公文写作知识培训笔记

公文写作知识培训笔记公文写作知识培训笔记公文概述什么是公文公文，即公务文书，是国家机关及其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。公文的特点公文的特点主要表现在以下五个方面：1．公文有法定的作者。2．公文有法定的权威。3．公文有特定的效用。4．公文有规范的体式。5．公文有规定的处理程序。公文的作用公文的作用主要表现在以下五个方面：1．领导与指导作用。2．行为规范作用。3．传递信息作用。4．公务联系作用。5．凭据记载作用。公文的分类及文种2．从公文的行文关系上来划分从一个单位的对外文件来说，可以按照他们的行文关系，文件去向，划分为上行文、平行文和下行文三类。(1)上行文。是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文。(2)平行文。是指同级机关或者不相隶属的；没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。(3)下行文。是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。3．从公文的秘密程度和阅读范围来划分可将公文分为秘密文件、普通文件和公布文件。(1)秘密文件。是指内容涉及公司和国家的秘密，需要控制范围和阅知对象的文件。(2)普通文件。是相对秘密文件而言的。这类普通文件阅范围比较宽，但一般说来，只限于本机关或本组织内部，不对外公布。(3)公布文件。是指向人民群众和国内外公开发布的文件。4．从公文制发机关的性质和作用来划分可将公文分为法规文件、行政文件和公司的文件。(1)法规文件。是指由中央和地方各级权力机关、行政机制发的法律、法令和行政法规与规章文件。法规文件一般分为三种：法律文件、法令文件和行政法规与规章文件。(2)行政文件。主要是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。(3)公司的文件。是指由公司或机关、组织形成和使用的文件．反映公司的领导、公司的工作和公司的建设等活动。从公文内容的性质和特点来划分公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。(1)指挥性公文。是指上级领导机关对下级机关或群众发用以领导和指导工作的公文。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。(2)规范性公文。是指由机关、组织、社会团体制定的要求员在活动，工作等方面严格遵守的行为规范，是一种兼有政策性和法规性的公文，例如条例、规定、办法、细则、章程、规则等。(3)报请性公文。是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。例如请示、报告等。(4)知照性公文。是指机关单位发布的需要周知或遵守、以及各部门机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。例如公报、公告、知照性通知、通报、函等。(5)记录性公文。是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。二、文种(公文的名称)现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的地位与发文的目的，正确地使用公文名称，不能滥用。1993年11月21日，国务院办公厅经修订后重新发布了《国家行政机关公文处理办法》，将公文文种调整为现行的12类13种：命令(令)、议案、决定、指示、公告和通告、通知、通报、报告、指示、批复、函、会议纪要等。中共中央办公厅1996年发布《中国共产党机关公文处理条例》规定公司的机关公文种类有14种：决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要公文写作技巧公文写作的最常见误区1、用写散文、小说的语气写作公文；用词不慎或不会使用公文专用词；2、以个人意志代替部门或团体意志；公文虽个人执笔，却应是集体的意见。3、用静止的眼光起草公文，如在一些制度中竟出现了本程序由XXX领导审批的字样。公文应是在一定时期内都能发生效用的文件。4、错别字连天，标点号误用，歧义句不少，让执行者摸不着头脑，同时置疑起草公文的部门水平太低；5、起草公文未调查研究，仅是照本宣科，严重脱离实际；6、错用文种，不清楚上行文、下行文等的含义，该报告领导知晓的却用成了请示，平级单位应用函的用成了指示。7、政策水平差，对相关文件吃不透，匆忙下笔，起草的公文内容同其它文件相抵触，使执行者无所适从。……公文写作的六大禁忌1、语句罗嗦一个孤僧独自归，关门闭户掩柴扉。半夜三更子时分，杜鹃谢豹子归啼2、时间不清现在而今眼目下,那时以往很久前3、态度不明也许似乎大概是，然而未必不见得4、歧义句我借他十块钱。和妻子相比，我更喜欢狗两个幼儿园的老师她是去年生的5、逻辑病句我司员工不得违反迟到、早退、旷课和组织纪律性不强等错误。在会议结束前,全体员工和中层领导都不得无故离开会议场地。我司已经基本根除了提前到食堂就餐现象除不能到会的人员外,全体员工都来参加培训了大家要提高警惕，防止偷盗的事件不再发生员工能否取得优良成绩，决定于平时的努力钻研业务知识6、错别字公文写作技巧一、公文写作是代机关立言，当慎之再慎公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。一般说来，公文起草的组织可以分别采用以下三种形式：1．由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2．由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。3．由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文。二、发挥公文效用，把好质量关公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达两个方面。1．在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。2．在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。公文写作既然要符合一定规则，又要写出让执行者便于阅读、便于理解的文采，所以说相当困难，以一句很形象的话形容：公文写作是戴着脚镣跳舞。三、以切关部门荣誉，切关员工利益的负责态度对待公文写作公文是代机关立言，代表了机关的政策水平、是检验部门水平的载体。公文有一定时间性，延续性，不是可以随意废止、更改的，故写作时应慎之更慎公文切不得反映个人风格、喜好，观点，而应当是群体的意见，故调查研究很有必要！公文写作的特点公文写作同写其它类文章一样应该讲究质量，注重效用文写作又不同于其它种类的文章而有其鲜明的特点：1．被动写作，遵命性强。2．对象明确，针对性强。3．集思广益，群体性强。4．决策之作，政策性强。5．急迫之作，时限性强。6．讲究格式，规范性强。公文写作的基本要求公文写作的上述特点，决定了公文写作的基本要求：1．要保证公文内容在政治上的正确性。2．要实事求是，在业务上符合客观规律。3．在文字表述上准确、鲜明、生动，符合预防与逻辑。4．公文起草要符合统一规定的体式与程序。5．要注意选用书写的载体材料与字迹材料。公文写作步骤与方法一、明确发文主旨。即公文的主题或目的，通常包括内容：1．公文的中心内容是什么?2．根据公文内容，准备采用何种公文名称。3．要明确公文发送范围和阅读对象。二、收集有关材料。即围绕主题收集有关材料，进行一定的调查研究工作。1．收集、阅读和研究有关部门的文件材料。2．深人下去，收集有关的实际材料。三、拟出写作提纲四、认真起草正文1．把握公文主题，选好用好材料。2．观点正确，情况确实。3．内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见4．文字表述要简练，交代问题要清楚。五、反复检查修改。1．关于主题的修改。2．关于观点的修改。3．关于材料的修改。4．关于结构的修改。5．关于语言的修改。公文写作时的“三校”与“五修改”一校、是否该行文，是否与现行文件相冲突；二校、文种正确与否，总体方向正确与否；三校、文件的结构、用句、用字是否恰当五修改（反复检查修改）1．关于主题的修改。2．关于观点的修改。3．关于材料的修改。4．关于结构的修改。5．关于语言、文字、标点的修改，以及打印后对打印稿的全面检查修改。典型公文的写作通知一、通知概述通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。《办法》规定：“通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。”通知是一种使用面极广、以下行为主也可以平行的公文文种。二、通知的类型(一)发布性通知：用于发布行政规章制度及公司内规章制度。(二)批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文给所属有关部门人员，让他们周知或者执行。(三)转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关部门人员，让他们周知或者执行。(四)指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作。(五)任免性通知：用于任免和聘用干部。(六)事务性通知用于处理日常工作中带事务性的事情常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关部门或群众。三、通知的写作通知适用面广，不同类型的通知因作用不同而写法也有异，写作时要注意不同类型通知的不同特点。(一)标题标题多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式。批转性、转发性通知，标题中应标明“批转”、“转发”字样，并要列出原发文单位和原文件名称。(二)不同类型通知的正文有不同写法：1．发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，请贯彻执行就行了。2．批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。3．指示性通知写法相对比较复杂。4．任免性通知写法不复杂，一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。5．事务性通知写法也简单，只要把需要周知或执行的事写清楚就行了。通报一、通报概述通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文件。《办法》规定：“通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要或者情况。”《条例》规定：“通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。通报的特点通报的主要特点有二：(一)周知性：即在发文范围内让所有人都知道所通报的情况。(二)指导性：通报的目的不仅仅是要让群众知道发生了什么事，更重要的是要群众认清事情的性质，提高思想认识。通报的类型根据通报承担的任务，可以把通报分为三类：(一)表彰先进型：用于表彰个体或群体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。(二)批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应吸取的教训。(三)传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达下属，以便下属在开展工作、处理问题时做到心中有数。通报的写作通报的正文，类型不同写作时要注意的重点也不尽相同：1．表彰先进的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定，分析先进思想，指明如何向先进学习这样四个步骤写。2．批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。3．传达事项的通报，一般由两部分组成：一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或要多少，视实际需要决定。报告一、报告概述报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。《办法》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作，反应情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。”报告的特点报告的主要特点有二：(一)重陈述。报告的主要任务是如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。(二)有主见。汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点。汇报者在报告中，应当对所报告的事实，提出自己的看法。报告的类型按照内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告。综合报告多属例行报告，即每隔一定时间，如一季、半年、一年，下级必须将工作情况全面向上级汇报一次。专项报告是就某件事或某个问题专门写的报告，多半是不定期的，根据实际的需要而撰写。按照行文的目的的不同，报告可分为呈报性报告和呈转性报告。呈报性报告的行文目的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道。呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。报告的写作(一)陈述事实要清楚扼要。(二)表达观点要精炼清晰。(三)语言要简洁朴实。请示一、请示概述请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。《办法》规定：“请示适用于向上级机关请求指示、批准。”请示的特点请示的特点主要有三：(一)超前性：请示必须在办事之前。(二)说明性：请示的目的在于向上级说明情况，请求帮助。(三)单一性：请示必须坚持“一文一事”。请示的类型根据行文目的的不同，请示可分为三大类：(一)请求批准类：下级机关希望或打算做某件事，而批准权在上级机关，就要通过请示，请求批准。(二)请求帮助类：下级机关在权限范围内可以办的事情，因条件限制无法办好，可以通过请示，请求上级帮助。(三)请求批转类：一般是职能部门就与自己业务范围有关的全局性工作，提出意见或建议，请求上级同意，并批转各有关部门执行。请示的写作(一)要遵守行文规则。请示的行文规则，《办法》和《条例》有明确的规定，综合起来有四条：1．请示应当一文一事。2．请示一般只写一个主送机关，女啸同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。3．一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。4．受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。(二)理由要充分，要求要合理。(三)格式要正确，语言要得体。请示的正文一般由请示理由、请示事项、结束语三个部分。请示理由要充分具体，具有说服力，一般自成段落，请示事项如涉及几个方面，应分点列出，常用的结束语有“可否，请批示”、“当否、请指示”、“以上意见如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”等。批复概述批复是答复下级机关请示事项的指示性公文。《办法》规定：“批复适用于答复下级机关的请示事项。”批复的特点(一)针对性：针对请示这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。(二)指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级机关的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。批复的类型(一)表态性批复：主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。(二)指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级机关工作的性质。批复的写作(一)要先回应后批复。批复是针对请示写的，所以批复正文的开头，一定要表示来文已经收到。(二)态度要鲜明，措辞要明确。批复是指导性的，是下级行动的依据所以一定不能让下级产生误解。如果不同意下级的请示，一要说明原因。(三)要及时批复。批复的时间性较强，所以要及时处理各类请示件。函概述函是机关之间办理日常公务的交往性公文。《办法》规定：“函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。”二、函的特点(一)形式灵活，适应性强。(二)务实性强。函的类型(一)商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。(二)问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。(三)请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。(四)知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。平行机关和不相隶属机关可以使用，上下级机关也可以使用。函的写作(一)一事一函，直陈其事。函的正文，一般由缘由、事项、结语三部分组成。缘由是交代为什么要写这封函；事项是说明商洽、询问、答复、请求、知照的具体内容；结语是表达发函者的愿望，如：“请研究后函复“、“请批准”、“特此函告”等。(二)语言要平实、亲切、自然。一切从工作需