保密管理制度会议记录

保密管理制度会议记录第一章总则

为确保保密管理制度会议的有序进行，保障会议内容的机密性与安全性，提高会议效率，制定以下会议管理制度。

一、会议性质

1.保密管理制度会议（以下简称“会议”）是公司内部就保密管理制度建设、完善及执行情况进行的研讨、决策和协调的重要活动。

2.会议分为定期会议和临时会议。定期会议原则上每季度召开一次，临时会议根据工作需要随时召开。

二、会议目的

1.分析当前保密工作面临的形势和问题，提出改进措施和建议。

2.审议保密管理制度修订草案，完善保密管理体系。

3.传达上级有关保密工作的指示精神，部署下一阶段保密工作。

4.提高全体参会人员的保密意识和能力。

三、参会人员

1.会议主持人：由公司保密工作领导小组负责人担任。

2.必须参会人员：公司保密工作领导小组全体成员、相关部门负责人及保密工作人员。

3.邀请参会人员：根据会议议题，可邀请相关部门人员、外部专家等参加。

四、会议纪律

1.会议内容涉及公司机密，参会人员必须严格遵守保密规定，不得泄露会议内容和讨论情况。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静，不得随意离场。

3.会议记录应详实、准确，不得篡改、伪造。

五、会议资料的准备与管理

1.会前，会议组织者应收集、整理与会议议题相关的资料，确保资料准确、完整。

2.会议资料应在会前分发至参会人员，会后收回并妥善保管。

3.会议资料涉及机密，应按照公司保密规定进行管理，严禁私自留存、传播。

六、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。参会人员应严格遵守本管理制度，共同维护会议的严肃性和有效性。

第二章会议流程

为确保保密管理制度会议的高效有序进行，明确会议各阶段任务，现将会议流程规定如下：

一、会前准备

1.确定议题：会议组织者应根据公司保密工作需要，提前收集议题，明确会议讨论的重点和目标。

2.发送通知：会议组织者应提前至少一周向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议题及参会要求等。

3.准备资料：会议组织者负责准备与议题相关的资料，确保资料准确、完整，并于会前分发至参会人员。

4.会场布置：根据会议规模和需求，安排合适的会议室，并确保会场设施齐全、布局合理。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，进行签到，会议组织者应做好签到记录。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍参会人员，明确会议主题和议程。

3.专题报告：针对会议议题，相关部门或人员作专题报告，汇报当前保密工作情况、存在的问题及改进措施。

4.讨论与决策：参会人员针对议题展开讨论，充分发表意见，形成决策。

三、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议内容，包括议题讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果、决策事项进行总结，明确责任人和完成时限。

2.会议组织者负责将会议纪要发送给参会人员，并要求相关人员按照会议决策执行。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，提醒参会人员注意会议保密纪律。

2.会议组织者负责收集、整理会议资料，确保资料安全。

六、会议反馈

1.参会人员应就会议效果、组织等方面提出意见和建议，会议组织者应及时改进。

2.会议组织者应跟踪了解会议决策的执行情况，对未按期完成的任务进行催办。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保保密管理制度会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实，制定以下规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后24小时内，会议记录人应完成会议纪要的整理，确保内容详实、准确。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、议题讨论情况、决策结果、责任人和完成时限等。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，由会议组织者及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各执行部门应按照会议纪要明确的决策事项和完成时限，制定详细的执行计划，并迅速落实。

2.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查，确保各项工作按期完成。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，相关部门应及时向会议组织者反馈，寻求协调和支持。

三、会议纪要的督办与反馈

1.会议组织者应对未按期完成的决策事项进行督办，了解原因，协助解决问题，确保工作进度。

2.各执行部门应在规定时限内，向会议组织者报告决策事项的执行情况，包括已完成的任务和未完成的任务及原因。

3.会议组织者应定期向公司保密工作领导小组汇报会议纪要的执行情况，以便领导层了解工作进展和存在的问题。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完毕后，应由会议组织者进行归档，按照公司档案管理规定妥善保存。

2.会议纪要涉及公司机密，查阅需遵循公司保密规定，经批准后方可查阅。

3.对于涉及重要决策和重大问题的会议纪要，会议组织者应根据需要，定期进行回顾和总结，以提高会议管理效果。

第四章会议室管理规定

为保障保密管理制度会议的顺利进行，提高会议室使用效率，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.需要召开会议的部门应提前向会议室管理部门提交预订申请，明确会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.会议室管理部门根据预订申请统筹安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.若会议室预订发生冲突，会议室管理部门应与相关各方协商解决，必要时可调整会议时间或地点。

二、会议室布置与服务

1.会议室管理部门应确保会议室设施齐全、设备正常运行，包括音响、投影仪、白板等。

2.根据会议需求，会议室管理部门负责会前布置会议室，包括座位安排、资料发放等。

3.会议期间，会议室管理部门应安排专人负责会场服务，包括茶水供应、设备调试等，确保会议顺利进行。

三、会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议纪律，保持会场整洁。

2.会议期间，严禁在会议室吸烟、进食，不得随意移动会议室设备。

3.会议结束后，参会人员应将个人物品带离会场，不得遗留。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应加强对会议室的安全管理，确保会议期间人员和资料的安全。

2.会议涉及机密内容时，会议室应采取相应的保密措施，如使用加密通讯设备、限制会议资料传播等。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患。

五、会议室维护与更新

1.会议室管理部门应定期对会议室设施进行维护保养，确保设备性能良好。

2.根据公司发展需要，会议室管理部门应适时更新会议室设施，提升会议体验。

3.对于会议中出现的设施故障，会议室管理部门应及时修复，以免影响会议的正常进行。

第五章附则

为确保保密管理制度会议相关规定的有效执行，特制定以下附则：

一、本管理制