会议管理制度确立

会议管理制度确立第一章总则

为了确保公司会议的高效、有序进行，提高决策效能，明确会议职责，制定本会议管理制度。本制度适用于公司内所有层级会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会等。

一、会议目标

1.传达公司战略、政策及规章制度，确保全员理解并贯彻执行。

2.分析和解决公司运营过程中出现的问题，提高工作效率。

3.促进部门间的沟通与合作，提升团队凝聚力。

4.培养员工的主人翁意识，激发工作积极性。

二、会议原则

1.精简高效：会议应突出重点，缩短时间，提高效率。

2.预约制度：会议召开前需提前预约会议室，确保会议资源合理分配。

3.议题明确：会议议题应提前准备，确保会议有针对性和实效性。

4.讨论充分：鼓励与会人员积极参与讨论，充分表达意见和建议。

5.决策民主：会议决策应充分听取各方意见，确保决策的科学性和民主性。

三、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：针对特定议题或紧急事项临时召开的会议。

3.专题会议：针对某一特定领域或问题召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织者负责会议的筹备、召开、记录和跟踪落实。

2.与会人员应按时参加，因故不能参加者需提前请假。

3.会议组织者应确保会议内容保密，涉及敏感信息时，与会人员需签订保密协议。

五、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和修订。公司各部门应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各阶段任务，以下为会议流程的相关规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者需根据公司战略和实际运营需求，明确会议主题，确保会议目标具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议组织者应提前制定会议议程，包括会议时间、地点、议题、预计时长等，并在会议召开前至少1天将会议议程通知与会人员。

3.邀请与会人员：会议组织者应根据会议议题邀请相关人员参加，确保与会人员具备相关知识和经验，以便进行有效讨论。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备会议所需的各类材料，如报告、数据、图表等，并确保材料的准确性和完整性。

5.预约会议室：会议组织者需提前预约会议室，确保会议场地符合需求，同时布置好会议室，包括设备、座位安排等。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前5分钟到达会议室，进行签到，会议组织者应统计签到情况。

2.会议主持人介绍：会议主持人应简要介绍会议主题、议程和与会人员，明确会议目标。

3.讨论与发言：会议组织者按照议程安排，引导与会人员进行议题讨论。与会人员应积极发言，充分表达自己的意见和建议。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，组织与会人员进行决策。涉及投票事项时，应遵循少数服从多数的原则。

5.会议记录：会议组织者指定专人负责会议记录，记录内容包括会议议题、讨论过程、决策结果等。

三、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议成果进行简要总结，强调决策事项和下一步工作计划。

2.会议组织者应在会议结束后1天内，将会议纪要整理完毕，并发送给与会人员。

3.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、决策结果等，要求内容清晰、准确。

四、会议反馈

1.与会人员应在收到会议纪要后1天内，对会议纪要内容进行确认，如有异议，应及时向会议组织者反馈。

2.会议组织者应对反馈意见进行核实，并根据实际情况进行修改完善。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保各项工作有序推进，本章对会议纪要的跟踪落实进行规定如下：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要由会议组织者或指定专人负责整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时限等。

3.会议纪要整理完成后，应在会议结束后2个工作日内发送给与会人员及相关部门。

4.会议纪要的发布应采用公司内部通讯系统或电子邮件等形式，确保相关人员及时收到。

二、会议纪要的审批与反馈

1.与会人员收到会议纪要后，应在1个工作日内进行审批确认。

2.如与会人员对会议纪要内容有异议，应在审批时提出，并由会议组织者及时核实处理。

3.会议纪要经审批确认后，由会议组织者统一归档保存。

三、会议决策的执行与跟踪

1.会议组织者应建立会议决策跟踪表，明确责任人、完成时限、进度要求等。

2.责任人应按照会议纪要要求，制定具体实施方案，并按计划推进工作。

3.会议组织者定期对会议决策执行情况进行跟踪，了解工作进度，协调解决问题。

4.如遇特殊情况导致工作进度滞后，责任人应及时向会议组织者汇报，共同研究解决方案。

四、会议决策的评估与反馈

1.会议组织者应定期对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足，为后续改进提供依据。

2.评估结果应及时反馈给相关部门和人员，对优秀执行者给予表彰，对执行不力者进行督促改进。

3.会议决策评估结果纳入员工绩效考核，激发员工积极履行职责，提高工作效率。

五、会议纪要的持续优化

1.会议组织者应不断总结经验，优化会议纪要内容和格式，提高纪要的可读性和实用性。

2.定期收集与会人员对会议纪要的意见和建议，不断完善会议纪要的管理制度。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前预约会议室，预约时需提供会议时间、参会人数、会议主题等信息。

2.预约确认：会议室管理员负责对预约申请进行审核，确认无误后予以安排，并在会议前做好准备工作。

3.会议室使用：会议召开时，与会人员应按照预定时间入场，遵守会议室使用规定，确保会议有序进行。

二、会议室配置与维护

1.设备配置：会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并确保设备正常运行。

2.环境卫生：会议室管理员负责会议室的日常清洁和维护，确保会议室环境整洁、舒适。

3.物资准备：会议所需物资，如水杯、茶叶、文具等，由会议室管理员提前准备，并根据需求及时补充。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持良好的卫生习惯。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，避免影响会议进行。

3.爱护会议室设施，使用完毕后应恢复原状，如发现问题及时向会议室管理员报告。

4.未经许可，严禁将会议室用于非会议用途。

四、会议室安全管理

1.会议室管理员负责会议室的安全管理，确保消防设施、安全通道等符合规定要求。

2.会议期间，与会人员应遵守公司安全规定，注意人身及财产安全。

3.如遇紧急情况，与会人员应立即采取措施，并向会议室管理员报告。

五、会议室预约管理

1.会议室预约采用先到先得的原则，管理员应公平、公正地安排会议室使用。

2.如有特殊情况需调整会议室安排，会议室管理员应提前通知相关部门，并做好协调工作。

3.预约成功的部门如需取消或变更会议，应至少提前1个工作日通知会议室管理员，以免造成资源浪费。

第五章附则

为确保会议管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司