财务运行细则

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项目财务运行细则

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物业管理有限公司

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第一章财务计划管理制度3-4

第二章收款的有关规定4

第三章支票统一管理制度4

第四章库存现金、银行支票的安全管理规定4-5

第五章现金管理制度5-6

第六章银行存款管理制度6

第七章报销制度6-7

第八章发票统一管理规定7

第九章财务人员交接制度7-8

第十章财务人员治安保卫制度8-9

第十一章财产物资的管理规定9-10

第十二章在用物资管理办法10-11

第十三章固定资产报废管理规定11-12

第十四章会计档案管理制度12-13

第十五章会计电算化内部管理制度13-14

第十六章财产盘点制度14-15

第十七章财产物资保管制度15

第十八章药品库及药品安全使用管理规定15-16

第十九章库房管理规定16-18

第二十章会计稽核制度18

第二十一章采购管理规定18-24

第二十二章资金支出的管理办法24-25

第一章财务计划管理制度

财务计划管理是公司计划预算管理的一个主要组成部分。通过编制财务计

划来规划和控制公司的经营活动，促使公司各部门在经营管理中努力工作、合

作竞争，提高经济效益，从而达到或超过预定的经济指标。

公司财务计划主要包括经营计划、资本性支出计划、现金收支计划等。

经营计划。这是公司计划预算中最主要的计划。它主要依据客源市场行情

及价格等方面的变化、当年公司经营收支的水平、物价上升的指数、明年公司

经营的情况来进行编制。

经营计划编制采取自上而下的办法。各部门根据总经理下达的各项指标，

首先编制本部门的经营情况表。

资本性支出计划。其编制是根据公司硬件设施运转的实际情况，根据工程

部专业人员提出的维修计划以及各部门提出的固定资产购置计划，由财务部进

行汇总编制。财务部将按照公司资金状况、计划的资金需求量来完成该计划

表。同时，必须写出编表的情况分析报告，报总经理审批同意后再上报董事

会，董事会批准后下达执行。

现金收支计划。由财务部根据公司经营计划、资本性支出计划、人员工资

支出计划等情况而编制，经逐级上报批准后实施。

劳动人员工资计划。人事部门根据公司人员总数及工资总额，考虑明年的

价格指数及增幅，会同财务部一起编制计划，成表后逐级上报，最后经上级主

管部门批准后下达执行。

财务计划以年度为单位、月度为基础进行编制。

财务计划编制可分两个阶段：

准备阶段。每年11月中旬，由总经理集各部门经理开会，布置编制下一年

度各项财务计划任务。财务部根据公司当年的实际经营情况，提供经营收支及

资金使用情况等有关数据。总经理对各部下达初步的经营指标，各经营部门按

总经理的要求及财务部提出的有关数据，编制本部门的经营收支计划。

编制阶段。财务部分头指导协助各经营部门进行编制，完成初稿后报总经

理审核，总经理审核后召开财务部及各部门经理会计，提出修改意见。财务部

会同各有关部门进行商议、修改后，由财务部汇总完成。

公司财务计划的编制时间，为当年10月中旬至11月底，于次年1月下达

执行。

各项计划指标下达后，财务部按月对各部门的经营收支及其他费用支出情

况进行考核。每季汇总后，根据计划实施情况提出调整意见，报总经理审核后

报董事会或董事长批准后执行。

第二章收款的有关规定

一、各物管中心及相关部门要指定专人收款。（以下简称收款人员）

二、收取的各种款项中是现金的，由收款人员及保安人员或其他管理人员

（要由二人送款）及时存入指定银行（交款时间为每天4:30之前）；是支票的

由收款人员及时交给公司出纳（房管公司除外），由出纳转存银行。

三、交款人应于交款后两天内及时将进帐单送交财务部，如遇星期五交款

的应于当日将进帐单送交财务部。

四、各部门收取的现金应及时送存银行，并保证每日现金库存量不超过伍

佰元。

五、财务部将定期或不定期的对各物管中心及相关部门的库存现金量进行

抽查。

第三章支票统一管理制度

一、金支票和转帐支票由财务部出纳员统一管理，出纳员应遵照国家票据

法的明文规定，正确填写使用支票。

二、各部门在使用支票前应填写支票使用申请，经部门经理签字，总经理

审批同意后方可领用。支票领用时，财务部经理必须在支票存根上签字。采购

员领用的原材料商品支票不得挪做它用。

财务部须建立册簿，登记支票领用注销情况，签发后的支票五日内不论使

用与否必须追回销号，除采购员外，一般不发空白支票，按规定填写项目齐

全，不得外借，不得转让支票。

第四章库存现金、银行支票的安全管理规定

一、收款部门，日库存现金不得超过2000元。节假日不留库存现金。

二、收取银行转帐支票，必须及时到财务部加盖银行预留印鉴并及时送存

银行。各收款部门不得保留未加盖印鉴的银行支票。保险柜内不得存放私人财

物，丢失自负。司机班保证财务到银行存、取现金用车，特殊情况无车，要有

安保部人员陪同存取。

第五章现金管理制度

一、格遵守国务院规定的“现金管理暂行条例”。

为加强改善企业的现金管理，企业必须严格遵守现金使用范围的规定，现

金只限以下范围内使用。

1.支付向个人收购的农副产品和其它物资的价款。

2.出差人员必须携带的差旅费。

3.结算起点（在100元以下）的零星支出。

严格遵守经核定的库存现金的限额，需增加或减少时，应向开户银行提出

申请，由开户银行核定后执行。凡需要现金的开动一律到银行支取，坚决不得

从本单位的现金收入中直接“坐支”。对需要使用现金采购的采购人员、业务

人员，经总经理批准，可领取一定限额的备用金，使用后及时报销。采购人

员、业务人员在调离本岗位时，必须将备用金交回。

财务部出纳员建立现金日记帐，逐笔记载现金支付情况，帐目应日清月

结，帐款相符。财务人员、收款人员在清算现金时，必须当面结清。凡结算后

发现现金短缺，一律由当事人负责赔偿，不能私自出帐。

二、出纳人员必须严格遵守现金管理制度，做到十不准。

1.不准用白条抵库存现金。

2.不准私自挪用、占用现金。

3.不准以任何借口，任何方式假造用途套取现金。

4.不准用本单位帐户借给他人或单位存入和套取现金。

5.不准将单位收入的现金、剩余奖金以个人名义存入储蓄户或个人保

管。

6.不准将保险密码、钥匙任意转交他人。

7.不准签发空头现金支票和空白现金支票。

8.不准擅自转移现金，逃避检查。

9.不准将各种有价证券顶替现金使用和流通。

10.不准单位之间非法串用现金。

三、现金开动审批权限

各种津贴：包括出车费、差旅费等须由本部门负责人签字，总经理审批

后，方可报销。

采购物品经验收合格入库后，执有仓库负责人和使用部门经理签字的入库

凭证（单据），总经理签字后，方可报销。

第六章银行存款管理制度

加强银行存款管理是贯彻国家财政制度的重要措施，各部门必须加强和重

视这项工作管理。

各部门一切货币资金的支出，除银行清算起点以下的业务可办理现金支

出，其余必须通过银行办理转帐结算（包括员工的工资及福利）。

各相关部门需将验收合格的收货单、购货发票、入库单及收款人的地址、

帐号、开户行名称报财务部，由财务部根据银行的规定办理各项结算。财务部

银行存款岗位会计要序时，逐单及时登记银行存款日记帐。为防止差错，银行

存款记帐员要定期同银行核对银行存款收支帐目，查明未达帐款，编制“银行

存款余额调节表”，经调整后的余额必须与银行余额相符。对于未达帐项及时

调整，不得超过2个月，对于长期未达帐应每年12月集中进行清理。对一切违

反国家政策的开支和收入，财务人员要坚持原则拒绝办理，并及时上报上级主

管部门。

财务部必须接受银行和上级主管部门对银行存款管理工作的核查和监督。

第七章报销制度

为加强管理，便于工作，规定每周二、三为报销日。报销所附发票或收据

必须有税务局、财政局的有关监制章及开票单位的财务章，否则不允报销。购

买物品需将入库单附在支出凭单后，并附上购货清单。购买物品的发票上应注

明物品名称、数量、单价、金额，经手人、验收人、（财务审核员）签字。各

种费用报销，必须填写支出凭单或支票领用单，要求经办人、所在部门经理签

字，财务部总监根据合同、协议、年度财务计划、工资奖金支出标准、福利费

支出标准、总经理支出标准、高管人员支出标准等相关文件审核把关签字，报

总经理审批签字后，方可报销。财务部在办理报销时，如原借据已清，应在借

据单上加盖“此款已清”章，作支出凭单附件。所报销的费用要符合法律、法

规的要求，要在董事会批准的年度计划范围内及批准的相关文件范围内，经办

人、部门经理、财务总监、财务人员、总经理要依制度履行工作程序各负其

责，对企业负责。不在董事会批准的年度计划范围内及批准的相关文件范围内

的，一律不得支出，不能在往来科目中挂帐，占用企业资金。

第八章发票统一管理制定

发票管理人员要严格遵守财政部颁发的发票管理制度，登记造册、管理及

时、登记注销。并按照有关上级的要求，每季度终了后，将发票收发使用情况

列表上报。发票的填写应逐联复写，填清摘要、日期、金额、经手人等项目内

容。发票的使用不得跳号、空页、多开、少开、空开。遇有开错、作废发票，

各联必须齐全并加盖“作废”章，一并保存，不得撕毁。如出现原本缺号、少

张（页）的发票，应及时交还财务部，由负责人与税务部门联系、更换。发票

使用完后及时交返财务部，由财务部核准后交负责人保管。

在采购商品和办理其它经济业务活动中，要对发票进行严格管理，凡直接

进行业务采购活动的人员，在收取发票时，必须首先对发票的种类、日期、品

名、数量、单价、金额逐一进行认真的审核，确保准确无误。增值税专用发票

应将发票号码逐一登记注册，严格控制领用。

领用发票的业务人员，应登记签章，并视同现金保管。

在采购商品、接收供货方的专用发票时，应审核发票内容是否填写清楚、

齐全，数量、单价、金额及税款是否计算准确。结算货款时，采购人员应持发

票联和抵扣联财务部结算，财务部门应将发票的抵扣联妥善保存，随时接受税

务部门的检查监督。

第九章财务人员交接制度

一、会计人员调动或因故离职，必须有接替其工作，并办理交接手续，没

有办清交接手续不得离岗。

二、会计人员离岗前，必须将本人保管的会计工作在规定的期限内全部移

交清楚，接替人员应认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项，移交后

如发现原经手的会计，在业务上有违反会计制度和财经纪律等问题，仍由原经

手人负责。

三、移交人员在办理移交手续时，应做到如下各项工作。

1.已受理的会计业务，还未填制凭证的，应填制完成，逐张加盖印章。

尚未登记的帐目应登记完毕，并和总帐核对完毕后，在最后一笔余额

上加盖印章。

2.整理应移交的各项资料，应装订成册，对未了事项应写出书面材料。

3.编制移交清册，列明应移交的凭证、帐卡、公章、现金支票、文件、

资料及其他物品内容。

4.会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交，一般会计人员交接

由会计主管人员监交，会计主管人员交接，由单位主管领导人监交。

5.移交人员应按移交清册逐项移交，接替人员应逐项点查（现金、凭

证、有价证券表、帐簿等其他资料）。

6.交接完毕后，交接清单一式复写三联，由交接人、监交人、领导签

字、交接双方各存一份，单位存档一份。

7.接替人应继续使用原帐簿，不得私自立新帐，要保持记录的连续性。

会计人员临时离职，由主管人员或总经理指定人员接替代理工作。

第十章财务人员治安保卫制度

一、务部门要严格按银行规定，每天核对库存现金，不得超过规定限额。

二、向银行取、送巨款，必须有专车、两人以上办理，并有保安人员陪

同，中途不得停留办理其他事项。

三、出纳人员应严格执行国家现金管理制度，妥善保管印鉴章，支票使用

时方可加盖会计印章，严禁事先盖章备用。

四、加强现金、票证的保管，现金票证必须放入保险柜，保险柜的使用要

定人、定措施，钥匙要保管好，不得放在办公桌内。

五、财务部的门窗要安全牢固，装置安全栅栏和报警器，一旦发生门窗被

撬，要立即报案保护好现场，任何人不得进出，积极配合公安保卫部门查处。

六、严格执行《安全消防条例》，凡因财会人员忽视安全保卫工作而发生

案件，视其情节给予批评教育、纪律处分、直至追究刑事责任。保险箱的钥

匙、密码应同时使用，下班时拨乱密码，专管人员工作调动或调离，密码应重

新设置。

七、下班前要进行安全检查，并关上门窗。保险柜专用钥匙严禁存放在办

公室内，应随身携带。

第十一章财产物资的管理规定

一、建立健全物品卡片帐。凡在财务部办理了物品领用手续后，必须及时

登记入帐，财务部进行随机检查。

二、部门经理或物品管理员进行工作调动时（不论内调、外调），都必须

进行物品交接工作，经部门经理、财务部签字确认后，才能办理调动手续。如

发现帐、实不符的问题，及时上报主管经理及财务部门，妥善处理后再办理其

他手续。

三、物品的报损，部门经理要以书面的形式上报主管经理及财务部，财务

部根据实际情况在《报损报告》上签署意见后，报总经理审批，由总经理审批

后进行帐务处理。不要集中到年末解决。

四、各部门需要购置固定资产，需以书面的形式报总经理审批后，再填写

《采购申请单》；单位价值超过100,000元（包括10万元）以上，需交由董

事会决定。

五、公司物品，不论是个人或部门领用，非正常原因且未到使用年限丢

失，一律按现价赔偿。

使用年限规定：

单价2000元以上（包括2000元）的资产，按固定资产折旧年限5年为使

用年限。

单价2000元以下一200元以上的物品，按“分期”摊销，摊销年限为二

年。

单价200元以上物品丢失，超过使用年限且其物品还有使用价值，则按使

用年限的最后一年为使用年限。

赔付标准：

（1）单价2000元以上（包括2000元）的资产，按固定资产折旧年限后的

净值赔偿。

（2）单价2000元以下一200元以上的物品，按“五五”摊销法的净值赔

偿。

（3）单价200元以上的物品丢失，超过使用年限且物品还有使用价值，则

按使用年限的最后一年的净值赔偿。

（4）单价200元以下物品，按现价（结合物品新旧状况）赔偿。

责任划分：

个人领用物品丢失：由个人按公司规定全额赔偿损失。

部门领用物品丢失：有直接责任人：由直接责任人按公司规定全额赔偿损

失。

分不清直接责任人：由当事人及有关的管理人员平均分担经济损失。

第十二章在用物资管理办法

一、各部门建立健全在用物品统计台帐或卡片帐。按物资类别，认真、及

时、准确登记入帐。

1.物资分类：

(1)单位价值在2000元以上，并且使用年限在2年以上的物品为固

定资产类。

(2)单位价值在200元至2000元以内的物品为低值易耗品类(消耗

材料除外)。

2.固定资产分为：计算机设备、通讯设备、交通运输设备、办公设备、

工程设备、音像设备、厨房设备、清洁设备、健身设备、其他设备等。

3.低值易耗品：按部门分类。

4.物料用品分为：清洁用品、清洁药液、维修材料、五金工具、办公用

品、厨房药液、安保用品、劳保用品、日常用品、家具、厨具、针棉织品、餐

厅用具、美发用品、复印室用品、会计室用品、其他。

二、凡在用物品要按类别、名称、规格、型号、单位、数量、金额及时登

记入帐，并注明使用及存放地点。

三、对调出物资及时办理调拨手续，并及时销帐。注明调拨地点、经办人

等相关事宜。

四、所有领用、调拨的原始交易所要按季装订成册并留存。

五、年末按照规定对固定资产、低值易耗品进行清产核资，各物管中心、

各部门先自查汇总后上报公司财务部，再由公司财务部按物资清单进行稽核检

查。

六、每年年初1-2月份对上年度清产核资查出确属报废的物资，使用部门

提出申请，经有关领导批准后，财务部办理报废或以旧换新手续。

第十三章固定资产报废管理规定

为了对公司固定资产实施有效控制，随时掌握固定资产的运行状态，规范

固定资产的报废管理，特制定本规定。

1.本规定中的固定资产包括运输工具及办公设备。

2.固定资产在使用过程中，各部门应在保证其正确使用的基础上，注意

加强维护保养。

3.当固定资产出现故障无法正常使用时，各部门应通知工程部及时进行

维修。

4.对无法修复确需报废的固定资产，应由使用部门填写《固定资产报废

申请表》，表中应注明设备的名称、原值、已使用年限、使用现状及报废原

因，并经专业人员签字确认，再经部门经理及主管经理签字后，上报公司财务

部核准，报总经理审批。

5.固定资产批准报废后，使用部门应及时在台帐中进行登记，财务部应

按会计制度进行相关的帐务处理。

6.对固定资产的报废处理应妥善进行，以免造成环境污染。

固定资产报废申请表

年月日

固定资产名称及型号所在部门

固定资产原值已提折旧

应使用年限已使用年限

使用现状及报废原因

申请部门经手人签字：

专业人员鉴定意见：

专业人员签字：

部门经理

中心经理

主管副总经理

财务部经理

总经理

备注:

第十四章会计档案管理制度

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是

记录和反映经济业务的重要史料和证据，建立和健全会计档案的立卷、归档、

保管、调阅和销毁等管理制度是十分必要的。

一、财务部每年形成的会计档案，应由财务人员按照归档的要求，负责整

理立卷装订成册。当年会计档案，在年度终了后，可暂时由财务部保管一年，

期满后原则上应由财务部编制清册移交档案部门保管。财务不得自行封拆保

存，档案部门必须按期点收，不得推逶拒绝。

二、档案部门接收保管的会计档案，原则上应保持卷册的封装，个别需要

拆封重新整理的，应当会同财务部共同拆封整理，以分清负责。

三、档案部门对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，

查找方便。同时，严格执行安全保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和

泄密。

四、会计档案应为本单位积极提供利用，调阅时应填写调阅记录。向外单

位提供利用时，档案原则上不得借出，如有特殊需要，必须经上级主管批准，

但不得拆散原卷册，并限期归还。

五、会计档案的管理期限根据其特点，分为永久、定期二类。保管期限从

会计年度终了后的第一天算起。

六、会计档案保管期满需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务

部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报上级主管部门及同级财

政部门批准后方可销毁。

七、销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员监销，监销人在

销毁会计档案以前，应当认真进行核对，销毁后，在销毁清册上签名，并将监

销情况上报公司领导。

第十五章会计电算化内部管理制度

一、会计电算化岗位责任制

电算化会计岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审

查、以及数据分析工作岗位。

1.电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。

2.软件操作：负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭

证、会计帐簿、报表及进行部分会计数据处理工作。

3.审核记帐：负责对输入计算机的会计数据进行审核，操作会计软件登

记机内帐簿，对打印输出的帐簿、报表进行确认。

4.电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数

据。

5.电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机

进行舞弊。

6.数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析。

7.各电算化会计岗位应由具备相应会计电算化水平的人员担任。

实施会计电算化过程中，各岗位应相互牵制，保证会计档案的真实性及完

整性。

二、会计电算化操作管理制度

1.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密

码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

2.预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记

机内帐簿。

3.操作人员离开计算机时，应退出会计软件。

4.由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内

容、故障排除情况等内容。

三、计算机硬件、软件和数据管理制度

1.保证计算机设备的安全和正常运行是进行会计电算化的前提条件，应

经常对有关设备进行保养，保持环境和设备的整洁，防止意外事故的发生。

2.确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改

和删除。

3.对正在使用的会计核算软件进行修改、升版，要有一定的审批手续；

在软件修改、升版中，要保证实际会计数据的连续和安全。

4.计算机硬件和软件出现故障时应采取相应的措施及时排除，健全必要

的防治计算机病毒的措施，保证会计数据的完整容性。

四、电算化会计档案管理制度

1.电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性

介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计

数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表等。

2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，应严格按照财政部有关

规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘工作，重要会

计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

4.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，防止由于磁性介质损

坏而使会计档案丢失。

五、财务软件的选用：按照华融总公司的要求统一使用“用友财务软

件”。

第十六章财产盘点制度

一、财产盘点范围：公司的固定资产、低值易耗品及其他财产物资。

二、财产盘点的期限分为定期盘点（时间暂定为每年度的十二月一日至十

二月十日）和不定期盘点，财务部有权对盘点结果进行抽查。

三、盘点时由各部门的实物管理人员根据物品使用台帐盘点实物后，填写

财产盘点明细表，并说明实物的完好情况，如有盈亏、毁损，应以书面形式说

明原因及处理意见，上报财务部。

四、财务部应在接到各部门的书面报告后，认真进行核对，确实无误后，

提出相应的帐务处理意见，报公司经理审批，批准后，方能进行帐务处理。

五、固定资产、低值易耗品及其他财产物资，在各个部门之间进行转移

时，应及时登记台帐，做好内部转移手续（在台帐上要注明移交部门、接受部

门双方签字认可）。

六、财产盘点必须坚持实事求是的态度，不得敷衍了事，要求做到帐表相

符、帐帐相符、帐实相符。

第十七章财产物资保管制度

一、入固定资产、低值易耗品应填写购入清单，由公司经理审批，采购

人、使用人、验收人分别签字，明确使用部门及管理责任人。

二、购入固定资产、低值易耗品由库管员办理验收、入库手续及日常保管

工作。

三、信用财产物资时，应由实物领用人员与库管员办理出库手续，填写出

库单。

四、各部门应指定专人负责进行实物管理，建立固定资产、低值易耗品使

用台帐，做到帐物相符，年度盘点时与财务部门核对帐目，做到帐帐相符。

五、各部门应对本部门的固定资产、低值易耗品的安全、完整个负责，做

到合理使用、妥善保管，如有毁损应追究有关人员的责任，及时以书面形式报

告，说明情况，报公司领导审批。

六、财务部有权对固定资产、低值易耗品台帐的建立情况及物品的使用情

况进行监督、检查，发现问题应及时书面报告，提出处理意见，报公司总经理

批准。

第十八章药品库及药品安全使用管理规定

一、药品管理由专人负责。

二、库房配备充足的灭火器，定期检查，确保正常使用。

三、药品入库前要严格验收，确保质量。

四、药品包装必须完好无损，发现包装破损或容器已漏，立即更换包装，

确保安全。

五、确保包装外有清楚的药品使用说明。

六、药品要分类存放，码放高度不超过视线，大包装放在货架底层。

七、药品使用前必须掌握说明书的内容并熟悉使用方法，药品不准混合使

用，以免药物之间起反应，放出有毒气体或发生爆炸事故。

八、使用时要将大包装模药液倒入容器中再使用，使用有腐蚀的药液时，

要戴防护面具和橡胶手套操作，确保人身安全。

九、药品存货量不宜过多，一般为月消耗量的三分之一左右。

十、除管理员及有关人员外，其它人员不准进入药品库房。

H^一、制度张贴库房内，必须严格遵守。

第十九章库房管理规定

为规范库房管理，保证公司财产及物资的完整，使库房管理工作适应公司

发展的要求，完善和理顺库房领料手续，使领出的物料用品能真正做到物有所

用，不使公司财产流失，在公司的日常工作中起到必要的控制和监督的作用，

特制定和完善库房管理规定。

一、库房管理工作规范

1.做好库房管理工作，认真把好“采购关、入库关、领料关、用料关”

(1)采购关：认真审核采购计划单，并在每月未向相关部门提供物品

库存数量，根据库存量确定进货量；注意入库物品价格的波动，

如有疑异及时向主管经理反映。

(2)入库关：入库前，要严格按采购单核实物品数量，认真填写入库

单，履行入库交接手续，不合格品不得入库。

(3)领料关：库管员在接到各部门领导签字的领料单后，及时按所列

编号、品名、数量备货，按规定办理出库手续。

(4)用料关：对领用的物料用品应了解其去向。

2.定期进行帐目核对，达到帐帐、帐实相符。保管员对库存物品要日清

月结、旬点月盘。每旬要看帐点货，月末盘点对帐。发现溢余、短少、残损，

须查明原因，分清责任，及时写出书面报告，提出处理意见，报财务部经理审

批。

3.库管员对在库物品应本着“先进先出”的原则分类、分架码放，做好

标签，注明物品的种类、名称、数量、电脑序号；对性质不同的货物要分架存

放。

4.库管员应严格掌握物料用品的保质期，对即将到期的货物，应提前向

上级和有关部门反映，避免给公司造成不必要的损失。

5.做好各种预防工作，确保物品安全。预防内容包括八个方面：即防

火、防盗、防汛、防潮、防锈、防霉、防鼠、防虫。

6.做到四“必须”：

(1)上班必须检查仓库门锁有无异常。

(2)下班必须拉闸断电、锁好门窗。

(3)库房内必须保持通风。

(4)易燃、易爆危险品必须单独存放、妥善保管。

7.有效地使用仓库面积，充分利用货位、货架，使物品码放合理有序。

8.堆放物资应保证合理的墙距、顶距、架距，库内进出道路要畅通，便

于仓库人员工作及消防工作的进行。

9.建立和健全仓库保管帐，详细记载物品名称、数量、规格、价格来货

时间、入库数量、出库数量、实存数量。

10.严格遵守仓库保管纪律。仓库保管纪律包括以下内容：

(1)禁止外人、陌生人进入仓库。

(2)禁止在仓库内用明火作业或使用汽油作业。

(3)禁止在仓库丢扔果皮、杂物、废品等。

(4)禁止私分仓库物资。

(5)禁止在仓库存放私人物品。

(6)禁止在仓库闲谈、说笑、打闹。

(7)禁止在帐目管理中抽换帐页。

(8)禁止随意使用消防器具。

二、库房领料管理办法

1.库管员应严格执行库房管理规范中物料用品的领用手续。

2.各部门在领用物品时应填写领料单，领料单上应注明物品的用途及数

量，由各部门经理(或部门经理指定的主管人员)签字认可。

3.在物品领用流程中，库管员应对物品的领用作好严格地控制和监督，

各部门应协助库房的管理工作。

4.库管员如发现流程中某一环节脱节，应积极进行跟进，必要时可上报

主管部门或质检部门予以解决。

第二十章会计稽核制度

会计稽核是会计机构内部，对于本机构在会计流程中的会计凭证、会计帐

簿、会计报表及其他会计资料，进行自我检查或审核的一项工作，是对会计信

息的再确认、再监督的过程，是会计工作的重要内容。财务部应就本单位的实

际情况设置相应的稽核人员，稽核人员应明确稽核责任：

一、负责审核会计业务发生之前的财务收支、成本、费用、利润、合同等

各项计划指标是否齐全、编制的依据是否可靠、计算是否准确。

二、负责审核现金日记帐和银行存款日记帐，对银行存款余额调节进行审

核并签章，以防止不正当的挪用资金。

三、负责审核会计凭证，审查原始凭证是否合规合法，只有根据审核无误

的原始凭证编制记帐凭证，才能保证会计数据的真实性及合法性。

四、负责审核已经发生的财务收支或经营活动是否符合有关法律、法规及

国家统一会计制度的规定。审核会计资料是否做到帐证、帐帐、帐表相符。

五、负责审核各项费用的支出是否属实、是否必要，对已进行了会计核算

资料的真实、合法、完整、准确进行审核。

六、负责审核公司的物料购买计划，并验证仓库的结存数量，不定期到仓

库抽查进行实地盘点，验证帐实是否相符。

七、负责审核固定资产增减、盘点、清理、报损的情况是否属实，是否帐

实相符，对帐实不符的情况应当查明原因。

第二十一章采购管理规定

一、目的

确保采购的产品（服务）符合采购要求，保证公司产品（服务）质量。

二、适用范围

适用于本公司提供服务活动所需的物资及劳务的采购。

三、职责

1.总经理负责对供方调查评估的审批，负责采购计划和采购合同的授权

签发。

2.副总经理负责审核所辖物管中心对供方评定，负责劳务合同的审核。

3.行政人事部经理负责对工服等的采购计划的拟定并参与审核及对供方

的评价。

4.财务部经理负责对各物管中心、职能部门拟订的采购计划和劳务合同

的审核，参与供方评价。

5.中心经理会同采购部及相关部门负责对供方调查评定，审核所辖部门

的采购计划及劳务分包，监督所辖部门采购工作的执行情况，并上报主管副

息O

6.工程部经理负责公共设备、备品备件、工具的供方及外包劳务工程的

评价，组织拟定和审核本部门采购计划。

7.客户服务部经理负责对保洁用品及保洁劳务的供方评价，组织拟定和

审核本部门采购计划。

8.安保部经理负责对消防保安器材采购计划的拟订，负责供方及外包保

安劳务的评价。

9.采购部经理负责进行市场调研，收集供方信息，组织各部门对供方的

服务业绩进行评价，建立《合格供方名录》，参与业务谈判及对劳务合同的费

用进行审核。

四、工作流程

流程图

五、采购物资

1.采购物资分类

工程备品备件、保洁用品、办公用品、其它(具体分类详见《采购物资分

类明细表》)

2.采购计划的编制和审批

(1)每年10月25日各部门编制下一年度采购计划，报总经理审

批。

(2)每月25日各部门编制月采购计划报总经理审批。

(3)各部门专业主管或内勤填写《采购申请单》，并与库房核对库存

量后，报采购部；采购部询价后，由部门经理、中心经理、财务

部经理审核后，报总经理。

(4)月计划外的应急采购，由部门经理填写《采购申请单》，经采购

部经理、中心经理、财务部经理审核后，报总经理审批。

3.采购的实施

(1)采购原则

a.严格按照采购文件要求进行采购，从《合格供方名录》选择

供方。

b.确保采购周期，保证使用部门的使用。

c.执行货比三家及产品性能价格比原则，确保产品合格率达到

100%-

d.采购的物资要符合环保要求。

(2)月计划物资的采购

采购部根据《采购申请单》中的规格、型号、数量实话采购。

(3)计划外物资的采购

采购部按使用部门提供的采购资料，选择合格供方实话采购，并在需

货日期内完成采购。对合格供方在需货时间内无法提供的物品，采购

部经公司领导批准后，在符合使用部门提供采购资料的前提下，就近

按时实施采购。

4.采购物资的验证

(1)采购部按采购的物资交与库房，库房管理员通知使用部门的专业

人员对到货物资进行质量和环保要求的验证，验货内容包括：按《采

购申请单》中的内容进行核验，还要查看生产日期、出厂合格证等项

内容，机械类要查看装箱单和使用说明书。合格的物资由库房管理员

办理入库手续；不合格的物资，由库房管理员通知采购部换货或退

货。

(2)使用部门在使用过程中发现物资质量不合格，按《不合格控制程

序》执行。

5.采购信息

(1)各部门定期向采购部提供本部门采购物资的有关信息和采购文

件。

(2)采购文件内容包括：

a.标准规格的物品采购资料：采购物资名称、类别、型号、规

格、式样、数量、用途以及验收标准、技术要求、相关国家

/专业标准等。

b.非标准订购件、外加工物品、特种物资采购资料，除包括a.

中内容外，还应提供样品及其供货商资料。

c.技术文件：在有要求时，写明规范、图样、检验堆积和适用

版本及所采用的标准和特殊质量要求。

六、对采购物资供方的评价

1.合格供方的条件

(1)具备提供合格产品的能力以及资质规定的使用要求，具备经营/

生产资质许可证。

(2)具备良好的供应及专业的业绩和企业信誉。

(3)产品服务质量稳定，满足产品及需方标准要求。

(4)价格合理。

(5)售后服务良好。

2.供方的评价

(1)对供方产品质量进行评价。评价方式：在每批批量或每月供货工

作完成后进行；评价内容：产品质量、服务质量、提供价格、供货时

效。供方业绩评价工作由采购部负责填写《合格供方产品质量评价

表》，并建立合格供方档案。

(2)每季度使用部门根据5.3.1中的标准，对供方提供的产品质量进

行评估，并填写《合格供方评价表》，并提供给采购部。

(3)采购部根据各部门的评估结果，并将合格供方列入《合格供方名

录》。

(4)对零星物资的应急采购，可由采购人员按《采购申请单》要求看

样，使用部门验收。

3.对供方的控制

(1)采购部在评价供方产品等不能满足要求时，填写《供方不合格服

务通知单》，通知供方整改。

(2)供方连续三个月接到《供方不合格服务通知单》的同时，采购部

将以发出《取消供方资格通知单》的形式通知供方，并从《合格供方

名录》中除名。

七、服务项目(劳务供方)供方

1.外包服务的项目：

保洁、绿化、外墙清洗、垃圾清运、化粪池清淘、送餐等，由客务部

负责；

保安、消防器材维修等由安保部负责；

工程维保、工程施工等由工程部负责。

2.合同的签定

(1)所有外包项目都应与供方签订服务合同，合同的洽谈和起草由相

关部门负责。合同的内容包括：

a.服务期限、服务的内容、服务范围；

b.服务标准和要求；

c.双方的权力义务；

d.使用的物品要符合环保要求；

e.付款期限及支付尾款的条件；

f.违约责任

(2)合同签订前需经部门经理、采购部经理、中心经理、财务总监会

签后，由公司指定的律师审核盖章后，上报总经理审批。

3.对供方服务的验证

(1)各部门对本部门外包服务项目要指定专人负责监管，定期征求业

户等相关人员的意见，验证其服务效果。

(2)根据合同内容验证其是否达到服务标准和要求。

4.服务供方的有