协会会议管理制度范文

协会会议管理制度范文第一章总则

为确保协会内部沟通顺畅、决策高效，提高会议质量，特制定本会议管理制度。本制度适用于协会召开的各类会议，包括但不限于会员大会、理事会、专题会议等。

一、会议宗旨

1.会议应坚持公开、公平、公正原则，充分发挥集体智慧，提高决策效率。

2.会议旨在促进协会内部沟通，统一思想，明确目标，推动协会各项工作任务的落实。

二、会议类型

1.定期会议：根据协会工作计划，定期召开的会议，如会员大会、理事会等。

2.临时会议：针对突发事件或特定议题，临时召集的会议。

三、参会人员

1.会议主持人：由协会领导或指定人员担任，负责会议的组织、主持和总结。

2.与会人员：包括协会全体会员、理事会成员、特邀嘉宾等。

3.记录人：由协会工作人员担任，负责会议纪要的记录和整理。

四、会议纪律

1.与会人员应按时参加各项会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，不得随意接打电话或走动。

3.会议内容涉及敏感信息时，与会人员应遵守保密规定，不得泄露相关信息。

五、本管理制度自发布之日起实施，协会全体成员应严格遵守，共同维护会议秩序，确保会议高效、有序进行。

本章内容仅为协会会议管理制度的一部分，后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。协会可根据实际情况，对本制度进行修订和完善，以适应不断发展变化的需求。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人应根据协会工作需要，提前确定会议主题和讨论议题，并在会议通知中明确列出。

2.发送通知：会议主持人应在会议召开前至少3个工作日，向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议题等内容。

3.准备资料：会议主持人应组织相关人员准备会议所需资料，并在会前至少1个工作日分发给与会人员，以便提前了解议题背景和相关信息。

4.会议室安排：协会工作人员应根据会议规模、形式和设备需求，提前预订合适的会议室，并确保会议室设备设施正常运行。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到，会议记录人负责统计参会人员。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议讨论：会议主持人按照议程逐项引导与会人员进行讨论，确保每个议题充分讨论，形成共识。

4.暂停与休息：会议过程中，可根据实际情况安排短暂休息，以便与会人员整理思路，提高会议效率。

三、会议决策

1.表决：对于需要决策的议题，会议主持人应组织与会人员进行表决，确保决策过程公开、公正。

2.记录表决结果：会议记录人应详细记录表决结果，包括赞成、反对和弃权等情况。

3.形成决议：根据表决结果，会议主持人宣布形成决议，并对决议内容进行简要概括。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果、决策结果进行总结，并对与会人员的意见和建议给予回应。

2.会议主持人布置会后工作任务，明确责任人和完成时限。

3.会议记录人整理会议纪要，并于会议结束后1个工作日内发送给与会人员。

本章详细阐述了会议筹备、会议召开、会议决策和会议总结等环节的操作规范，旨在为协会会议的有序进行提供指导。后续章节将进一步介绍会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的书面记录，是会议决策和任务分配的重要依据。为确保会议成果的有效落实，特制定以下会议纪要跟踪落实措施。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并将初稿发送给会议主持人进行审核。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，并提出修改意见。

3.会议记录人根据会议主持人的意见进行修改，形成最终版会议纪要，并在会议结束后3个工作日内发送给所有与会人员。

4.会议纪要应包括会议时间、地点、与会人员、讨论议题、决策结果、任务分配等内容。

二、会议任务的分配与执行

1.会议纪要中明确分配的任务，应指定具体责任人，并明确任务完成的时间节点。

2.责任人应在接到任务后立即开始执行，并定期向会议主持人或指定负责人汇报进展情况。

3.会议主持人或指定负责人应定期检查任务执行情况，对存在的问题及时协调解决。

三、会议决策的跟踪与评估

1.协会应设立专门的跟踪评估机制，对会议决策的执行情况进行跟踪监督。

2.跟踪评估应包括决策执行进度、存在的问题和困难、改进措施等。

3.每次会议决策的跟踪评估结果应在下一次会议中进行汇报，以便全体与会人员了解决策落实情况。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照协会档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.协会成员如有需要查阅会议纪要，可向会议记录人或指定负责人提出申请，经批准后可查阅相关资料。

本章内容主要围绕会议纪要的整理、任务分配、决策跟踪和纪要归档等方面展开，旨在确保会议成果的落实。后续章节将详细介绍会议室管理规定等内容，以进一步完善协会会议管理制度。

第四章会议室管理规定

为保障协会会议的顺利进行，提高会议室使用效率，营造良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，协会成员需提前向会议室管理人员提出预订申请。

2.预订会议室时，需提供会议时间、参会人数、会议主题等信息，以便管理人员安排合适的会议室。

3.会议室预订应遵循“先申请、先安排”的原则，管理人员需公平、公正地处理预订请求。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行，确保座位安排合理、舒适。

2.会议室管理人员应定期检查会议室设备，确保设备正常运行，包括音响、投影仪、白板等。

3.会议期间，与会人员应爱护会议室设备，如遇设备故障，应及时向管理人员报告，以便及时修复。

三、会议室使用规范

1.会议开始前15分钟，与会人员应到达会议室，保持手机静音或振动，遵守会议纪律。

2.会议期间，禁止在会议室吸烟、进食或乱丢垃圾，保持会议室整洁。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭投影仪、音响等设备，并通知管理人员进行清理。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理人员应定期进行安全检查，确保消防设施正常，通道畅通。

2.会议期间，与会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容和敏感信息。

3.对于涉及商业秘密或敏感议题的会议，会议室管理人员应采取措施，确保会议内容不被外泄。

本章针对会议室预订、布置与设备管理、使用规范及安全保密等方面制定管理规定，旨在为协会提供一个高效、安全、舒适的会议环境。后续章节将阐述附则等内容，进一步完善协会会议管理制度。

第五章附则

为确保协会会议管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起生效，协会全体成员应严格遵守。

二、协会可根据实际情况，对本管理制度进行修订和完善，修订后的管理制度应及时通知全体成员。

三、