GJB 质量管理体系程序文件 记录控制程序

XXXXXXX有限公司质量管理体系文件

记录控制程序

文件编号：XXXX-01-02

版次：A/0

共4页

2022-04-30发布2022-05-06实施

文件名称：记录控制程序

文件编号：XXXX-01-02A/0

编制校对审核批准

质管部研发中心

会签

市场部财务部

单位

综合部生产部

分发单位：

0质管部0研发中心0市场部

0财务部0综合部0生产部

记录控制程序编号:XXXX-O]-02版次A/02022年05月06日实施

更改记录

更改人/批准or

序号更改后版本更改方法/内容/原因

更改日期更改单号

XXX/

1A/0创建

2022-04-30

记录控制程序编号:XXXX-01-02版次A/02022年05月06日实施

1目的

为了规范管埋质量管埋体系运行的各种记录，为实现可追溯性、验证和制定纠正

和预防措施提供依据，为证实公司营销服务质量符合要求，质量管理体系有效运行提

供客观依据，特制定本程序。

2范围

本程序适用于公司各项与质量体系有关的所有活动的记录，包括来自顾客和供方

的记录的控制活动。

本程序适用于军品和民品项目。

3术语

3.1质量记录：企业已经进行过的质量活动所留下的记录，是用以证明质量体系有效

运行所留卜的记录，是获得必要的产品质量及有效实施质量体系各要素的客观证据。

3.2假冒零件：通过未授权的复制、模仿、替代或者改装零件的方式（如材料、零件

或组件），故意误导这是一个原始或者授权厂家指定的真品。

注：假冒件可能包括但不限于：假的标识或标签、登记、等级、序列号、日期代

码、文件，或者性能特性。

4职责

4.1质管部负责本程序的制定、修订、解释和实施归口管理；负责公司范围内记录的

控制和本单位记录的管理工作。

4.2其他各职能部门执行本程序，并负责本部门记录的编制、收集、上报、归档。

4.3记录填写人对记录的真实、准确、清晰和完整性负贡。

5工作程序

5.1记录表格

5.1.1记录首先要形成文件，即设计记录表格，填写要求字迹清晰、整洁，且内容真实

准确，当填写完毕起就起到了提供所完成活动的证据，不允许再更改、更新。若必须

更改时，更改应当经授权人签署。若伪造记录或未经授权人员签署随意更改记录则视

为假冒件,且相应责任人按XXXX-Z01-14《诚信管理制度》进行考核，假冒件记录必

须进行隔离销毁，同时重新填写真实准确的记录。

5.1.2各部门应根据XXXX-01-01《文件控制程序》要求进行设计记录表格，且所有记

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录表格应生根在相关支持文件中。

5.1.3借用顾客或具他单位的样表进行记录时，采用表格本身的编号规则。

5.2记录的管理

5.2.1单页形式的记录一般每6个月（可根据实际情况协调）进行收集、装订、储存。

已装订的记录本按年份进行归档，电子记录随时更新并保存。与项目相关的记录随项

目保存，项目完成后，由项目负责人清理相关记录是否保存完好且齐全，确认完好后

放置项目所在部门资料柜。

5.2.2记录应能提供产品实现过程的完整证据，并能清楚地证明产品满足规定要求的程

度，同时注意保持记录和产品之间的追溯性。每份记录均需要有唯一可识别的编号。

5.2.3采购员要明确供应商的记录管理要求，包括保存条件和期限。必要时，供应商的

记录应随时可以查询。

5.3记录的填写

5.3.1公司的质量记录采用黑墨水钢笔或签字笔填写，不得使用铅笔等不宜长期保存的

笔填写，也可以采用打印的形式。

5.3.2记录可采用计算机填写保存，但必须设专（兼）职人员保管，并设置密码和留备

份。

5.3.3记录填写的字迹应清晰，不得随意涂改，并填写记录日期，签字需完整、齐全。

5.3.4记录的填写部门或填写人应对记录的真实性负责。

5.4记录的更改

5.4.1确认后更改

己填写完成且已审核通过的记录，对需更改内容进行划改（XXX）,在更改处旁

边手写，，①+更改后的内容，，（顺序号：①、②…），并在页面下方空白处进行签字，需

更改者和更改者直接上级进行签字确认，签字需注明时间（精确到分）。签字格式，例:

①张三（更改者）20181120-10:20；李四（张三上级领导）20⑻120-10:25。

若更改者非记录填写者，在更改前需与填写者进行沟通确认。

更改内容要求字迹整齐、清晰，便于识别。

5.4.2过程中更改

记录的填写者在经他人签字确认前发现错误，可直接进行划改并签字，签字需注

2

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明时间（精确到分）。例：①张三（更改者）20181120-1l:20o

5.4.3记录的保存

记录由使用部门专（兼）职人员保存，对于体系、产品和过程、法律法规要求保

存的记录，对其进行归档保存。定期存档的记录由使用部门妥善保存，防止记录损坏

或丢失。

保密性记录的保存由保密办按相关要求进行处理。

5.4.4记录的分类及保存期要求

记录的保存时间应满足顾客和法律法规的要求，与产品寿命周期相适应。

a）客户档案：长期保存；

b）内审和管理评审资料等记录：5年；

c）其它记录：3年；

d）若存在需永久性保存的记录，应考虑到记录的损坏和可追溯性；

e）军品记录保存应满足顾客要求和法律法规要求,与产品和服务的寿命周期相适

应。

5.5记录的归档、存放

5.5.1各职能部门资料管理人员，负责本部门生成的记录的归档、管理。

5.5.2记录的存放环境要求：整洁，无腐蚀性气体，通风良好，并且能防火、防盗、防

水、防虫鼠、防霉变。

5.6记录的销毁

对超过保存期的记录，经过分管领导批准后可以做销毁处理。

存放在各职能部门的需要销毁的记录，由部门负责人安排相关人员编制《文件资

料作废登记表》（XXXX-01-01-JL05）,经部门负责人批准后进行销毁。

6相关文件

XXXX-Z01-14《诚信管理制度》

XXXX-01-01《文件控制程序》

7相关记录

XXXX-01-01-JL04文件清单

XXXX-01-01-JL05文件资料作废登记表