及时调整策略。3.注意事项：会议资料和展板的准备解决办法：提前策划资料内容，确保信息准确无误，展板设计简洁明了，突出主题。必要时，多次校对和预览，避免出现错误。4.注意事项：会议现场的突发情况处理解决办法：成立现场应急小组，制定详细的应急预案，包括设备故障、人员不适等情况。同时，保持与供应商、酒店等外部单位的良好沟通，确保快速响应。5.注意事项：会议餐饮的质量和服务解决办法：精选餐饮供应商，提前进行试菜，确保菜品质量。同时，加强现场服务人员的培训，提高服务水平。6.注意事项：会议预算的控制和合理分配解决办法：制定详细的预算表，明确各项费用的上限，严格控制支出。对于预算内的费用，合理安排，避免不必要的浪费。7.注意事项：会议成果的整理和发布解决办法：指定专人负责会议成果的收集和整理，确保及时准确。对于论文集和研究报告的编辑，选择专业团队，保证质量和专业性。8.注意事项：参会人员的反馈和意见收集解决办法：会议结束后，通过线上问卷、线下访谈等方式，广泛收集参会人员的意见和建议，为今后的会议改进提供参考。这些注意事项和解决办法，都是为了确保会议的顺利进行和成功举办，每一项都需要细致入微的考虑和执行。1.要点：强化会议品牌形象打造一个独特且有标识性的会议品牌形象，通过统一的视觉设计、会议标识和口号，提升会议的辨识度和影响力。让参会者一看到这些元素就能联想到我们的会议，增强记忆点。2.要点：增强互动与交流环节会议不仅是学术交流的平台，更是建立联系和合作的契机。设置互动环节，比如圆桌论坛、分组讨论、茶歇交流等，鼓励参会者之间的互动，促进思想碰撞和资源对接。3.要点：关注环保与可持续性在会议筹备和执行过程中，注重环保和可持续性。比如选择环保材料、减少纸质资料的使用、提供电子版资料、鼓励公共交通出行等，体现社会责任感。4.要点：实时信息更新与传播利用现代通讯技术，如社交媒体、即时通讯软件等，实时更新会议信息，让参会者及时了解会议动态。同时，通过直播、视频等方式，扩大会议的影响力和传播范围。5.要点：关注参会者的个性化需求不同参会者可能有不同的需求和关注点，通过提前调研或在线调查，了解参会者的个性化需求，提供定制化的服务，比如特定的议题讨论、专门的交流对接等。6.要