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文档简介

内外联络与会议管理制度一、背景与目的内外联络与会议是企业组织内部成员与外部相关方进行有效沟通、合作和决策的紧要手段。为了保证企业内外联络的顺畅和会议的高效，提高工作效率和信息传递的准确性，订立本规章制度，明确内外联络与会议的管理要求。二、范围本制度适用于企业内部成员，包含各部门负责人、员工和外部相关方的内外联络活动，以及企业内部举办的各类会议。三、内外联络管理内部联络：内部联络重要通过企业内部通讯工具进行，如企业内部邮件、即时通讯软件等。内部通讯工具使用应符合企业的网络安全政策和信息保护要求。内部通讯工具的使用应遵从有关内部文件的归档和备份规定。内部联络需明确责任人，确保信息的传递和执行。外部联络：外部联络重要包含与客户、供应商、合作伙伴以及政府机构等外部相关方的沟通与协商。外部联络需明确联络人员和联络方式，并保持及时、准确的沟通。对紧要外部联络事项，需进行书面记录和归档，并妥当保管。外部联络应注意保护企业的商业机密和敏感信息，不得泄露给未经授权的第三方。对于与外部相关方的紧要协议和合同，应进行合法、规范的审批和签署流程。高效沟通：内部成员应尽量减少不必需的内部沟通，优先采用电子邮件或即时通讯等工具进行沟通和沟通。内部成员在电子邮件或即时通讯中应注意言辞文明礼貌，不得使用羞辱、鄙视等欠妥语言。内部成员应及时回复内部联络和外部相关方的沟通，确保信息的流转畅通和准确。四、会议管理会议召开：会议应提前确定主题、目的和议程，并发送会议通知给参会人员。会议通知应明确会议时间、地方、参会人员、议程和相关准备工作。会议通知应提前发送，以确保参会人员可以合理布置时间和做好准备。会议召集人应确保会议的有效性和高效性，合理掌控会议时间和参会人数。会议组织：会议组织应指定专人负责，协调会议的筹办工作和具体布置。会议组织应供应必需的会议设备和料子，如投影仪、白板、文件夹等。会议组织应确保会议室的舒适性和设备的正常运行。会议组织应供应必需的饮品和茶点，以满足参会人员的需求。会议记录：会议应有专人负责会议记录，记录会议的讨论内容、结论和行动计划。会议记录应简明扼要，重点记录紧要决策和行动项。会议记录应及时整理和归档，并及时发送给参会人员和相关人员。会议记录应有明确的责任人，确保会议纪要的准确性和完整性。会议评估：会议结束后，应进行会议效果的评估，收集参会人员的反馈看法。会议评估结果应及时总结和分析，提出改进看法和措施。会议评估结果应作为改进会议管理的紧要参考依据。五、违规处理对于违反本规章制度的行为，将依照企业相关管理制度进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、有限期整改、停职、解聘等措施。六、附则本规章制度的解释权归企业管理负责人全部。对本规章制度的修改和调整将及时通知相关人员，调整后的规章制度同样适用于企业内部成员。本规章制度自颁布之日起生效。以上是本企业的内外联络与会议管理制度，希望各位内部

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