合同管理业务流程图

行政事业单位内部控制合同管理业务流程图一、合同释义合同是指以本单位为一方当事人，在行政管理、公共服务和民商事经济活动中订立的各类合同、协议、备忘录、意向书等法律文书的统称。合同的订立、履行应当遵循合法、公平、自愿和诚实守信的原则，规范合同管理中的各项具体工作，促进单位加强合同管理，以规避法律风险的发生，确保经济活动合法合规地开展。二、合同管理权限表事项权限审批业务部门财务部门法律顾问/办公室分管领导单位负责人决策会议合同调查经办－－审批审批－合同谈判组织参与参与审批审批－合同文本拟订审核审查审批审批审议合同签署经办－－－签订或授权－合同履行组织－－审批审批审议合同结算申请审核－审批审批－合同纠纷调处经办－参与审批审批审议合同档案管理－－－－－三、合同管理部门及岗位职责（一）业务部门1.负责按照单位的规定对合同对方的资质、资信等情况进行调查，并对调查资料妥善保管；2.负责收集合同谈判相关资料，并组织进行合同谈判，对合同谈判中的关键信息进行记录；3.负责根据国家及单位相关规定、合同谈判的内容，拟定合同文本并递交至相关部门审核审批；4.负责对合同履行情况进行跟踪，发现问题及时向相关部门及领导汇报；5.负责合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作；6.负责对本部门合同资料收集、整理和归档。（二）财务部门1.负责组织做好拟签约对象的资信调查，由拟签约对象提供资信证明，由相关职能部门负责核实后报财务审核；2.负责对合同中的结算条款进行审核；3.负责按照合同条款的规定组织做好协议款项的收付工作。（三）办公室1.负责做好所签署合同协议的规范性、合法性审查；2.负责监督、指导各业务部门起草及修订合同协议文本，负责参与重大合同协议的谈判；3.协助单位业务部门处理合同协议中的纠纷；4.协助业务部门依法签订、变更和解除合同协议。（四）法律顾问法律顾问负责对合同文本违约责任、纠纷处理等实质性条款的合法性、完整性进行审核；负责合同纠纷案件的指导、协调和处理，参与处理合同争议等相关工作。四、合同管理不相容岗位设置合同管理不相容岗位1合同的拟订与审核2合同的审核与审批3合同的审批与订立4合同的执行与监督五、合同管理流程流程图及说明1.合同调查流程图筛选签约对象合同经办部门办公室/法律顾问分管领导单位负责人开始合同经办人筛选调查对象合同经办人要求意向对象填表收集相关资料供应商调查表开始合同经办人筛选调查对象合同经办人要求意向对象填表收集相关资料供应商调查表选择审核备选签约对象负责人审核负责人审核审核通过审核通过审核通过审核通过审批通过审批通过确认拟签约对象合同经办人确定合同谈判对象通知对方准备谈判下转合同谈判合同经办人确定合同谈判对象通知对方准备谈判下转合同谈判1.合同调查流程图说明1.合同发起部门合同经办人负责与合同对方当事人联络，要求其填写供应商调查表中供应商应填写的内容，并按要求提供佐证材料及加盖公章。2.合同经办人对收到供应商调查表及佐证资料进行初步检查，报部门负责人审核。对于一般合同，部门负责人审核通过后即开始进入合同谈判。对于重要合同，要将供应商调查表及佐证资料报办公室或法律顾问审核，分管领导、单位负责人审批。3.对于符合招标条件的合同，不按本程序进行合同调查，按照招标管理的相关要求办理。《中华人民共和国合同法》（主席令[1999]第15号）《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）《四川省合同监督条例》（NO:SC112441）2.合同谈判流程图成立谈判小组合同经办部门相关部门/人员分管领导单位负责人是否负责人审核是否是一般合同上接合同调查流程拟定谈判小组成员合同经办人是否负责人审核是否是一般合同上接合同调查流程拟定谈判小组成员合同经办人相关人员参加谈判小组相关人员参加谈判小组审批审批审批审批进行谈判下转合同文本拟定整理谈判记录合同经办人组织谈判合同经办人下转合同文本拟定整理谈判记录合同经办人组织谈判合同经办人相关人员签字确认谈判记录参与谈判相关人员相关人员签字确认谈判记录参与谈判相关人员2.合同谈判流程图说明1.合同经办部门组建素质结构合理的谈判团队，谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有法律、技术、财会等方面的人员参与谈判。2.收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息。3.关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与价款支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。4.对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同还应聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力、职业道德等情况。5.谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管，建立严格的责任追究制度。6.在谈判过程中加强保密工作。《中华人民共和国合同法》（主席令[1999]第15号）《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）《四川省合同监督条例》（NO:SC112441）3.合同文本拟定流程图合同文本拟定合同经办部门财务部门办公室/法律顾问分管领导单位负责人上接合同谈判流程合同审批表起草合同合同经办人上接合同谈判流程合同审批表起草合同合同经办人合同文本审核负责人审核根据意见修改合同合同经办人负责人审核根据意见修改合同合同经办人审核审核审查审查审批审批审批审批下转合同签署流程下转合同签署流程3.合同文本拟定流程图说明1.合同文本拟定合同发起部门合同经办人根据合同谈判的结果，负责起草合同文本，并填写合同审批表。2.合同文本审核财务部门负责审核合同财务相关的条款；办公室或法律顾问对合同的规范性、合法性进行审核，分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括并不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。3.经前述各部门、人员审核的合同文本，由合同经办人按审批权限报分管领导、单位负责人审批。涉及“三重一大”事项的，由决策机构以决议的形式对合同文本表示意见并明确合同签署人。4.上述各部门、人员应在合同审批表上签署明确意见，合同经办部门对审核部门提出的审核意见应当给予回复，并在合同审批表列明有关修改过程。《中华人民共和国合同法》（主席令[1999]第15号）《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）《四川省合同监督条例》（NO:SC112441）4.合同签署流程图合同签署合同经办部门印章管理员分管领导单位负责人合同经办人办理合同签署手续否否合同经办人办理合同签署手续否否签署或授权签署合同签署或授权签署合同合同登记合同登记合同审批表合同原件送交合同相关资料合同经办人合同登记合同审批表合同原件送交合同相关资料合同经办人合同盖章合同合同备案加盖合同印章加盖合同印章4.合同签署流程图说明1.合同签署本单位所有合同原则上均由单位负责人亲自签署，重大合同必须要单位负责人本人亲自签署，重要合同可以授权分管领导签署，一般合同可以授权业务部门负责人签署。单位负责人需在合同审批表的相应位置明确授权签署合同的意见。被授权人应当凭单位负责人审批通过的合同审批表在授权范围内签署合同，严禁越权。2.合同登记合同原则上应由对方当事人先行签署。合同经办人持审批的合同审批表、对方当事人签署完整的合同原件经前款规定签署后，业务部门按照既定的编号规则对合同编号，并将合同编号填写在合同书与合同审批表相应位置，再根据所附资料登记合同管理台账。3.合同盖章合同经办人持合同审批表、合同原件至印章管理员处，申请加盖合同印章。印章管理员按照印章管理规定登记备案后在合同落款处加章单位公章（合同专用章），合同多于壹页的，还须在各页加盖骑缝章。4.合同备案。重大行政合同或涉及国有资产处置的合同需报送有关部门审核、备案的，按照政府有关规定办理。《中华人民共和国合同法》（主席令[1999]第15号）《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）《四川省合同监督条例》（NO:SC112441）5.合同执行与监督流程图合同执行合同经办部门监督部门分管领导单位负责人决策机构上接合同签署流程合同经办人跟踪合同执行情况上接合同签署流程合同经办人跟踪合同执行情况监督监督合同变更是否需签订补充协议是合同签署流程提出合同变更解决方案合同经办人是否需签订补充协议是合同签署流程提出合同变更解决方案合同经办人合同问题处置落实整改问题处理措施方案合同执行情况落实整改问题处理措施方案合同执行情况问题处理措施方案合同监督情况问题处理措施方案合同监督情况审核审核审批审批审议审议5.合同执行与监督流程图说明1.合同跟踪合同经办部门要随时跟踪合同执行情况，发生异常情况要随时向部门负责人报告。发生违约可能或违约行为时，要及时采取有效措施使其对单位的不利影响降至最低。2.合同变更发生合同变更事项时，合同经办人应及时提出解决方案，需要签订补充协议的，需按照本章合同文本拟定及合同签署的控制程序执行。3.合同监督管理监督部门按规定对合同实施情况进行监督检查。在合同执行和监督中对出现的问题及时提出相应的对策和建议，组织制定应对方案，经单位领导批准后，合同业务部门及时进行整改。合同执行和监督中发现的重大问题还应提交决策机构审议通过后进行处置。《中华人民共和国合同法》（主席令[1999]第15号）《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）《四川省合同监督条例》（NO:SC112441）6.合同结算申请与审批流程图申请合同经办部门财务部门分管领导单位负责人提出付款申请合同经办人提出付款申请合同经办人出纳办理付款财务处理出纳办理付款财务处理审批审批审批审批审批履行内部审批手续负责人审核履行内部审批手续负责人审核支付会计复核会计复核6.合同结算申请与审批流程图说明1.本单位合同事项一般不涉及收款业务，合同结算主要控制合同付款风险。2.合同结算事项由合同经办部门经办人提出申请，填写合同付款申请单，并附完善的相关票据和附件，按照资金支付的审批权限，经业务部门负责人审核后报分管领导、单位负责人审批，涉及“三重一大”事项的由决策机构审议。3.审批通过后的合同付款申请单交由财务部门会计复核，出纳办理付款。《中华人民共和国合同法》（主席令[1999]第15号）《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）《四川省合同监督条例》（NO:SC112441）7.合同纠纷处理流程图合同纠纷处理合同经办部门办公室/法律顾问分管领导单位负责人产生合同纠纷产生合同纠纷立即报告负责人合同经办人立即报告负责人合同经办人审核指定专人负责本案收集相关材料提出纠纷处理意见按审批意见处置审核指定专人负责本案收集相关材料提出纠纷处理意见按审批意见处置参与处置参与处置审批审批审批审批7.合同纠纷处理流程图说明1.合同纠纷由合同经办部门负责处理。合同履行发生纠纷后，合同经办人立即向部门负责人报告，指定专人（案件承办人）专门负责本案，办公室或法律顾问参与纠纷的处理。2.案件承办人及时收集解决解决纠纷所需的相关材料。案件承办人提出纠纷处理意见，经办公室或法律顾问审核后，按审批权限由分管领导、单位负责人审批（有必要的提报决策机构审议）。经办业务部门根据审议后的处理意见及时处理。属于对方不履行合同或者不正确发行合同的，在对方违约行为发生后，案件承办人应当在两日内提出处理意见书，并由合同经办人以单位的名义起草致对方的信函，履行单位签章审批程序并盖章后，以传真或者特快专递方式通知对方。并应取得对方收到信函的确认件。属于已方未能正确履行合同的，应当积极与对方联系，提出解决问题的建议，做好协调工作。同时，要注意收集相关证据，为应诉做好准备。对于双方都有责任的，要注意收集证据材料，做好起诉或者应诉的准备。案件承办人一定要注意案件的诉讼时效，保证时效的有效性。《中华人民共和国合同法》（主席令[1999]第15号）《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）《四川省合同监督条例》（NO:SC112441）8.合同档案建立及保管流程图合同台账管理合同经办部门财务部门档案室合同资料收集整理合同履行完毕相关资料收集整理合同经办人合同资料收集整理合同履行完毕相关资料收集整理合同经办人作为财务凭证依据经济合同备案作为财务凭证依据经济合同备案档案室保管档案管理员资料收集分类登记档案台账档案室保管档案管理员资料收集分类登记档案台账8.合同档案建立及保管流程图说明1.合同签订后，合同经办部门将合同及相关资料必须按照规定妥善保管，涉及经济合同的，还需提交合同原件给财务部门作为账务处理的依据；合同履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，及时将合同资料送档案室存档，不得随意处置、销毁、遗失。2.档案管理员对合同进归档保