市公司会议室管理制度规定

市公司会议室管理制度规定第一章总则

为确保市公司会议的有序进行，提高会议效率，明确会议管理责任，特制定本会议室管理制度规定。本规定适用于公司内部所有会议室的使用、管理和维护，以及与会议相关的各项活动。

一、目的与原则

1.本制度旨在加强会议管理，规范会议行为，确保会议质量，提高决策效率。

2.会议应遵循务实、高效、节约的原则，严格控制会议规模、次数和时间。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题会等。

2.本制度涉及会议的申请、审批、召开、纪要、落实及会议室管理等环节。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定周期召开的会议，如部门例会、总经理办公会等。

2.临时会议：因工作需要临时召开的会议，如专题会、紧急协调会等。

四、责任主体

1.会议召集人：负责会议的申请、组织和主持。

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

3.会议室管理员：负责会议室的日常管理和维护。

五、制度执行

1.各级管理人员应严格遵守本制度，切实履行职责，确保会议的顺利进行。

2.对违反本制度的行为，视情节给予相应处罚，情节严重的，依法追究责任。

六、制度修订

1.本制度根据公司业务发展需要，定期进行修订和完善。

2.修订后的制度经公司领导审批后发布实施。

本制度的解释权归市公司所有。自发布之日起施行。各部门应认真组织学习，确保相关人员充分了解和掌握本制度内容。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，特制定以下会议流程规定。

一、会议申请

1.召集人应根据工作需要提前向相关部门或领导提出会议申请，填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等内容。

2.会议申请需经审批通过后方可召开，临时会议应在召开前至少2个工作日提出申请。

二、会议通知

1.会议审批通过后，召集人应及时发布会议通知，通知内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

2.会议通知应提前至少3个工作日发送至参会人员，确保参会人员有足够时间准备。

三、会议召开

1.召集人应按照会议通知准时召开会议，确保会议议程的顺利进行。

2.参会人员应准时参加，如有特殊情况无法参加，需提前向召集人请假。

四、会议议程

1.会议议程由召集人制定，应明确会议讨论的主题和顺序。

2.会议议程应提前发送至参会人员，以便于参会人员提前准备发言和讨论。

五、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括会议主题、参会人员、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应及时整理成会议纪要，并于会议结束后2个工作日内发送给参会人员确认。

六、会议决策

1.会议决策应充分讨论，形成明确意见。

2.召集人应对会议决策进行汇总，形成会议决议，并在会议纪要中予以记录。

七、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要经参会人员确认无误后，由召集人审批。

2.审批通过的会议纪要应尽快发布，确保相关人员了解会议内容和决策。

八、会议落实与反馈

1.参会人员应根据会议决策和任务分工，按时完成相关工作。

2.召集人应对会议决策的落实情况进行跟踪，并及时收集反馈意见，为下一次会议提供参考。

九、会议总结与改进

1.召集人应定期对会议流程和效果进行总结，查找存在的问题和不足。

2.根据总结结果，对会议流程进行改进，提高会议效率和质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，充分发挥会议作用，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的确认与发布

1.会议结束后，由会议记录人整理会议纪要，包括会议主题、参会人员、讨论内容、决策事项等，并形成书面材料。

2.会议纪要应于会议结束后2个工作日内发送给参会人员确认。参会人员应对会议纪要中的内容进行认真审查，确保记录准确无误。

二、会议决策的分解与分工

1.召集人应根据会议纪要中的决策事项，对任务进行分解，明确责任人和完成时限。

2.各责任人应按照分工，制定具体实施计划，确保会议决策的落实。

三、会议决策的跟踪与监督

1.召集人应对会议决策的落实情况进行定期跟踪，了解进度，发现问题并及时协调解决。

2.各部门负责人应加强对本部门内会议决策执行情况的监督，确保各项工作按照计划推进。

四、会议决策落实的反馈机制

1.责任人应在规定时限内完成相关工作，并向召集人汇报完成情况。

2.召集人应收集、整理会议决策落实的反馈信息，对存在的问题进行分析，并提出改进措施。

五、会议决策落实的评估与考核

1.定期对会议决策的落实情况进行评估，评估内容包括完成质量、进度等。

2.根据评估结果，对相关部门和个人进行考核，对落实不力的，给予相应的处罚。

六、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要经确认无误后，应由专人负责归档，便于日后查询和审计。

2.归档的会议纪要应按照公司档案管理规定进行管理，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

为加强会议室的管理，提高使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.使用部门需提前向会议室管理员预订会议室，填写《会议室预订表》，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议室管理员根据预订情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或提前结束。

2.使用部门应爱护会议室设施，保持环境整洁，会议结束后，及时将会议室恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室管理员负责对会议室设备进行定期检查和维护，确保设备正常运行。

2.使用部门在会议前应提前测试设备，如有故障，应及时联系会议室管理员进行修复。

四、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的消防安全通道，禁止堆放杂物。

2.会议室内禁止吸烟，严禁使用明火。

3.使用部门应严格遵守公司保密规定，会议过程中不得泄露涉密信息。

五、会议室服务与支持

1.会议室管理员应提供专业的会务服务，包括会场布置、设备调试等。

2.遇有特殊情况，会议室管理员应及时协助解决，确保会议的顺利进行。

六、会议室资源优化配置

1.会议室管理员应定期对会议室使用情况进行统计分析，为会议室的优化配置提供依据。

2.根据实际需要，适当调整会议室布局和设备配置，提高使用效率。

七、会议室管理规定监督与考核

1.公司设立监督机制，对会议室管理规定的执行情况进行检查。

2.对违反规定的部门或个人，视情节给予相应处罚，并纳入绩效考核。

八、会议室管理改进与反馈

1.会议室管理员应广泛收集使用部门的意见和建议，不断改进会议室管理工作。

2.定期对会议室管理规定进行修订，以适应公司业务发展需求。

第五章附则

为确保本会议室管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本制度的解释权