会议工作室社团管理制度

会议工作室社团管理制度第一章总则

一、为了加强会议工作室社团的管理，提高会议效率，保障会议的严肃性和执行力，根据社团实际情况，特制定本管理制度。

二、本管理制度适用于会议工作室社团（以下简称“社团”）召开的各类会议，包括但不限于理事会、常务会、专题会等。

三、社团会议应遵循以下原则：

1.议题明确、重点突出，确保会议高效、务实；

2.会前充分准备，保证会议质量；

3.会中充分讨论，形成共识，确保决策民主、科学；

4.会后及时总结，跟踪落实，确保决策执行到位。

四、社团成员应严格遵守本管理制度，积极参与会议，认真履行职责，共同推进社团工作。

五、社团应定期对本管理制度进行修订和完善，以适应社团发展和工作需要。

六、本管理制度自发布之日起实施，社团成员应认真学习、广泛宣传、严格遵守。如有违反，将按照相关规定予以处理。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和议题，明确会议目标；

2.制定会议议程，合理分配会议时间；

3.确定参会人员范围，通知参会人员，并在会议前至少三天将会议议程及相关资料送达参会人员；

4.安排会议场地、设备、资料、茶水等服务保障工作；

5.对于重大会议，应提前组织预备会，对议题进行充分酝酿。

二、会议召开

1.会议主持人按议程主持会议，确保会议有序进行；

2.会议开始时，主持人介绍会议主题、目标和议程，明确会议要求；

3.与会人员围绕议题展开讨论，各抒己见，充分发表意见和建议；

4.会议主持人根据讨论情况，引导与会人员形成共识，必要时可进行表决；

5.会议记录人认真记录会议内容，特别是决策事项、责任人和完成时限。

三、会议决策

1.会议主持人对讨论情况进行总结，明确决策事项；

2.对于重大决策，应进行表决，表决方式可为举手、口头或书面；

3.表决结果应及时公布，并记录在案；

4.会议决策应充分尊重少数意见，对于不同意见，应予以记录并在会议纪要中体现。

四、会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，强调决策事项和责任人；

2.与会人员对会议效果进行评价，提出改进意见；

3.会议记录人整理会议纪要，将会议结果及时通知未参会人员；

4.会议结束后，会议纪要应在三个工作日内完成审批流程，并发送给全体与会人员。

五、会议资料的归档

1.会议纪要、表决结果、会议照片等资料应及时归档，以备查阅；

2.对于涉及机密内容的会议资料，应严格按照保密规定进行管理；

3.会议资料的归档工作由专人负责，确保资料完整、准确、安全。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议结束后，会议记录人应根据会议内容及时整理会议纪要，明确列出会议决策事项、责任人和完成时限；

2.会议纪要应全面、准确、简明扼要地反映会议内容，特别是决策结果和重要观点；

3.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人审核，确保纪要内容准确无误；

4.审核通过的会议纪要，应在规定时间内发送给全体与会人员，以便跟踪落实。

二、会议决策的执行与监督

1.责任人应根据会议纪要明确的任务和要求，制定具体的执行计划，并按计划推进工作；

2.会议主持人或指定专人负责对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保决策落到实处；

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任人应及时向会议主持人汇报，寻求支持和帮助；

4.会议主持人应定期组织会议，对执行情况进行评估，并根据实际情况调整工作计划。

三、会议纪要的反馈与改进

1.责任人应在规定时限内完成工作任务，并向会议主持人汇报执行情况；

2.会议主持人应对执行结果进行评估，对存在的问题提出改进意见；

3.根据会议纪要的执行情况，对相关管理制度和流程进行修订完善，以提高会议质量和决策执行力；

4.定期对会议纪要的执行情况进行总结，分析存在的问题，为今后会议的召开提供借鉴。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经过审批后，应按照规定进行归档，以便查阅和追溯；

2.建立会议纪要查阅制度，确保会议纪要的安全、保密和便捷使用；

3.对于重要会议纪要，应定期进行复习和回顾，以提高团队对决策事项的认识和执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前至少三个工作日向会议室管理部门提交申请；

2.申请应包括会议主题、时间、参会人数、所需设备等详细信息；

3.会议室管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配；

4.若会议室资源紧张，按照申请提交的先后顺序进行安排。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格遵守预定时间，不得提前占用或延迟退场；

2.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食；

3.使用会议室时，应爱护室内设施设备，如遇问题及时向管理部门报修；

4.会议室内不得私拉乱接电源线，确保用电安全；

5.严禁在会议室内进行违反法律法规、公司规定的行为。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责设备的日常维护、保养和更新，确保设备正常运行；

2.会议前，会议组织者应提前检查设备是否正常，如有问题及时与管理部门联系；

3.会议结束后，会议组织者应确保设备关闭，并恢复原状；

4.对于特殊设备使用，会议组织者应提前向管理部门申请，并接受相关培训。

四、会议室清洁与安全

1.会议室管理部门负责定期对会议室进行清洁和消毒，保证会议环境整洁；

2.会议室内应配置必要的消防设施，并定期检查，确保安全；

3.会议组织者应关注会议室内人员安全，遇到紧急情况及时采取措施；

4.会议室管理部门应定期对会议室内设施进行安全检查，消除安全隐患。

五、会议室保密工作

1.对于涉及机密内容的会议，应选择具备保密条件的会议室；

2.会议组织者应提醒与会人员注意保密事项，并在会议室内设置保密提示；

3.会议室管理部门应加强会议室内监控设备的管理，确保会议内容的安全；

4.严格遵守公司保密规定，对涉及机密的会议资料、记录等进行妥善保管。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。