《ISO 41001-2018 设施管理-管理体系-要求及使用指南》专业读与应用指导材料之1：“4 组织环境-4.1 理解组织及其环境”

《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》专业解读与应用指导材料之1：“4组织环境-4.1理解组织及其环境”《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》《ISO41001-2018设施管理-管理体系要求及使用指南》4组织环境4.1理解组织及其环境组织应确定、证实并文件化各种外部和内部因素，这些因素与其宗旨和战略目标相关，并影响其实现设施管理体系预期结果的能力。组织环境理解组织及其环境“理解组织及其环境”相关术语和定义解读；组织环境：对组织建立和实现其设施管理目标的方法有影响的内部和外部因素的组合；外部因素：指不在组织的直接控制或责任范围内，但有可能潜在地影响组织运营和资源的因素。这些因素可能包括但不限于市场竞争、经济环境、法律法规变化、技术发展、社会文化因素等；内部因素：指那些由组织直接控制并负责的因素。这些因素通常与组织的内部运营和管理相关，例如组织文化、战略目标、资源分配、组织结构、管理体系等；宗旨：组织存在的根本目的和核心理由，它定义了组织为什么存在以及它试图实现的核心价值。在设施管理体系中，宗旨为设施管理活动提供了根本的方向和指引，确保所有设施管理活动都围绕着这一核心目的展开；战略目标：战略目标是组织在较长时期内期望实现的一系列具体、可衡量的目标，这些目标与组织的宗旨和愿景紧密相连，是组织战略规划的核心组成部分。在设施管理体系中，战略目标为设施管理活动设定了具体的、可衡量的绩效指标，以确保设施管理活动能够有效地支持组织的整体战略；与其宗旨相关的任何因素：指任何可影响设施管理体系范围内的战略目标、资源、时间安排或任何服务交付方面的因素。这些因素与组织的核心使命、愿景和价值观紧密相关，直接影响设施管理体系的有效性和效率；设施管理体系的预期结果：应包含在一个识别其设施管理体系范围的文件中，应以客观的（可测量的）形式尽可能清楚地阐明设施管理服务有效交付所产生的关键成果。这些成果通常与设施管理服务的性能、效率、质量、安全、合规性等方面相关，是评价设施管理体系有效性的重要指标。设施管理体系预期结果包括但不限于：提供一个通用的平台：设施管理体系为所有类型的组织提供了一个通用的平台，使得不同组织在设施管理方面可以采用相同的方法和标准，便于交流、比较和改进；促进组织间的沟通与合作：无论是公共部门还是私人部门，设施管理体系都能促进组织之间在设施管理方面的沟通与合作，分享最佳实践和经验，共同提升设施管理水平；改善安全、健康和福祉：确保设施环境的安全、卫生和舒适性，预防职业伤害和疾病，提升员工和设施用户的健康水平和工作满意度；提高劳动生产力：通过优化设施管理流程和方法，减少无效劳动和浪费，提高员工的工作效率和生产力；提高效率和有效性：通过科学规划和有效管理设施资源，提高设施使用效率和运营效果，降低管理成本，提升组织的整体绩效；提升组织的成本收益：通过设施管理体系的实施，优化设施配置和运营策略，降低能耗和维护成本，提高设施资产的回报率和组织的成本收益；改进服务一致性：确保设施服务的质量和水平在不同时间、不同地点和不同服务对象之间保持一致，提升组织的信誉和客户满意度；确保始终如一地满足相关方需要和适用的要求：设施管理体系要求组织识别并理解相关方的需求和期望，确保设施服务始终如一地满足这些需求和适用的法律法规、标准等要求；证实设施管理的有效及高效交付：通过设施管理体系的实施和持续改进，组织能够证实其设施管理的有效性和高效性，确保设施服务能够及时、准确地满足需求组织的目标和要求；确保在全球竞争环境下保持可持续性：在全球竞争日益激烈的环境下，设施管理体系帮助组织通过持续改进和创新，保持其在设施管理方面的竞争力和可持续发展能力。能力维度提供通用平台的能力-标准化能力：组织需要能够将设施管理的流程、方法和标准统一起来，形成一套可复制、可推广的体系-适应能力：尽管有通用平台，但不同组织仍有其独特性，因此组织需要具备根据自身实际情况对通用平台进行适当调整的能力-交流与合作能力：在通用平台上，组织之间需要能够进行有效的交流与合作，分享最佳实践和经验，这就要求组织具备良好的沟通和协作能力组织间沟通与合作能力-沟通能力：组织需要能够清晰地表达自己的需求、期望和最佳实践，同时也要能够理解和接纳其他组织的观点和经验-合作能力：在沟通的基础上，组织需要能够与其他组织建立合作关系，共同开展设施管理活动，如联合采购、共享资源等-学习与创新能力：组织需要具备良好的学习和创新能力，能够从其他组织的最佳实践中汲取营养，并结合自身实际情况进行创新改善安全、健康和福祉的能力-安全管理能力：组织需要建立完善的安全管理制度和流程，确保设施环境的安全-健康管理能力：组织需要关注员工和设施用户的健康需求，提供必要的卫生设施和舒适的工作环境-应急响应能力：在发生突发事件时，组织需要能够迅速、有效地进行应急响应，保障人员安全提高劳动生产力的能力-流程优化能力：组织需要对现有的设施管理流程进行分析和优化，消除冗余和浪费-技术应用能力：采用先进的设施管理技术和工具，提高管理效率和准确性-员工培训与激励能力：通过培训提升员工的专业技能和工作效率，同时采取激励措施激发员工的工作积极性和创造力提高效率和有效性的能力-资源规划能力：对设施资源进行合理规划和配置，确保资源的有效利用-成本控制能力：通过精细化管理降低设施管理的成本，提高成本效益-绩效评价能力：建立科学的绩效评价体系，对设施管理的效率和效果进行客观评价提升组织的成本收益的能力-资产配置能力：对设施资产进行合理配置，确保资产的保值增值-节能减排能力：采取有效措施降低设施运营过程中的能耗和排放-财务分析能力：对设施管理的成本收益进行深入分析，为决策提供有力支持改进服务一致性的能力-服务标准化能力：制定统一的服务标准和流程，确保服务质量和水平的一致性-质量监控能力：建立有效的质量监控体系，对设施服务进行实时监控和评估-客户反馈机制：建立客户反馈机制，及时了解客户需求和意见，不断改进服务质量确保始终如一地满足相关方要求的能力-需求识别能力：通过市场调研、客户访谈等方式，准确识别相关方的需求和期望-合规性管理能力：确保设施服务符合相关的法律法规和标准要求，避免法律风险-持续改进能力：根据相关方的反馈和法律法规的变化，对设施管理体系进行持续改进证实设施管理有效性与效率的能力-绩效展示能力：通过数据、报告等形式，客观展示设施管理的绩效成果-审核与认证能力：接受第三方审核和认证机构的审核，以证实设施管理体系的有效性和高效性-持续改进机制：建立持续改进机制，对设施管理体系进行不断优化和完善确保全球竞争环境下可持续发展的能力-创新能力：不断探索新的设施管理理念、技术和方法，提升设施管理的水平和效率-风险管理能力：对可能影响设施管理体系的内外部风险进行有效识别和管理，确保体系的稳定运行-可持续发展战略：制定可持续发展战略，将设施管理体系与组织的长期发展目标相结合，实现可持续发展组织应确定、证实并形成文件各种外部和内部因素；服务交付计划与需求组织基本目标的一致性及其影响因素；服务交付计划与需求组织基本目标的一致性：一个成功的组织在规划和执行设施管理服务时，应确保所有服务交付计划紧密围绕需求组织的基本目标展开，以实现两者的协同与共赢；考虑外部和内部因素及其正面和负面影响；类别因素正面要素/影响负面要素/影响外部因素法律法规环境遵守法律法规，确保服务交付合法性，避免法律风险未能及时了解或遵守新法规，导致服务交付受阻或面临处罚技术环境利用最新设施管理技术和工具，提高服务交付效率和质量技术落后或不适配，导致成本上升或无法满足需求竞争环境分析竞争对手，制定差异化策略，提升市场竞争力忽视竞争环境变化，失去市场竞争力和客户信任市场环境密切关注市场需求变化，灵活调整服务交付计划对市场需求反应迟钝，导致服务交付与需求脱节文化、社会和经济环境考虑文化、社会和经济因素，制定符合当地环境的服务计划忽视差异，导致服务交付与当地环境格格不入内部因素组织宗旨和使命服务交付计划与组织宗旨和使命一致，体现核心价值观和目标服务交付计划与组织目标脱节，影响组织形象和目标实现组织文化和价值观积极文化激发员工积极性和创造力，提升服务质量和效率消极文化导致员工士气低落，影响服务交付执行效果组织知识和绩效利用内部知识和经验，制定科学合理的服务交付计划缺乏知识和经验支持，导致计划制定不合理，执行困难组织结构和资源合理结构和充足资源支持服务交付计划顺利实施结构混乱或资源不足，导致计划执行不力，影响组织目标考虑与组织的宗旨相关的因素。组织宗旨与使命：组织的服务交付计划应与其宗旨和使命相一致，体现组织的核心价值和长远目标。社会责任与可持续发展：组织在制定服务交付计划时，应考虑其社会责任和可持续发展要求，确保服务交付过程对环境、社会产生积极影响。理解组织及其环境的全面要素分析；确定和定义相关因素涉及一整套对需求组织的需要和要求相关的基本因素进行分析、理解并评审的过程。识别基本因素：内部因素：包括组织的价值观、文化、战略、治理架构、业务模式、知识和绩效等。这些因素直接影响组织的运营方式和决策过程；外部因素：涵盖法律环境、技术发展趋势、国内外经济形势、市场竞争形势等。这些外部因素可能对组织产生直接或间接的影响。理解因素间的相互关系；分析这些内部和外部因素如何相互作用，共同影响设施管理体系的实施和效果；理解不同因素之间的依赖关系和潜在冲突，以便在制定管理体系时能够综合考虑并做出合理调整。评审因素的重要性和影响：评估每个因素对设施管理体系的预期结果、组织的战略目标以及相关方需求的影响程度；确定哪些因素是关键的或具有决定性影响的，以便在管理体系的设计和实施中给予足够的关注和资源投入。需要被纳入考虑范围的具体因素，它们共同构成了组织及其环境的全面图景。这包括：不动产和设施管理战略：这是指导其设施管理活动的核心方针。这一战略应明确组织在不动产和设施管理方面的长期目标和短期计划，以及实现这些目标所需采取的策略和措施；建筑资产组合：指组织所拥有的各类建筑资产的集合。这包括建筑物的类型、数量、分布、使用状况等。了解建筑资产组合有助于组织更好地规划和管理其设施资源；资产及其实际状况：指资产当前的运行状态、维护情况、使用寿命等。对资产及其实际状况的了解有助于组织评估资产的价值和风险，为设施管理决策提供依据。竞争环境：组织所处的市场竞争态势，包括竞争对手的数量、实力、策略等。了解竞争环境有助于组织制定更具竞争力的设施管理策略，提升市场地位。其价值驱动因素(包括成本/效益分析)：指影响组织设施管理决策的关键因素，如成本、效益等。通过成本/效益分析，组织可以评估不同设施管理方案的经济性，选择最优方案。任何对于资源灵活性的需要：指组织在应对市场变化、突发事件等方面的资源调配能力。了解组织对资源灵活性的需求有助于设施管理体系在设计和实施过程中更加注重资源的优化配置和动态调整。业务风险和应急规划：业务风险是指组织在运营过程中可能面临的各种风险，如市场风险、技术风险等。应急规划则是指针对这些风险制定的应对措施和预案。设施管理体系应充分考虑业务风险和应急规划，确保组织在面临风险时能够迅速、有效地应对；需求组织内运营方面的相互依赖关系：组织内部各部门、各业务单元之间存在相互依赖关系。这种依赖关系要求设施管理体系在设计和实施过程中必须充分考虑各部门、各业务单元的需求和利益，确保设施管理活动的协调性和一致性；设施管理活动的任务关键程度：指这些活动对组织运营的重要性和影响程度。对于任务关键程度较高的设施管理活动，组织应给予更高的关注度和资源投入，确保其顺利进行；各种供应链备选方案的可用性和可行性：指组织在面对供应链中断、供应商变更等情况时，能够选择的替代方案及其实际可行性。设施管理体系应充分考虑供应链的风险和不确定性，制定灵活的供应链策略；组织方针(例如：环境方针和组织社会责任方针)：组织方针是指导组织运营和发展的基本原则和方向。环境方针和组织社会责任方针则是组织在环境保护和社会责任方面的具体承诺和行动指南。设施管理体系应与组织方针保持一致，共同推动组织的可持续发展；法律法规要求和预期的法律变化：法律法规是组织运营必须遵守的外部规则。了解法律法规要求和预期的法律变化有助于组织规避法律风险，确保设施管理活动的合法性和合规性。组织文化和管理风格：这是组织内部的行为规范和价值观体现。设施管理体系应充分考虑组织文化和管理风格的影响，确保设施管理活动与组织的整体氛围和管理理念相协调；报告要求和管理信息系统：报告要求是指组织对设施管理活动进行记录和报告的规定和标准。管理信息系统则是支持设施管理活动信息化、数字化管理的工具和平台。设施管理体系应建立完善的报告要求和管理信息系统，提高设施管理的效率和透明度；组织目标：组织目标是组织运营和发展的根本追求。设施管理体系应以支持组织目标的实现为导向，确保设施管理活动与组织目标保持一致；创新：创新是推动组织发展和提升竞争力的关键因素。设施管理体系应鼓励和支持创新思维和实践，不断探索新的设施管理方法和技术，提高设施管理的水平和效果。对需求组织的需要和要求相关的基本因素影响分析类别因素子类别因素描述因素（正面/负面）影响外部因素竞争环境市场环境、竞争对手的行为和策略等正面：激励组织提升设施管理效率和服务质量，以增强竞争力；负面：可能导致价格战，增加成本压力法律法规要求和预期的法律变化国家及地方的相关法律法规、政策导向及可能的法律变化正面：确保设施管理的合规性，降低法律风险；负面：法律变化可能增加合规成本，影响运营效率各种供应链备选方案的可用性和可行性供应链中的供应商、物流服务、原材料供应等外部资源的可用性和可行性正面：稳定的供应链有助于降低成本，提高效率；负面：供应链中断可能导致运营受阻，增加成本内部因素不动产和设施管理战略组织内部对不动产和设施管理的长期规划和战略方向正面：为设施管理提供明确方向，促进资源合理配置；负面：缺乏战略或战略不清晰可能导致资源浪费或管理混乱建筑资产组合组织拥有的建筑物、设施等资产组合情况正面：合理的资产组合有助于降低管理成本，提高效率；负面：资产组合不合理可能导致管理复杂性和成本增加资产及其实际状况组织内部资产的数量、质量、使用状况等正面：良好的资产状况有助于降低维护成本，提高运营效率；负面：资产状况不佳可能导致维护成本增加，影响运营其价值驱动因素(包括成本/效益分析)影响资产价值的内部因素，如成本效益分析等正面：成本效益分析有助于优化资源配置，提高效益；负面：忽视成本效益分析可能导致资源浪费或成本超支任何对于资源灵活性的需要组织对资源调配和灵活性的内部需求正面：资源灵活性有助于应对突发事件，提高管理效率；负面：资源灵活性不足可能导致应对突发事件的能力下降业务风险和应急规划组织内部对业务风险的识别和应急规划能力正面：有助于减少突发事件对设施管理的影响，保障业务连续性；负面：缺乏应急规划可能导致突发事件应对不力，影响运营需求组织内运作方面的相互依赖关系组织内部各部门、流程之间的依赖关系正面：有助于协调各部门和流程，提高整体效率；负面：依赖关系不明确可能导致协调和沟通成本增加，影响效率设施管理活动的任务关键程度设施管理活动在组织内部的重要性和关键性正面：有助于优先分配资源，确保关键任务的完成；负面：忽视非关键任务可能导致整体管理效果不佳企业方针(例如：环境方针和企业社会责任方针)组织内部制定的环境方针、社会责任方针等正面：为设施管理提供指导和方向，增强企业形象和责任感；负面：缺乏明确方针可能导致管理活动与企业价值观脱节组织文化和管理风格组织内部的文化氛围、管理风格和价值观正面：积极的文化和管理风格有助于推动持续改进和创新；负面：消极的文化和管理风格可能阻碍设施管理的改进和创新报告要求和管理信息系统组织内部对报告的要求和管理信息系统的使用情况正面：有助于监控和评估设施管理的绩效，及时发现问题并改进；负面：缺乏有效报告和管理信息系统可能导致管理效率低下组织目标组织内部设定的长期和短期目标正面：为设施管理提供方向和动力，确保管理活动与企业战略一致；负面：目标不明确或缺乏可行性可能导致管理活动偏离方向创新组织内部对创新活动的重视程度和实际投入正面：创新有助于提升设施管理的效率和效果，推动持续改进；负面：忽视创新可能导致管理活动滞后于行业发展证实并文件化各种外部和内部因素。组织应证实并文件化各种外部和内部因素;组织应全面识别和记录影响其设施管理活动的所有外部和内部因素。这些因素可能包括但不限于市场环境、竞争对手、法规要求、技术进步、组织文化、战略目标、内部资源等。通过证实并文件化这些因素，组织可以更好地理解其运营环境，为后续的策略制定和决策提供依据。设施管理体系文件化的要求设施管理体系文件化的意义与作用；规范化管理：通过文件化记录，组织可以实现对设施管理活动的规范化管理。这有助于确保各项活动的有序进行和标准化操作，提高管理效率和质量；知识传承与积累：文件化记录是组织设施管理知识和经验的重要载体。通过不断积累和完善文件内容，组织可以实现知识的有效传承和共享，为持续改进和创新提供有力支持；风险管理与控制：文件化记录有助于组织对设施管理活动中的风险进行有效识别、评估和控制。通过明确各项活动的责任人、流程和标准等，组织可以降低风险发生的可能性和