会议管理四个阶段-会议组织过程

会议管理四个阶段公司年会活动组织流程及实施【为例】目录A、会前筹备 3一、会议时间的确定 4二、会议议程的安排 4三、会议的三类相关人员 51、领导小组 62、筹备与接待人员 63、参加人员 6四、会议日程范文 7五、会议管理_会议预算的5项内容 81、交通费用 82、场地费用 83、住宿费用 94、餐饮费用 95、其他娱乐、演出、保健、旅游项目费用 96、杂费 9六、会议物品采购清单与采购人员安排 9七、请柬/邀请函的7项信息与范文 101、活动类型 112、活动日期、时间与会期 113、会议邀请者与被邀请者 114、会议地点 115、是否需要回复 116、提供的餐饮 117、其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等 11B、会议地点的选择 12一、会议地点的选择 121、宾馆、酒店 122、会议中心 123、饭店 13二、会议地点评估的20个项目 13三、会议室座位安排的五种方式 141、圆桌会议型 142、正式演讲型 143、小组讨论型 144、就餐座位安排 145、礼仪型 15四、会议的食品饮料安排 151、茶点 152、正餐 15五、会议室音像辅助设备的准备 161、白板 162、计算机 163、投影仪 174、画架、活动挂图 175、展板 176、音响设备 177、其他设置 17六、会场布置要注意的N个细节 181、会场布置总体要求 182、会议场所的室外布置 183、会议场所的室内布置 18C、会议过程控制 19一、会议接待的2点注意事项 191、妥当安排接待人员 192、充足准备接待资料 20二、会议意外事件处理_意外事件处理预案 201、人员——处理预案 202、场地——处理预案 213、音像辅助设备——处理预案 214、会议资料——处理预案 215、其他意外情况——处理预案 22D、会议总结 22一、会议记录格式的3个部分 221、会议组织情况 222、会议过程及发言内容 233、参会人员签字 23二、会议记录范文 23三、会议纪要范文_会议纪要与会议记录的区别 251、性质不同： 252、功能不同： 25四、年会感受范文_企业精神宣扬 26会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。会议看似简单，但因为所有参会人员是临时聚焦起来交流一件事情，因此，要把会议组织得高效很不容易，在会议组织的各个阶段都会有很多必要的环节与细节，需要筹备者控制好，以备出现意外情况。虽然会议类型各有不同，如讨论会、展示会、展览会、内部会议、外部会议、正式会议、非正式会议等等，但会议与各种活动的筹备是类似的，会议的策划与管理抓住四个阶段就算抓住了会议的核心，把会议的四个阶段都管理好了，就能保证会议的成功。一个会议过程中最重要的四个方面是：会前筹备、会议地点选择、会议过程控制、会议总结。下面以春节活动及年度会议方案的策划为例，说明会议的组织过程。春节是中国人最看重的节日，在春节前后举行的公司年会，可能是公司一年中最重要的会议之一，成功的公司年会可以提升企业形象，表达公司对员工的关爱之情，联络员工之间的感情，因而增加企业凝聚力。A、会前筹备会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：一、会议时间的确定二、会议议程的安排三、会议的三类相关人员四、会议日程范文五、会议管理_会议预算的5项内容六、会议物品采购清单与采购人员安排七、请柬/邀请函的7项信息与范文一、会议时间的确定春节是中国人最看重的节日，在春节前后举行的公司年会，可能是公司一年中最重要的会议之一，成功的公司年会可以提升企业形象，表达公司对员工的关爱之情，联络员工之间的感情，因而增加企业凝聚力。本文可供举办春节活动、年度会议即年会的筹备人员参考，以保障会议成功。确定会议时间要考虑公司的经营周期，选在淡季的时候，大家相对不太忙，争取能够全员参与会议。公司年会之所以通常定在春节，也与春节相对是一个结算周期有关。在确定了会议时间之后要提前通知各部门做相应的准备，一个成功的年会活动不是老板的事情，也不是某个部门的事情，而一定是各部门配合才能做好的。在年会的同时，要进行公司年度工作总结，到时公司管理层、各部门都要写出工作总结来汇报给全体员工，并为推动明年的工作计划做好动员。年会也需要与优秀员工的评选、年终奖的发放等事项同步进行，事先选拔出来的优秀员工要在年会上公布，通常还要请优秀员工代表讲话，展示自己并激励团队，等等，这些都需要进行事先的准备。年会有时还需要有一些表演、抽奖、比赛项目，一方面展示员工的才艺，另一方面，也是打破平时的部门界限、层级界限，相互了解、沟通、融合、共庆共乐的意思。这些活动也需要事先准备。为了各相关部门在年会前，对自己要做的事情有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。二、会议议程的安排会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。年会通常的内容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与XX公司年会议程（范文）公司将于2月5日举行年度会议，会议主要议程如下：1、上一年度年会回顾2、上一年度公司目标达成情况总结3、下一年度经济与行业形势分析4、下一年度公司主要工作目标5、各部门工作总结6、人事任命7、优秀员工表彰8、年终奖发放9、各部门节目比赛10、其他活动总经办XX年X月X日传发各主管副总、各部门经理三、会议的三类相关人员年会通常有三类相关人员：①领导小组、②筹备与接待人员和③参加人员。1、领导小组领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；2、筹备与接待人员筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。筹备与接待人员要有明确的职责分工，①要设定一个负责人；②要有人专门负责日程安排及与各部门协调；③要有人专门负责联系场地、布置会场；④有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排；⑤要有人专门负责设计比赛与其他活动；⑥要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。3、参加人员年会要邀请哪些人参加同样需要考虑周全，员工是全体参加吗？不是的话，该哪些人参加？退休人员邀请吗？外地分公司的员工参加吗？合作伙伴参加吗？客户邀请吗？主管部门的领导是否邀请？等等，都要想周全了。在制订参会人员名单的时候，有这样一个原则：“宁拉一群，不拉一人”，意思是某一类人都不参加是可以的，但如果某类人中有人参加，这类人都应该邀请，不然会伤害未被邀请的人的感情。在确定了参加人员名单后，要明确参加人员中，谁坐主席台；谁是会议的主持人；谁要在会议过程中发言或演讲；谁是嘉宾；谁是参与讨论的人；谁要表演、比赛，等等，要针对不同参会人员的需求，给予不同的事先准备。会议前期的筹备过程中要考虑的，如主席台的座位安排与姓名牌如何摆放？主持人是否要准备串词？发言的人是否要准备投影设备？嘉宾是否要有标志？表演的人是否需要道具与服装，等等，都要在参会人员名单确定后，进行准备四、会议日程范文XX公司年会日程（范文）经过一年的努力进取，公司取得了良好的业绩，为总结工作，展望公司的发展前景、表彰优秀，公司将举行年度会议，会议日程如下：会议日期：XXXX年02月05日8：30-17：00会议地址：XX市XX大酒店大会议厅参会人员：公司总部全体员工、分公司经理、VIP客户代表8：30-9：20副总裁报告上一年度年会回顾及公司目标达成情况总结9：20-10：00总裁报告下一年度经济与行业形势分析及公司主要工作目标10：00-10：10茶歇10：10-10：30销售部门工作总结10：30-10：50财务部门工作总结10：50-11：10人事部门工作总结11：10-11：30济南分公司工作总结11：30-11：50VIP客户代表发言11：50-12：00抽奖12：00-13：30午餐，中餐厅及参会人员合影留念13：30-14：00人事任命14：00-14：30优秀员工表彰14：30-14：50茶歇14：50-15：30年终奖发放15：30-15：40抽奖15：40-16：00销售部门节目表演16：00-16：30行政部门节目表演16：30-16：40抽奖16：40-17：00公司领导节目表演17：00会议结束五、会议管理_会议预算的5项内容会议预算是会议管理与策划的重要内容之一，会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算，因此，筹备时，会议预算要进行精心核算，筹备人员应及时将会议预算范本或会议预算报告上报会议领导小组，并根据领导的决策用好会议预算。会议预算包括以下6项内容：1、交通费用交通费用可以细分为：①出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通②会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。③欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。2、场地费用具体可细分为：①会议场地租金：通常而言，场地的租赁已经包含某些常用音像设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。②会议设施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。可参考：音像辅助设备③会场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。④其他场地费用：这些费用通常包括：广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介服务等，可视会议需要进行采购。对于这些单项服务支持，筹办者应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议3、住宿费用正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议筹办者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的在会议的食品饮料安排中，已有详细介绍。茶点基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。正餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用）5、其他娱乐、演出、保健、旅游项目费用会议室、住宿费用中可能含一部分娱乐项目的费用，会议期间可以利用，但有些项目需要根据活动安排另行准备预算。6、杂费杂费是指会议与活动过程中，产生的一些临时性费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。六、会议物品采购清单与采购人员安排在会议的三类相关人员中，会议筹备人员往往还要负责所有会议相关物品的采购、订制与租赁，在采购前列一个采购清单，并安排好会议采购人员，会使采购进行得有条不紊，且不会产生遗漏。会议物品采购、订制及租赁主要包含的11项内容：1、会议场地租用，可参考：会议地点的选择2、住宿、娱乐、演员、旅行目的地预订3、车辆使用及租赁安排4、票务预订提供机构选择5、音像辅助设备租赁6、会场布置所需物品订制。如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅，等等。可参考：会场布置要注意的N个细节7、礼品、奖品、纪念品、演出道具采购清单8、餐饮、水果、饮用瓶装水等9、接待物品采购。包括：吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品10、会议相关印刷品需要提前确实内容，提供印刷服务供应商，以确保在会议召开前印刷完成。会议相关的印刷品，包括：请柬、会议宣传单、代表名录、会议日程表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿安排表、居住区域地图、城市地图、广告材料，等11、与会议相关的其他物品各类物品的采购、订制、租赁，都要选择可靠的供应商，以免出现产品质量达不到要求、送货不及时、售后服务跟不上等问题七、请柬/邀请函的7项信息与范文有些会议或活动需要邀请某些特定的人来参加，因此，要给他们发送请柬或邀请函，请柬与邀请函的内容为被邀请者提供了会议的相关信息，为了让被邀请者了解会议信息，请柬与邀请函的内容应体现7类信息，本文提供请柬与邀请函范文供参考。请柬与邀请函具备的7项信息：1、活动类型2、活动日期、时间与会期3、会议邀请者与被邀请者4、会议地点5、是否需要回复6、提供的餐饮7、其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等邀请函范文XXX先生/女士：XX公司将于2月5日8：30-17：00，举办公司年会，特邀请合作伙伴派员参加。会议议程如下：……会议地点在XX国际会议中心中餐厅，会议提供午餐及茶点。请贵公司于2月2日前提供参会人员人数及名单。因有团队活动，参会者请着休闲装。会议中心地址：XX街XX号，公司接送车辆8：00，由火车站接参会者到会议中心。XX公司1月9日请柬与邀请函要提前发出，以便参考者提前安排时间；请柬与邀请函的样式、纸张取决于会议与活动的类型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的会议，请柬与邀请函的预算越高；对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪，对回复要及时登记，以便统计精确的人数，人数在预定餐饮、住宿等项时，非常重要，也与会议的预算密切相关。B、会议地点的选择会议地点的选择是属于会前筹备的一部分，但单独作为一节来讲，是因为会议地点选择的非常重要，甚至是影响会议成败的关键因素，参会人员对会议感受、会议预算都与会议地点的选择关系密切。一、会议地点评估的20个项目二、会议室座位安排的五种方式三、会议的食品饮料安排四、音像辅助设备五、会场布置要注意的N个细节一、会议地点的选择与会议议程、参会人员、预算密切相关。会议场所的费用，通常在整个预算中占比较大，同时，场地对参会人员的感受影响也较大，因此，对于筹办人员来讲，场地选择是个重要的事情。如果公司内部有合适的地点选择，会议地点可以安排在公司内部。由于减少了租用场地与设备，选择内部地点开会可以节省费用，适合于内部会议与活动。由外部的服务商提供的会议场地，通常有三类地点：①宾馆、酒店、②会议中心、③饭店这几类场所。1、宾馆、酒店许多宾馆有专门接待商务会议的业务，由于宾馆同时能够提供住宿和餐饮，因此，对于有食宿需求的会议，是很合适的选择。2、会议中心会议中心_属于专业从事会议服务的场所，通常有适合各种规模的会议室；有专业的会议相关设施；精通会务服务的服务人员；大部分的会议中心也提供餐饮与住宿服务。3、饭店饭店_有适合大型活动的房间，同时也提供餐饮服务。会议场地如果由外部提供，会议筹备人员有可能对场地不是非常了解，有些会议场地甚至会选在与公司不同城市、不同国家的地方，因此，事先踩点就很重要了，不然，等大队人马过去开会时，才发现地点与想象的不一样就来不及了。如果由于各种原因无法亲自去踩点，也就由熟悉会议需求的人，帮助观察，或了解熟悉场地的其他用户对场地的评价，了解场地的设施等级。可以通过20个项目评估会议地点。二、会议地点评估的20个项目在选择会议地点后，要对会议场地进行评估，可参考如下20个项目：1、联系人、联系方式、地址2、住宿条件等级、此次会议所订房间类型与数量3、会议室号码、大小、类型、数量4、会场座位、摆放、设施——（可参考：会议室座位安排的五种方式）5、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费6、停车场7、安全情况、保安服务质量8、电信联络便利性9、装修与外观10、清洁程度11、大堂、卫生间装修、设施、清洁12、食品、茶点——（可参考：会议的食品饮料安排）13、餐饮服务水平14、工作人员表现15、服务水平16、供暖、空调、照明设施17、住宿设施18、音像辅助设备19、休闲设施20、其他设施与服务以上项目最好能列个表，逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段，先选择2-3个备选地点，逐一列出其优劣，提交会议的领导小组决定最终的会议地址，以将保障会议地点与会议要求相符合。三、会议室座位安排的五种方式会议座位安排，如何安排会议座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节，会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。会议室座位安排通常有五种方式：1、圆桌会议型所有人转着桌子就座，方便所有人参与讨论，通常用于小型会议及需要讨论较多的会议。尽管圆桌会议型就座人员相对平等，但仍然需要注重就座的礼仪，可在座位上摆放姓名牌，用于提醒就座的次序。2、正式演讲型正式演讲时，要给演讲者、发言人一张讲台或办公桌，方便演讲者站立或座着讲话，同时，还要根据演讲人的要求及演讲需要，摆放相应的音像辅助设备。听众在演讲者对面，按排坐，面向演讲者。这样的布置有利于演讲者与听众的沟通。这种座位排列方式，应稍微多提供一些座位，因为在中间的座位有可能是空的，听众通常不会座得非常满。3、小组讨论型据会议的需要，把座位分成几个圆桌型，在会议主要发言人发言结束后，参会人员将分成几个小组进行讨论，培训经常采用这种形势，方便对课题进行小规模的深入研讨，保证更多的人对议题表达意见。4、就餐座位安排对于正式的晚餐或宴请，应选择这种方式安排座位，在餐桌上要摆放桌号提示牌，或提供座位用于表示就座的次序，可在参会人员的请柬上标明就餐的餐桌号。5、礼仪型有些非常正式的会议，对就座礼仪要求很高，例如有上级领导、重要嘉宾参加的会议，在主席台上就座的人，如何安排座位一定要参照礼仪指导书，并事先征求会议领导小组、领导及嘉宾本人或秘书的意见。会议室座位安排是会议场所布置（可参考：会场布置要注意的N个细节）、会议地点评估中的重要细节，其他会议地点选择的注意事项可参考：会议地点评估的20个项目四、会议的食品饮料安排会议筹备过程中，一定要事先确定各类用餐的次数，把每次用餐都考虑周全，并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。会议的食品饮料有两类：1、茶点茶点包括会中茶点、咖啡、茶，在会议期间提供。茶点的种类可分为西式与中式2种：西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。可以放在会议室内的桌上供参会人员享用，也可以放在会议室外部，由参会人员外出休息时享用，具体提供时间、种类、数量、服务要求，需事前则会议筹办人员与会议场所提供商协商。2、正餐正餐分为午餐、晚餐、早餐。午餐因会议通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性质，以安排自助餐为主；晚餐系主要用餐，通常是会议程序的一部分，拥有较正式的规格，期间可能会安排领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节；早餐除非是安排好的早餐会，通常是非正式的，仅为住宿人员提供，费用包含在住宿费用中，在预定住宿时，要与住宿提供者协商早餐的安排。食品饮料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：1、内部食堂；2、外部餐饮提供商，包括小型餐饮公司、饭店；3、会议或住宿场所提供；4、自行采购，有些茶点、饮料可自行采购。安排食品饮料时，需要了解是否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。食品与饮料安排是会议地点选择中的一个步骤，其他会议地点选择的注意事项可参考：会议地点评估的20个项目五、会议室音像辅助设备的准备安排任何会议与活动，都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备，由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容，会议室设备是否准备妥当会影响会议的效果，所以，使用音像辅助设备有以下几个优点：①可事先准备图片与图表，便于观众理解演讲的内容；②运用音像辅助设备能够显示专业的演讲与报告水平；③音像辅助设备可显示现场书写的内容，方便与观众沟通；④帮助观众集中精力听讲与讨论，而不需要做笔记。会议常用的音像辅助设备有以下7类：1、白板白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。2、计算机有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。3、投影仪投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。、画架、活动挂图4、画架、活动挂图画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。5、展板展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。6、音响设备视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。7、其他设置录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等，随着计算机的普及，这些类型的音像辅助设备使用的越来越少了。会议时，要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求准备。如果会议场地没有足够的音像辅助设备，就需要会议筹备人员通过其他方式，如租赁、借用，事先事先在会议场地布置好。可参考：会场布置要注意的N个细节音像辅助设备是会议地点选择中的一个步骤，其他会议地点选择的注意事项可参考：会议地点评估的20个项目六、会场布置要注意的N个细节会场布置虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。1、会场布置总体要求会场布置要与会议的内容相匹配，根据会议内容可把会场布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的，等等。2、会议场所的室外布置会议场所的室外及入口布置可根据需要选择：1、主会标2、欢迎拱门、条幅3、彩球、鲜花、氦气球4、地毯5、展架、易拉宝、广告板6、引导牌7、灯箱8、签到台9、休息座椅，等3、会议场所的室内布置会议场所的室内布置可根据需要选择：1、会标、背景板2、主席台\听众席、演讲台的布置，可参考：会议室座位安排的五种方式3、鲜花、彩球、彩带等装饰4、音像辅助设备5、灯光、电源设备6、茶点，可参考：会议的食品饮料安排7、奖品、礼品、活动道具8、桌牌、名牌9、摄像设备，等在准备会场布置方案的时候，还要考虑会议预算、会议物品采购清单与采购人员安排。C、会议过程控制一、会议接待的2点注意事项二、会议意外事件处理_意外事件处理预案会议接待的2点注意事项会议接待是参会人员对会议评估的重要要点之一，会议接待是整个会议过程中重要的一个环节，会议接待方案准备、会议接待礼仪、会议接待注意事项，也是学习组织、筹备一个会议的重要内容，对于大型会议，应该准备专门的会议接待方案。会议接待中要注意的2个事项为：1、妥当安排接待人员会议的接待人员一定要安排好，保证在会议开始、中间休息、就餐、结束的时候，都有接待人员为参会者提供服务。为保证安排好接待人员的工作，会议筹备的时候要准备一个接待人员排班表，把各个时段的接待人员都妥当地安排好。对会议接待人员要进行培训，使他们熟悉会议的日程安排、会议场地情况、意外情况处理办法案，等。2、充足准备接待资料在接待处应该准备充足的接待资料，一方面保证每个参会人员都能领到资料；另一方面保证每个人领到的资料都是全面的。接待处应该准备的资料和材料如下：1、胸卡或吊牌2、参会人员名单3、参会人员登记表4、办公用品，如铅笔、纸张5、会议日程6、关于会议地点、卫生间设施、停车、用餐地址等信息7、会议相关印刷品8、会议评估反馈表9、其他会议信息为每个参会人员准备的资料要集中放入一个资料袋中，方便参会人员领取。会议接待前注意了这2个问题后，会议的接待就能圆满地进行会议意外事件处理_意外事件处理预案会议过程千头万绪，方方面面的事情很多，参会的人员较多，组织者要对会议过程进行控制，需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。意外事件易发生在哪些地方呢？怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢？会议前详细的筹备，可使意外事件的出现降低到最小程度，紧急事件、意外事件还是有可能会发生，以下6个方面最有可能出现问题：1、人员——处理预案会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通问题，而无法准时到达会议现场。处理预案：1、为每个重要角色准备后备人选；2、会议前与他们联系，以确保无缺席情况出现，安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化；3、及时调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。2、场地——处理预案会议场地可能会出现的意外情况有：因其他紧急安排，使预定的会议室无法按时提供；为参会人员预订的客房不足；会议场地的设备突然出现故障，如空调系统故障、网络系统故障等；停车场不足，等等。处理预案：大型会议的场地出现意外，最难处理，因为会议通知已经发出，大量参会人员已经汇集过来了，很难准备一个备选地点，因此，会议场地在选择时，一定要选择有信誉的地方，以降低出现意外事件的可能性，一旦出现意外，要能为大家及时提供备选场地，或者是备选日程安排。3、音像辅助设备——处理预案音像辅助设备也较易出现问题，如投影仪的灯泡突然不亮；电源不足；音响系统故障，等等。处理预案：在会议筹备时，一定要了解会议的音像辅助设备的状况，保障设备能够运转，确保能及时找到设备维护的人员或服务商，必要的情况下，要准备备选设备。组织者在参会时，要携带一些必要的备用品，如：白板、白板笔、胶片，等。4、会议资料——处理预案会议资料可能会出现短缺；或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供；会议相关印刷品的供应商，可能无法按时将资料送达，等等。处理预案：要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所；会议组织者确保自己携带有原始稿件；如资料短缺一时无法解决，要及时向参会人员进行解释，并说明能够提供资料的时间或备选方法。5、其他意外情况——处理预案其他可能存在的问题，如参会人数不足，或超过预期；突发安全事故，等等。D、会议总结会议记录与会议纪要，同样作为会议情况的记录方式，会议纪要与会议记录有什么不同呢？一、会议记录格式的2个部分二、会议记录范文三、会议纪要范文_会议纪要与会议记录的区别四、年会感受范文_企业精神宣扬一、会议记录格式的3个部分会议记录对于会议来说，是会议最重要的成果之一，甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议记录工作，写好会议记录是会议组织者的一项重要工作。会议记录怎么写？本文提供会议记录的范文与会议记录格式供参考。会议记录格式包括3个部分：1、会议组织情况要求写明：会议名称、会议时间、会议地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。2、会议过程及发言内容记录会议的实际过程，有时候会与《会议日程》的安排不同，需要通过会议记录记录下来。对于发言的内容，可以详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言；也可以摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。除发言外，会议记录还应忠实记录会议上的有关动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时加入的环节、会议的中断、休息以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。会议记录还要将会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况进行详细的记录。3、参会人员签字最后，会议记录应该让所有的参会人员签字，如果参会者人数众多，可以由参会人员代表签字，这样一份严谨的会议记录，可以成为具有法律效力的文件，随时备查。二、会议记录范文销售月度工作总结会议记录会议名称：销售月度工作总结会议时间：2009年12月31日会议地点：公司1号会议室出席人数：销售副总：李XX，销售部：许XX、吕XX、王XX、赵XX、XX、XX缺席人数：XX（出差）列席人数：信息部：谷XX、XX，人事部：曾XX主持人：销售副总：李XX记录人：销售部文秘：张XX会议内容：李XX：2009年的销售已经完成了，截止到12月底的销售情况请销售部的同事们汇报一下，有什么问题也请大家提出来，此次会议信息部、人事部都有同事参加，有什么问题，他们会协助解决。许XX：我昨天汇总了一下自己12月的销售业绩，发现销售量与11月持平，略有降低，比去年同期增长30%。去年底是金融危机最严重的时候，业绩的基数较低，所以，这个同期增长并不高，本月的业绩不是太理想。在销售中，客户反映比较多的是产品的使用说明从我们的客服网站上下载总是出现问题，因此，希望信息部能调查一下问题所在，及时解决问题，以保证销售的正常进行。赵XX：我的情况和许XX的接近，但由于一个长期跟踪的大客户在本月签单，所以，业绩提升较多，我也同样遇到了下载问题。。。。。。。李XX：销售部的同事对12月的销售情况做了个总结，本月销售总体情况与上月持平，但这是在公司本月推广投入较大的前提下取得的，因此，总体销售情况一般，大家共同反映一个问题是资料下载，请信息部的同事就此问题做一下说明。谷XX：本月公司服务器的托管方，因为抽调了各部门的人员，配合上级的一些管理行为，人员相对紧张，因此，对我们的服务有不到位的地方，销售部门反映的问题，已经向他们转达了，他们保证在下月3号之前解决。曾XX：公司决定在春节之后举行年度会议，在会议上，会对根据今年全年的销售情况，确定销售部的年度奖金，在此，我请大家提供一个奖金分配方案报领导审批，方案要达到激励大家的目，以便明年取得更好的业绩，请销售部门在1月5日前提交此方案。所有参会人员鼓掌！李XX：要发奖金了当然是好事，这是所有同事努力一年的收获，我会在下周拿出奖金分配方案的初稿，再召集部门会议来讨论。现在开始讨论明年1月份的销售计划。。。。。。。李XX：今天的会议讨论了4件事情：①12月份的销售情况及存在的问题；②明年1月份的销售情况预测，确定销售目标为：XXX万元，每个销售人员也都确定了各自的销售目标；③信息部对12月出现的下载问题进行了解释，并保证在下月3号之前解决；④人事部让要求在1月5日前报奖金分配方案。希望大家共同努力，把工作做好，拿出更好的销售业绩，为公司的发展做出贡献！所有参会人员鼓掌！李XX：现在散会！请赵XX会后到我的办公室来一下。参会人员签字三、会议纪要范文_会议纪要与会议记录的区别会议纪要对于会议来说，是会议最重要的成果之一，甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议纪要工作，写好会议纪要是会议组织者的一项重要工作。会议纪要怎么写？本文提供会议纪要范文与