程序文件一 文件和记录管理程序

XXX有限公司

文件类型质量管理体系程叙文件文件编号QP-001

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文件名称文件和记录管理程序

版本01

修订记录

页次版号修订内容修订者批准修订日期

责任部门制定审核批准生效日期

文控中心2022-11-30

注：如无受控文件之盖印，为非受控文件，惟独受控文件才会被自动更新。

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1.0目的：

为使质量管理体系文件和记录有效管理，避免逾期失效的文件误用，保证使用的是最新文件。

2.0范围：

本公司内所有质量管理体系文件和记录管理。

3.0职责：

3.1文控中心负责公司所有质量管理体系文件与相关记录的编号、发放、与回收及归档管理

工作。

3.2各部门负责本部门在用质量体系文件和记录的管理。

4.0术语和定义：

4.1受控文件：为防止误用旧文件而以版次予以追踪修订的所有质量体系文件（含相关法律法

规及相关方的

特定要求等外来文件）。文件应保持适宜、有效,并盖有红色受控文件印章。

4.2一级文件

施量手册一简明公司质量系统如何满足IS0901:2022标准及相关方的要求。

4.3二级文件

程叙文件一质量管理体系的管理、规划管理、动作执行等各项质量管理体系所含的程叙文件。

4.4第三级文件

居业指导书一质量管理规定、质量作业标准、监测标准等。

4.5第四级文件

质量记录一监测表、纠正表、测试报告表所有与质量管理体系有关的记录等格式。

5.0作业内容：

5.1普通要求：

5.1.1正式发行的质量体系文件必须有制定、审核、批准，并按规定要求排版打印。

5.1.2质量体系文件的发放必须办理签收手续。

5.1.3页次格式：页次/总页次

5.1.4版次格式：版本号在一个版本内只能修订一次，每次修订文件必须更改文件版本。最

新版为01,第一次修改为02（如此类推）。

5.1.5文件普通包含:文件编号、文件名称、版本、制定部门、制定日期、修订日期；

5.2文件编号

5.2.1文件类型：

一级文件一一QM质量手册

二级文件——QP程叙文件

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三级文件一一WI作业指导书

四级文件---FM记录/表格

5.2.2一级文件编号：QM—□□□（Qualitymanual）

一~►手册序号

-------------►文件级别

5.2.3二级文件编号：QP—□□□（Qualityprocedure）

,————►程叙文件序号（001-999）

-------------►文件级别

5.2.4三级文件编号：WI-D□□一□□□(Workinstruction)

1_＞作业指导书序号(001-999)

----------►部门代号(见代码表)

----------►文件级别

5.2.5工艺文件编号：□□(Workinstruction)

」（001-999）

.产品编号

-------------------►部门代号（见代码表）

5.2.5四级文件编号：FM—（Form）

版次（新版01,增版02,如此类推）

----------►流水号（001-999）

-------------------►部门代号（见代码表）

_____________________6/A-Pil

5.2.6外来文件编号：DO—(Documentofoutside)

F----------►版次（新版01,增版02,如此类推）

-------------------►流水号（001-999）

___________________十件织用1

5.2.7其它资料编号：J［称一时间一口口口

流水号（001-999）

1----------►年月日（如：2022年09月28日，编号为：110928）

________________文件名称简写

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5.2.8部门代码表:

部门文件代码部门文件代码

总经办一

F：文控中心WK

管理代表GD生产部SCB

研发部YFB财务部CWB

品管部11~~PGB—►行政部XZB

供销部GXB"

5.3文件的制定、批准、发放与回收

5.3.1文件的制定与批相L---►

文件类型——►审核批准

一匆十件TCC土耳

劲（乂|十4-V<Z/S・目理白11衣总经理

二级文件部门主管管理者代表总经理

三级文件部门主管部门经理或者代理人管理者代表

工艺文件工程师j负责人负责人

部门文质一

四级文件-------------►ISO专员部门主管或者经

*理

5.3.L1文件的编制要参考5.1-5.2,且有依据，体现实用、规范、正确、有效性。首次发行

的文件，要填好《文件发率与甲攵记录》「以确定文体发放的部门及数量，并制定《文件总览

愁。_____________►

5.3.1.2审批：_______________________►

按文件的制定与批准表中而规定,一，1级文件由管理者代表审核,总经理批准，匚级文件

由质量管理代表批准四级文件由部门主管或者经理批准。

5.3.2文件的发放与回收

5.3.2.1文控中心对已批j隹的文件进行编得一版次规定.必须符合程序的要求，并核对无误后，

发放给各使用部门。_______________________►

5.3.2.2受控文件原稿由文控中心统二的住反面加盖红色“受控文件”印章（含表

格），不作使用用途；文控中心统一复印所需之份数的副本后，于副本每页正面加盖红色“受

控文件”印章后发行（表格盖反面），并让收文部门在《文件发放与回收记录》上签收，需收

回的旧版文件应注明数隼，并记存于《文件发放与回收记录》上。如受控文件遗失，应注明

原因并通知各部门以防1二误用。也控立住原稿存文控中心。

5.3.2.3回收之旧版文砒版布副本王而打b“X”,原稿正面盖“作废文件”章，防止误用。

除可作为知识经验保留的文件外，文控原稿作废文件保存期为一年。

5.3.2.4文件发放时如有缺页、破损、字迹含糊或者遗失等现象，应向文控中心申请补发，

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5.3.2.5受控文件需发放给公司外的相关人员，须经管理者代表批准后，在文件副本上加盖

“参考文件”印章后发给申请部门，并在《文件发放与回收记录》上签收。外发的受控文件

在修订后不予追回。

5.3.2.6质量管理体系文件为对外公开的文件，任何相关方需要时，均可以正当的手续向其提

供。

5.4文件修订/废止

5.4.1公司内员工对使用的受控文件有修改意见的，以《文件更改申请单》进行修订。

5.4.2当受控文件需废止时，以《文件更改申请单》进行废止，并将旧版本回收。

5.4.3修订/废止文件之审批、发行、回收按5.3执行。

5.5使用的受控文件某部门确定为不需用或者需要补发时，使用者将文件退回文控中心，且

文控中心管理员必须更新《文件发放与回收记录》。

5.6发行之后正式文件，使用部门不得在文件上涂改；若发现有错别之处，应即将通知文控

中心。本作业程序所产生之记录资料，除非另行规定，则依《文件和记录管理程序》作业。

5.7技术文件的控制

5.7.1图纸、物料清单、工艺文件或者作业指导书等相关资料由研发部按5.2的要求进行编号

按5.3的要求进行核准、受控、发放与回收。

5.7.2对重要的工程文件研发部负责人需对资料进行备份，确保在电脑故障或者不在岗位时

的资料安全。并参考5.9的要求进行管理。

5.7.3研发部如需将资料发到客户、供应商以外的第三方时，须经管理者代表允许才可放行。

具体参考《产品设计管理序》执行。

5.8外来文件管理

5.8.1外来文件须由文捽中心记录存档.必要时由文捽中心复印后加盖“外来文件”印章，

发放给相关部门。

5.8.2外来文件的分发、保管、补发同内部文件。文控中心应于每年年底对外来文件进行审

核。

5.9电子文档及网络管理

5.9.1质量管理体系文件由文控中心进行电子备份，必要时备份至其它硬盘或者服务器，并

至少每月更新一次。

5.9.2对于各部门所收到的外来文件或者邮件，应自行进行网络保存或者电子备份，必要时

增加密码进行保护，但需要预防密码遗忘。

5.9.3为保公司商业信息安全，行政部网管须对公司所有电脑拆除或者封闭USB外置接口（

特欢情况除外），惟独指定人员才干设置对外邮件，其他人员一律进行网络屏蔽，但可进行

内部邮件发送。

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5.10记录管理

5.10.1记录填写与建档

5.10.1.1质量记录应字皆清晰可辨明确、符合完整、准确及时的要求，不许伪造。

5.10.1.2质量记录修改.法可在笔诙定处划去错误的记录重新写清正确记录,若属检测数

据，判定之修改由更改人签字。

5.10.1.3质量记录可按月（季）编目、分类、装订成册、建档，以利查阅。

5.10.1.4质量记录应妥.保存，阵k损坏后遗失,以便备查。

5.10.1.5质量记录等数就在调阅及分析时,应便于取得及归档，以便随时可了解质量的变

化趋向。

5.10.2记录保存与变更1二

5.10.2.1各项质量记录戈件格式之修改或者增订,由各使用部门自行决定，经部门主管或者

经理允许，但不得私自植改或者增订，应由文件中心统一确认并受控后发行到各部门方为

有效（不作管理体系证据的记录除外）。

5.10.2.2质量记录的保存期限普通为二年，若有其它要求，保存期限参见《文件总览表》的

规定。

5.10.2.3在质量记录的保存期限内，如相关方要求查阅时，相关部门应能提供质量记录。

所有质量记录需由刷时，中请部门应先逢文控中心核准正确格式后,才可送采购部

5.10.2.4

安排批量印刷，所有的表格记录在不改变内容的情况下，根据实际需要可放大为A3或者缩小

为A5O

5.11文件保存期限

序号文件名称------------------保存期限保存部门

1质是手姆---------・最新文控中心

2程叙文件最新文控中心

3作业指导书最新各部门

4表笔/记录1------见M夹件总览表》各部门

5客户标准/就范--------------客户更新为止