项目经理会议管理制度

项目经理会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为了提高项目经理会议效率，确保会议的规范化、有序进行，制定本制度。

2.本制度遵循公开、公平、高效、节俭的原则，旨在加强项目经理之间的沟通与协作，提高项目管理水平。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内所有项目经理会议，包括但不限于项目启动会、项目进度会、项目总结会等。

2.本制度适用于会议的筹备、召开、纪要整理、跟踪落实等各个环节。

三、会议分类

1.定期会议：按照项目周期或公司要求定期召开的会议，如周会、月会、季度会等。

2.临时会议：根据项目需要或紧急事项临时召开的会议。

四、会议组织

1.会议主持人：由项目经理或指定人员担任，负责会议的组织、主持和总结。

2.会议记录人：由项目经理指定，负责记录会议内容，整理会议纪要。

3.与会人员：包括项目经理、项目团队成员、相关职能部门代表等。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加，不得迟到、早退。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

3.与会人员应积极参与讨论，尊重他人意见，不发表与会议主题无关的言论。

4.会议内容涉及商业秘密或敏感信息时，与会人员应保守秘密。

六、制度修订

1.本制度根据公司发展和项目管理需要，适时进行调整和完善。

2.修订后的制度需经公司领导审批后，予以公布实施。

本章内容旨在明确项目经理会议管理制度的基本原则、适用范围、会议分类、组织架构和纪律要求，为后续章节的具体规定提供指导。请与会人员认真遵守，共同提高会议效率，促进项目顺利进行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据项目需求或存在的问题，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议主要议题，明确讨论重点，合理分配时间。

3.发送会议通知：提前向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等信息。

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，提前发送给与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前进行签到，确认参会人员到齐。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标。

3.各部门汇报：按照议程安排，各部门代表进行工作汇报，分享项目进展、问题及解决方案。

4.讨论与决策：针对会议议题展开讨论，充分听取各方意见，形成决策。

5.会议总结：会议主持人对本次会议的讨论成果、决策和后续工作进行总结。

三、会议记录与纪要整理

1.会议记录：会议记录人应详细记录会议内容，包括讨论重点、决策结果等。

2.纪要整理：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，明确责任人和完成时间。

3.发送会议纪要：将整理好的会议纪要发送给与会人员，以便跟踪落实。

四、会议跟踪与落实

1.责任人执行：会议纪要中明确的责任人应按照要求完成相关工作。

2.进度反馈：责任人需定期向会议主持人反馈工作进度，确保会议决策的落实。

3.问题协调：如遇问题，责任人应及时与相关部门沟通协调，推动问题解决。

4.下次会议检查：在下次会议中，对本次会议的决策执行情况进行检查，确保工作落实。

本章详细阐述了项目经理会议的筹备、召开、记录与纪要整理、跟踪落实等环节，旨在规范会议流程，提高会议效率，确保项目目标的顺利实现。与会人员应严格按照本章节规定执行，共同推进项目管理工作的顺利进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要整理完成后，需提交给会议主持人进行审核。

2.会议主持人审核无误后，将会议纪要发送给公司领导审批。

3.审批通过的会议纪要，由会议记录人及时发布给所有与会人员和相关职能部门。

二、会议纪要内容的明确与分工

1.会议纪要中应明确列出会议决策事项、责任人和完成时间。

2.根据会议纪要内容，责任人应主动认领任务，确保各项工作落实到位。

3.如有跨部门协作的任务，相关职能部门应积极配合，共同推进工作进度。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.会议记录人应对会议纪要中的任务进行跟踪，定期了解责任人工作进度。

2.项目经理应加强对会议决策落实情况的监督，确保各项工作按计划进行。

3.对于未按期完成的任务，会议记录人应及时提醒责任人，并报告给项目经理。

四、会议纪要的反馈与汇报

1.责任人需在规定时间内向会议记录人反馈任务完成情况。

2.会议记录人整理反馈信息后，向项目经理汇报，以便掌握项目整体进度。

3.项目经理可根据任务完成情况，调整工作计划，确保项目目标的顺利实现。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要发布后，应按照公司规定进行归档，方便日后查阅。

2.公司员工有权查阅相关会议纪要，了解项目决策和执行情况。

3.对于涉及保密内容的会议纪要，应严格按照公司保密规定进行管理。

本章着重强调会议纪要的跟踪落实，明确会议纪要的审批、发布、分工、跟踪、反馈、归档等环节，旨在确保会议决策的有效执行，提高项目管理效率。与会人员应认真履行各自职责，共同推动项目顺利进行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门申请。

2.预订会议室时，应详细填写会议主题、时间、参会人数等信息。

3.行政部门根据预订信息统筹安排会议室，确保会议顺利进行。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱丢垃圾。

2.会议室内设备使用完毕后，应恢复原状，确保设备完好。

3.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，不大声喧哗，不随意走动。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政部门负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.如遇设备故障，应及时报告行政部门，以便及时修复。

3.与会人员应爱护会议室设备，不得随意损坏或私自带走。

四、会议室保密措施

1.会议室应采取相应的保密措施，如安装监控设备、设置门禁等。

2.会议室内讨论的内容涉及商业秘密时，与会人员应严格遵守保密规定。

3.会议结束后，应清理会议室内遗留的文件和资料，防止信息泄露。

五、会议室资源优化

1.行政部门应定期对会议室使用情况进行统计分析，提高资源利用率。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等形式，减少对实体会议室的依赖。

3.提倡绿色环保，降低会议室能耗，减少不必要的开支。

本章对会议室管理规定进行详细阐述，包括会议室预订、使用规范、设备管理、保密措施和资源优化等方面，旨在为项目经理提供良好的会议环境，提高会议效率。与会人员应严格遵守本章规定，共同维护会议室的正常运行。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司所有，公司有权根据实际情况对本制度进行修订和解释。

二、本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

三、本制度的执行情况将作为公司对项目经理和员工考核的依据之一。

四、如有