会议纪要备案管理制度

会议纪要备案管理制度第一章总则

为确保会议纪要的规范化管理，提高会议决策的执行力和效率，特制定本会议纪要备案管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司内部所有层级会议的纪要管理。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议纪要的编写、审核、备案及跟踪流程，确保会议成果得到有效落实。

2.会议纪要管理应遵循以下原则：

a)及时性：会议纪要应在会议结束后尽快完成，确保信息准确无误。

b)完整性：会议纪要应全面记录会议讨论内容、决策结果及相关事项。

c)准确性：会议纪要内容应真实、客观、准确，避免出现误导性信息。

d)保密性：会议纪要涉及公司内部信息，相关人员需遵守保密规定。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、项目会议等。

2.本制度不适用于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的会议。

三、责任与分工

1.会议纪要负责人：会议主持人或指定人员，负责组织、协调会议纪要的编写、审核和备案工作。

2.会议纪要编写人：由会议主持人指定，负责整理会议内容、撰写会议纪要。

3.会议纪要审核人：由会议主持人或管理层指定，负责对会议纪要的内容进行审核。

4.会议室管理部门：负责提供会议场地、设施及服务，协助会议纪要的收集、归档等工作。

四、会议纪要的管理与归档

1.会议纪要应以书面形式编写，并在会议结束后及时提交给会议纪要审核人。

2.会议纪要审核通过后，由会议纪要负责人进行备案，并分发给相关人员。

3.会议纪要的归档应按照公司档案管理规定进行，确保查阅方便、保存完整。

五、本制度的解释权与修订权

1.本制度的解释权归公司董事会所有。

2.本制度的修订应根据公司发展需要，由公司董事会审批后予以实施。

六、本制度的施行

本制度自发布之日起施行，如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。各部门应严格按照本制度执行，确保会议纪要管理工作的规范化、制度化。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议主持人或指定人员应根据会议主题、目的和参与人员，提前制定会议议程。

2.会议议程应明确会议时间、地点、参会人员、讨论主题及预计时长等内容。

3.会议主持人需在会议前将会议议程发送给参会人员，确保各方提前了解会议内容。

二、会议召开

1.会议主持人应在会议开始时，简要介绍会议主题、目的和议程安排。

2.会议进行过程中，会议主持人应确保会议围绕主题进行，并控制好讨论节奏。

3.会议主持人应充分调动参会人员的积极性，鼓励大家发表意见，确保会议成果的实效性。

三、会议纪要编写

1.会议纪要编写人应在会议过程中，详细记录会议讨论内容、决策结果及相关事项。

2.会议纪要编写人应整理会议成果，按照规定的格式编写会议纪要。

3.会议纪要编写人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿。

四、会议纪要审核与反馈

1.会议纪要审核人应在收到会议纪要初稿后24小时内完成审核，并提出修改意见。

2.会议纪要编写人根据审核意见进行修改，并在规定时间内完成定稿。

3.会议纪要定稿后，由会议纪要负责人组织参会人员进行反馈，确保会议纪要内容的准确性和完整性。

五、会议纪要备案与分发

1.会议纪要定稿经会议纪要负责人审核通过后，进行备案。

2.会议纪要负责人应根据会议性质和参会人员范围，确定会议纪要的分发对象。

3.会议纪要的分发应及时、准确，确保相关人员了解会议决策和执行要求。

六、会议成果跟踪与落实

1.会议纪要负责人应定期跟踪会议决策的执行情况，并向会议主持人汇报。

2.各部门应根据会议纪要内容，制定具体的执行计划，并按计划推进。

3.会议主持人或指定人员应加强对会议成果的监督和检查，确保会议决策得到有效落实。

七、会议流程优化与改进

1.会议相关人员应不断总结会议流程中的问题和不足，提出改进措施。

2.会议主持人应定期组织会议流程的培训和交流，提高会议效率。

3.各部门应积极配合，共同推进会议流程的优化与改进，为公司发展提供有力支持。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、跟踪机制建立

1.会议纪要负责人需建立明确的跟踪机制，确保会议决策的执行情况得到有效监控。

2.跟踪机制应包括但不限于执行计划、责任人、完成时限、验收标准等要素。

3.会议纪要负责人应定期更新跟踪进度，及时发现问题并协调解决。

二、责任分配与落实

1.会议纪要中明确的任务和决策，应分配给具体的责任人和执行部门。

2.责任人需根据会议纪要内容制定详细的执行计划，并报备给会议纪要负责人。

3.各执行部门应积极配合责任人，按照计划推进任务，确保会议决策的落实。

三、进度汇报与沟通

1.责任人应定期向会议纪要负责人汇报任务执行进度，包括已完成的任务、正在进行的任务和存在的问题。

2.会议纪要负责人应汇总各责任人的汇报，形成整体跟踪报告，并向会议主持人或管理层报告。

3.对于执行过程中出现的问题，会议纪要负责人应组织相关人员召开专题会议，研究解决方案。

四、监督与评估

1.会议纪要负责人应加强对会议决策执行情况的监督，确保各项任务按计划推进。

2.定期对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。

3.对执行不力的责任人或部门，应及时采取措施，督促整改，确保会议决策的落实。

五、变更与调整

1.如会议决策执行过程中出现重大问题或情况发生变化，需及时调整执行计划。

2.调整方案应报备给会议纪要负责人，经审批通过后方可实施。

3.会议纪要负责人应确保变更信息及时通知到相关人员，以便各方做好调整和配合。

六、总结与反馈

1.会议纪要执行完毕后，会议纪要负责人应组织相关人员对执行情况进行总结。

2.总结报告应包括任务完成情况、存在的问题、改进措施及经验教训等内容。

3.将总结报告反馈给会议主持人或管理层，为今后类似会议提供借鉴和改进方向。

七、持续改进

1.各部门应根据会议纪要执行情况，不断完善工作流程，提高执行效率。

2.定期对会议纪要的跟踪落实工作进行回顾，查找不足，持续优化。

3.通过不断改进，提高会议决策的执行力，为公司发展创造价值。

第四章会议室管理规定

一、预订与安排

1.会议室预订采取预约制度，由会议室管理部门负责统一安排。

2.预订会议室时，需提供会议主题、参会人数、时间等信息，以便管理部门合理分配会议室资源。

3.会议室管理部门应制定预订规则，明确预订流程、优先级以及取消预订的条件和时限。

二、设施与维护

1.会议室管理部门应确保会议室设施齐全、功能正常，包括但不限于音响、投影仪、白板等。

2.定期对会议室设施进行检查、保养和维修，保证会议的顺利进行。

3.会议室管理部门应建立设施故障应急处理机制，确保会议过程中出现的问题能够得到及时解决。

三、环境与布置

1.会议室管理部门应根据会议性质和参会人员需求，提前布置会议室环境。

2.保持会议室整洁、安静，确保会议氛围舒适。

3.会议室内应配备必要的文具、饮用水等，为参会人员提供便利。

四、安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，包括消防安全、数据安全和人身安全。

2.会议室内应设置保密措施，如加密网络、禁止携带具有录音功能的设备等。

3.对于涉及公司机密的会议，会议室管理部门应严格执行保密规定，防止信息泄露。

五、服务与支持

1.会议室管理部门应为会议提供专业的服务支持，包括会场布置、设备调试、茶水服务等。

2.提前了解会议需求，为参会人员提供个性化服务，确保会议顺利进行。

3.会议期间，会议室管理部门应指定专人负责现场支持，解决突发问题。

六、使用与监督

1.会议室使用应严格遵守规定，不得擅自改变会议室用途或占用他人预订的会议室。

2.会议室管理部门应加强对会议室使用情况的监督，确保资源合理利用。

3.对于违反会议室管理规定的行为，应进行记录并追究相关责任。

七、反馈与改进

1.会议室管理部门应设立反馈渠道，收集参会人员对会议室设施、服务等方面的意见和建议。

2.定期对反馈信息进行分析，针对存在的问题制定改进措施。

3.通过不断优化会议室管理规定，提高会议体验，为公司各项工作提供有力支持。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司董事会所有，如有疑问或争议，由董事会负责解释。

二、本制度的修订和废止，须由公司董事会审批，并按照公司规定的程序予以公告。