行政采购管理制度及流程

第7页共7页行政采购管理制度目录TOC\o"1-2"\h\z\u一、总则 2二、适用范围 2三、职责 2四、工作程序 3（一）、供方的选择 3（二）、合格供方的控制 3五、采购 3（一）采购物资综述 3（二）采购物资的撤销 4（三）采购事宜处理期限 4（四）询价、比价、议价 5六、到货物资检验结果的处理 5七、领用物资管理办法 5八、整理付款 6九、库房管理制度 6十、物品采购、领用流程图 7起草人审核人批准人部门职务姓名签名日期颁发部门/报告部门执行日期/报告日期一、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，严正采购工作流程，特制定本制度。行政类采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展采购工作。副总经理对采购人员及库管员进行统一考核和管理。二、适用范围本制度适用于武汉中有药业有限公司人事行政部采购及与采购相关的所有事宜。三、职责1.人事行政部采购人员负责行政办公用品采购的控制，并组织相关部门对供方进行评价。2.其他部门负责提供其部门月度所需办公用品的分类别采购清单，如个别用品有特殊要求，须在备注里注明。交部门负责人签批的采购清单到人事行政部登记存档，由人行部汇总采购清单进行月度统一采购。3.总经理及副总经理审核并签批人事行政部汇总的采购清单。（四）询价、比价、议价1.采购人员接获采购单汇总后应依采购物资的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。采购人员要严格履行自己的职责，大件采购在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关采购方面的工作。2.若供方报审的规格与采购材料规格略有不同或属代用品者，采购人员应在“采购单”上予以说明，经人行经理核发后，告知使用部门或采购部门签批后方可通知供货方进行供货。3.对于供货方的报价有疑问时，采购人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。4.人事行政部接到采购部门以电话联络方式的紧急采购物资，人事行政经理应立即指定采购人员先行询价、议价，待接到采购部门采购清单后，按一般采购程序优先办理。六、到货物资检验结果的处理1.审核合格的物资，审核人员应将物资入库定位。2.不符合审核标准的物资，审核人员应告知供货方不良原因，经使用部门经理（或使用人员）核实后，再办理退货，如特殊采购时则应据需要审核入库。七、领用物资管理办法1.物资采购入库后，申购部门应填写其全部采购物品领用清单，并由领出人签字，携出其部门所采购物品。2.领用工具类材料时，领用人应到仓库办理借用手续。3.使用部门对于领用的物资，在使用时如遇有物品质量异常，物资变更或用余时，使用部门应将用余物资缴回人事行政仓库。4.物品质量异常欲退回时，应先向人事行政部说明质量问题原因，经人事行政部审核后，确有质量问题的，再将物品缴回人事行政仓库。5.对于退回的物品，人行仓库人员应检查核实退回原因的具体情况，研判处理对策，如原因系由于供应商造成，采购员应立即协调供应商处理（换货或退货）。八、整理付款1.人事行政部应依据实际请购单及实际到货数量并有供货方提供总的正规发票进行月度结账付款。2.不在实际到货范围的物资财务部应依据具体审核到货物资清单付款。九、库房管理制度1．库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。2．保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。3．所有货物依据实际，合理存放。4．任何出入库物品都要按规定履行手续，见单发货，领用登记。5．保证货物完整出库，保证货物和备品的及时、准确出库。6．库管员每月月底对库房进行盘点。7．违反上述规章制度，视情节罚款20-200元。十、物品采购、领用流程图◆物品采购流程：填写《物品申购单》确认申购数量并签批填写《物品申购单》确认申购数量并签批主管领导部门负责人需求部门主管领导部门负责人需求部门确定购买单位及价格签批签批确定购买单位及价格签批签批购买人出车流程行政部购买人出车流程行政部采购行政二人购买委派购买人采购行政二人购买委派购买人验收入库填写报销单验收入库填写报销单财务申报流程购买人财务部财务