煤矿会议室管理制度

煤矿会议室管理制度第一章总则

一、目的与依据

为确保煤矿会议室使用高效、有序，提高会议质量，规范会议管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国安全生产法》等法律法规，结合煤矿实际情况，特制定本管理制度。

二、适用范围

本管理制度适用于煤矿内部各类会议的组织、召开、管理及会议室的使用、维护等工作。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议规模、时间和费用。

2.会议应注重实际效果，提倡简洁明快的会议风格，禁止召开无实质内容的会议。

3.会议组织者应认真履行职责，确保会议质量，提高决策效率。

4.与会人员应积极参与讨论，严格遵守会议纪律，保守会议秘密。

四、责任分工

1.矿长负责审批煤矿内部各类会议，并对会议的召开及执行情况进行监督。

2.办公室负责会议室的日常管理和维护，保障会议室设施设备完好，为会议提供良好环境。

3.各部门负责人负责组织、召开本部门相关会议，并对会议纪要的跟踪落实负责。

4.与会人员应按时参加各类会议，积极参与讨论，并严格遵守会议纪律。

五、管理制度

1.本管理制度为煤矿会议室管理的纲领性文件，所有涉及会议室使用、管理的相关规定均应遵循本制度。

2.办公室可根据实际情况，制定会议室使用、管理等具体实施细则，报矿长审批后实施。

3.各部门应认真贯彻执行本管理制度，如有违反，将按照煤矿相关规定予以处理。

六、解释与修订

1.本管理制度的解释权归煤矿办公室所有。

2.办公室可根据煤矿发展需要和实际情况，对本管理制度进行修订，报矿长审批后实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议组织者应根据工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.拟定会议方案：会议组织者应根据会议主题，制定会议方案，包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等。

3.报批程序：会议方案经部门负责人审核后，报矿长审批。

4.会议通知：会议组织者应在会议召开前，将会议时间、地点、议程等信息通知与会人员，并要求与会人员做好相关准备工作。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前签到，会议组织者应做好签到记录。

2.会议主持人：会议主持人应按照会议议程，组织会议讨论，确保会议有序进行。

3.会议发言：与会人员应围绕会议主题，积极发言，提出建设性意见和建议。

4.会议记录：会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议讨论的主要内容、结论和决定事项。

三、会议决策

1.决策程序：会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取与会人员的意见和建议，形成会议决定。

2.决策公示：会议决策结果应在会议结束后，及时公示，以便与会人员了解和执行。

3.决策执行：各部门应按照会议决策，认真组织落实，确保决策事项得到有效执行。

四、会议总结

1.会议纪要：会议组织者应在会议结束后，整理会议纪要，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.纪要审批：会议纪要经部门负责人审核后，报矿长审批。

3.纪要发放：审批通过的会议纪要应发放给与会人员，以便各部门了解会议内容，落实会议决策。

五、会议反馈

1.会议组织者应定期收集与会人员对会议效果的反馈意见，以便改进会议组织工作。

2.与会人员可就会议组织、会议内容、会议决策等方面提出意见和建议，促进会议质量的提升。

六、会议资料归档

会议组织者应将会议方案、会议纪要、签到记录等相关资料整理归档，以便查阅和追溯。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议纪要应准确反映会议内容、讨论重点和决策结果，文字表述清晰、简练。

2.会议纪要编制完成后，应由会议组织者进行初步审核，确保纪要内容的准确性。

3.经初步审核的会议纪要，提交给部门负责人进行二审，确保纪要内容的完整性和可行性。

4.最终审批：二审通过的会议纪要，报矿长进行最终审批。

二、会议纪要的发布与传达

1.审批通过的会议纪要应以书面形式发布，通过内部邮件、公告等方式传达给与会人员及相关部门。

2.会议组织者应确保会议纪要传达的及时性，避免影响会议决策的执行。

三、会议纪要的执行与跟踪

1.各部门应根据会议纪要中的决策事项，制定具体的执行计划，明确责任人、完成时限等。

2.会议组织者应定期跟踪会议纪要的执行情况，对执行过程中出现的问题及时协调解决。

3.对于涉及多个部门的决策事项，会议组织者应加强部门间的沟通与协作，确保决策得到有效落实。

四、会议纪要执行情况的反馈与评估

1.各部门在执行会议纪要过程中，应定期向上级汇报执行情况，包括已完成的任务、存在的问题及改进措施等。

2.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析执行效果，总结经验教训，为今后会议的组织和管理提供借鉴。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照档案管理规定，进行分类、整理、归档，确保资料齐全、便于查阅。

2.会议纪要的归档应遵循保密原则，严格控制资料的使用和传播范围。

3.办公室负责会议纪要的日常管理和维护，确保纪要资料的完整性和安全性。

六、会议纪要的持续改进

1.会议组织者应不断总结会议纪要的编制、传达、执行、反馈等环节的经验教训，持续优化会议纪要管理流程。

2.积极采纳与会人员对会议纪要管理的意见和建议，提高会议纪要的实用性和有效性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向办公室提交会议室申请，包括会议时间、参会人数、会议类型等。

2.办公室负责对会议室预订进行统筹安排，确保会议室使用合理、高效。

3.会议室预订应遵循优先保障重要会议、紧急会议的原则。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理调整，确保会议环境舒适、实用。

2.会议室内应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板等，并确保设备正常运行。

3.会议桌椅摆放整齐，保持室内通风、光线充足，营造良好的会议氛围。

三、会议室使用

1.会议室内严禁吸烟、进食，保持环境卫生。

2.与会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏，如有损坏，应照价赔偿。

3.会议结束后，与会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保设施处于关闭状态。

四、会议室维护与保养

1.办公室负责定期对会议室设施进行检查、维护，确保设施设备完好。

2.发现会议室设施损坏或故障，应及时报修，避免影响会议的正常进行。

3.定期对会议室进行清洁、保养，保持会议室环境整洁、美观。

五、会议室安全管理

1.会议室应严格遵守煤矿安全规定，确保消防设施齐全、有效。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品，确保安全通道畅通。

3.办公室应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

六、会议室保密工作

1.会议室内涉及企业秘密、商业秘密的资料，应严格按照保密规定进行管理。

2.与会人员应遵守保密纪律，不得泄露会议内容。

3.办公室应加强对会议室的监控和巡查，确保会议保密工作落到实处。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关