广州市会议费管理制度

广州市会议费管理制度第一章总则

第一条制定目的：为加强广州市会议费管理，提高会议效率，规范会议行为，节约会议费用，根据国家相关法律法规及本市实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于本市各级党政机关、事业单位、社会团体和各类企业召开的各种工作会议、研讨会、座谈会、表彰会等。

第三条会议分类：会议分为例行会议、专题会议和临时会议。例行会议指定期召开的计划性会议；专题会议指针对特定议题召开的会议；临时会议指因工作需要临时召集的会议。

第四条基本原则：

1.会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则；

2.会议组织应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，保证会议质量；

3.会议应注重实际效果，减少形式主义，严禁铺张浪费。

第五条责任主体：各级单位应明确会议管理的责任主体，由专人负责会议的筹备、组织和实施工作。

第六条预算管理：会议费用应纳入单位预算管理，严格按照批准的预算执行。会议组织者需合理控制会议规模、时间、地点和费用。

第七条监督检查：各级单位应建立健全会议管理监督检查制度，对会议计划、预算执行、会议效果等进行定期检查，发现问题及时纠正。

第八条培训与考核：各级单位应定期对会议管理人员进行培训，提高其业务水平和服务质量。同时，将会议管理纳入单位绩效考核体系，对会议管理工作进行评估和奖惩。

第二章会议流程

第九条会议计划与审批：

1.各单位应于每年年底前制定下一年度的会议计划，包括会议名称、目的、预期参会人数、时间、地点、预算等内容，并报上级主管部门审批。

2.临时会议应提前至少15个工作日提交会议计划，经单位领导审批后方可组织实施。

第十条会议通知：

1.会议组织者应在会议召开前至少7个工作日向参会人员发出书面会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程、参会要求等内容。

2.对于重要会议，应同时通过电话或其他即时通讯方式予以确认。

第十一条会议筹备：

1.会议组织者应根据会议计划，负责会议场地预定、设备检查、资料准备、参会人员接待等前期准备工作。

2.会议资料应提前准备好，并在会议开始前至少1个工作日送达参会人员手中。

第十二条会议召开：

1.会议应严格按照预定议程进行，主持人负责掌握会议进程，确保会议讨论有序进行。

2.会议期间，应做好会议记录，记录会议讨论的主要观点、决策结果和待解决的问题。

第十三条会议决策：

1.会议决策应充分讨论，形成明确意见，并以书面形式记录。

2.对于重大事项的决策，应按照民主集中制原则，实行表决制度，确保决策的合法性和合理性。

第十四条会议总结：

1.会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，明确会议成果、决策事项、责任人和完成时限。

2.会议纪要应在会议结束后3个工作日内完成，并分发给所有参会人员及相关部门。

第十五条会议反馈：

1.参会人员应对会议效果、组织和服务等方面提出意见和建议。

2.会议组织者应对反馈意见进行汇总和分析，作为改进会议管理的依据。

第十六条紧急情况处理：

1.如遇紧急情况需临时调整会议时间、地点或议程，会议组织者应立即通知所有参会人员，并重新安排会议相关事宜。

2.对于因故未能参加会议的人员，会议组织者应视情况提供会议纪要和相关资料，确保信息同步。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十七条会议纪要的制定与发布：

1.会议纪要应由专人负责起草，准确记录会议内容、决策事项、责任分配和执行期限。

2.会议纪要经会议主持人审核批准后，应及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

第十八条会议决策的执行与监督：

1.各责任部门和责任人应严格按照会议纪要中的决策事项和执行期限开展工作。

2.会议组织者或指定专人应定期对决策执行情况进行跟踪监督，确保决策落到实处。

第十九条进度报告与反馈机制：

1.责任部门应在执行过程中定期向会议组织者报告工作进展情况。

2.会议组织者应建立反馈机制，对执行中遇到的问题和困难及时协调解决。

第二十条变更管理与调整：

1.如因特殊情况需变更会议决策，应按照原决策流程进行审批，并及时更新会议纪要。

2.会议组织者应确保变更信息的及时传达，并对变更后的执行情况进行跟踪。

第二十一条结果评估与总结：

1.会议决策执行完毕后，会议组织者应组织对执行结果进行评估，总结经验教训。

2.对于未能按期完成的决策事项，应分析原因，制定改进措施，并在后续会议中予以关注。

第二十二条档案管理与查阅：

1.会议纪要应作为重要档案进行管理，由专人负责归档保存。

2.会议纪要应提供查阅服务，确保相关人员能够随时了解会议内容和决策执行情况。

第二十三条信息公开与透明度：

1.根据工作需要和保密要求，会议纪要的相关内容应适时向公众或内部员工公开，提高工作的透明度。

2.公开的会议纪要应通过适当的方式发布，如单位内部公告、网站、简报等。

第四章会议室管理规定

第二十四条会议室预订：

1.各单位应设立会议室预订系统，明确预订流程和时间节点，确保会议室使用的合理性和高效性。

2.预订会议室时，应提供会议名称、时间、参会人数等信息，并由专人负责审核和安排。

第二十五条会议室配置：

1.会议室应配置必要的设施设备，如会议桌椅、投影仪、音响系统、白板等，以满足不同类型会议的需求。

2.定期检查和维护会议室设施，确保设备正常运行。

第二十六条会议室使用规范：

1.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、进食，禁止乱丢废弃物。

2.使用会议室时，应严格按照预定时间进行，不得随意占用或提前结束。

第二十七条会议室安全管理：

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、安全通道等符合安全规定。

2.会议期间，应指定专人负责安全监控，确保参会人员的安全。

第二十八条会议室服务与支持：

1.会议组织者应提供必要的服务，如会场布置、资料发放、茶水服务等。

2.对于大型或重要会议，应提供专业的会务支持，确保会议顺利进行。

第二十九条会议室保密措施：

1.对于涉及保密内容的会议，会议室应具备相应的保密措施，如加密通讯、信号屏蔽等。

2.会议结束后，应清理会议室内所有保密资料，防止信息泄露。

第三十条会议室资源优化：

1.各单位应合理规划和利用会议室资源，提高使用效率，避免资源浪费。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等现代化手段，减少对实体会议室的依赖。

第三十一条会议室管理责任：

1.各单位应明确会议室管理责任人，负责会议室的日常管理、维护和服务工作。

2.会议室管理责任人应定期接受培训，提高业务能力和服务水平。

第五章附则

第三十二条制度修订：

本制度如有变更，由广州市相关部门负责修订，并按程序报批后公布实施。

第三十三条解释权：

本制度的解释权归广州