机关办公室会议管理制度

机关办公室会议管理制度第一章总则

一、为加强机关办公室会议管理，提高会议效率，明确会议目的，确保会议质量，根据国家有关规定，结合我单位实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于机关办公室各类会议，包括全体会议、专题会议、部门会议等。

三、会议应遵循以下原则：

1.实事求是，注重实效；

2.精简高效，节约资源；

3.明确主题，充分准备；

4.集思广益，民主决策；

5.严肃认真，遵守纪律。

四、会议的主要任务是：

1.传达贯彻上级指示精神；

2.研究解决工作中的重大问题；

3.部署安排重要工作；

4.总结交流工作经验；

5.讨论决定其他重要事项。

五、会议的组织和管理由机关办公室负责，会议主持人负责会议的召集、组织和主持。

六、参会人员应按时参加各类会议，因故不能参加的，应提前向主持人请假。

七、会议记录由专人负责，确保记录准确、完整，便于会议纪要的整理和归档。

八、会议结束后，机关办公室应对会议纪要进行跟踪落实，确保会议决策得到有效执行。

九、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。

十、本制度的解释权归机关办公室。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主要议题和目的，报请相关负责人批准。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等。

3.发送会议通知：提前将会议时间、地点、议程等内容通知参会人员，并要求回复确认。

4.准备会议资料：整理与会议主题相关的文件、数据和参考资料，提前分发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确保会议的出勤情况。

2.会议主持人开场：主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和纪律要求。

3.主题发言：会议主持人或指定发言人就会议主题进行详细阐述，引导参会人员进行讨论。

4.讨论与发言：参会人员围绕会议主题展开讨论，提出意见和建议。

5.会议决策：根据讨论情况，主持人或相关负责人对议题进行总结，形成会议决策。

三、会议记录

1.记录要点：会议记录人员应记录下会议主题、参会人员、讨论过程、决策结果等关键信息。

2.整理会议纪要：会议结束后，根据记录内容整理会议纪要，明确会议决策和任务分工。

四、会议总结与反馈

1.会议主持人对会议成果进行总结，强调会议决策的重要性和执行力。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

3.机关办公室对会议纪要进行整理、归档，并分发给相关人员。

五、会议后续工作

1.跟踪落实：机关办公室负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保工作落实到位。

2.反馈进度：责任部门定期向机关办公室反馈会议决策的执行进度，便于及时调整和优化工作。

3.评估与改进：根据会议决策的执行情况，对会议效果进行评估，不断优化会议流程和管理制度。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与分发

1.会议结束后，会议记录人员应在24小时内完成会议纪要的整理工作，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论主题、决策结果、任务分工等关键信息。

3.会议纪要经主持人审核通过后，由机关办公室在1个工作日内分发给所有参会人员及相关责任人。

二、会议决策的执行与监督

1.各责任部门应根据会议纪要中明确的任务分工，制定具体的执行计划，并报机关办公室备案。

2.机关办公室应建立会议决策执行台账，对决策执行情况进行定期检查和督促。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任部门应及时向机关办公室反馈，寻求支持和协调。

三、执行进度的汇报与调整

1.责任部门应按照会议纪要的要求，定期向机关办公室汇报决策执行进度。

2.机关办公室汇总各责任部门的汇报材料，形成综合汇报，向相关负责人报告。

3.根据执行进度和实际情况，机关办公室可提出调整决策和优化工作的建议，报请相关负责人审批。

四、会议纪要的归档与查阅

1.机关办公室负责将会议纪要整理归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要归档后，应设立便捷的查阅渠道，便于相关人员查询和参考。

3.对于涉及敏感信息和保密内容的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

五、跟踪落实的评估与问责

1.机关办公室定期对会议决策的执行情况进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

2.对于未按期完成或执行不力的责任部门和个人，机关办公室应启动问责机制，督促整改。

3.通过评估和问责，不断提高会议决策的执行力和会议纪要的跟踪落实效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.机关办公室负责会议室的统一预订和管理，确保会议室资源合理分配和使用。

2.需要使用会议室的部门或个人，应提前向机关办公室提交会议室预订申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

3.机关办公室根据申请内容进行审核，合理安排会议室，并在会议前通知预订人。

二、会议室布置与设施

1.会议室应保持整洁、安静、舒适，内部设施齐全，包括必要的会议桌椅、投影仪、音响设备等。

2.会议前，机关办公室应根据会议需求对会议室进行布置，并检查设备运行情况，确保会议顺利进行。

3.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的卫生环境。

三、会议室使用规范

1.会议开始前，参会人员应准时到场，并按照指定座位入座。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离席，遵守会议纪律。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，带走个人物品，不得在会议室遗留垃圾。

四、会议室安全管理

1.机关办公室应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施、电源线路等安全可靠。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆等危险物品。

3.会议期间，机关办公室应指定专人负责会议室的安全管理，确保会议安全顺利进行。

五、会议室维护与保养

1.机关办公室应定期对会议室设备进行维护和保养，确保设备性能良好。

2.发现会议室设备损坏或故障，应及时报告并联系维修，避免影响会议的正常使用。

3.加强会议室的日常清洁工作，确保会议室环境整洁，设施完好。

第五章附则

一、本制度的解释权归机关办公室所有。

二、本制度自发布之日起实