外事与代表访问管理制度

外事与代表访问管理制度第一章总则第一条目的和依据为加强公司外事工作的管理，规范对外事务的处理流程，确保代表访问活动的顺利进行，提高公司形象和声誉，特订立本制度。第二条适用范围本制度适用于公司内全部涉及外事和代表访问的人员和活动。第三条定义外事：指公司内部与外部相关机构、组织、企业或个人进行沟通、洽谈、合作等工作。代表访问：指公司内部指派人员赴外部相关机构、组织、企业等进行沟通、洽谈、合作等工作，并代表公司进行代表性活动。第四条原则外事和代表访问工作必需以公司利益为重，始终坚持合法、公正、务实、效率的原则。全部外事和代表访问活动均须遵守本地法律法规和国际惯例，并经过相关部门批准和审核。外事和代表访问的人员必需经过特地培训，了解并遵守本制度的规定。第二章外事管理第五条外事工作的组织第一款工作分工公司将设立外事管理部门，负责统一组织、协调和监督公司外事工作。外事管理部门将核定外事活动的具体策划和布置，并负责与外部相关机构、组织、企业等进行沟通和协调。第二款外事许可任何人员在公司内从事对外事务活动，需经过外事管理部门的批准和许可。外事管理部门将依据实际情况对外事许可进行评估，确保其合法、合规、符合公司利益。第六条外事活动的报备和审核第一款报备程序任何人员在参加外事活动前，必需向外事管理部门提出活动报备申请。报备申请应包含活动目的、时间、地方、参加人员、相关文件等必需信息。外事管理部门将对报备申请进行审核，并在三个工作日内予以批复或驳回。第二款审核标准外事管理部门将依据公司实际需求和外事风险评估，对报备申请进行审查。审核标准包含活动是否合规、费用是否合理、活动内容是否符合公司利益等。第七条外事活动的安全掌控第一款安全评估全部参加外事活动的人员，必需参加安全意识培训和相关知识的学习，了解外事活动的风险和安全防范措施。外事管理部门将定期组织对外事活动的安全性进行评估，并提出改进和加强措施。第二款安全保障在外事活动中，参加人员必需遵守安全规定和要求，确保人身安全和资产安全。公司将为外事活动供应必需的安全保障设施和措施，如外事保镖、安全通讯设备等。第八条外事活动的记录和报告第一款记录要求参加外事活动的人员必需对活动过程进行认真记录，包含活动内容、沟通情况、紧要访谈等。记录应及时提交给外事管理部门，以备后期参考和备案。第二款报告程序外事管理部门将依据需要要求参加外事活动的人员进行活动报告，内容包含活动成绩、收获、问题等。报告应在活动结束后三个工作日内提交给外事管理部门。第三章代表访问管理第九条代表访问的组织和批准第一款组织布置公司将设立代表访问管理小组，负责统一组织、协调和监督代表访问活动。代表访问管理小组将订立实施代表访问的具体方案和计划，并负责与外部相关机构、组织、企业等进行沟通和协调。第二款访问批准任何人员在公司内参加代表访问活动，需经过代表访问管理小组的批准和许可。代表访问管理小组将依据实际情况对访问活动进行评估，确保其合法、合规、符合公司利益。第十条代表访问活动的筹办和布置第一款筹办流程代表访问活动的筹办工作包含活动目的、时间、地方、参加人员确实定，以及相关文件的准备等。代表访问管理小组将负责协调和布置筹办工作，并指定相应人员负责具体事项。第二款安全掌控代表访问活动的参加人员必需参加安全意识培训和相关知识的学习，了解访问活动的风险和安全防范措施。代表访问管理小组将对访问活动的安全性进行评估，并提出改进和加强措施。第十一条代表访问活动的记录和报告第一款记录要求参加代表访问活动的人员必需对活动过程进行认真记录，包含活动内容、访问机构情况、紧要访谈等。记录应及时提交给代表访问管理小组，以备后期参考和备案。第二款报告程序代表访问管理小组将依据需要要求参加访问活动的人员进行活动报告，内容包含活动成绩、收获、问题等。报告应在活动结束后三个工作日内提交给代表访问管理小组。第四章监督与评估第十二条监督机制公司将建立外事与代表访问的监督机制，由监察部门负责对外事和代表访问活动的执行情况进行监督和检查。监察部门将定期对外事管理部门和代表访问管理小组的工作进行抽查和评估。第十三条问题处理凡涉及外事和代表访问活动中的违规行为，将由监察部门进行调查，依据公司相关规定进行处理。对于外事和代表访问活动中发现的问题，应及时报告给公司领导，提出改进和加强措施。第五章