DB32T 4837-2024政务服务全程网办电子文件单套归档规范

江苏省地方标准DB32/T4837—2024政务服务全程网办电子文件单套归档规范Specificationforelectronicdocumentsinglesetfilingofgovernmentservicewholecourseonlineprocessing2024-09-12发布2024-10-12实施江苏省市场监督管理局发发出布版Ⅰ前言 Ⅲ 2规范性引用文件 3术语和定义 4总体要求 5归档流程 6归档要求 7电子档案单套管理要求 附录A（资料性）政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表 参考文献 Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由江苏省数据局提出并组织实施。本文件由江苏省政务服务标准化技术委员会归口。本文件起草单位：苏州工业园区行政审批局、苏州市数据局（苏州市政务服务管理办公室）、苏州工业园区一站式服务中心、苏州工业园区档案管理中心、苏州市质量和标准化院。1DB32/T4837—2024政务服务全程网办电子文件单套归档规范本文件规定了政务服务全程网办电子文件单套归档的总体要求、归档流程、归档要求和电子档案单套管理要求。本文件适用于对政务服务全流程在线办理过程中的电子文件单套归档工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T42727—2023政务服务事项电子文件归档规范DA/T13档号编制规则DA/T48基于XML的电子文件封装规范DA/T92—2022电子档案单套管理一般要求DA/T93电子档案移交接收操作规程3术语和定义GB/T42727—2023和DA/T92—2022界定的以及下列术语和定义适用于本文件。政务服务全程网办governmentservicewholecourseonlineprocessing依托政府及其职能部门已建的政务服务平台，为受理审批部门提供在线受理、网上审批、网上出件，并完成电子材料单套归档的政务服务全流程在线办理模式。电子文件单套归档electronicdocumentsinglesetfiling仅以电子形式将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及元数据管理权限向档案部门提交的过程。统一身份认证uniqueidentifyauthentication用户通过使用同一套认证凭证，可访问所有政务服务平台上与该用户身份对应的授权网络应用的过程。2DB32/T4837—20244总体要求4.1政务服务全程网办电子文件单套归档应遵循来源可靠、程序规范、要素合规、安全可靠的原则。涉密电子文件的单套归档应遵守国家保密规定。4.2政务服务全程网办不产生纸质文件。电子文件的形成、单套归档和电子档案管理均应通过安全可信的系统或电子设备实现。4.3满足政务服务全程网办电子文件单套归档要求的信息化系统，应符合DA/T92—2022中第7章的相关要求。4.4应建立政务服务全程网办电子文件单套归档工作机制，明确职责分工：a）各级政务服务主管部门和档案主管部门负责统筹协调政务服务全程网办电子文件单套归档和电子档案管理工作，研究制定相关政策、规章制度、业务规范和数据标准；b）各级政务服务主管部门依托符合国家相关规定、可互认互通的事项管理、身份认证、电子签名（签章）、电子印章等功能，支撑政务服务全程网办电子文件单套归档全流程管理；c）各级政务服务机构承担本级政务服务电子档案管理的主体责任，制定本单位政务服务全程网办电子文件单套归档工作的各项制度规定和责任分工。统筹优化升级政务服务相关信息化系统，嵌入电子文件单套归档和电子档案单套管理功能，规范政务服务全程网办电子文件的形成、办理、归档和电子档案的保管、利用、移交等工作；d）各级档案主管部门负责管辖本级政务服务全程网办电子文件单套归档工作的监督检查，对工作机制建设、归档电子文件数据标准等进行针对性指导，审核政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限；e）各级国家综合档案馆应明确政务服务电子档案移交进馆要求，配备满足电子档案长期保存及安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。4.5政务服务全程网办电子文件单套归档宜采用在线实时归档方式。不具备在线归档条件的，可采用离线归档方式，归档时间最迟不应超过办理完毕后的第二年6月底。4.6各级政务服务主管部门和档案主管部门可参照DA/T92—2022中第10章的要求，联合制定电子档案单套管理可行性评估指标，组织电子档案单套归档可行性评估。通过可行性评估的，可开展电子档案单套管理。5归档流程政务服务全程网办电子文件单套归档流程（见图1）分为以下三个阶段：a）事项配置阶段：各级政务服务机构在本级档案主管部门的指导下，制定《政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表》（样式见附录A在源头配置政务服务全程网办事项申请材料、审批过程材料、审核结果材料并依据《政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表》，设置需归档材料的保管期限、利用权限、流转路径等；b）预归档阶段：政务服务机构业务部门（以下简称“业务部门”）对政务服务全程网办事项办理过程中拟归档的电子文件组件及元数据进行收集、整理和清点，形成完整的归档信息包，经检测合格后提交归档；c）正式归档阶段：政务服务机构档案部门（以下简称“档案部门”）对接收到的归档信息包进行接收检测、登记编目，形成政务服务电子档案，并开展电子档案单套管理。3DB32/T4837—2024图1政务服务全程网办电子文件单套归档流程6归档要求6.1事项配置阶段6.1.1政务服务机构应梳理能实现全程网办的政务服务事项，编制政务服务全程网办事项清单。6.1.2在同级档案主管部门的指导下，应根据事项清单，筛查出全程网办的政务服务过程中有归档价值的电子文件，纳入归档范围，确定保管期限，制定“政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表”并提交同级档案主管部门审核和备案。6.1.3应根据事项清单和“政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表”，在事项办理源头配置政务服务全程网办事项的办理材料及样表等，设置归档范围、归档材料目录、保管期限、档案利用权限等，设置归档材料的流转路径，并同步至业务办理系统和电子档案管理系统。6.2预归档阶段6.2.1事项办理在申报端，依托上级或本级的一体化政务服务平台、条线业务系统等网上服务入口，使用统一身份认4DB32/T4837—2024证、电子签名（签章）、材料上传和电子证照调用等功能，在审批端，使用统一身份认证、材料核验、电子文件流转、电子印章应用等功能，保证政务服务事项全流程在线受理审批。6.2.2文件收集6.2.2.1事项办结后，应根据提前配置的归档范围，实时自动采集相关的政务服务全程网办电子文件组件及元数据，并符合以下规定：a）采集的元数据应完整、合规、可读，符合GB/T42727—2023中第8章的规定；b）以数据共享形式从外部调用的电子证照及其元数据应一并采集；c）采集的电子文件组件存储格式应符合GB/T42727—2023中第9章的规定。6.2.2.2应保证电子文件内容数据与元数据关联。6.2.2.3应对不符合归档格式要求的电子文件进行格式转换。6.2.2.4应保证电子文件在不同操作系统平台间迁移与共享，且逻辑格式和内容信息保持一致。6.2.3.1应以件为单位将收集的政务服务全程网办电子文件组件及其元数据按GB/T42727—2023中第7章的规定进行整理，以文件夹的形式进行规范组织和存储，形成归档文件夹，并按预先设置的命名规则生成电子文件号对归档文件夹进行命名。6.2.4.1应对归档文件夹中的政务服务全程网办电子文件组件及元数据的完整性、规范性等自动清点和技术检测，标记清点检测结果。6.2.4.2归档的政务服务全程网办电子文件门类、保管期限、件数应与归档信息包中的归档材料信息相匹配，元数据应符合GB/T42727—2023中第8章的规定。6.2.4.3经清点，政务服务全程网办电子文件组件及其元数据有缺失的应予以补充并重新整理。6.2.5形成归档信息包6.2.5.1应对电子文件内的电子签名（签章）进行固化处理，固化处理时应保留原电子签名（签章）的外观和相关属性信息。6.2.5.2将清点合格的政务服务全程网办电子文件组件及元数据以归档文件夹为单位，按照DA/T48的相关要求进行封装，形成归档信息包。6.2.6生成验证信息6.2.6.1应使用数字签名、可信时间戳、数字摘要等技术手段，生成可追溯的验证信息。生成的验证信息单独保存，并与归档信息包建立关联。6.2.6.2应记录经办人的操作行为，形成档案全流程日志。6.2.7归档检测6.2.7.1在提交归档前，业务部门应通过专业检测工具或系统集成的检测功能，对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性等技术检测和验证，记录检测时间、结果，不符合要求的归档信息包应重新整理。注：宜参照DA/T70—2018中4.1和5.1的相关要求进行。6.2.7.2应记录归档检测的过程信息，生成质量检查报告，反馈检测结果。5DB32/T4837—20246.2.8数据交换GB/T42727—2023中第10章的规定生成政务服务全程网办电子文件数据交换目录作为系统间交换凭据，保证数据交换前后的一致性。6.3正式归档阶段6.3.1接收检测6.3.1.1在登记编目前，档案部门应对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，对于不符合要求的归档信息包应退回重新整理，并注明退回原因。注：宜参照DA/T70—2018中4.2和5.2的相关要求进行。6.3.1.2应记录政务服务电子档案接收检测的过程信息，生成质量检查报告，反馈检测结果。6.3.2登记编目6.3.2.1应将归档信息包按照GB/T18894的要求导入电子档案管理系统预归档库进行登记，并自动编制档号，生成电子文件归档交接文据（归档登记表、归档目录等）。6.3.2.2档号应按DA/T13给出的规则，根据需要生成，由全宗号、档案门类代码、机构（问题）代码等要素组成。6.3.2.3解析归档信息包中的基本信息元数据，自动生成归档目录。应将政务服务电子档案导入电子档案管理系统正式库，由档案部门进行电子档案单套管理。电子档案长期保存时应定期对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。注：宜参照DA/T70—2018中4.3和5.3的相关要求进行。7电子档案单套管理要求7.1档案部门应按照GB/T18894—2016中第9章和第10章的要求，开展电子档案的存储、备份、利7.2电子档案的单套管理应符合DA/T92—2022中第9章规定的安全管理要求。7.3属于进馆范围的电子档案，应按照DA/T93的相关要求向同级国家综合档案馆移交电子档案并附具开放利用意见。同级国家综合档案馆接收时，应对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，办理电子档案移交接收手续。6DB32/T4837—2024（资料性）政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表样式见表A.1。表A.1政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表样式单位政务服务全程网办电子文件单套归档范围和档案保管期限表（年月）事项名称业务名称材料分类归档范围保管期限档案利用权限是否进馆档案开放控制属性备注注1：材料分类根据政务服务全程网办事项的不同，包括申请材料、审批过程材料和审核结果材料等。注2：归档范围指各政务服务全程网办事项拟归档的相关材