街道办事处会议管理制度

街道办事处会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为加强街道办事处会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据《中华人民共和国行政会议制度》及上级有关会议管理规定，结合街道办事处实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于街道办事处召开的各类会议，包括但不限于：主任办公会、专题协调会、工作部署会等。

三、基本原则

1.会议应遵循务实、高效、节俭的原则，严格控制会议数量、规模和时间。

2.会议议题应具有针对性和紧迫性，确保会议决策的科学性、民主性和合法性。

3.会议组织应严密，会前充分准备，会中认真讨论，会后及时落实。

4.会议纪律严明，参会人员应按时出席，遵守会议规定，保守会议秘密。

四、会议类别及召开权限

1.主任办公会：由街道办事处主任或主任委托的副主任主持，研究决定重大事项和日常工作。

2.专题协调会：由街道办事处主任或副主任主持，针对特定问题进行协调、研究。

3.工作部署会：由街道办事处主任或副主任主持，对阶段性工作进行部署和安排。

4.其他会议：根据工作需要，由街道办事处主任或副主任决定召开。

五、会议组织与管理

1.会议的组织和管理工作由街道办事处的办公室负责。

2.办公室应建立健全会议管理制度，确保会议的顺利进行。

3.办公室负责会议通知、会场布置、会议资料准备、会议记录等工作。

六、参会人员职责

1.参会人员应积极参与会议讨论，提出意见和建议。

2.参会人员应遵守会议纪律，不得无故缺席、迟到、早退。

3.参会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容和决策事项。

4.参会人员应认真履行职责，按照会议决议开展工作。

七、本制度的解释权归街道办事处所有。

八、本制度自发布之日起实施。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如遇特殊情况，需经街道办事处主任批准后，可适当调整。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议召开前，由街道办事处办公室负责收集议题，报请主任或副主任审批确定。

2.下发通知：办公室根据审批后的议题，制定会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、议题等内容，并通过适当方式及时下发。

3.准备材料：会议相关材料应在会前准备完毕，包括但不限于会议议程、背景资料、相关政策法规、研究报告等，确保参会人员对议题有全面了解。

二、会议召开

1.会前签到：会议开始前，参会人员应进行签到，确认出席情况。

2.会议主持人：主持人应在会议开始时明确会议目的、议程、纪律要求等。

3.讨论议题：按照会议议程，逐项讨论议题。发言人应简明扼要地陈述观点，其他参会人员可就议题展开讨论，提出意见和建议。

4.归纳总结：议题讨论结束后，主持人应对讨论情况进行总结，形成决策意见。

三、会议决策

1.投票表决：对于重大事项，可采用无记名投票方式进行表决。表决结果需由主持会议的主任或副主任宣布。

2.决策记录：会议决策过程和结果应由专人记录，并由参会人员签字确认。

3.决策公开：根据需要，会议决策可对外公开，接受社会监督。

四、会议纪要

1.编写会议纪要：会议结束后，办公室应尽快编写会议纪要，包括会议基本情况、讨论议题、决策结果等内容。

2.审批会议纪要：会议纪要经主任或副主任审批后，分发给参会人员和相关单位。

3.公布会议纪要：对于需要公开的会议纪要，可通过适当方式进行公布。

五、会议总结与反馈

1.办公室应定期对会议召开情况进行总结，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.参会人员对会议组织、议题讨论、决策执行等方面提出的意见和建议，应及时反馈给办公室，以便不断优化会议管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发放与传达

1.会议纪要经审批通过后，由街道办事处办公室及时将纪要发放给所有参会人员及相关部门。

2.办公室应确保纪要中的决策事项和行动要求被各部门充分理解和接收。

3.对于涉及多个部门或外单位的会议纪要，应明确各部门的职责和协作要求，确保信息畅通。

二、任务分解与责任落实

1.办公室应根据会议纪要内容，将决策事项分解为具体的任务，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.各责任部门应按照任务分解要求，制定详细的执行计划，并报办公室备案。

3.办公室应建立跟踪机制，对任务的执行情况进行定期检查和督促。

三、执行情况的反馈与评估

1.责任部门在任务执行过程中，应定期向办公室报告进展情况，遇到问题和困难时，应及时沟通并寻求支持。

2.办公室应建立反馈机制，收集任务执行中的问题和建议，及时调整和优化执行计划。

3.对已完成任务的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后的决策提供参考。

四、跟踪落实的监督与问责

1.办公室应加强对任务执行情况的监督，对执行不力、推诿扯皮的部门和个人进行问责。

2.建立明确的问责机制，对未按期完成或质量不达标的工作，追究相关责任人的责任。

3.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行公示，接受社会各界的监督。

五、持续改进与优化

1.办公室应定期对会议纪要的跟踪落实工作进行总结，查找存在的问题和不足。

2.根据总结结果，不断优化工作流程，提高会议纪要的执行效率。

3.鼓励各部门和员工提出改进意见，持续完善会议纪要的跟踪落实机制。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，由街道办事处办公室统一管理。

2.预订会议室时，需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、会议类型等信息。

3.办公室根据预订情况，合理安排会议室使用，避免冲突。

二、会场布置与设备管理

1.会议室布置应简洁、大方，符合会议主题。

2.会场内设备（如投影仪、音响、话筒等）应保持完好，确保会议顺利进行。

3.使用会议室时，应爱护设备，遵守设备操作规程，发现问题及时报修。

三、会议室卫生与消防安全

1.会议室应保持干净整洁，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.办公室负责安排定期清理会议室，确保卫生状况良好。

3.会议室应配备消防设施，并定期检查，确保消防安全。

四、会议保密工作

1.会议室内应采取相应的保密措施，如安装隔音设备、设置保密柜等。

2.参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.办公室负责对会议资料的收发、归档和销毁工作，确保会议信息安全。

五、会议室使用规范

1.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭设备电源，保持会议室整洁。

2.办公室应定期对会议室使用情况进行检查，对违反规定的行为予以制止。

3.鼓励节约使用会议室资源，减少不必要的会议，提高会议效率。

六、会议室维修与更新

1.办公室负责对会议室设施进行定期检查、维修，确保设备正常运行。

2.随着工作需要，办公室可根据实际情况对会议室进行改造、更新。

3.会议室的维修、更新项目应纳入街道办事处年度预算，确保资金投入。

第五章附则

一、本制度的解释