公司办公室文件归档及保管规程

公司办公室文件归档及保管规程TOC\o"1-2"\h\u21113第一章概述 390801.1目的与意义 3229001.1.1目的 3206811.1.2意义 387951.1.3本规程适用于公司办公室文件的归档及保管工作。 3155221.1.4本规程涉及公司各部门、各岗位的文件管理人员及文件归档、保管相关工作人员。 3245231.1.5本规程适用于公司内部文件，包括纸质文件和电子文件。 39001.1.6文件：指公司在业务活动、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 318401.1.7归档：指将文件按照一定的分类、排列顺序存放于档案库或档案柜，便于管理和查阅。 3113491.1.8保管：指对归档后的文件进行妥善维护、保养，保证文件的安全、完整和可追溯性。 3302961.1.9档案库：指用于存放归档文件的专用场所。 4200071.1.10档案柜：指用于存放归档文件的专用设备。 4160361.1.11档案管理员：指负责公司文件归档、保管工作的专业人员。 4310091.1.12文件归档制度：指公司制定的对文件归档、保管工作的管理规定。 42748第二章文件归档准备 491871.1.13文件分类 4314771.1.14文件标识 4104601.1.15文件整理 4301481.1.16文件编目 4315861.1.17文件归档申请 553671.1.18文件归档审查 5149991.1.19文件归档 5239491.1.20文件借阅 5144251.1.21文件销毁 58028第三章文件归档操作 5319521.1.22接收流程 57481.1.23登记管理 6213411.1.24存放要求 6161781.1.25排列规则 650981.1.26维护措施 6322681.1.27更新管理 613303第四章文件保管条件 7280771.1.28温度与湿度控制 7176261.1.29空气质量 7118651.1.30光照控制 7289221.1.31防火、防盗、防潮、防虫 718311.1.32文件柜 7225621.1.33密集架 7249891.1.34温湿度监测设备 7274121.1.35空气净化设备 7193011.1.36文件保管期限 8104991.1.37文件保管条件 8303131.1.38文件保管维护 830116第五章文件保管制度 8130841.1.39保管责任 8135501.1.40保管权限 8321831.1.41文件借阅 94591.1.42文件归还 9160511.1.43文件保密 9161891.1.44文件安全 98141第六章文件查阅与利用 9327101.1.45查阅申请 987791.1.46审批流程 10238401.1.47文件提供 10185331.1.48文件使用 10272591.1.49文件利用记录 10294371.1.50文件利用反馈 1132218第七章文件销毁与处理 11240741.1.51审批原则 11126251.1.52审批流程 11146901.1.53执行要求 11171971.1.54执行流程 1122451.1.55处理要求 12297651.1.56处理流程 123417第八章电子文件归档与保管 12158901.1.57电子文件分类 12194491.1.58电子文件标识 12179791.1.59电子文件整理 1379401.1.60电子文件编目 13255181.1.61电子文件归档 13306041.1.62电子文件保管 1427025第九章归档与保管工作评估 14207561.1.63评估指标 14200981.1.64评估标准 15133831.1.65评估流程 15150981.1.66评估方法 15185031.1.67评估结果 1681621.1.68评估结果应用 1612160第十章培训与宣传 16160101.1.69目的与意义 1651661.1.70培训内容 1655441.1.71培训方式 16107421.1.72考核与评价 167811.1.73宣传内容 17218121.1.74宣传方式 17102811.1.75改进方向 17281561.1.76改进措施 17203811.1.77优化目标 17第一章概述1.1目的与意义1.1.1目的为保证公司办公室文件的有序归档与妥善保管，提高文件管理效率，本规程旨在规范公司办公室文件的归档及保管工作，保证文件的完整、安全与可追溯性。1.1.2意义（1）提高文件管理水平：通过规范文件归档及保管流程，有利于提高公司办公室文件管理的科学性、规范性和系统性。（2）保障公司合法权益：妥善保管公司文件，有利于维护公司合法权益，保证公司业务开展不受文件缺失、损坏等影响。（3）促进信息资源共享：规范文件归档，有利于实现公司内部信息资源的共享，提高公司决策效率。第二节适用范围1.1.3本规程适用于公司办公室文件的归档及保管工作。1.1.4本规程涉及公司各部门、各岗位的文件管理人员及文件归档、保管相关工作人员。1.1.5本规程适用于公司内部文件，包括纸质文件和电子文件。第三节术语和定义1.1.6文件：指公司在业务活动、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。1.1.7归档：指将文件按照一定的分类、排列顺序存放于档案库或档案柜，便于管理和查阅。1.1.8保管：指对归档后的文件进行妥善维护、保养，保证文件的安全、完整和可追溯性。1.1.9档案库：指用于存放归档文件的专用场所。1.1.10档案柜：指用于存放归档文件的专用设备。1.1.11档案管理员：指负责公司文件归档、保管工作的专业人员。1.1.12文件归档制度：指公司制定的对文件归档、保管工作的管理规定。第二章文件归档准备第一节文件分类与标识1.1.13文件分类（1）按照文件的性质、内容、来源和作用，将文件分为以下几类：（1）公司内部文件：包括公司规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要等；（2）外部文件：包括文件、行业资料、合作伙伴文件等；（3）技术文件：包括产品设计、生产技术、工艺流程等；（4）财务文件：包括财务报表、会计凭证、审计报告等；（5）其他文件：包括人力资源、市场营销、法务等。1.1.14文件标识（1）对每份文件进行唯一性标识，包括文件编号、文件名称、编制人、编制日期等；（2）文件编号应遵循一定的规则，如：年份序号；（3）文件名称应简洁明了，反映文件内容；（4）文件编制人和编制日期应清晰标注，便于查询和追溯。第二节文件整理与编目1.1.15文件整理（1）对文件进行分类、排序、筛选，保证文件齐全、完整；（2）对破损、褪色、字迹不清的文件进行修复、复制或重印；（3）对文件进行数字化处理，便于电子化管理；（4）按照文件分类，将文件存放于相应的文件夹或柜子中。1.1.16文件编目（1）编制文件目录，包括文件编号、文件名称、编制人、编制日期等；（2）按照文件分类，将文件目录分为总目录、分目录和子目录；（3）对文件目录进行电子化管理，便于查询和统计；（4）定期更新文件目录，保证与实际文件相符。第三节文件归档流程1.1.17文件归档申请（1）文件编制完成后，编制人应向档案管理部门提交归档申请；（2）申请材料包括：文件原稿、电子版文件、文件目录等。1.1.18文件归档审查（1）档案管理部门对归档申请进行审查，保证文件齐全、完整、合规；（2）对不符合归档要求的文件，退回编制人进行修改或补充。1.1.19文件归档（1）经审查合格的文件，由档案管理部门进行归档；（2）归档时，将文件按照分类、编号、存放位置等信息进行登记；（3）对已归档文件，编制归档清单，以便查询和管理。1.1.20文件借阅（1）员工因工作需要借阅文件时，应向档案管理部门提出借阅申请；（2）档案管理部门对借阅申请进行审查，保证借阅人具备相应权限；（3）借阅人应妥善保管借阅文件，不得遗失、损毁或篡改；（4）借阅结束后，应及时归还文件，办理归还手续。1.1.21文件销毁（1）对已过保存期限、无保存价值的文件，由档案管理部门提出销毁申请；（2）销毁申请经公司领导审批后，由档案管理部门负责实施；（3）销毁过程中，应保证文件内容不被泄露；（4）销毁完毕，档案管理部门应记录销毁情况，归档备查。第三章文件归档操作第一节归档文件的接收与登记1.1.22接收流程（1）归档文件的接收应遵循公司规定的流程，保证文件来源清晰、合法。（2）接收归档文件时，应由归档责任人负责，对文件的完整性、真实性、准确性进行初步审核。（3）接收文件时，应认真核对文件清单，保证文件与清单一致。（4）对不符合归档要求的文件，应退回相关责任人，要求其补正相关内容。1.1.23登记管理（1）归档文件的登记应详细记录文件的基本信息，包括文件名称、编号、归档日期、归档人等。（2）登记信息应录入归档管理系统，便于查询、统计和管理。（3）登记完成后，应对文件进行分类、编号，便于归档存放。第二节归档文件的存放与排列1.1.24存放要求（1）归档文件应存放在干燥、通风、安全的环境中，避免潮湿、高温、光照等不良条件对文件造成损害。（2）存放文件时应使用专用的文件柜或档案架，保证文件整齐、有序。（3）文件柜或档案架应设置标签，标明文件类别、编号等信息。1.1.25排列规则（1）归档文件应根据文件类别、编号进行排列，保证查找方便、快捷。（2）文件排列应遵循从左到右、从上到下的原则，同一类文件按照编号顺序排列。（3）特殊文件，如重要合同、协议等，应单独设立专柜存放，并在柜门上设置明显标签。第三节归档文件的维护与更新1.1.26维护措施（1）定期检查归档文件，保证文件无损坏、缺失等情况。（2）对发觉损坏的文件，应及时修复或更换，保证文件完整性。（3）对文件柜、档案架等存放设施进行检查，保证设施正常运行。1.1.27更新管理（1）公司业务的发展，应及时更新归档文件，保证文件内容的时效性。（2）更新文件时，应遵循原有归档流程，重新进行接收、登记、存放等环节。（3）更新后的文件应与原文件一同存放，便于查找、对比。第四章文件保管条件第一节保管环境要求1.1.28温度与湿度控制为保证文件的安全与完整，文件保管环境需严格控制温度与湿度。温度宜保持在18℃至24℃之间，湿度宜控制在35%至60%之间。特殊类型的文件，如珍贵文献、档案等，应根据其特性调整温度与湿度。1.1.29空气质量文件保管环境应保持良好的空气质量，避免有害气体、灰尘、微生物等对文件造成损害。应定期进行空气净化，保证空气清新。1.1.30光照控制文件保管环境应避免强烈的光照，尤其是直射阳光。应使用遮光窗帘或遮光板，以降低光照对文件的损害。1.1.31防火、防盗、防潮、防虫文件保管环境应具备防火、防盗、防潮、防虫等基本条件。应配备灭火器、报警系统等安全设施，保证文件的安全。第二节保管设施与设备1.1.32文件柜文件柜应选用优质材料制作，具备良好的密封性、牢固性和耐用性。文件柜内部应设置合理的隔层，便于分类存放文件。1.1.33密集架对于大量文件的存放，应使用密集架。密集架应具备手动或电动驱动功能，便于存取文件。同时密集架应具备良好的密封性和防尘功能。1.1.34温湿度监测设备文件保管环境应配备温湿度监测设备，实时监测温度和湿度，保证文件处于适宜的保管环境。1.1.35空气净化设备为保持文件保管环境的空气质量，应配备空气净化设备，如空气净化器、加湿器等。第三节保管期限与条件1.1.36文件保管期限文件保管期限应根据文件的性质、用途和法律法规要求确定。一般可分为短期、中期和长期保管。具体期限应根据实际情况制定。1.1.37文件保管条件（1）短期保管的文件，应采取适当的措施，保证文件在规定期限内不受损害。（2）中期保管的文件，应采用密集架、文件柜等设施进行存放，定期进行维护和检查。（3）长期保管的文件，应采用专业的档案袋、盒子等包装，保证文件在长期存放过程中不受损害。1.1.38文件保管维护（1）定期对文件进行检查，发觉破损、虫蛀、霉变等问题，及时进行修复或替换。（2）定期对文件柜、密集架等进行清洁和保养，保证设施设备正常运行。（3）建立完善的文件保管制度，加强员工培训，提高文件保管水平。第五章文件保管制度第一节保管责任与权限1.1.39保管责任（1）公司办公室文件保管责任人应当对文件的安全、完整、保密、规范负责。（2）保管责任人应当建立健全文件保管制度，明确文件保管流程，保证文件存放有序，便于查找。（3）保管责任人应当定期对文件进行清理、鉴定，对过期、无效、不需保留的文件进行销毁。1.1.40保管权限（1）公司办公室文件保管责任人具备以下权限：a.对文件进行接收、整理、归档、保管、借阅、归还、销毁等操作。b.对文件保密级别进行划分，并采取相应保密措施。c.对文件借阅、归还进行审批。d.对文件保管过程中出现的异常情况进行处理。e.对文件保管制度进行修订和完善。第二节文件借阅与归还1.1.41文件借阅（1）员工因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅原因、用途、期限等。（2）保管责任人应对借阅申请进行审批，审批通过后方可借阅。（3）借阅人应遵守文件保密规定，妥善保管文件，不得遗失、损毁、篡改、泄露。1.1.42文件归还（1）借阅人应在规定期限内归还文件。（2）归还文件时，保管责任人应进行验收，保证文件完整、无损坏。（3）如文件丢失、损毁，借阅人应承担相应责任。第三节文件保密与安全1.1.43文件保密（1）公司办公室文件应根据内容涉及的秘密程度分为秘密、机密、绝密三个级别。（2）保密级别由文件制作人或保管责任人确定，并采取相应保密措施。（3）员工应自觉遵守保密规定，不得泄露文件内容。1.1.44文件安全（1）文件存放环境应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施。（2）文件柜应加锁，钥匙由保管责任人妥善保管。（3）电子文件应采取加密、备份等措施，保证数据安全。（4）公司应定期对文件保管情况进行检查，保证文件安全。第六章文件查阅与利用第一节查阅申请与审批1.1.45查阅申请（1）部门或个人因工作需要查阅文件时，应向档案管理部门提交书面查阅申请。（2）申请应明确查阅文件的名称、编号、查阅目的、查阅时间及查阅人等信息。（3）查阅申请应经部门负责人签字确认，并加盖部门公章。1.1.46审批流程（1）档案管理部门收到查阅申请后，应在3个工作日内进行审批。（2）审批内容主要包括查阅申请的合法性、必要性及文件保密级别等。（3）审批通过后，档案管理部门应向查阅人发出查阅通知，明确查阅时间、地点及注意事项。（4）审批未通过时，档案管理部门应向查阅人说明原因。第二节文件提供与使用1.1.47文件提供（1）档案管理部门根据查阅通知，向查阅人提供所需文件。（2）文件提供时，应保证文件完整、准确，不得提供破损、涂改或不完整的文件。（3）查阅人应对所提供的文件进行妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。1.1.48文件使用（1）查阅人应在规定的时间内，按照审批确定的查阅目的使用文件。（2）使用文件时，应遵守国家有关保密法律法规，不得泄露文件内容。（3）查阅人不得在文件上涂改、标注或损坏，确需标注时，应使用铅笔进行。（4）查阅人不得将文件带出查阅场所，如需复印，应经档案管理部门同意。第三节文件利用记录与反馈1.1.49文件利用记录（1）档案管理部门应建立文件利用记录制度，对查阅人、查阅时间、查阅文件名称等信息进行详细记录。（2）文件利用记录应保存完整，以备查阅人查询或审计。（3）档案管理部门应定期对文件利用情况进行统计分析，为改进档案管理工作提供依据。1.1.50文件利用反馈（1）查阅人应在查阅结束后，向档案管理部门提供书面反馈意见。（2）反馈意见应包括查阅文件的满意度、文件完整性、查阅服务态度等方面。（3）档案管理部门应根据反馈意见，及时改进工作，提高服务质量。第七章文件销毁与处理第一节销毁文件的审批1.1.51审批原则（1）文件销毁应遵循必要性、合法性、保密性原则，保证不违反国家法律法规及公司相关规定。1.1.52审批流程（1）部门负责人根据文件归档期限及实际需要，提出文件销毁申请。（2）申请部门应填写《文件销毁审批表》，详细列明拟销毁文件的名称、编号、数量、密级、销毁原因等信息。（3）部门负责人对《文件销毁审批表》进行审核，签字确认。（4）将《文件销毁审批表》提交至公司档案管理部门，由档案管理部门对文件销毁申请进行复核。（5）档案管理部门应在5个工作日内完成复核，对符合条件的文件销毁申请，报请公司分管领导审批。（6）公司分管领导审批通过后，由档案管理部门组织实施文件销毁工作。第二节销毁文件的执行1.1.53执行要求（1）文件销毁应采取安全、环保的方式进行，保证文件内容无法恢复。（2）销毁过程中，应严格保密，防止文件内容泄露。1.1.54执行流程（1）档案管理部门根据审批结果，制定文件销毁计划，明确销毁时间、地点、方式等。（2）档案管理部门通知相关部门，将待销毁文件送至指定地点。（3）销毁现场应设立警戒线，限制无关人员进入。（4）销毁过程中，应有专人负责现场监督，保证文件销毁合规、安全。（5）销毁完成后，监督人员应填写《文件销毁报告》，详细记录销毁情况，包括文件名称、数量、销毁方式等。（6）档案管理部门将《文件销毁报告》存档备查。第三节销毁文件后的处理1.1.55处理要求（1）销毁后的文件残骸，应按照环保要求进行处理，不得随意丢弃。（2）档案管理部门应定期对销毁情况进行复查，保证文件销毁彻底。1.1.56处理流程（1）销毁现场清理完毕后，监督人员应将文件残骸送至指定地点进行处理。（2）档案管理部门对销毁情况进行记录，包括文件名称、数量、销毁方式、处理结果等。（3）档案管理部门定期对销毁情况进行复查，发觉问题及时整改。（4）档案管理部门应将销毁情况报告公司分管领导，以便领导了解文件销毁情况。第八章电子文件归档与保管第一节电子文件分类与标识1.1.57电子文件分类（1）电子文件的分类应遵循国家相关标准和规定，结合公司实际业务需求进行。（2）电子文件可分为以下几类：（1）公司内部文件：包括公司内部管理制度、工作计划、会议纪要、工作总结等。（2）公司外部文件：包括与合作单位签订的合同、协议、函件等。（3）技术资料：包括产品设计、生产、检验、维修等技术文件。（4）法律法规文件：包括国家法律法规、行业规定、公司内部规章制度等。（5）其他文件：不属于上述四类的其他电子文件。1.1.58电子文件标识（1）电子文件的标识应具备唯一性、可识别性和稳定性。（2）电子文件标识包括以下内容：（1）文件编号：按照公司文件编号规定，为每个电子文件分配唯一编号。（2）文件名称：简洁明了地描述文件内容。（3）文件类型：根据文件内容，确定文件类型，如：文本、图片、视频等。（4）创建时间：记录电子文件的创建时间。（5）修改时间：记录电子文件的最后修改时间。第二节电子文件整理与编目1.1.59电子文件整理（1）电子文件整理应遵循以下原则：（1）保持文件原貌：在整理过程中，不得改变文件的原有格式和内容。（2）分类明确：根据文件内容，将电子文件分为相应类别。（3）有序排列：按照文件编号、创建时间等顺序，对电子文件进行排列。（2）电子文件整理步骤：（1）收集：将公司内部各部门产生的电子文件进行收集。（2）分类：根据文件内容，将电子文件分为相应类别。（3）排序：按照文件编号、创建时间等顺序，对电子文件进行排序。（4）备份：对整理好的电子文件进行备份，保证数据安全。1.1.60电子文件编目（1）电子文件编目的目的是便于检索、利用和管理电子文件。（2）电子文件编目应包括以下内容：（1）文件编号：电子文件的唯一标识。（2）文件名称：简洁明了地描述文件内容。（3）文件类型：电子文件的格式类型。（4）创建时间：电子文件的创建时间。（5）文件摘要：简要描述文件内容。（6）关键词：反映文件主题的关键词。第三节电子文件归档与保管1.1.61电子文件归档（1）电子文件归档应遵循以下原则：（1）完整性：保证电子文件内容的完整性。（2）真实性：保证电子文件的真实性，不得篡改、伪造。（3）可读性：保证电子文件在规定时间内可读取。（2）电子文件归档步骤：（1）收集：将整理好的电子文件进行收集。（2）审查：对电子文件进行审查，保证文件内容符合归档要求。（3）归档：将审查合格的电子文件归入相应类别。（4）备份：对归档后的电子文件进行备份，保证数据安全。1.1.62电子文件保管（1）电子文件保管应遵循以下原则：（1）安全：保证电子文件的安全性，防止数据泄露、损坏。（2）保密：对涉及商业秘密的电子文件，采取保密措施。（3）定期检查：定期检查电子文件，保证文件完好无损。（2）电子文件保管措施：（1）存储设备：采用可靠的存储设备，如：硬盘、光盘等。（2）加密：对涉及敏感信息的电子文件进行加密处理。（3）权限管理：对电子文件进行权限管理，限制无关人员访问。（4）定期备份：定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。第九章归档与保管工作评估第一节评估指标与标准1.1.63评估指标（1）归档完整性：评估文件归档的完整性，保证所有应归档文件均得到妥善保存。（2）归档及时性：评估文件归档的及时性，保证文件在规定时间内完成归档。（3）归档准确性：评估文件归档的准确性，保证文件归类、编码及存放位置正确。（4）保管条件：评估文件保管条件的合规性，包括库房环境、设施设备、防火防盗措施等。（5）文件损坏率：评估文件在保管过程中出现的损坏情况，以衡量保管工作的质量。（6）利用效率：评估文件在归档与保管过程中的利用效率，包括检索、借阅、归还等环节。1.1.64评估标准（1）归档完整性：文件归档率应达到100%，保证无遗漏。（2）归档及时性：文件归档应在规定时间内完成，不得拖延。（3）归档准确性：文件归类、编码及存放位置准确率应达到98%以上。（4）保管条件：库房环境、设施设备、防火防盗措施等均应符合国家相关标准。（5）文件损坏率：文件在保管过程中损坏率应控制在1%以内。（6）利用效率：文件检索、借阅、归还等环节的高效性，保证文件利用满意度达到90%以上。第二节评估流程与方法1.1.65评估流程（1）制定评估方案：明确评估目的、对象、内容、方法等。（2）成立评估小组：由相关部门人员组成，负责具体评估工作。（3）收集评估数据：通过查阅相关资料、实地考察等方式，收集归档与保管工作的相关数据。（4）分析评估数据：对收集到的数据进行整理、分析，得出评估结果。（5）撰写评估报告：将评估结果形成报告，提出改进意见和建议。（6）评估结果反馈：向相关部门及人员反馈评估结果，督促整改。1.1.66评估方法（1）文件审查：对归档文件进行审查，检查文件完整性、准确性、及时性等。（2）实地考察：对库房环境、设施设备、防火防盗措施等进行实地考察。（3）问卷调查：向相关部门及人员发放问卷，了解归档与保管工作的满意度。（4）访谈：与相关部门及人员进行访谈，了解归档与保管工作的实际情况。第三节评估结果与应用1.1.67评估结果（1）评估结果分为优秀、良好、合格、不合格