公司班组会议管理制度

公司班组会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

1.为规范公司班组会议的管理，提高会议效率，确保会议内容的贯彻落实，根据公司相关制度，特制定本制度。

2.本制度适用于公司内部各班组会议的组织、召开和管理工作。

二、定义

1.班组会议：指公司内部各班组为了沟通工作、解决问题、部署任务、提高工作效率而召开的各类会议。

2.会议主持人：负责组织、主持会议的人员。

3.会议记录人：负责记录会议内容、整理会议纪要的人员。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则，严格控制会议时间、规模和费用。

2.会议应注重实际效果，反对形式主义，禁止召开无关紧要的会议。

3.会议内容应具有针对性和操作性，确保会议决策的贯彻执行。

四、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时决定召开的会议。

3.专题会议：针对特定问题或项目召开的会议。

五、参会人员

1.会议主持人：由各班组长或负责人担任。

2.必须参会人员：与会议议题直接相关的班组成员。

3.邀请参会人员：与会议议题有一定关联的其他部门或人员。

六、会议纪律

1.会议应准时开始，参会人员应提前5分钟到场，会议主持人有权对迟到人员进行批评。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意接打电话、玩手机。

3.会议期间，参会人员应保持会场秩序，积极参与讨论，发言要简明扼要。

4.会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，并发送至相关人员进行落实。

七、本制度的解释权归公司管理部门所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，公司管理部门可根据实际情况予以补充、修改。各部门应严格遵守本制度，共同维护良好的会议环境。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议主持人应根据实际工作需要，明确会议主题，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：会议主持人应提前制定会议议程，明确会议讨论的重点、顺序和预期目标。

3.发送会议通知：会议主持人应在会议召开前至少1个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程和参会人员名单等内容。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议记录人负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标，明确会议纪律。

3.会议讨论：根据议程安排，依次进行议题讨论。会议主持人应引导参会人员充分发表意见，确保讨论充分、深入。

4.会议决策：针对讨论的议题，会议主持人组织参会人员进行表决或决策，形成会议决议。

三、会议记录与纪要整理

1.会议记录：会议记录人应详细记录会议讨论内容、参会人员发言和会议决议等信息。

2.纪要整理：会议结束后，会议记录人应在24小时内整理出会议纪要，包括会议主题、议程、参会人员、讨论内容和会议决议等内容。

3.纪要审批：会议纪要整理完成后，应提交给会议主持人审批。会议主持人应在2个工作日内完成审批工作。

四、会议纪要的分发与落实

1.分发会议纪要：会议纪要审批通过后，由会议记录人及时将会议纪要发送至参会人员和相关人员。

2.落实会议决议：参会人员和相关人员应按照会议纪要的要求，执行会议决议，确保工作任务的完成。

五、会议反馈与总结

1.会议反馈：会议结束后，会议主持人应收集参会人员对会议效果、组织等方面的反馈意见，以便改进会议管理。

2.会议总结：会议主持人应定期对会议召开情况进行总结，分析会议效果，为今后会议召开提供借鉴。

六、会议资料的归档

1.会议结束后，会议记录人应将会议签到表、会议纪要、会议反馈等资料整理归档，保存期限为一年。

2.归档资料应便于查阅，确保公司班组会议管理的连续性和完整性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要经会议主持人审批通过后，由会议记录人负责发布。

2.会议纪要发布前，应确保内容准确、完整，明确责任人和完成时限。

二、会议决议的执行与跟踪

1.各参会人员和相关人员收到会议纪要后，应按照会议决议要求，立即开展相关工作。

2.会议主持人或指定专人负责跟踪会议决议的执行情况，确保各项工作按时完成。

3.对于涉及跨部门协作的事项，会议主持人应协调相关部门，推动工作顺利进行。

三、会议决议的反馈与汇报

1.各责任人在会议决议执行过程中，应及时向会议主持人反馈工作进展、遇到的问题及解决方案。

2.会议主持人定期组织会议，听取各责任人关于会议决议执行情况的汇报，并对存在问题予以协调解决。

四、会议决议的检查与评估

1.会议主持人或指定专人定期对会议决议的执行情况进行检查，评估工作成效。

2.对未按期完成或执行不力的会议决议，应分析原因，制定整改措施，并督促责任人尽快落实。

五、会议纪要的更新与闭环

1.会议纪要中的事项完成后，会议记录人应及时更新会议纪要，注明完成情况。

2.对于已完成的会议决议，会议主持人应组织相关人员对工作成果进行验收，确保会议目标达成。

3.会议纪要的更新和闭环情况应作为会议管理的一项重要指标，纳入相关人员的工作考核。

六、会议纪要的归档与应用

1.完成更新的会议纪要应由会议记录人负责归档，以便于今后的查询和应用。

2.会议纪要的归档应按照公司档案管理规定进行，确保资料的完整性和可追溯性。

3.会议纪要中的经验和教训应作为今后工作改进的依据，为公司发展提供支持。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，由会议主持人或指定人员负责。

2.预订会议室时，需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等信息。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于冲突情况，由管理部门协调解决。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施，如投影仪、白板、音响设备等。

2.管理部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室应保持整洁，会议前后需进行卫生清理，确保为参会人员提供良好的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议室使用规范，爱护设施，不得随意移动或损坏设备。

2.严禁在会议室吸烟、进食，保持会议室空气流通，营造良好的会议氛围。

3.会议结束后，会议主持人应确保关闭所有设备电源，关闭门窗，确保会议室安全。

四、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常。

2.管理部门应定期进行会议室安全检查，排除安全隐患。

3.会议期间，如发生紧急情况，会议主持人应立即组织人员疏散，并按照公司应急预案处理。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司实际情况制定，并在显著位置公示。

2.特殊情况下，管理部门可根据实际需求调整会议室开放时间，并及时通知相关人员。

六、会议室费用管理

1.会议室使用过程中产生的相关费用，如耗材、设备维修等，由使用部门承担。

2.管理部门应建立健全会议室费用管理制度，合理控制成本，提高会议室使用效率。

七、会议室管理与改进

1.管理部门应定期收集会议室使用反馈，不断优化会议室配置和管理制度。

2.鼓励员工提出会议室管理改进建议，提高会议室使用满意度，为公司各项工作提供支持。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司管理部门