会议组织管理制度

会议组织管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议组织管理，提高会议效率，确保会议质量，依据公司相关管理制度，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各类会议的组织、召开、管理及跟踪落实工作。

第三条会议分类

会议分为例行会议、临时会议和专题会议。

-例行会议：定期召开，如周例会、月度总结会等。

-临时会议：根据工作需要临时召开，如紧急协调会、临时讨论会等。

-专题会议：针对特定主题或项目召开的会议。

第四条会议原则

会议应遵循以下原则：

-精简高效：严格控制会议时间，减少参会人员，确保会议高效进行。

-议题明确：会议议题应提前准备，确保会议有明确的讨论目标和决策内容。

-讨论充分：鼓励与会人员充分发表意见，保证决策的科学性和合理性。

-决策执行：会议决策应及时传达，确保决策的有效执行。

第五条责任与权限

-会议组织者：负责会议的筹备、召开、主持和总结工作。

-参会人员：按时参加并积极参与会议讨论，遵守会议纪律。

-会务人员：负责会议场地、设备、资料等准备工作，协助会议组织者保障会议顺利进行。

第六条会议管理制度

公司各部门应按照本制度要求，建立健全会议管理制度，确保会议的规范化、制度化。

第七条制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际工作需要，予以修订和完善。修订后的制度报公司领导审批后生效。

第二章会议流程

第一条会议筹备

-会议主题与目的：会议组织者应根据实际工作需要，明确会议主题和目的，制定会议议程。

-会议通知：会议组织者应至少提前三个工作日向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员及要求等。

-会议资料准备：会议组织者应收集与会议议题相关的资料，整理成会议资料包，并于会议前至少一个工作日分发给参会人员。

第二条会议召开

-会议签到：会务人员应在会议开始前十五分钟到场，设置签到台，协助参会人员签到。

-会议开始：会议组织者应准时宣布会议开始，并简要介绍会议主题、目的和议程。

-议题讨论：按照会议议程逐项进行讨论，鼓励与会人员充分发表意见，确保议题讨论充分。

-决策与表决：针对议题进行决策，必要时进行表决，形成会议决议。

第三条会议记录

-会议记录：会务人员应记录会议议程、参会人员、主要发言、决策结果等内容。

-会议纪要：会议结束后，会议组织者应整理会议记录，形成会议纪要，并在一个工作日内分发给参会人员。

第四条会议总结与反馈

-会议组织者应在会议结束后对会议成果进行总结，评估会议效果，收集参会人员的意见和建议。

-会议组织者应针对会议中提出的问题和决策，制定相应的改进措施和实施方案。

第五条会议资料的归档与保管

-会务人员应将会议纪要、会议资料等文件进行归档，并按照公司规定进行保管。

-会议组织者应定期检查会议档案，确保资料的完整性和安全性。

第六条会议后续工作

-决策执行：会议决策涉及的相关部门和人员应按照会议决议执行，并及时汇报执行情况。

-跟踪落实：会议组织者应对会议决议的执行情况进行跟踪，确保决策的落实。

第七条特殊会议流程

-对于紧急召开的临时会议和专题会议，会议组织者可根据实际情况调整会议流程，但需保证会议的效率和效果。

-对于涉及重大决策的会议，应按照公司相关规定，履行相应的决策程序。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的发布

-会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由会议组织者审核确认。

-审核通过的会议纪要应在1个工作日内通过公司内部通讯系统、邮件或其他适当方式发布给所有参会人员及相关部门。

第二条会议决议的责任分配

-会议纪要中应明确各项决议的责任部门和个人，确保每项决策都有明确的执行主体。

-会议组织者应确保各责任主体清楚了解自己的任务和完成时间节点。

第三条执行进度的监控

-责任部门和个人应根据会议决议制定执行计划，并定期向会议组织者报告执行进度。

-会议组织者应建立跟踪机制，对决议执行情况进行定期检查，确保各项决策按计划推进。

第四条问题的反馈与协调

-在执行过程中遇到的问题和困难，责任部门和个人应及时反馈给会议组织者。

-会议组织者应协调相关部门和资源，协助解决问题，确保会议决议的顺利实施。

第五条执行结果的评估

-责任部门和个人在完成决议任务后，应提交执行结果报告。

-会议组织者应对执行结果进行评估，确认是否达到会议决议的目标。

第六条后续措施的制定

-对于未按预期完成的决议，会议组织者应分析原因，制定后续改进措施。

-需要继续推进的事项，应重新列入下一次会议议程，确保问题得到持续关注和解决。

第七条会议纪要的归档

-会议纪要及其相关的执行报告、评估结果等文件应定期归档，以备查阅。

-归档的会议纪要应按照公司档案管理规定进行保管，确保资料的完整性和保密性。

第八条定期回顾与改进

-会议组织者应定期对过往会议纪要的执行情况进行回顾，总结经验教训，不断改进会议管理流程。

-通过对会议纪要执行情况的统计分析，提升会议决策的质量和执行效率。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

-会议室预订采用预约制度，由会务人员或会议组织者负责。

-预订会议室需提前至少三个工作日，并提供会议时间、参会人数、会议主题等信息。

-会议室预订应通过公司统一的会议室管理系统进行，避免资源冲突。

第二条会议室配置

-会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、音响系统、白板等。

-会务人员应确保会议室内的设备正常运行，并在会议前进行测试。

-会议室应根据参会人数和会议类型进行适当布置，确保舒适和实用性。

第三条会议室使用规范

-会议期间，参会人员应遵守会议室使用规定，保持安静、整洁。

-禁止在会议室吸烟、进食，严禁携带易燃易爆物品进入。

-会议结束后，参会人员应将个人物品带走，不得在会议室遗留。

第四条会议室维护与清洁

-会务人员应定期对会议室进行清洁和维护，确保会议室的卫生和设施完好。

-会议室使用后，应立即清理垃圾，恢复原状，确保下次会议的正常使用。

第五条会议室安全管理

-会议室应设置适当的安全设施，如消防器材、安全出口等。

-会务人员应熟悉会议室的安全设施和应急疏散路线，并在会议开始前向参会人员进行简要介绍。

第六条特殊会议室管理

-对于涉及敏感信息或高级别会议的会议室，应实施更为严格的管理措施，如限制出入权限、加密通信等。

-特殊会议室的使用需遵循公司相关规定，确保信息安全和会议的私密性。

第七条会议室使用效率提升

-通过会议室管理系统，对会议室的使用情况进行统计分析，提高会议室的使用效率。

-鼓励采用视频会议、网络会议等现代化手段，减少对实体会议室的依赖，提高会议效率。

第八条违规处理

-对于违反会议室管理规定的个人或部门，将根据公司规章制度给予相应的处罚。

-会务人员应加强对会议室使用情况的监督，及时处理违规行为。

第五章附则

第一条制度解释

-本制度的最终解释权归公司所有。

-如对本制度有任何疑问，可向公司人力资源部或相关部门咨询。

第二条制度生效

-本制度自发布之日起生效，原有相关制度同时废止。

-本制度的修订和补充，需经公司领导审批后公布实