众创会议室管理制度

众创会议室管理制度众创会议室管理制度

第一章总则

第一条目的与原则

本管理制度旨在规范众创会议室的使用，确保会议效率，提升团队协作，遵循公平、公正、公开的原则，制定以下规定。

第二条适用范围

本管理制度适用于众创会议室的预定、使用、会议流程、会议纪要的跟踪落实以及会议室的管理。

第三条会议性质分类

会议根据性质分为以下三类：

1.日常例会：定期举行的部门内部或跨部门的沟通协调会。

2.专项会议：针对特定项目或议题举行的会议。

3.临时会议：因紧急事务临时召集的会议。

第四条会议层级分类

会议根据层级分为以下三类：

1.公司级会议：涉及公司战略规划、重大决策的会议。

2.部门级会议：涉及部门业务发展、团队建设的会议。

3.小组级会议：涉及小组内部工作分配、问题讨论的会议。

第五条会议组织者职责

会议组织者负责：

1.预定会议室，确保会议时间、地点的合理安排。

2.制定会议议程，明确会议主题、目标、参会人员及预期成果。

3.通知参会人员，确保参会人员提前了解会议内容。

4.负责会议纪要的编写、发布与跟踪落实。

第六条参会人员职责

参会人员应：

1.准时参加，如有特殊情况提前告知会议组织者。

2.会议期间保持手机静音，避免影响会议进程。

3.积极发言，为会议议题提供建设性意见和建议。

4.会后配合会议纪要的跟踪落实。

第七条制度修订

本管理制度由公司管理层制定、修订，并负责解释。如有需要，可适时进行调整，以确保会议管理的有效性。

第二章会议流程

一、会议预定与通知

1.会议组织者需提前至少两个工作日向行政部门提交会议室预定申请，填写会议室预定表，明确会议时间、地点、参会人员等信息。

2.行政部门收到预定申请后，应及时回复确认预定结果，并在会议前一日将会议通知发送至参会人员。

3.会议通知应包括会议主题、议程、时间、地点、参会人员、预期成果等内容。

二、会议签到与资料准备

1.会议开始前10分钟，会议组织者应安排人员负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议组织者需提前准备好会议所需资料，包括会议议程、相关文件、笔记本、笔等。

三、会议议程执行

1.会议主持人按照预定议程主持会议，确保会议有序进行。

2.会议主持人应引导参会人员围绕会议主题展开讨论，鼓励积极发言，控制会议时间，避免偏题。

3.会议期间，会议组织者应做好会议记录，特别是重要观点、决策事项和待办事项。

四、会议决策与表决

1.会议决策事项应充分讨论，形成明确意见。

2.对于重大决策事项，应进行表决。表决方式由会议主持人确定，可以采用口头表决、举手表决或投票表决。

3.表决结果由会议主持人当场宣布，并记录在会议纪要中。

五、会议总结与闭幕

1.会议接近尾声时，会议主持人应对会议成果进行总结，明确待办事项、责任人和完成时限。

2.会议主持人征求参会人员对会议的意见和建议，以改进会议组织工作。

3.会议结束后，会议组织者宣布会议闭幕，感谢参会人员的参与。

六、会议纪要编写与发布

1.会议组织者应在会议结束后24小时内完成会议纪要的编写。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策事项、待办事项等内容。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，发布给所有参会人员。

七、会议跟踪落实

1.会议组织者应对会议纪要中的待办事项进行跟踪落实，确保各项工作按时完成。

2.会议组织者定期向公司管理层汇报会议决策执行情况，以便及时调整工作计划。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

会议纪要完成后，应提交给会议主持人进行审批。审批通过后，由会议组织者及时将会议纪要发布给所有参会人员，并抄送相关部门和公司管理层，确保信息共享。

二、待办事项的分配与责任

1.会议纪要中明确的待办事项应具体、明确，指派给相应的责任人。

2.责任人需在会议纪要发布后两个工作日内确认接收待办事项，并制定执行计划。

3.会议组织者应定期检查待办事项的完成情况，并提供必要的支持和协调。

三、进度更新与沟通

1.责任人应至少每周更新一次待办事项的进度，通过邮件或会议的方式向会议组织者汇报。

2.如遇问题或困难，责任人应及时与会议组织者沟通，寻求解决方案，确保事项能够按计划推进。

四、跟踪落实的监督与评估

1.会议组织者应建立跟踪落实记录表，记录待办事项的执行情况，包括进度、遇到的问题及解决措施。

2.定期对会议决策的执行情况进行评估，对于未按期完成的待办事项，分析原因，制定整改措施。

五、反馈机制与持续改进

1.建立反馈机制，鼓励参会人员对待办事项的执行效果提出意见和建议。

2.会议组织者应收集反馈信息，定期总结经验教训，优化会议管理和跟踪落实流程。

3.根据反馈和评估结果，调整管理措施，确保会议决策能够有效执行，提升工作效率。

六、会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要应作为重要文件进行存档，以便日后查阅和追溯。

2.存档的会议纪要应按照公司规定的保存期限进行管理，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

一、会议室预定管理

1.会议室预定采取先到先得的原则，行政管理部门负责统筹安排。

2.预定会议室需提供会议主题、参会人数等信息，以便行政管理部门合理分配会议室资源。

3.如有特殊情况需取消或变更预定，会议组织者应至少提前一个工作日通知行政管理部门。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食。

2.使用会议室时，应爱护设施设备，如遇故障或损坏，应及时报告行政管理部门。

3.会议室内严禁私拉乱接电源线、网线等，确保消防安全。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的维护、保养和升级，确保设备正常运行。

2.会议组织者应在会议前检查设备是否齐全、功能正常，如有问题及时与行政管理部门联系。

3.会议结束后，会议组织者应确保设备关闭，切断电源，避免浪费资源。

四、会议室安全保障

1.会议室应配备必要的消防设施，并定期进行检查。

2.行政管理部门负责制定会议室安全应急预案，确保突发情况下的人员安全。

3.会议组织者应确保会议室内人员不超过容纳人数，避免拥挤。

五、会议室环境卫生

1.行政管理部门负责安排会议室的清洁工作，确保会议室内外环境整洁。

2.会议组织者应提醒参会人员保持会议室卫生，会议结束后及时清理垃圾。

3.定期对会议室进行消毒、通风，确保空气质量。

六、会议室资源优化

1.行政管理部门应定期评估会议室使用情况，优化会议室分配方案，提高资源利用率。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等远程会议形式，减少对实体会议室的依赖。

3.推广绿色会议理念，减少会议过程中的资源消耗。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，公司管理层