大数据背景下数字化档案的完整性研究

摘要：大数据化时代，数字档案从“纸与铁”转化为“数与网”，数字化档案的信息完整性成为新时代社会发展的重要问题。根据数字化档案管理原则，数字档案完整性是准确性与安全性的前提与保证。基于此，本文旨在探讨数字化档案信息完整性的重要性、面临的现实挑战及其改进策略研究。同时，基于数据化时代的可持续发展，本文提出未来数字化档案管理完整性的侧重方向，以便为保障数字化档案信息的准确性和可靠性提供参考。关键词：大数据；数字化档案；信息完整性基金項目：课题名称：陕西彬长矿区大佛寺矿木盘川风井项目档案研究；课题号：陕煤司发[2021]667号。1数字化档案信息完整的重要性1.1数字化档案的基本概况随着大数据的迅速增长，数字化档案的规模和复杂性不断增加，信息完整性也变得尤为重要。根据《纸质档案数字化规范》可知，数字化档案是将传统纸质档案转换为电子形式，通过存储、管理和检索技术实现档案信息的数字化保存与处理。它已经成为现代社会信息化建设的重要组成部分，为机构、企业和个人带来了许多便利和机遇[1]。首先，数字化档案提高档案的可读性和可访问性。传统纸质档案需要手动翻阅，并且易受损或丢失，而数字化档案可以通过计算机或其他电子设备进行浏览和搜索，大幅提高了检索效率和准确性。其次，数字化档案节约存储空间和资源。纸质档案需要大量的物理空间来存放，而数字化档案可以通过网络或云存储保存，消除空间限制。最后，数字化档案的备份和恢复也更加方便快捷，可以有效防止档案丢失或损毁。数字化档案还提供了更多的数据处理和分析功能。通过数字化技术，档案中的信息可以快速整理、分类和统计，为机构的决策提供有力支持。同时，数字化档案可以与其他系统或数据库集成，实现数据共享和交互，促进信息资源的有效利用。1.2数字化档案信息完整的必要性1.2.1数字档案完整性是数据质量的保障。数字化档案作为大数据时代的重要组成部分，其信息质量直接影响到数据应用的准确性和可靠性。对数字化档案信息完整性的研究可以帮助识别和解决数据质量问题，确保数字化档案数据的准确性、一致性和时效性。1.2.2数字档案完整性可提供决策支持。在大数据环境下，数字化档案所包含的信息往往是各个领域决策制定的重要依据。保证数字化档案信息的完整性可以提供可信的数据基础，帮助决策者做出科学、准确的决策，促进组织和社会的发展进步。1.2.3数字档案完整性增强商业竞争力。企业在大数据时代需要不断创新和提升自身的商业竞争力。国家档案局发布的《企业电子文件归档和电子档案管理指南》中明确了企业电子文件归档和电子档案管理方法和技术，为企业档案管理提供了高效服务。同时，数字化档案的信息完整性也可以为企业提供高质量的数据支持，帮助企业发现市场机会、优化业务流程、提高运营效率，从而获得竞争优势。1.2.4数字档案完整性蕴含知识发现和价值挖掘的重要性。大数据中蕴藏着丰富的知识和价值，对数字化档案信息完整性的研究可以帮助发现隐藏在数字化档案中的潜在知识和价值。通过挖掘数字化档案数据的关联规律、趋势变化等，可以为学术研究、商业创新等领域提供有益的发现和分析。1.2.5数字档案完整性合规法律及保护隐私。在数字化档案中可能涉及大量的个人和敏感信息，保障数字化档案信息的完整性，对于法律合规和隐私保护至关重要。研究数字化档案的信息完整性可以帮助制定相关的法律法规和隐私保护政策，确保数字化档案的合法性和安全性。2数字化档案完整性面临的现实挑战2.1数据量大与复杂性高数字化档案数据在大数据背景下呈现爆发式增长，包含了各种类型和格式的数据。管理如此庞大和多样化的数据需要合适的技术和方法来确保信息的完整性。数字化档案数据可能存在数据质量问题。例如，数据缺失、错误、冗余、不一致等。这些问题可能导致信息的不完整，影响数据的可信度和可用性。同时，数字化档案的长期保存和维护是保证数据完整性的关键。当数字化档案需要面对技术更新、硬件损坏、软件兼容性等问题，数据的长期保存和维护存在困难[2]。2.2多源数据整合难数据源的多样性，使得数字化档案来自不同的数据源，包括纸质文档、电子文档、数据库、扫描文件以及不同部门、组织或系统等。这些不同来源的数据格式、结构和质量各异，使得保持数据完整性变得更加困难，将这些数据进行整合以确保完整性是一项具有挑战性的任务，需要解决数据格式、标准和语义等方面的问题。同时，多源数据整合需要处理数据保护和隐私问题，由于数字化档案中可能包含大量的敏感信息，如个人身份信息、商业机密等。在管理数字化档案的完整性时，必须严格遵守相关的隐私保护法规和政策，确保数据的安全和隐私。2.3数据技术和工具限制数字化档案的完整性管理需要借助适当的技术和工具，如数据清洗工具、校验算法、数据质量管理软件等来处理大数据、数据质量验证、数据关联等方面的需求[3]。选择和应用合适的技术和工具，涉及数据清理、去重、校验等技术以及建立有效的数据验证和修复机制，保证数字档案的准确性和可靠性。数字化档案的信息完整性也需要进行持续的监测和维护，以应对数据变化和新的挑战。确保长期的完整性管理可能需要投入人力、财力和技术资源。2.4组织人员文化和意识不一致数字化档案的完整性管理需要建立良好的组织文化和意识，包括领导层的支持、员工的参与和培训、相关政策和规范的制定等。这可能需要解决组织内部的文化差异和人员反馈的问题。同时，数字化档案的完整性管理需要相关人员具备一定的专业知识和技能[4]。然而，很多组织在数字化过程中缺乏专业人员，并且缺乏对数据完整性管理重要性的认识和理解，增加了数据完整性工作的挑战和困难。3数字化档案完整性研究的建设路径3.1制定数字档案的完整性管理策略制定明确的数字档案完整性管理策略是保证数字化档案完整性的基础。该策略应包括明确的目标、责任分工、流程和标准，确保各项工作有序进行。如根据国家档案局印发了《电子档案管理系统基本功能规定》要求，制定统一的数据标准和元数据，需要对数字化档案中的数据进行规范化和标准化处理，以提高数据的可比性和可查询性。建立数据关联和验证机制，需要确保数字化档案中的数据与其他数据源之间的关联和一致性，避免数据丢失或错误。国家档案局发布的《档案数字化安全管理规范》也提出了要加强网络安全防护措施、访问权限管理、数据加密和防篡改等要求，以确保数字化档案的安全性和可控性。加强数据安全与隐私保护，在数字化档案中涉及敏感信息时，采取必要的隐私保护措施，如进行数据脱敏和权限控制，以保护用户隐私和遵守相关法律法规[5]。为实现高效的数字档案检索和分析，可开发智能化的搜索引擎和推荐系统，探索文本挖掘和自然语言处理技术在档案中的应用，以及构建数据可视化和分析工具，帮助用户从大量档案中提取有用的信息。3.2强化数据质量控制建立适当的数据质量控制机制，包括数据采集、清洗、验证和校正等环节。对数据进行规范化处理、错误检测和纠正，确保数字化档案数据的准确性和一致性。通过加强数据质量的管控，建立全面的数据质量管理体系，包括数据质量评估、去重和纠错等措施，确保数据的真实性和可靠性。3.3开发智能化工具和技术借助自动化工具和技术来提高数字化档案的完整性管理效率和质量。例如，使用数据质量管理软件、数据清洗工具、校验算法等，辅助自动化检测、修复和监控数据的完整性。引入数字档案的追踪新技术和新标准，通过密切关注数字化档案管理领域的新技术和标准，不断更新和改进完整性管理的方法和工具[6]。例如，利用区块链加密、人工智能监测等新兴技术来增强数字化档案数据的完整性保护和验证。3.4强化数据集成和共享建立统一的数据集成和共享机制，确保数字化档案数据的集成一致性和共享可用性。通过统一的数据标准、接口和交换格式，促进不同部门、组织或系统之间的数字化档案数据互通和协作。通过构建数字化档案的语义表示和知识图谱，以便更好地管理和共享数字档案信息，可对档案数据的语义标注和分类，构建关联和推理机制，从而实现档案之间的关联和跨领域知识的整合。3.5建立权限和访问控制机制通过建立合适的权限和访问控制机制，限制对数字化档案的操作和访问，防止非法修改、删除或篡改，确保合法用户可以便捷地访问和利用数字化档案数据。结合《数字档案管理系统建设指南》《档案数字化外包安全管理规范》《实物档案数字化规范》等文件规范要求，提出该安全机制的具体步骤：第一，确定访问需求。通过与相关部门和人员沟通来了解其工作职责和数据需求。第二，制定访问策略。根据访问需求，制定适当的访问策略和权限规则。这包括规定哪些用户或角色有权访问数字化档案以及他们可以进行的操作，如查看、编辑、删除等。同时，还可以制定访问时间限制和地点限制等规则。第三，实施身份验证和授权机制。为确保只有合法用户能够访问数字化档案，需要实施身份验证和授权机制。常用的身份验证方式包括用户名和密码、双因素认证、指纹识别等。授权机制可采用基于角色的访问控制（RBAC）或基于属性的访问控制（ABAC）等方法。第四，设立访问日志和监控。建立访问日志和监控机制，记录所有访问数字化档案的用户和操作，以便追踪和审计。这可以帮助发现异常访问行为和及时采取措施。第五，加密和安全传输。对数字化档案进行加密是保护数据安全和完整性的重要手段[7]。可以使用加密算法对数据进行加密，并确保在传输过程中使用安全协议和加密通信。以上措施可以建立灵活且安全的权限和访问限制机制，保护数字化档案的安全性和完整性，防止未经授权的访问和数据泄密。3.6加强人员培训及其意识教育加强相关人员的培训和意识教育，提高他们对数字化档案完整性管理重要性的认识和理解。培训内容可包括完整性管理的原则、流程、工具和技术以及隐私保护和数据安全等相关知识。同时，定期对数字化档案的完整性进行审查，确保数据的完整性和可靠性。通过定期的内部审计、外部评估和检查，发现潜在问题并及时采取措施进行纠正和改进。总而言之，提高数字化档案的完整性管理需要综合运用管理策略、数据质量控制、自动化工具和技术、数据集成和共享、权限和访问控制、培训和意识教育、定期审查和监测以及追踪新技术和标准等手段和方法。这些措施可以帮助确保数字化档案数据的完整性、可靠性和安全性[8]。4未来数字化档案完整性研究的侧重方向4.1强化溯源与可信度验证数字化档案的数据溯源和可信度验证对于数据的完整性非常重要。未来的研究可以关注数字化档案数据的溯源技术、数据访问控制和权限管理机制，确保数字化档案数据的来源可追溯、访问可控、可信度可验证。可开发智能化的完整性验证工具，由于传统的数字化档案完整性验证通常依赖于人工的检查和审核，效率较低。未来的研究可以探索基于机器学习、人工智能等技术的智能化完整性验证工具，实现自动化、高效的数字化档案完整性验证。4.2数字档案的长期管理策略数字化档案需要长期保存和维护。未来的研究可以关注数字化档案长期保存的策略和技术，包括持久存储技术、数据迁移技术、数据格式可持续性等，以确保数字化档案在长期保存过程中的完整性和可访问性。同时可关注融合多源数据的完整性管理关注以及数字档案完整性保护与用户隐私权衡等问题。4.3数字化档案完整性的社会价值研究数字化档案的社会影响与价值评估是目前档案管理工作的出发点和落脚点。通过分析数字化档案对社会的影响和产生的价值，包括对数字化档案在教育、文化遗产保护、历史研究等领域的应用效果进行评估，探索数字化档案对社会发展和知识传承的贡献。基于数据人