政府会议处管理制度

政府会议处管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为了加强政府会议管理，提高会议效率，明确会议职责，确保会议质量，制定本管理制度。

2.会议管理应遵循高效、务实、节俭、保密的原则。

二、适用范围

1.本管理制度适用于政府机关、事业单位及相关部门的各类会议。

2.本管理制度所称会议，包括但不限于：工作会议、专题会议、座谈会、汇报会等。

三、会议分类

1.按照会议性质，分为：例行会议、专题会议、临时会议。

2.按照参会人员范围，分为：全体会议、部门会议、小组会议。

四、组织机构

1.政府会议管理部门负责会议的统筹、组织、协调和监督工作。

2.各参会部门应指定专人负责本部门会议的筹备、组织和落实工作。

五、会议纪律

1.与会人员应按时参加，不得迟到、早退、无故缺席。

2.会议期间，与会人员应保持手机静音或振动，不得随意接打电话。

3.与会人员应遵守会议纪律，认真听会，积极参与讨论，不得交头接耳、随意离席。

4.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，与会人员应严格保密。

六、会议通知

1.政府会议管理部门应在会议召开前，向各参会部门发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知应包括会议主题、参会人员、会议材料、会议要求等。

七、其他事项

1.本管理制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

2.本管理制度的解释权归政府会议管理部门所有。

3.本管理制度自发布之日起实施。各相关部门应认真贯彻执行，确保会议管理工作落到实处。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议目的、议题和预期成果。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等。

3.报批程序：会议方案需报请相关领导审批，按照规定程序进行报批。

4.发送会议通知：在会议召开前，向各参会部门发送会议通知，确保相关人员按时参加。

二、会议召开

1.会前签到：与会人员应在会议开始前进行签到，确认参会人员到齐。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.会议议程：按照预定议程逐项进行，各部门负责人或相关人员汇报、讨论议题。

4.领导讲话：会议期间，相关领导对议题进行指导、总结和部署工作。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.记录内容包括：会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。

四、会议决策

1.会议讨论形成的决策，应由主持人或指定人员汇总，形成书面材料。

2.决策事项应明确责任部门、完成时限和验收标准。

3.决策事项需报请相关领导审批，按照规定程序进行落实。

五、会议总结

1.会议结束后，主持人应对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.与会人员应认真领会会议精神，积极贯彻落实。

六、会议资料的归档与管理

1.会议资料包括：会议通知、会议议程、会议纪要、决策文件等。

2.会议结束后，应及时将会议资料整理归档，以便查阅。

3.涉密资料应按照保密规定进行管理，确保信息安全。

七、会议效果的评估与反馈

1.政府会议管理部门应定期对会议效果进行评估，了解会议决策的落实情况。

2.针对会议效果评估结果，对会议组织、流程等方面进行优化调整。

3.鼓励与会人员对会议效果提出意见和建议，不断改进会议管理工作。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与分发

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应尽快分发给所有参会人员和相关领导，以便于跟踪落实。

二、决策事项的分解与责任落实

1.根据会议纪要，将决策事项进行分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任部门应制定详细的实施计划，确保决策事项按期完成。

3.对于涉及多个部门的决策事项，应明确牵头部门和协作部门，确保协同推进。

三、跟踪督促与进度反馈

1.政府会议管理部门应设立专门的跟踪督促机制，对会议决策事项的落实情况进行定期检查。

2.责任部门应在规定时间内向会议管理部门报告决策事项的进展情况。

3.会议管理部门应将进度情况汇总，及时向领导汇报，以便于领导决策和指导工作。

四、问题协调与解决

1.在决策事项落实过程中，如遇到问题或困难，责任部门应及时向会议管理部门反馈。

2.会议管理部门应协助责任部门分析问题原因，协调相关部门共同解决。

3.对于重大问题，应提交给领导层研究决策，确保问题得到及时、有效解决。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定进行归档，便于日后查阅。

2.归档时应注意保密要求，确保信息安全。

3.会议纪要归档后，相关人员应按照规定程序进行查阅，以便于了解会议决策和执行情况。

六、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要的落实情况应纳入部门绩效考核，作为评价部门和员工工作的重要依据。

2.对于会议决策落实不力的部门和个人，应按照规定进行问责。

3.会议纪要的落实情况应作为工作改进和经验总结的依据，不断提升会议管理水平和决策执行力。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，各部门需提前向政府会议管理部门提交会议室申请。

2.申请内容包括：会议时间、会议主题、参会人数、所需设备等。

3.政府会议管理部门根据申请情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理规划，确保舒适、整洁、有序。

2.会议桌椅、音响设备、投影仪等设施应保持完好，确保会议顺利进行。

3.会议室内应配备足够的垃圾桶、纸笔等办公用品，方便与会人员使用。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责管理和维护，确保设备正常运行。

2.使用会议室前，相关人员应检查设备是否正常，如有问题应及时报修。

3.会议结束后，使用部门应确保设备关闭，避免长时间待机损耗。

四、会议室卫生与安全

1.会议室卫生应由专人负责，保持干净整洁，定期进行消毒。

2.会议室内严禁吸烟、进食，确保环境卫生。

3.会议室内应配置消防设施，并定期检查，确保消防安全。

五、会议室使用规范

1.各部门应按照预定时间、地点使用会议室，不得随意更改或占用。

2.会议室内应保持安静，不得在会议期间大声喧哗、随意走动。

3.会议室使用完毕后，使用部门应负责清理场地，确保会议室恢复原状。

六、会议室资源优化

1.政府会议管理部门应定期对会议室使用情况进行评估，优化会议室资源配置。

2.鼓励采用视频会议、远程会议等现代化手段，提高会议室使用效率。

3.对于会议室使用需求较大的时段，可采取错峰预约等措施，合理分配会议室资源。

本章会议室管理规定旨在保障政府会议的顺利进行，提高会议室使用效率，为各部门提供优质、高效的会议服务。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管