第四章-工资管理系统

第四章工资管理系统第一节工资管理系统概述第二节工资管理系统初始化第三节日常工资管理与月末处理每章一练第一节工资管理系统概述一、工资管理系统的功能和特点1.工资管理系统的功能为满足工资和管理的需要，工资管理系统的功能可以分为以下几个模块，如图4-1所示。2.工资管理系统的特点(1)政策性强、涉及面广(2)时间性强(3)精确性高(4)工资核算项目繁多，结构复杂下一页返回第一节工资管理系统概述二、工资管理系统的任务工资管理系统的核算与管理的主要任务如下:根据职工的工作部门和工作性质，汇总分配工资费用和计提职工福利费、劳动保险费等，并生成相应的记账凭证，以便进行工资费用的账务处理和正确的计算产品成本。根据企业各部门提供的职工劳动数量和质量及考勤情况，及时、准确地输入与职工工资有关的原始数据，并计算职工的工资，包括职工应发工资、个人所得税和各种代扣款并编制工资单，以便发放工资并正确反映和监督企业与职工的工资结算情况。根据管理的需要提供有关的工资统计分析数据。上一页下一页返回第一节工资管理系统概述三、工资管理系统的业务处理流程1.手工方式下工资核算业务的工作流程手工方式下，工资业务处理涉及基层车间、人事部门和财务部门。手工方式下工资子系统业务处理流程如图4-2所示。2.电算化方式下工资管理系统数据流程工资管理系统原始数据量大，涉及部门比较多。为提高原始数据输入的效率，可对输入数据分类，以便根据各自特点，采取相应的输入方法。电算化方式下的工资管理系统数据处理流程如图4-3所示。上一页下一页返回第一节工资管理系统概述四、工资管理系统的操作过程工资管理系统的业务处理可分为系统初始化、日常操作、工资数据的查询输出以及月末处理四部分，工资管理系统初始化工作主要包括业务处理规则的设置、工资项目的定义、工资计算公式的设置、基础数据的录入;工资管理系统的日常处理主要包括工资数据的输入、期末工资费用的分配以及日常输出、查询各种报表;工资数据月末处理包括生成工资转账凭证、查询工资凭证。工资管理系统使用基本操作过程如图4-4所示。上一页返回第二节工资管理系统初始化一、建立工资账套建立工资账套是工资核算的基础，可通过系统提供的工资建账向导逐步建立工资账套。建立工资账套包括参数设置、扣税设置、扣零设置以及人员编码设置。1.参数设置参数设置包括设置工资类别个数、币别名称以及是否核算计件工资。操作步骤如下:第一次进入工资管理系统，系统会进入工资建账向导，进入“参数设置”界面。如图4-5所示。下一页返回第二节工资管理系统初始化选择需要在账套中处理的工资类别个数，每个账套可以同时处理多种不同的工资类别，最后进行工资类别汇总。选择工资计算的币种，勾选“是否核算计件工资”项。2.扣税设置核算单位需要为职工代扣代缴个人所得税，可以在系统设置中选择设置为职工代扣个人所得税项。操作步骤如下:单击【下一步]进入“扣税设置”界面，勾选“是否从工资中代扣个人所得税”，系统会根据所设定的所得税基数和所得税扣除方法自动计算个人所得税。如图4-6所示。上一页下一页返回第二节工资管理系统初始化3.扣零设置扣零设置是将工资的零头扣下，本月不发放，根据累积取整数，再进行发放，系统在计算工资时将依据扣零类型进行扣零计算。操作步骤如下:单击【下一步]进入“扣零设置”界面，勾选“扣零”选项，可选选项主要包括扣零至元、扣零至角以及扣零至分、如图4-7所示。4.人员编码工资核算中每个职工都有一个唯一的编码，人员编码定义应结合企业部门设置和人员数量自由定义，但总长度不能超过系统提供的最高位数。操作步骤如下:上一页下一页返回第二节工资管理系统初始化单击【下一步】进入“人员编码”界面，系统会提示:需要对员工进行统一编号，必须与公共平台的人员编码保持一致、如图4-8所示。单击【完成】按钮，进入工资管理窗口。5.选项设置另外，如果需要对以上设置进行修改，就在“薪资调整”窗口中单击【设置】菜单下的【选项】，进入“选项”窗口，单击【编辑】按钮进行修改，如图4-9所示。上一页下一页返回第二节工资管理系统初始化二、基础设置1.人员附加信息设置人员附加信息的设置就是设置附加信息的名称，增加人员信息，丰富人员档案的内容，以便对人员进行更加有效的管理。除了设置人员编号、人员姓名、所在部门、人员类别等基本信息外，基于管理的需要还要设置一些辅助管理信息。例如，增加设置人员的性别、民族以及娇否等。另外，还可对薪资中的人员附加信息与人事基础信息设置对应关系，这些附加信息可分别通过自动或手动方式与HR的对应人员信息保持一致。上一页下一页返回第二节工资管理系统初始化2.人员档案设置人员档案用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息，处理员工的增减变动等。3.部门档案设置部门档案的设置包括所有工资类别的部门，应在建立工资类别之前完成。以后增加、修改和删除部门时，也应在关闭所有工资类别的状态下操作。部门档案的设置方法在前面章节已详细讲解，在此不再赘述。4.工资项目设置工资项目设置即定义工资项目的名称、类型和宽度，核算单位可根据需要自由设置工资项目，如基本工资、岗位工资、副食补贴、扣款合计等。上一页下一页返回第二节工资管理系统初始化5.计件工资方案设置只有在“选项”中选择“核算计件工资”选项时，“计件工资方案设置”菜单才显示。6.计件工资标准设置计件工资标准设置用于定义统计计件数据的统计标准、口径，并可自定义多达20个新的统计标准。计件工资标准设置的前提是在“设置”的【选项】菜单中选择【是否核算计件工资】选项，在“人员档案”中“核算计件工资”栏目设置为“是”。上一页返回第三节日常工资管理与月末处理一、工资类别管理工资类别是指一套工资账中，根据不同情况而设置的工资数据管理类别。如某企业中将正式职工和临时职工分设为两个工资类别，那么两个类别同时对应一套账务。具体操作方法如下:1.新建工资类别2.删除工资类别3.打开工资类别下一页返回第三节日常工资管理与月末处理二、工资变动管理工资变动管理用于日常工资数据的调整变动以及工资项目的增减等，如水电费扣发、事假病假扣发、奖金录入等。首次进入本功能前，需先设置工资项目和计算公式，然后再录入数据。1.设置工资计算公式工资计算公式是指对工资核算生成的结果设置计算公式。设置计算公式可以直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。定义公式可以通过选择工资项目、运算符号、关系符号以及函数等组合完成。操作步骤如下:上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理在“工资项目设置”界面单击【公式设置】页签，可以进行工资项目的计算公式的定义。单击【增加】按钮，新增一个工资项目设置计算公式，或选择一个己有工资项目修改公式，如图4-17所示。设置完毕，单击【确定】按钮，退回“工资变动”窗口。2.工资数据处理进入“工资变动”屏幕，显示所有人员的所有工资项目。下面简要介绍几种实现快速录入工资数据的处理方法。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理(1)页编辑录入操作步骤如下:选择定位到要修改的人员，单击右键菜单中的【页编辑】，显示“工资数据录入—页编辑”窗口，左下角显示“变动状态”，可录入或修改显示人员的工资数据，如图4-18所示。单击【上一人】、【下一人】可变更人员，录入或修改其他人员的工资数据。单击【保存】按钮，保存当前显示人员工资数据的录入修改结果。单击【退出】按钮，放弃对最后一次录入或修改人员工资数据的结果，返回工资变动主界面。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理(2)项目过滤操作步骤如下:在“工资变动”窗口，单击右键编辑菜单【项目过滤】，进入“项目过滤”窗口如图4-19所示。选择要显示的项目到“已选项目”栏，单击【确定】后，工资变动表中只显示已选工资项目。单击【保存】按钮，系统弹出对话框，设置过滤内容保存，输入过滤名称，单击【确定】按钮，保存设置，否则，单击【取消】按钮，返回到上一级界面。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理

(3)重新计算在修改了某些数据、重新设置了计算公式、进行了数据替换或在个人所得税中执行了自动扣税等操作后，最好调用重新计算功能对个人工资数据重新计算，以保证数据正确。(4)工资汇总若对工资数据的内容进行了变更，在执行了重算工资后，为保证数据的准确性，可调用工资汇总功能对工资数据进行重新汇总。(5)动态计算选择此功能，在数据或项目发生变动后，不必单击【重新计算】按钮，系统自动予以计算并生成新的数据表。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理(6)显示排序在数据变动主界面，单击右键菜单中【排序】，显示排序的种类:人员编码、人员姓名、部门以及选择列，选择需排序的方式，升序或降序。(7)数据刷新本功能主要用于网络版工资:若两个或两个以上操作员同时在数据变动中对工资数据进行修改，为了能使操作员迅速得到最新的变动信息，单击刷新功能即可将最新数据显示出来，供操作员查询参考。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理三、扣缴所得税鉴于许多企事业单位计算职工工资薪金所得税的工作量较大，工资管理系统提供个人所得税自动计算功能，用户只需自定义所得税税率，系统会自动计算个人所得税，这样既减轻了用户的工作负担，又提高了工作效率。操作步骤如下:单击【业务处理l菜单下的【扣缴所得税】选项，进入“栏目选择”窗口，如图4-20所示。单击【确定】按钮，系统弹出“个人所得税扣缴申报表”窗口，如图4-21所示。单击【税率】按钮.设置所得税效数.如图4-22所示。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理单击“个人所得税扣缴申报表”上方的【申报】按钮，可进入“地区纳税申报”窗口，根据本单位的报税输入相关数据，选择或输入存储文件的路径和文件名，单击【确定】后在指定位置生成相应文件。四、工资分钱清单工资分钱清单是指核算单位在工资发放时的分钱票面额清单，会计人员根据此表从银行取款并发给各部门。执行此功能必须在个人数据输入调整完之后，如果个人数据在计算后又做了修改，须重新执行本功能，以保证数据的正确性。操作步骤如下:上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理在工资管理系统的主界面，单击“业务处理”菜单下的【工资分钱清单】，进入“工资分钱清单”窗口，如图4-23所示。“工资分钱清单”功能界面有“部门分钱清单”“人员分钱清单”以及“工资发放取款单”三个页签。每个页签均有票面额设置，即设置各种工资分钱清单的票面组合，单击【设置】按钮，可设置工资分钱清单的票面组合，用户可根据需要自由设置，但必须先进行票面额设置后，才能进行工资分钱清单的查询和打印。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理五、银行代发工资银行代发工资即核算单位在月底将工资报表输入成为银行所需的数据格式，然后打印或报盘给银行，由银行直接将工资发放到企业职工个人银行账户中。这种做法既减轻了财务部门发放工资的繁重工作，又有效地避免了财务部门到银行提取大笔现款所承担的风险，同时也提高了对员工工资的保密程度。1.设置银行代发文件格式根据银行的要求，设置提供数据中所包含的项目，以及项目的数据类型、长度和取值范围等。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理

2.银行代发文件输出设置根据银行的要求，设置向银行提供数据的保存形式，且要存放和区分文件中各数据项目。六、工资分摊费用计提财会部门根据工资费用分配表，将工资费用根据用途进行分配，并编制转账会计凭证，传递到总账系统，供登账处理之用。操作步骤如下:单击“业务处理”下的【工资分摊】功能菜单，进入“工资分摊”窗口，如图4-26所示。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理查看现有的计提费用类型是否满足需要，如果不能满足需要，单击【工资分摊设置】按钮，进入设置窗口，如图4-27所示。单击【增加】按钮，可增加新的工资分配计提类型，输入新计提类型名称和计提分摊比例，确定后输入分摊构成设置，所有构成项目均可参照输入，如图4-28所示。单击【修改】按钮，可修改一个已设置的工资分配计提类型。单击【删除】按钮，可删除一个已设置的工资分配计提类型，已分配计提的类型不能删除，最后一个类型不能删除。单击【下一步】按钮，进入“分摊构成设置”窗口，选择相应的部门名称，如图4-29所示，单击【完成】完成设置。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理设置完毕之后，在“工资分摊”窗口中，选择已经设置好的计提费用类型，然后单击【确定】按钮，系统列入分摊表，如图4-30所示。单击“工资分摊明细”窗口中的【制单】按钮，系统根据分摊表数据制单，生成凭证。单击工具栏中的【保存】按钮，系统自动生成凭证并传递到总账系统中进行审核和记账。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理七、工资报表管理1.工资表工资表主要用于本月工资的发放和统计，它包括工资卡、工资发放条、部门工资汇总表、部门条件汇总表、人员类别汇总表、工资发放签名表、条件统计(明细)表以及工资变动汇总(明细)表，这些都是由系统提供的原始表)操作步骤如下:在工资管理系统界面，单击“统计分析”菜单下的【账表】选项，选择【我的账表】，进入“我的账表”窗口，如图4-31所示。单击【工资表】，选择要查询的工资表，双击进入“工资发放签名表”窗口，如图4-32所示。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理单击【确定】按钮，系统自动列出所有符合条件的记录，如图4-33所示。2.工资分析表工资分析表是以工资表数据为基础，对部门、人员类别的工资数据进行分析和比较，产生各种分析表，供决策人员使用。工资分析表主要包括工资增长分析表、按月分类统计表、部门分类统计表、工资项目分析表、员工工资汇总表、按项目分类统计表、员工工资项目统计表、分部门各月工资构成分析表、部门工资项目构成分析表等。单击“统计分析”目录下的【账表】选项，单击【工资分析表】选项，进入“工资分析表”窗口，选择需要进行工资分析的账表，如图4-34所示上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理双击需要进行分析的账表，单击【确定】按钮，进入“分析月份选择”窗口，如图4-35所示，然后单击【确定】按钮。从左边项目列表中选择某项，再单击双箭头或单箭头，将项目列入已选项目列表中，然后单击【确定】按钮，系统自动列出分析结果，如图4-36、图4-37所示。

3.凭证查询可以通过凭证查询功能查询输入总账系统的凭证，也可以通过凭证查询功能来删除和冲销凭证。操作步骤如下:选择【统计分析】菜单中的【凭证查询】子菜单，进入凭证查询界面，选择输入所要查询的起始月份和终止月份，显示查询期间凭证列表，如图4-38所示。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理选中一张凭证，单击【删除】按钮，可删除标志为“未审核”的凭证。单击【冲销】，则可对当前标志为“记账”的凭证，进行红字冲销操作，自动生成与原凭证相同的红字凭证。单击【单据】，显示生成凭证的原始凭证“管理费用一览表”在此显示工资系统生成的所有凭证列表，如图4-39所示，可打印工资“管理费用一览表”。单击【凭证】，显示单张凭证界面，如图4-40所示。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理八、月末处理每月工资数据处理完毕之后，都要进行月末结转，即将当月数据经过处理后结转至下月。每月工资数据处理完毕后均可进行月末结转。在工资项目中，由于有的项目是变动的，即每月的数据均不相同，因此在每月工资处理时，均需将其数据清为零，而后输入当月的数据，此类项目即为清零项目。操作步骤如下:单击【业务处理】菜单下的【月末处理】选项，进入“月末处理”窗口。上一页下一页返回第三节日常工资管理与月末处理仔细阅读月末处理提示，若要进行月末处理，则单击【确定】按钮，系统提