医院会议费管理制度

医院会议费管理制度第一章总则

为确保医院会议的有序、高效进行，规范会议费用管理，提高会议质量，特制定本制度。

一、制度依据

本制度依据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》以及医院相关财务管理制度制定。

二、适用范围

本制度适用于医院内各类会议的组织、召开及费用管理。

三、会议分类

1.院级会议：由医院领导主持，全院性或跨部门的会议；

2.部门级会议：由各部门负责人主持，针对本部门业务工作的会议；

3.专题会议：针对特定问题或项目召开的会议。

四、会议原则

1.必要性原则：召开会议应充分体现工作需要，避免形式主义；

2.精简高效原则：严格控制会议规模、时间、地点和费用；

3.预算管理原则：会议费用应纳入预算管理，合理使用。

五、责任主体

1.院级会议：由医院办公室负责组织、协调；

2.部门级会议：由各部门负责人负责组织、协调；

3.专题会议：由会议发起部门负责组织、协调。

六、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得迟到、早退；

2.会议期间，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态；

3.与会人员应遵守会议纪律，不得交头接耳、随意走动；

4.会议资料应妥善保管，不得泄露会议内容。

七、本制度的解释权归医院办公室所有。

八、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：明确会议目的、议题和预期成果；

2.拟定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等；

3.报批程序：院级会议需报请医院领导审批；部门级会议需报请本部门负责人审批；专题会议需报请会议发起部门及相关部门负责人审批；

4.发送会议通知：在获得批准后，提前发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及参会要求。

二、会议召开

1.主持人开场：介绍会议主题、目的和议程安排；

2.会议发言：按照议程安排，依次进行发言；

3.讨论与交流：与会人员针对议题进行充分讨论，提出建议和意见；

4.形成决议：对讨论结果进行总结，形成会议决议；

5.主持人总结：对会议进行总结，强调会议决议和下一步工作要求。

三、会议记录

1.指定专人负责记录：会议记录员应确保记录内容真实、完整、准确；

2.记录内容：包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言内容、讨论结果及会议决议等；

3.会议记录归档：会议结束后，将会议记录整理归档，以备查阅。

四、会议服务

1.会议室布置：根据会议规模和需求，提前布置会议室，确保设施设备齐全；

2.会议签到：与会人员应在会议开始前签到，会议记录员负责统计参会人员；

3.会议资料发放：提前准备会议资料，并在会议开始前发放给与会人员；

4.会议期间服务：确保会议期间各项服务保障工作到位，如茶水、投影设备等。

五、会议总结与反馈

1.主持人或会议记录员在会议结束后，对会议情况进行总结；

2.将会议决议和下一步工作要求反馈给相关部门和人员；

3.对会议效果进行评价，收集与会人员意见和建议，为下次会议提供参考。

六、会议资料的整理与归档

1.会议结束后，及时整理会议资料，包括会议记录、发言稿、决议等；

2.将会议资料归档，以备日后查询和总结；

3.对涉及保密内容的会议资料，应严格按照保密规定进行管理。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录员在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整；

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要发言内容、讨论结果及会议决议等；

3.会议纪要编制完成后，需经主持人或相关部门负责人审核批准；

4.批准后的会议纪要应及时发布给相关部门和人员，确保相关人员了解会议内容。

二、会议决议的分解与责任分配

1.根据会议纪要，将会议决议分解为具体的任务和措施；

2.明确每项任务的责任人、完成时限和预期成果；

3.制定详细的实施计划，确保各项任务有序推进。

三、会议决议的跟踪与监督

1.建立会议决议跟踪制度，对会议决议的执行情况进行持续跟踪；

2.定期收集会议决议执行进度，对存在的问题进行分析，并提出解决方案；

3.针对重要会议决议，设立专门的监督小组，加强过程管理和督促。

四、会议决议的评估与反馈

1.定期对会议决议的执行效果进行评估，确保各项工作按计划推进；

2.对未按期完成的任务，分析原因，制定整改措施，并跟踪整改效果；

3.将会议决议的执行情况及时反馈给相关部门和人员，促进沟通与协作。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定进行归档，以便日后查询和总结；

2.建立会议纪要查阅制度，确保相关人员能够方便快捷地查阅到会议纪要；

3.对涉及保密内容的会议纪要，严格按照保密规定进行管理。

六、持续改进与优化

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析存在的问题和不足；

2.针对问题，制定相应的改进措施，优化会议纪要的跟踪落实流程；

3.通过持续改进，提高会议质量和效果，确保医院各项工作有序推进。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订实行预约制度，各部门或个人需提前向会议室管理部门提交申请；

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便会议室管理部门合理分配资源；

3.会议室管理部门应在收到预订申请后，及时回复确认，告知预订结果。

二、会议室使用

1.使用会议室时，应确保会议室内设施设备完好，如有损坏，应及时向会议室管理部门报修；

2.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、乱扔垃圾等行为；

3.会议期间，参会人员应遵守会议室管理规定，不得随意更改会议室布局或搬动设备；

4.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门应定期检查会议室设备，确保设备正常运行；

2.对于重要设备，应制定详细的操作规程，并对使用人员进行培训；

3.使用会议室设备时，应遵循操作规程，不得违规操作；

4.如设备出现故障，应及时报修，并通知会议室管理部门。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门应定期进行安全检查，确保会议室内的消防、电气等设施安全；

2.会议期间，应确保会议室内的安全通道畅通，消防设施设备完好；

3.遵循医院相关保密规定，对涉及保密内容的会议，应采取相应的保密措施。

五、会议室调度与协调

1.会议室管理部门负责会议室的调度与协调工作，确保会议室资源合理分配；

2.遇有紧急会议或重要活动，会议室管理部门应根据实际情况，调整会议室安排；

3.各部门应积极配合会议室管理部门的工作，共同维护会议室的正常使用秩序。

六、会议室管理制度的监督与考核

1.会议室管理部门应加强对会议室管理制度的监督与检查，确保制度得到有效执行；

2.定期对会议室使用情况进行总结，对违反管理规定的行为进行通报；

3.针对存在的问题，制定整改措施，并跟踪整改效果；

4.通过监