2024年会议室使用管理制度（二篇）

第5页共5页2024年会议室使用管理制度第四条会议室使用准则：一、会议室的使用应遵循先登记先使用、先处理紧急后处理常规、先全局后部门的顺序；在遇到临时情况时，各部门可依据重要性和紧急性优先的原则自行协商调整使用，但不得影响后续已预约的使用安排；二、会议组织部门需根据会议类型、参会人员级别和参会人数，提前在前台填写《会议室预约登记表》进行预约；如涉及接待重要来宾或召开专题会议等重大会议，需填写《会议接待需求表》；三、如发生特殊情况或紧急会议，应先通知行政部负责人，根据实际情况协调会议室使用，事后需补办相关登记手续；四、使用部门应在预约时间到达会议室并开始使用。若长时间未到，行政部有权重新安排会议室使用；五、若部门临时取消预约，需重新申请使用。部门和个人应按预约时间内完成会议，若后续时间无其他安排，可适当超时使用。但若紧接的时间段内已有其他部门的使用安排，超时部门必须离开会议室，终止使用。第四章会议筹备第五条会议组织部门需根据会议类型、与会人员级别等信息，提前向行政部指定人员登记预约，重大会议时需填写《会议接待需求表》，并经行政部审批。第六条所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导应做好充分的准备工作，以确保会议的高效和有序进行。第七条会议组织方或人员在会议前需准备以下内容：一、明确会议主题、主持人、时间、参会人员，准备会议议程、会议资料及签到表，并指定人员记录会议纪要；二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需提前与行政部确认住宿、行程、用餐等安排及相关费用；三、会议通知由会议组织方或人员发布。第八条行政部在会议前必须根据会议类型及会议组织方需求，准备以下内容：一、应于会议前____分钟，确保茶水、茶歇、会场布置（包括会议设备、视频会议连接、音响、投影、条幅、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）准备就绪；二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。第五章会议期间服务与会议要求第九条会场服务主要由行政部负责：一、座位引导：会议组织方或人力行政人员应在会前准备座位名牌，协助与会人员快速就座，特别注意主要领导和重要贵宾的座位安排；二、茶水服务：会议开始后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔____分钟补充茶水，根据实际情况调整添加间隔；三、维护会场秩序：确保会场内外安静，防止无关人员大声喧哗或闯入影响会议；四、内外联络与信息传递：做好内外联络及信息传递工作，包括会议中领导的临时事务、外来人员电话接听、重要日程及接待等。第十条会议要求：一、请所有与会人员严格遵守会议时间，不得迟到或无故提前离开；二、会议主持人需在会议开始前告知会议流程和时间分配；三、会议期间，与会人员应关闭手机铃声，调至震动模式，避免打断他人发言；如需接听电话，需到会场外接听。第六章会后工作第十一条会议结束后，各部门应做好收尾工作：一、会场清理：各部门使用后应及时关闭设备，归位椅子。行政部负责会后检查和整理，保持会场清洁，检查设备完好无损，关闭所有设施、设备、电源，确保安全；二、会议纪要：由会议组织部门指定人员记录会议纪要，并由与会人员签字确认；三、贵宾接待：涉及会后接待用餐或用车，由责任部门陪同，行政部协助安排，直至接待工作结束。第七章会议室管理第十二条会议室由行政部指定专人管理，各部门使用时应保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。未经公司允许，不得随意挪用会议室内的设备、工具或办公用品。第十三条会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫，确保日常清洁。公司员工不得将私人物品放在会议室，以保持公司形象。第十四条如遇下班或节假日，会议室管理人员应确保门窗关闭、电源关闭，妥善保管小件物品，做好防火、防盗安全工作。第八章附则第十五条本制度由行政部制定，经区域总经理审批，报集团批准后生效。第十六条本办法的解释权和修改权归行政部所有。第十七条其他相关规定见附件一：《会议室预约使用登记表》和附件二：《会议接待需求表》。2024年会议室使用管理制度（二）为确保会议室功能的充分运用，实现会议室管理的规范化和合理化，以保障各类会议的顺利进行，现依据中心的实际状况，确立会议室使用规定如下：一、会议室专为召开会议和进行工作研讨而设，未经正式许可，不得挪作他用。二、会议室的管理工作由综合科统一负责，所有设备和设施由综合科指定专员进行管理和调试。三、非参会及培训人员未经许可，不得随意进入会议室。四、会议室的使用需由综合科进行统一调度。各部门如需使用，需提前____天向综合科进行预约并登记，以避免会议时间冲突，实现有序安排。五、使用单位在申请会议室时，需明确使用时间、参会人员等信息。如有需要综合科协办的事项，请提前注明，综合科将根据实际情况提供相应的支持服务。六、如遇会议时间冲突，应遵循全局优先的原则，公司会议优先于中心会议，部门会议之间的冲突由各部门之间自行协商，以重要性和紧急性为优先标准。七、如需使用特定的会议室设备，应提前通知综合科，以便做好准备工作，确保会议的顺利进行。八、会议进行期间，参会人员应妥善使用和保护会议室设备及物品，如投影仪、音响设备等。贵重物品由专人操作，其他人不得擅自使用。九、会议结束后，相关人员应立即整理会场，关闭所有电器设备。若发现设备故障或公物损坏，应及时报告综合科，以便及时维修，保证其他会议的准时进行。十、使用方的费用支付标准如下：1.普通会议：无椅套、无多媒体设备，费用为____元/半天，超时按相应比例付费。2.聚会、活动：有椅套、有多媒体设备，费用为____元/半天，超时按比例付费。会议室使用注意事项：1.会议室严禁吸烟，使用者需保持室内清洁，爱护室内设施。如有人为损坏，须按价赔偿。2.使用者应注意用电安全，节约用电。3.中心会议室不接待任何传销活动。4.使用者应注