企业管理-厂商对账工作流程

会计实操文库PAGE1企业管理-厂商对账工作流程一、对账前准备1.确定对账周期根据与厂商的合作协议或以往惯例，确定对账的周期，常见的有月度对账、季度对账或年度对账。例如，在与某原材料供应商的合作中，双方约定每月进行一次对账。2.收集内部资料从企业内部的采购部门、仓库部门和财务部门收集相关资料。采购记录：从采购系统中获取与该厂商有关的采购订单，包括订单编号、采购日期、商品或服务名称、采购数量、采购单价、订单总金额等信息。入库记录：仓库部门提供的商品入库单，核对实际入库数量、入库日期等信息，确保与采购订单相符。如有退货情况，还需收集退货单，记录退货数量、日期和原因等。付款记录：财务部门提供的付款凭证，如银行转账回单、支票存根等，明确已支付给厂商的款项金额、支付日期等。二、编制对账单1.对账单格式与内容创建对账单，表头应包含企业名称、厂商名称、对账期间（如[开始日期][结束日期]）等基本信息。对账单主体内容包括采购订单编号、采购日期、商品或服务名称、规格型号（如有）、采购数量、采购单价、采购金额、入库数量、退货数量、已付款金额、未付款金额等。例如，按采购订单的时间顺序依次列出各项交易明细。在对账单末尾，汇总计算出本对账期间的采购总金额、退货总金额、已付款总金额和未付款总金额，并注明编制人姓名和编制日期。三、发送对账单1.发送方式选择根据与厂商的沟通方式，选择合适的发送途径，如电子邮件、传真或邮寄纸质对账单。如果双方有电子数据交换（EDI）系统，也可通过该系统发送。例如，对于经常使用电子邮件沟通的厂商，将对账单以附件形式发送至对方指定邮箱，并在邮件中简要说明对账事项。2.发送通知在发送对账单后，及时通过电话或短信通知厂商查收对账单，并告知对方对账的截止日期和反馈方式。例如，打电话告知厂商已发送对账单，请对方在5个工作日内核对并回复，如有疑问可随时联系。四、厂商核对与反馈1.厂商核对厂商收到对账单后，会在规定的时间内（如35个工作日），根据自己的销售记录、发货记录和收款记录等进行仔细核对。他们会检查采购订单的准确性、入库数量与发货数量是否一致、付款金额是否正确等。2.厂商反馈如果厂商核对无误，会以书面形式（如电子邮件、传真等）回复确认对账结果。例如，厂商回复邮件表示对账单内容准确无误，双方的未付款金额一致。如果厂商发现差异，会详细列出差异内容，如某笔订单的采购数量不符、未记录某笔退货、付款金额有出入等，并附上相关的说明或证据。例如，厂商反馈在某一采购订单中，他们记录的采购数量比对账单上多10件，同时提供当时的发货清单作为证据。五、差异处理1.内部复查收到厂商反馈的差异后，企业内部相关部门（采购部门、仓库部门、财务部门等）共同进行复查。针对每一个差异点，重新核对原始的采购订单、入库单、付款凭证等资料。例如，对于采购数量的差异，采购部门与仓库部门核对原始订单和入库记录，查看是否存在记录错误或遗漏。2.双方沟通协商如果是企业内部的错误导致差异，应及时与厂商沟通解决方案。例如，如果是未记录某笔退货，向厂商道歉并承诺在对账单上进行调整，同时按照退货政策处理相关款项。如果是厂商的错误，应提供充分的证据（如入库单、付款回单等）向厂商解释说明，以便厂商更正错误。例如，对于厂商提出的采购数量不符问题，提供仓库的入库单扫描件，证明入库数量与对账单一致。在双方就差异达成一致意见后，根据协商结果调整对账单。六、对账结果确认1.最终确认经过差异处理后，重新向厂商发送调整后的对账单（如果有调整），请厂商再次核对确认。厂商确认无误后，双方通过电子邮件、传真或