新时代基层水文档案数字化管理实践研究

摘要：新时代，信息技术快速发展，为水文档案数字化建设与管理奠定了良好基础。加强基层水文档案数字化管理，不仅能够实现水文档案资源的实时共享，还能够有效保护水文档案原件，不断提高水文档案的数字化管理水平。基于此，文章主要论述了新时期对基层水文檔案数字化管理的要求，解析水文档案数字化管理的价值，并探索行之有效的数字化管理策略，旨在深入开展基层水文档案数字化管理工作，推动水文事业更好地发展。关键词：基层；水文档案；数字化管理；实践在新形势下，我国经济和社会发展对水文工作提出了更高要求。水文档案管理是水文工作的基础，只有积极革新管理方式，建立数字化的档案管理体系，发挥水文档案的最大价值，才能为水文事业的快速发展提供坚实的保障。基层水文档案是记录水文信息、服务水利建设的重要载体，加强对其数字化管理，可以实现水文档案的在线检索、在线阅览等功能，大幅度提高水文档案的利用效率。因此，为了提高企事业单位档案工作的规范化和现代化水平，相关部门有必要强化对水文档案的数字化管理实践。一、新时期对基层水文档案数字化管理的要求1.实现保存“水文记忆”功能水文档案是对水文资料信息的保存，是水文部门生存发展的重要基础。新时期的基层水文档案数字化管理，需要通过数字化手段，将传统纸质档案转化为电子形式，确保档案信息的长期保存和传承，有效实现“水文记忆”功能。水文档案的数字化管理可以有效保护珍贵的水文资料，为后人提供宝贵的历史记录，促进水文事业的持续发展。2.确保水文档案的完整性在新时代背景下，基层水文档案数字化建设与管理，需要通过完善的数字化流程和技术手段，确保档案信息的完整性和真实性，防止信息丢失或被篡改。此外，当前各个地区的水文档案管理发展存在不均衡现象，对计算机技术、网络技术的应用有所差异，需要在实现数字化存储的基础上促进水文资源的共享。除此之外，水文部门需要建立档案备份和恢复机制，确保在突发情况下能够迅速恢复档案数据，保障档案信息的完整性。3.照顾档案用户的需求新形势下，基层水文档案数字化管理应当尊重现实，充分考虑用户对水文档案信息的需求。通过优化档案检索系统、提供在线阅读等功能，方便用户快速获取所需的档案信息，确保档案部门更具现代化信息，从而更好地与水文科研要求相适应。另外，在实际管理中，需要加强档案信息的整合和加工，提供多样化的档案服务，满足用户的不同需求，进一步提升水文档案的利用价值。二、新时代基层水文档案数字化管理的价值1.有助于提升基层水文档案管理成效在新时代背景下，信息技术在水文工作中得到广泛应用，电子档案不断增多，加强基层水文档案数字化管理，有助于提升档案管理成效。传统纸质档案管理中存在存储空间有限、检索效率低下等问题，数字化管理能够从根本上解决这些问题。通过构建电子档案管理系统，可以实现档案信息的快速录入、分类和检索，大幅缩短档案的查找时间，提高工作效率。同时，数字化管理可以方便地实现档案信息的共享，使多个部门或单位能够同时访问和利用同一份档案，进一步提升档案管理的成效。此外，数字化管理可以降低档案管理成本，减少纸质档案的打印、存储和维护成本，为基层单位节约大量的人力、物力和财力。2.有助于提高基层水文档案管理质量传统纸质档案在保存和传递过程中容易损坏或遗失，水文档案的数字化管理能够让管理人员从繁杂的工作中解脱出来，促使他们将更多精力投入档案数字化建设中，保证档案信息的准确性。通过采用先进的数字化技术和工具，可以对档案信息标准化处理，确保信息的格式统一、内容准确。另外，数字化管理可以加强档案信息的整合和关联，将分散的档案信息整合，形成系统化的档案信息库，为水文研究和决策提供更加全面、准确的数据支持。3.有助于实现对档案信息的异地利用水文档案数字化管理能够打破原来不能共享的诸多限制，通过网络传输和共享技术，将档案信息传输到任何需要的地方，实现档案信息的异地查阅和利用，实现人文档案信息的实时共享。这种管理方式不仅方便了档案用户的使用，提高了档案信息的利用效率，还能够推动水文档案信息的交流和共享，促进不同地区之间的合作与交流。此外，在数字化管理下，水文档案利用期间不再受时间的制约，用户只需上网即可查询所需的档案信息，实现对档案资料的有效利用。4.有助于更好地保护水文档案原件传统的纸质档案在长时间保存和利用过程中容易受到磨损、污染和损坏等问题的困扰，可以通过数字化复制和备份技术，将纸质档案转化为数字形式保存。这种管理方式可以避免对纸质档案原件的直接损伤，确保档案信息的长期保存。此外，数字化管理可以加强档案信息的保密性和安全性，通过采用加密技术和访问控制等手段，能够防止档案信息被泄露和非法访问。除此之外，数字化管理可以提高档案信息的可靠性和稳定性，通过定期备份和恢复机制，确保档案数据在突发情况下能够迅速恢复，保障档案信息的完整性和可用性。三、新时代基层水文档案数字化管理实践策略水文档案具有为水文事业提供可靠依据的功能，公众对水文信息的需求不断增加。新时期，新技术和新成果逐渐应用到水文档案管理工作中，促使水文档案记录内容、记录方式不断发生改变，水文档案载体逐步多样化，这些变化都对档案管理工作提出了更高要求。过去很长一段时间，水文档案以纸质为主，查找信息的速度较慢，难以实现共享，导致水文档案的可利用性不高。为了改善这种情况，基层水文部门应当加强档案数字化管理，将水文档案的价值最大化地发挥出来，推动水文事业的快速、稳定发展。1.加大资金投入力度，完善水文档案管理软硬件设施在新时代背景下，信息技术发展日新月异，在水文档案数字化管理实践中，基层水文部门应当根据实际管理需要加大资金方面的投入力度，大力引进新技术和应用软件，促进相关软硬件设备设施的完善。水文部门应当针对当前基层水文档案管理的实际需求，制订科学的资金投入计划，确保资金充足并合理使用，具体包括设立专项资金用于购买先进的档案管理软硬件以及存储设备设施等。其中，在软件方面，应当选择功能齐全、操作便捷、安全可靠的档案管理软件，满足基层水文档案数字化管理的各项需求。这些软件应具备档案信息的录入、分类、检索、共享等基本功能，能够支持数据备份、恢复和加密等安全措施，确保档案信息的完整性和安全性；在硬件方面，应当配备高性能的计算机、扫描仪、打印机等设备，支持档案信息的数字化处理和输出。此外，还应建设稳定可靠的存储系统，用于存储大量的档案数据，购买足够的存储设备设施，并构建冗余备份机制，有效防止数据丢失或损坏。除了购买设备设施和软件外，基层水文部门还需要加强对设备设施的维护和更新，定期检查和维护档案管理软硬件，及时发现并解决问题。随着技术的不断进步和档案管理需求的变化，需要及时对软硬件升级和更新，更好地满足新的档案管理需求。2.完善数字化管理法规与制度，实现依法治档在基层人文档案数字化管理中，通过制定和完善数字化管理法规与制度，不仅可以规范基层水文档案的数字化管理行为，提高档案管理的合规性和科学性，还能够为档案的长期保存和有效利用提供重要保障，推动基层水文档案事业的健康发展。首先，制定全面、细致的档案管理规定。应当涵盖档案收集、整理、分类、存储和利用等各个环节，明确各项工作的标准和要求。此外，该规定还应当明确档案管理人员的职责和权限，确保其在工作中能够有法可依、有章可循；其次，针对数字化管理的特点制定专门的数字化操作流程和数据质量标准。数字化操作流程应当详细规定档案数字化的步骤、方法和技术要求，确保数字化过程的规范性和准确性。数据质量标准需要明确档案数据的质量要求，包括数据的完整性、准确性和可读性等，确保数字化成果的质量可靠；最后，加强相关法规制度的宣传和执行力度。水文部门应当通过培训、讲座等形式，加强对档案管理人员的法规制度宣传教育，增强其法规意识和执行能力。此外，还应建立健全监督检查机制，定期检查和评估档案管理工作，纠正和处罚违规行为，确保法规制度的严格执行。3.完善水文基础数据库，强化对数据库的科学管理基层水文档案资料内容较多，标准化与一致性相对较差，要想及时对已入库的水文数据信息实行标准化处理，并对未入库的水文数据入库与校核，需要不断完善水文基础数据库，加强对数据库的科学管理，保证档案数字化工作取得实效。其一，加强对水文基础数据的收集工作。相关管理人员应当从各个渠道广泛收集水文数据，确保数据的全面性和丰富性。对于收集到的数据，需要严格筛选和审核，确保数据的真实性和准确性；其二，加强对人文数据的整理、分类和存储。相关人员应当根据水文档案的特点和管理需求，制定科学的数据分类标准，将数据有序分类和整理。由于水文业务涉及的专业数据较多，为了更好地实行数字化管理，水文部门应当基于水文基础数据库，建立专用数据库，如水资源数据库、防汛抗旱数据库等；其三，重视对数据库的科学管理。水文部门需要建立数据库管理制度，明确数据库的使用权限和管理责任，防止数据被非法访问和篡改。另外，采用先进的数据管理方法和工具，对数据库开展定期维护，确保数据的实时性和可用性。为了提高数据库的管理水平，相关管理人员可以引入数据挖掘、数据分析等先进技术，对水文数据展开深入分析和挖掘，为水文研究和决策提供有力的数据支持。4.加强信息系统安全管理，保证水文档案信息安全在基层水文档案数字化管理中，相关管理人员应当树立安全第一的意识，严格按照相关保密制度的规定开展工作，通过加强对水文信息系統的安全管理等，多维度保证水文档案信息的安全。首先，采用先进的安全技术手段，保障水文档案信息安全。例如，相关管理人员应当设置防火墙系统，通过过滤和监控网络流量，有效防止外部恶意攻击和非法访问。利用加密技术对水文档案信息实行加密处理，确保在传输和存储过程中的数据安全性。此外，利用身份验证和访问控制机制，对访问水文档案信息的用户实施严格的权限管理，防止未经授权的访问操作；其次，建立完善的安全管理制度，保障水文档案信息安全。水文部门应当制定明确的信息安全管理制度，规范档案管理人员的操作行为，确保在处理水文档案时遵守相关安全规定。再次，建立安全审计和日志管理机制，记录和监控档案管理人员的操作，便于及时发现和处理潜在的安全风险；最后，制定应急预案，科学应对突发情况。水文部门应当提前制定信息安全应急预案，明确在发生安全事件时的响应流程和处置措施。通过定期组织应急演练和培训，提高档案管理人员的应急响应能力，确保在突发情况下能够迅速、有效地应对和处理安全问题。5.提高管理人员业务能力，建设高素质的档案管理队伍基层水文档案数字化建设涉及档案资料管理、数据库网络、水文等专业知识，需要既懂计算机技术，又具备档案管理与水文知识的复合型人才。新时期，水文档案数字化建设对档案管理人员提出了更高要求，管理人员需要熟悉新规定、丰富新知识，促进水文档案管理数字化建设。通过提高管理人员的业务能力，建设高素质的档案管理队伍，可以为基层水文档案数字化管理提供有力的人才保障，推动档案管理工作的规范化和高效化开展。其一，加强对档案管理人员的培训。培训内容应涵盖数字化技术、档案管理知识、水文专业知识等多个方面，确保管理人员能够全面掌握数字化管理的相关知识与技能。通过多样化的培训形式，如理论授课、实践操作、案例分析等，不断提高管理人员的实践操作能力，更好地适应时代发展对档案工作的新要求；其二，引进和培养具备数字化管理经验的优秀人才。基层水文部门可以通过公开招聘、选拔优秀人才的方式，吸引更多具备数字化管理背景和经验的专业人才加入档案管理队伍。对于现有的档案管理人员，水文部门应当鼓励他们继续深造，提升自身的专业素质和管理能力；其三，建立完善的激励机制，调动管理人员的积极性。基层水文部门可以设立奖励制度，表彰和奖励在数字化管理