质量管理制度会议纪要

质量管理制度会议纪要第一章总则

质量管理制度会议纪要旨在加强组织内部质量管理，提高工作效率，确保产品质量，规范会议的组织与管理。以下总则对会议的宗旨、适用范围、会议类别、参与人员等方面进行明确。

一、宗旨

1.提升质量管理水平，促进各部门之间的沟通与协作。

2.强化质量意识，确保质量管理体系的有效运行。

3.及时解决质量问题，防范和降低质量风险。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有与质量管理相关的会议。

2.各部门可根据本制度制定具体的实施细则。

三、会议类别

1.定期会议：包括年度质量大会、季度质量分析会、月度质量例会等。

2.临时会议：根据实际需要，针对特定质量问题召开的会议。

四、参与人员

1.会议主持人：由质量管理部门负责人或指定人员担任。

2.参会人员：各部门负责人、质量管理人员及相关工作人员。

3.特邀嘉宾：根据会议主题邀请相关专家、领导或外部相关人员。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项，需离开会场，应向主持人请假。

2.会议内容涉及商业秘密或敏感信息，参会人员需严格保密。

3.会议结束后，参会人员应按时提交会议纪要。

六、会议记录

1.会议记录由指定人员负责，确保记录准确、完整。

2.会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后48小时内整理完毕，并发送给主持人及参会人员。

七、本制度的解释权归质量管理部门所有，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

八、本制度自发布之日起实施，如有修改，需经质量管理部门审批通过，并以书面形式通知相关人员。

第二章会议流程

为确保质量管理制度会议的高效有序进行，以下会议流程包括会议筹备、会议召开、会议总结等环节。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据当前质量管理工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确各议题讨论时间，并将议程提前发送给参会人员。

3.通知参会人员：提前至少一周通知参会人员，确保相关人员有时间准备相关材料。

4.预备会议材料：收集与会议主题相关的资料，整理成会议材料，并在会议前至少两天发送给参会人员。

5.会议室预定：根据参会人数、设备需求等，提前预定合适的会议室。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到。

2.会议主持人介绍：会议开始时，主持人应简要介绍会议主题、议程和参会人员。

3.各部门汇报：按照议程，各部门负责人汇报与质量管理相关的工作情况、存在问题及改进措施。

4.讨论与决策：针对会议议题，参会人员展开讨论，并提出建议和决策。

5.临时议题：如有临时议题，需经主持人同意后方可添加至会议议程。

三、会议总结

1.汇总讨论成果：会议主持人对讨论成果进行总结，明确下一步工作计划和责任人。

2.形成会议纪要：指定人员负责整理会议纪要，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等。

3.会议纪要审批：会议纪要整理完毕后，需经主持人审批，并在会议结束后48小时内发送给参会人员。

4.跟踪落实：会议纪要中的决策事项需明确责任人，并进行跟踪落实。

四、会议反馈

1.参会人员对会议效果、组织管理等方面提出意见和建议。

2.主持人收集反馈意见，对会议组织和管理进行持续改进。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保质量管理会议的决策和成果得到有效执行，以下对会议纪要的跟踪落实进行明确和详细规定。

一、会议纪要的责任分配

1.会议纪要中明确的决策事项，应指定具体责任人，并明确完成时限。

2.责任人需对会议纪要中的决策事项负责，确保按计划推进和落实。

3.若决策事项涉及多个部门，应明确牵头部门和配合部门，确保协同工作。

二、会议纪要的执行监督

1.质量管理部门应对会议纪要的执行情况进行监督，定期检查进展情况。

2.责任人需定期向质量管理部门汇报工作进展，遇到问题应及时沟通和协调。

3.对于重大决策事项，质量管理部门应组织专项检查，确保执行效果。

三、会议纪要的进度反馈

1.责任人应在规定时限内完成决策事项，并向主持人汇报完成情况。

2.主持人对完成情况进行评估，提出改进意见，并更新会议纪要。

3.质量管理部门将会议纪要的完成情况纳入绩效考核，作为评价部门和员工工作质量的重要依据。

四、会议纪要的闭环管理

1.对于已完成决策事项，责任人需整理相关资料，形成闭环报告。

2.闭环报告经主持人审批后，作为质量管理工作的经验总结和档案留存。

3.对于未完成的决策事项，责任人需说明原因，并提出解决方案和预计完成时间。

五、会议纪要的持续改进

1.质量管理部门定期对会议纪要的执行情况进行回顾，总结经验教训，提出改进措施。

2.参会人员应积极参与改进工作，为提高质量管理会议效率提供支持。

3.通过持续改进，不断完善会议纪要的跟踪落实机制，提升组织质量管理水平。

六、会议纪要的公开与共享

1.会议纪要的执行情况在一定范围内公开，提高透明度，接受全体员工的监督。

2.鼓励员工就会议纪要的执行情况提出意见和建议，共同推动质量管理工作的提升。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源得到合理利用，提高会议效率，以下对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预定与使用

1.会议室预定：各部门需提前预定会议室，填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.使用原则：会议室优先满足公司内部会议需求，外部会议或活动需经审批后方可使用。

3.会议室分配：根据会议性质、参会人数等因素，由行政管理部负责分配最合适的会议室。

二、会议室设备与管理

1.设备配置：会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等。

2.设备维护：定期对会议室设备进行检查、保养和维修，确保设备正常运行。

3.使用培训：对会议室设备操作人员进行培训，确保设备在会议期间得到正确使用。

三、会议室环境与布置

1.环境卫生：保持会议室整洁卫生，提供良好的会议环境。

2.布置要求：根据会议主题和需求，适当布置会议室，如摆放桌椅、悬挂横幅等。

3.安全保障：确保会议室消防设施、安全通道等符合安全规定，定期进行安全检查。

四、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持安静，遵守会议纪律。

2.爱护会议室设施，严禁在会议室内吸烟、进食，避免损坏设备。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭设备电源，确保门窗关闭。

五、会议室预约与取消

1.预约成功后，如需取消或变更会议，应至少提前一天通知行政管理部。

2.行政管理部有权对频繁取消或变更会议的部门进行限制或处罚。

六、会议室管理与监督

1.行政管理部负责对会议室的管理工作进行监督，确保各项规定得到执行。

2.对违反会议室管理规定的部门或个人，将视情节给予相