会议记录管理制度范本

会议记录管理制度范本第一章总则

第一条目的与原则

本制度旨在规范会议的组织、召开及管理，确保会议的高效性、有序性和结果的落实。制定和执行会议管理制度应遵循以下原则：

-高效有序：确保会议时间得到充分利用，减少无效讨论，提高决策效率。

-公开透明：会议内容、决议及执行情况应对涉及的相关人员保持透明。

-责权明确：会议中各项任务和决议明确责任人和完成时限。

-督促落实：确保会议决议得到有效执行，并有跟踪和反馈机制。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有层级会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会及项目专项会议。

第三条会议类别

根据会议的性质和目的，会议可分为以下几类：

-定期会议：如周例会、月度总结会等，按照预设周期召开。

-临时会议：针对突发事件或特定议题召集的会议。

-专项会议：针对特定项目或议题召开的会议。

第四条参与人员

会议应根据需要邀请相关管理人员、部门负责人及必要的工作人员参加。参加人员应具备以下条件：

-与会议议题相关，能够提供决策所需信息或专业知识。

-能够对议题作出有效判断，参与决策。

-对会议决议的执行负有责任。

第五条制度修订

本制度可根据公司发展需要和实际运作情况进行定期或不定期的修订，修订内容需经管理层审批通过后公布实施。

第六条制度生效

本制度自发布之日起生效，原有会议管理制度同时废止。所有会议的组织与召开均应依照本制度执行。如遇特殊情况，可根据实际情况报请管理层审批，采取特殊管理措施。

第二章会议流程

会议筹备

-议题征集：会议主持人或秘书应在会议召开前，通过邮件、公告或直接沟通等方式，向与会人员征集议题。议题应明确具体，包含议题背景、需解决的问题及预期目标。

-会议通知：确定会议时间、地点后，应至少提前72小时向与会人员发出会议通知，通知中应包括会议主题、时间、地点、预期议程及参会要求。

-材料准备：会议主持人或相关责任人应准备会议所需的背景资料、数据报告、提案文件等，并在会议召开前至少24小时分发至与会人员。

会议召开

-签到记录：会议开始前，由会议秘书负责与会人员的签到工作，确保出席记录准确无误。

-会议议程：会议严格按照预定议程进行，会议主持人负责引导讨论，确保会议不偏离主题。

-发言规则：会议中，与会人员应依次发言，每人发言时间应控制在合理范围内，确保充分讨论。

-决策记录：会议中产生的决策和任务分配应详细记录，明确责任人和完成时限。

会议总结

-纪要整理：会议结束后24小时内，会议秘书应根据会议记录整理会议纪要，包括会议内容、讨论重点、决策结果及任务分配等。

-纪要分发：会议纪要经会议主持人审核确认后，应及时分发给所有与会人员，并要求相关责任人签字确认。

-公开公示：对于涉及多部门或全员的会议纪要，应在公司内部公共平台进行公示，确保信息透明。

后续跟进

-任务跟踪：会议秘书应定期跟进会议决策的执行情况，并及时向会议主持人汇报。

-反馈机制：设立反馈渠道，对于会议决策执行中的问题和建议，相关人员应及时反馈，以便及时调整和改进。

-效果评估：会议主持人或指定评估人对会议决策的执行效果进行评估，为后续会议提供改进依据。

第三章会议纪要的跟踪落实

纪要的准确性确认

-会议纪要应全面、准确地反映会议内容，特别是决策和任务分配。会议主持人负责在会议结束后及时审查会议纪要，确保无遗漏和误解。

-与会人员在收到会议纪要后，应在规定时间内（例如24小时内）反馈意见，确认纪要内容的准确性。

任务分配与责任确认

-会议纪要中明确列出的任务应具体分配到个人或团队，并明确任务完成的预期时间节点。

-责任人在接到任务后，应在规定时间内确认接收，并对任务完成情况负责。

跟踪与监督

-设立专门的跟踪机制，对会议纪要中的任务进行定期检查和监督。

-会议秘书或指定专人负责跟踪任务进度，通过邮件、电话或面对面沟通等方式，了解任务执行情况。

进度报告

-定期（如每周或每月）要求责任人提交任务进展报告，报告应包括已完成的工作、未完成的原因及后续计划。

-会议主持人或管理层应定期审查进度报告，对执行中的问题提供指导和支持。

问题解决机制

-遇到任务执行中的问题，责任人应及时提出，通过会议纪要跟踪落实机制反馈给管理层。

-管理层应迅速响应，提供必要的资源或调整计划，确保问题得到有效解决。

结果评估与反馈

-任务完成后，应对照会议纪要进行结果评估，确保决策得到有效执行。

-通过评估结果，收集反馈信息，为改进会议管理制度和提升决策执行效率提供依据。

变更管理

-如任务执行过程中出现需要调整决策或任务的情况，应按照变更管理流程进行，记录变更原因、影响及解决方案，并更新会议纪要。

-所有变更都应得到相关责任人和管理层的确认，并重新分发给所有相关人员。

第四章会议室管理规定

预订与安排

-会议室使用需提前预订，由会议秘书或指定人员统一管理。预订时应提供会议主题、预计参会人数、所需设备等信息。

-会议秘书负责根据预订需求合理安排会议室，确保会议时间不冲突，并提前做好会议室内设施检查和布置。

设施与设备

-会议室应配备必要的设施和设备，如投影仪、白板、音响系统等，并定期进行维护和更新。

-会议前，会议秘书应确保所有设备正常运行，所需材料齐备，以满足会议需求。

环境与秩序

-会议室应保持整洁、安静，严禁在会议室内吸烟、进食。

-会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音，遵守会议纪律，不随意离开座位，确保会议有序进行。

安全与保密

-会议室应遵循公司安全规定，确保消防设施正常，逃生通道畅通。

-对于涉及敏感信息的会议，会议秘书应采取保密措施，包括但不限于设置密码保护、限制会议记录外传等。

会后整理

-会议结束后，与会人员应协助整理会议室，确保遗留物品和资料得到妥善处理。

-会议秘书负责检查会议室设备使用情况，关闭电源，回收会议材料，并做好会议室内卫生。

管理与维护

-定期对会议室使用情况进行评估，收集反馈意见，不断优化会议室管理流程。

-对于违反会议室管理规定的行为，应进行记录并视情况给予相应处罚，确保规定得到有效执行。

资源优化

-鼓励通过视频会议、电话会议等形式，减少对实体会议室的依赖，提高资源利用效率。

-推广无纸化会议，使用电子设备展示会议材料，减少纸质文件使用