疫情防控会议设备管理制度

疫情防控会议设备管理制度第一章总则

为确保疫情防控会议的顺利进行，提高会议效率，保障与会人员安全，制定本制度。疫情防控会议设备管理制度（以下简称“本制度”）旨在明确会议设备的管理、使用、维护及应急处理等方面的规定，适用于疫情防控会议设备的管理与使用。

一、会议设备管理原则

1.安全第一：会议设备使用过程中，必须确保与会人员的人身安全，防止病毒传播。

2.高效便捷：会议设备应满足疫情防控需求，提高会议效率，降低人力成本。

3.预防为主：加强对会议设备的日常维护与管理，预防设备故障，确保设备正常运行。

二、会议设备管理范围

1.硬件设备：包括但不限于会议室内外的投影仪、电脑、音响设备、话筒、摄像头等。

2.软件系统：包括会议预约系统、远程会议软件、会议室管理系统等。

3.辅助设备：包括疫情防控所需的口罩、消毒液、体温枪等。

三、会议设备管理责任

1.设备管理部门：负责会议设备的采购、维护、管理、更新等工作。

2.使用部门：负责会议设备的日常使用、保管、消毒等工作。

3.与会人员：遵守会议设备管理制度，合理使用设备，发现问题及时报告。

四、会议设备管理要求

1.设备配置：根据疫情防控需求，合理配置会议设备，确保设备性能稳定、功能齐全。

2.设备维护：定期对会议设备进行维护、消毒，确保设备安全、卫生。

3.设备使用：严格按照操作规程使用会议设备，禁止违规操作。

4.设备培训：对使用人员进行设备操作、消毒等培训，确保设备正确使用。

五、违规处理

1.对违反本制度的个人或单位，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处理。

2.因违规操作导致设备损坏或疫情传播的，依法承担相应责任。

本制度的解释权归疫情防控领导小组所有。本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第二章会议流程

为确保疫情防控会议的高效有序进行，明确会议流程至关重要。本章将详细介绍会议的筹备、进行及结束等环节。

一、会议筹备

1.会议主题与目的：明确会议的主题和目的，确保会议内容紧密围绕疫情防控各项工作。

2.会议时间与地点：根据与会人员的时间安排，选择合适的会议时间与地点。会议地点应满足疫情防控要求，保持通风、消毒。

3.与会人员：确定与会人员范围，包括疫情防控领导小组成员、相关部门负责人、专家等。

4.会议通知：提前通过会议预约系统或邮件等方式，向与会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

5.会议资料准备：整理会议所需的资料，包括疫情防控报告、政策措施、工作计划等，并在会前分发给与会人员。

6.设备检查与消毒：会前对会议室内的设备进行检查，确保设备正常运行。同时，对设备进行消毒处理，保障与会人员安全。

二、会议进行

1.签到与体温检测：与会人员在会议开始前进行签到，并接受体温检测。体温正常者方可进入会议室。

2.会议议程：按照预定议程逐项进行，主持人负责把控会议节奏，确保会议内容全面、深入。

3.发言与讨论：与会人员围绕会议主题进行发言和讨论，提出疫情防控工作的建议和措施。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括发言、讨论、决策等。

5.紧急情况处理：如会议期间出现突发疫情或其他紧急情况，应立即启动应急预案，确保与会人员安全。

三、会议结束

1.总结发言：主持人对会议内容进行总结，强调疫情防控工作的重点和责任。

2.散会：主持人宣布会议结束，与会人员有序离开会议室。

3.会议纪要整理：会议结束后，整理会议纪要，明确会议成果、决策事项和下一步工作计划。

4.会议纪要反馈：将会议纪要发送给与会人员，以便了解会议内容，确保会议决策的落实。

5.设备回收与消毒：会议结束后，及时回收会议设备，并对设备进行消毒处理，为下次会议做好准备。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是疫情防控会议决策的重要依据，对会议成果的跟踪落实至关重要。本章将阐述会议纪要的整理、发布、跟踪和评估等环节。

一、会议纪要整理与发布

1.纪要内容：会议纪要应包括会议主题、时间、地点、与会人员、主要发言、讨论要点、决策事项等。

2.纪要格式：采用统一的会议纪要格式，便于识别和查阅。

3.审核与发布：会议纪要完成后，需经主持人或相关部门负责人审核，确认无误后发布。

4.发布范围：根据会议内容和决策事项，确定会议纪要的发布范围，确保相关人员及时了解会议情况。

二、会议决策跟踪

1.责任分解：将会议决策事项分解到具体部门和责任人，明确完成时限。

2.跟踪机制：建立会议决策跟踪机制，定期了解决策事项的落实情况。

3.沟通协调：对于落实过程中出现的问题，及时与相关部门和责任人沟通，协调解决问题。

三、会议决策评估

1.评估周期：设定固定的评估周期，对会议决策的落实情况进行评估。

2.评估内容：评估内容包括决策事项的完成情况、存在的问题、改进措施等。

3.反馈与改进：将评估结果反馈给相关部门和责任人，督促其改进工作，确保会议决策的落实。

四、会议纪要归档与查阅

1.归档管理：会议纪要按照规定进行归档，便于日后查阅。

2.查阅权限：设置会议纪要的查阅权限，确保信息安全。

3.电子化管理：采用电子化管理方式，提高会议纪要的检索和查阅效率。

第四章会议室管理规定

会议室作为疫情防控会议的重要场所，其管理至关重要。本章将从会议室预订、使用、清洁消毒等方面制定管理规定，确保会议室的正常运行和与会人员的安全。

一、会议室预订

1.预订流程：建立会议室预订流程，通过会议室管理系统进行预订，明确会议时间、参会人数等信息。

2.审批权限：设置会议室预订审批权限，确保会议室资源合理分配。

3.预订规则：制定会议室预订规则，如提前预订时间、会议时长限制等，以提高会议室利用率。

二、会议室使用

1.使用规范：明确会议室使用规范，包括会议室内设施的使用、音量控制等，保障会议顺利进行。

2.会场布置：根据会议类型和参会人数，合理布置会议室座位，确保与会人员之间保持安全距离。

3.设备操作：指定专人负责会议室设备的操作，确保设备正常运行。

三、会议室清洁与消毒

1.清洁频率：制定会议室清洁消毒计划，确保会议前后进行清洁和消毒。

2.消毒用品：配备足够的消毒液、口罩、体温枪等防疫用品。

3.通风换气：保持会议室良好通风，必要时使用空气净化设备。

四、会议室设备管理

1.设备维护：定期对会议室设备进行检查、维护，确保设备性能稳定。

2.备用设备：准备备用设备，以应对突发情况。

3.设备更新：根据疫情防控需求和技术发展，及时更新会议室设备。

五、会议室安全与隐私

1.安全措施：确保会议室内的消防安全、信息安全等，制定应急预案。

2.隐私保护：会议室内禁止未经授权的录音、录像等行为，保护与会人员的隐私。

3.会后检查：会议结束后，检查会议室内是否有遗留物品，确保会议室内物品安全。

第五章附则

为确保疫情防控会议设备管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归