信息技术赋能教师业务档案管理的意义及其策略研究

摘要：随着信息技术的广泛应用，不断带动各行各业的发展。信息技术在教师业务档案管理方面的应用也成为发展的主趋势，是教师业务档案管理工作不断革新的必然要求。因此，信息技术赋能教师业务档案管理具有十分重要的意义。当前部分学校教师业务档案管理仍然存在一些现实性问题。为此，在教师业务档案管理策略研究上要深入完善教师档案信息化建设机制；健全教师业务档案信息化建设制度，提升档案管理的规范性；加强教师业务档案管理人员信息化技能培训，增强档案管理效能；加强教师业务档案信息化系统建设，提升档案开发利用水平等措施，从而提升教师业务档案管理的效能。关键词：信息技术；业务档案；管理；策略教师业务档案对于教师的教改、科学研究等具有十分重要的作用，业务档案具有重要的二次开发价值。那么如何提升教师业务档案的开发价值、提升业务档案管理的效能是一个现实性问题。因此，依托信息技术赋能档案管理研究具有重要的理论和现实意义。1信息技术赋能教师业务档案管理的意义1.1有益于深入贯彻落实档案信息化建设的要求随着信息技术的不断普及和广泛应用，社会已经进入了信息时代。信息技术支撑下的档案管理已经成为信息时代发展的趋势，档案信息化建设也成为国家档案管理部门主抓的重要工程。2024年《中华人民共和国档案法实施条例》明确提出了档案信息化建设的要求，企事业单位将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，加强对电子档案的全过程管理。还进一步提出依托信息技术加强档案归档和管理，促进电子档案的共享和开发。学校加强档案信息化建设，推动信息技术赋能档案管理及建设，既是适应时代发展的需要，又是深入贯彻落实国家有关档案信息化建设的要求[1]。1.2有益于推动档案管理工作提档升级教师业务档案管理工作需要不断结合学校的发展实际进行变革，尤其是根据学校的教学业务量、科研等工作不断与时俱进地适应时代发展和学校发展的要求。随着学校办学规模的不断扩大，教师业务档案的数量不断激增，而有限的业务档案管理者更难以有效地完成繁重的工作任务，传统的教师业务档案管理模式已经难以应对学校发展的需求。同时，纸质档案因为年代久远极易损坏保管的难度也不断加大，以至于在调阅教师业务档案或二次开发的过程中产生不便，导致出现提升档案管理工作质量的制约因素。而加强档案信息化建设，有益于推动档案管理工作提档，升级更好地反哺学校发展，有益于提升学校的整体工作效能，提升教师的获得感。1.3有益于反哺教师的成长和发展教师业务档案管理在学校的发展中并非是边缘化工作，具有十分重要的意义。教师业务档案管理具有一定的存储价值、档案分析价值和评价价值，依托电子信息数据采集、归档、分析和整理及有效上传和借阅，更有利于发挥档案的管理功能。而教师利用信息技术便捷地借阅业务档案、分析电子档案则有助于教师反思教学过程，找到自己的不足和短板，进一步推动教学改革，提升教育质量和效能，增强教学育人的针对性。此外，通过查阅电子业务档案还有益于教师回顾科研项目，形成问题意识，不断总结发现新问题，为持续深入研究奠定基础。教师业务档案是宝贵教学经验和科研经验的存储，有益于教师共享。因此，信息技术赋能教师业务档案管理是教师成长和发展的重要抓手。2信息技术在教师业务档案管理中的优势信息技术是时代发展的产物，因其具有便捷性、智能化、网络化和数字化的特征被诸多行业所应用。信息技术的显著特征也赋予教师业务档案管理信息化适应性强、便捷性高和人力资源的节约型等特点。这些优势使得教师业务档案管理的实效性不断增强。2.1具有较强的适应性学校传统的教师业务档案管理模式在其管理过程中受时间和空间的限制，其共享性、便捷性和二次开发性价值被大大削弱[2]。业务档案信息的流通性不强，业务档案存储价值难以发挥，这既不利于教师发展，也失去了档案共享的功能。而信息技术或信息系统的开发和应用具有较强的适应性，教师档案信息化管理系统或信息技术可以使学校图书馆、实验室、党建资料室等不同的部门实现数据的整合和链接[3]。教师亦不受时间和空间的限制，随时依托信息管理平台实现业务档案的上传。因此，其适应性优势显而易见。2.2档案管理的便捷性传统的教师业务档案管理工作内容较为繁杂，流程较为烦琐，且受制于空间维度，使教师的业务档案管理的工作量较为繁重。这就导致教师需要耗费大量的时间放在业务档案归档方面，一定程度上限制了教师教学业务时间的投入，进而影响了教师主业主责的完成实效。而信息技术或信息系统的应用，为教师提供业务档案整理抓手，更为便捷地实现档案的归档、上传等工作，使教师从业务档案管理中解放时间。这也使得学校教师业务档案的管理者能够更为便捷地实现业务档案的分类和整理，完成快速的数据传输及档案调阅等工作。2.3人力资源的节约型学校的办学规模和办学体量在不断扩大，各部门和行政科室的业务量也在不断激增，传统的教师业务档案管理难度不断在加大。这就需要学校耗费大量的人力、物力投入教师业务档案管理的工作中，进而造成了过度的人力损失和财产损耗。尤其是需要根据不断激增的档案管理工作量招聘大量的管理人员定岗定编，额外增加劳务预算。而信息技术以其智能化、数据化和网络化等特点，能够有效地解放人力，实现一人身兼多职，便捷高效地开展档案管理工作，避免大量的劳务开支。有效地节约了人力成本，进而反哺学校的发展。3信息技术赋能教师业务档案管理的现实困境信息技术以其自身的特点赋予各行业发展的新动能，而教师业务档案管理工作的革新也离不开信息技术赋能。当下信息技术赋能教师业务档案管理取得了一定的成绩，有效推动了此项工作的开展，但是也有部分学校的教师业务档案信息化建设工作呈现出一定的滞后性，存在现实的困境。3.1部分学校教师业务档案信息化建设总体思路不完善学校教师业务档案信息化建设的总体规划是实现档案管理规范化、技术化和智能化的重要标准和指向，然而部分学校缺乏业务档案管理信息化建设的总体思路。主要体现为部分学校领导对于教师业务档案信息化建设不重视，使其边缘化，没有纳入党委日常工作的审议流程。甚至单纯地认为档案管理无非就是完成上级的评估和检查，这就导致档案管理工作的碎片化和信息收集整理的碎片化。此外，部分学校将档案管理工作划分到图书馆乃至人事处，缺少直管领导干预，更导致教师业务档案管理工作缺少针对性和目的性，呈现出“无人问津”乃至“养老”岗位的错觉。3.2教师业务档案信息化建设制度有待规范化教师业务档案信息化制度建设是保障档案管理规范化的重要标准，具有一定的导向性，是做好档案管理工作的根本遵循。然而部分学校的教师业务档案管理工作制度化建设滞后，有待进一步完善。部分学校没有结合教师业务档案管理的各个环节制定准确、精细和操作性强的制度，导致档案管理工作人员存在惰性心理，信息化操作技能缺乏。此外，部分学校也没有制定规范的信息化档案上传、存储及借阅的规范流程，导致一些重要的档案被公开化，甚至一些电子档案损坏，造成了不可估量的损失。3.3教师业务档案管理人员的信息化水平有待提高教师业务档案管理人员的信息化操作水平是影响档案管理工作质量高低的重要因素，也在一定程度上代表着学校的发展质量。然而部分学校的教师业务档案管理人员的信息化水平差强人意，难以满足工作需要，不能适应时代发展对档案管理工作的要求。部分教师业务档案管理人员信息化知识存储不足，一些信息化技能的操作水平有限，限制了其工作的积极性。同时，部分教师业务档案管理人员的保密操作技能不过关，对于信息技术辅助电子档案管理的优势和劣势认识不清，最终导致一些重要的电子档案被公开化，造成一定的损失。此外，学校针对教师业务档案管理人员缺少信息化技能考核，难以摸清管理人员的水平状况，更无法以考核促进其自我发展，弥补短板。3.4教师业务档案信息化系统建设滞后教师业务档案信息化系统建设是提高学校档案信息化水平、助力学校发展的重要因素。在教师业务档案信息化建设的过程中部分学校的信息化平台建设滞后，难以支撑学校发展的实际需求。部分学校没有建立教师业务档案信息化系统，只是依托一些基本的电子扫描设备或影印设备实现电子数据的上传。同时，部分学校虽然建立了教师业务档案信息化系统，但是后续的开发滞后，从端口一站式上传功能、分类检索到定向数据报告生成等难以满足电子档案管理的实际需要，大大限制了档案信息化发展的步伐。4信息技术赋能教师业务档案管理的策略信息技术已经成为教师业务档案管理工作所必须的应用技能，成为档案信息化建设发展的趋势。而针对教师业务档案信息化建设过程中的困境、难题或短板，还要采取加强整体谋划思路、完善信息化制度建设等有针对性的措施和策略破解难题，以进一步提升教师业务档案管理的效能和水平。4.1学校党委把舵定向，完善教师业务档案信息化建设思路信息技术赋能教师业务档案的整理成为高校信息化建设的重要内容和必要措施，对于学校乃至教师个体的发展有不可忽视的影响。因此，学校加强教师业务档案的整理及建设首先要发挥党委把舵定向的作用。学校党委要把教师业务档案的信息技术赋能工作纳入日常工作当中，不能使其边缘化，从学校发展的宏观角度统筹谋划集体决策，完善教师业务档案信息化建设的思路。根据学校发展的实际加强对信息技术赋能教师业务档案管理工作的投入，提供重要的物质保障和组织保障。其次，党委委员专任负责制。高度重视此工作，以党委委员直抓直管，责任到人，提升工作开展的实效性和针对性。4.2健全教师业务档案信息化制度建设，提升档案管理的规范性无规矩不成方圆，良好的制度化建设是保障工作开展的重要支撑，是促进工作规范化的重要举措。教师业务档案的管理涉及多方面，内容繁杂，工作量大，良好的制度是弥补短板、减少工作失误的重要保障。为此，要结合档案信息技术赋能的主要内容开展调查研究，制定档案信息化建设制度。首先，针对档案信息化的相关模块完善制度化建设。针对电子档案的收集、整理、分析、存储、保密和借阅等相关环节完善档案管理制度，制定标准、规范。其次，针对教师业务档案管理信息化操作流程，构建完善的操作标准和制度，提升档案上传、调阅等工作流程的规范性。4.3加强教师业务档案管理人员信息化技能培训，增强档案管理的效能良好的信息化应用技能是保障学校档案管理成效的关键，为此，学校要针对教师业务档案管理人员开展常态化的信息技术培训，提升其业务水平和综合素质。首先，依托校级培训平台夯实业务档案信息化管理技能。学校针对档案管理过程中信息化操作的短板、难题及易错问题开展培训，邀请同行业的专家和学者入校开展讲座，拓宽管理人员的信息化知识，提高操作水平。其次，针对电子档案的保密性问题进行有针对性的培训[5]。电子档案因其特殊的保存形态，保密的重要性不言而喻，针对档案管理人员要讲清楚保密的重要性、保密的举措等相关内容。最后，针对档案管理人员信息化技能开展定期考核。通过考核找短板、补差距，促进档案管理人员不断反思，以进一步倒逼工作人员强本领、长技能。4.4加强教师业务档案信息化系统建设，提升档案开发利用水平完善教师业务档案