外部资源供应管理制度

外部资源供应管理制度一、总则为了规范和管理企业的外部资源供应，提高资源利用效率，保障企业运营的顺利进行，特订立本外部资源供应管理制度。本制度适用于企业内部不同部门之间以及企业与外部合作伙伴之间的资源供应活动。二、定义外部资源：指企业从外部采购、租赁或委托的各类物品、设备、料子、劳务等。供应商：指向企业供应资源的外部合作伙伴，包含供应商、承包商和服务供应商等。供应管理：指对外部资源供应活动进行计划、组织、协调、掌控和评估的管理活动。三、采购决策与流程采购决策：企业各部门在需要外部资源时，应编制采购需求计划，并经过相关审批程序。采购需求计划应包含资源类型、数量、质量要求、采购期限、预算等信息。采购决策应依据相关法律法规和企业内部规定进行，必需时可进行询价、比价、招标等程序。采购流程：采购部门应依照采购需求计划，选择合适的供应商进行联系和协商，并邀请供应商供应报价和相关资质文件。采购部门应依据采购需求计划和供应商的报价和本领情况，订立采购合同并与供应商签订。采购合同应明确资源的类型、数量、质量要求、交付期限、价格、付款方式等关键条款。在采购过程中，应使用合法、透亮、公平的方式进行，并记录相关的采购活动和决策过程。采购部门应及时跟踪供应商的履约情况，确保外部资源依照合同要求及时交付和供应。四、供应商管理供应商评估与选择：企业应建立供应商评估体系，对潜在和现有供应商进行评估。评估标准包含供应商的信誉、质量掌控本领、交付本领、服务水平等。评估结果作为供应商选择的紧要依据，评估记录应保管并定期更新。供应商合作与监督：在与供应商进行合作前，应签订合作协议或合同，明确双方的权责和合作内容。企业应建立供应商绩效管理制度，对供应商的履约情况进行监督和评估。对于履约不良的供应商，应采取适当的矫正措施，包含限制合作、停止合作等，确保供应商的质量和交付本领。建立供应商数据库：企业应建立供应商数据库，包含供应商的基本信息、信誉评估结果、合作历史等。供应商数据库应定期更新和维护，并供应给相关部门查询和使用。五、验收与记录资源验收：企业各部门接收外部资源时，应进行验收，并与供应商进行确认。验收内容应包含资源的数量、质量、规格等是否符合要求。验收记录应保管，并向相关部门和供应商供应复印件。问题记录与处理：如发现外部资源存在质量问题、数量短缺等情况，相关部门应及时记录并与供应商沟通解决。问题记录应包含问题的发生时间、原因、处理过程和结果等。发生较大问题时，应及时启动投诉处理程序，并对供应商进行相应的惩罚。绩效评估与改进：企业应定期对外部资源供应管理的绩效进行评估和改进。评估包含资源供应的及时性、质量、本钱掌控、供应商绩效等方面。评估结果应作为改进的依据，对供应管理制度进行优化和完善。六、保密与风险掌控保密管理：对于涉及企业商业秘密、技术机密等的外部资源供应活动，应加强保密管理。企业应与供应商签署保密协议，并对供应商的员工进行保密意识培训。企业内部相关人员也应严守企业保密规定，不得泄露外部供应商的商业机密和个人信息。风险掌控：企业应对外部资源供应活动中可能存在的风险进行评估和掌控。风险评估应包含市场风险、合规风险、质量风险、交付风险等方面。对于风险较大的外部资源供应活动，应采取相应的掌控措施，包含订立备选方案、加强监督等。七、附则本制度的解释权归企业管理负责人全部。本制度自颁布之日起执行，