浅谈如何做好高校校办秘书工作

浅谈如何做好高校校办秘书工作牛镭（西北大学校长办公室陕西西安710127）【摘要】做好高校校办秘书工作应做到熟悉职业内涵，发挥校办秘书的枢纽作用、助手作用、参谋作用、协调作用；锻炼职业素养，提高职业意识、服务意识、创新意识、质量意识；积极开展工作，做到求真务实和做“学习型”秘书，督办工作重协调、文秘工作重规范、信息工作重质量，提升工作品质。【关键词】高校；校办；秘书；工作高校办公室秘书是学校领导的参谋和助手，是承上启下、协调左右、联系内外的枢纽。在高等教育快速发展的新形势下，这项基础性工作的必要性和重要性已经得到充分认识。然而，在工作实践中，如何做好高校办公室秘书工作是一个值得思考的课题。一、熟悉职业内涵，发挥秘书作用在高校管理系统中，校长办公室处于中枢地位，是承上启下、联系内外和协调左右的桥梁和纽带，工作性质和所处的位置决定了其需要承担起学校的综合协调工作，校长办公室秘书就是这项工作的实施者，因此，高校校办秘书工作具有十分重要的作用。“高校秘书在党政机关所承担的角色,更集中地体现在高校领导活动中以及高校秘书与高校领导的关系中。概括地说,高校秘书基本角色是高校领导的助手，基本职责和作用是协助高校领导开展高校领导活动和政务活动”。[1]高校校办秘书在扮演好自己的角色时，一般会发挥这样五个方面的作用：1、校办秘书的枢纽作用校办秘书具有承上启下的枢纽作用，秘书部门具有上级部门与下级部门、下级部门与下级部门、本校与其他各兄弟院校之间，承上启下，联系左右的枢纽作用。2、校办秘书的助手作用校办秘书具有领导的助手作用，助手作用一般体现为协助校领导处理日常事务，比如办文、办会、办信等等。通过秘书的服务来运转，使领导有更多的精力和时间从事更加重要的事务。3、校办秘书的参谋作用高校办公室秘书的参谋作用体现在日常工作的方方面面，如：文件的草拟，信息的采集，事务预案的提供，对事务的建议等等。4、校办秘书的协调作用学校的发展离不开校内每个部门的紧密配合及与校外相关部门的精诚合作，而校办秘书处在承上启下、联系左右、内外的位置，对于协调各方面的关系发挥着巨大作用。二、锻炼职业素养，提高职业意识高校校办工作涉及方方面面，就工作职能而言，办公室承担参与政务、管理事务、做好服务三项基本职能。因此，办公室能否做好，较大程度上取决于秘书所具备的良好的职业意识。具体来说校办秘书的职业意识包括三点：1、提高服务意识办公室工作千头万绪，但究其根本，服务是中心，以服务求支持，以贡献求发展。因此，增强服务意识是做好办公室秘书工作的思想基础。体现在具体工作中，就是把为学校领导、为院系部处、为广大师生服务作为己任，把服务贯穿于文秘工作的每个环节，真正做到上为领导分忧，下为师生解难。为领导服务归根结底是为院系部处服务、为广大师生服务、为学校中心工作服务。2、提高创新意识办公室工作讲求坚持原则、照章办事，但一个优秀的办公室秘书，不能循规蹈矩，墨守成规，成为一个只会履行职能的机器。面对新形势、新任务，我们必须跳出仅凭经验办事的旧思维，要培养和不断强化自己的创新意识，创新制度，创新方法，创新办文办事的新路子。即校办秘书要具有应变能力，“一些突发性的事件，往往会影响管理活动的正常进行。有时，领导不在场，或由于其它客观原因不能临时决策时，行政秘书就必须具有见机行事、灵活变通、机智敏捷的应变能力，处理或参与处理这种突发事件”。[1]3、提高质量意识高校校办秘书身处学校党政领导机关，直接或间接参与领导党务活动和政务活动，在高校生活中负有重要责任，具有较大作用和影响。因此，必须强化质量意识，培养强烈的政治责任感和社会责任感。日常工作中要从综合协调、公文处理、督查督办、机要保密、信息报送、来信来访等各个方面确定工作质量的标准，严格要求，严加管理，通过自身树立学校窗口单位的良好形象。即“秘书工作者要高质量履行好担负的职责，完成好上级赋予的工作任务”。[2]三、积极开展工作，做到求真务实要做一名优秀的高校校办秘书，在认真做好办公室日常工作的基础上，要秉承求真、务实的工作态度，着重做好三项工作：1、督办工作重协调校办秘书应对政府教育部门确定的教育工作重点任务和校党委和校行政做出的工作要点及时进行细化分解，分阶段进行督办，并抓好各级领导交办事项的督查落实工作，确保所有督办事项件件有回音，事事有着落，这就需要秘书讲究协调策略。“在现代社会中，协调是一种广泛的社会活动，协调能力已成为一种主要的公共关系能力。这种能力是现代人生活和生存之必需，高校行政秘书尤其需要这种能力”。[3]校办秘书由于工作中贴近机关领导，在部门眼中处于一种比较特殊的位置，因此，秘书在传达任务、督办工作的时候,都应该恪守谦虚谨慎、严于律己的职业道德。要站在基层部门的角度给予更多的理解，了解其中矛盾，把握协调难点，以良好的心态，融洽各部门之间的关系，明确各部门的职责，达到认识统一，提高工作积极性。2、文秘工作重规范“文秘工作是辅助领导办文办事的综合性工作，担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等任务，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位,具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能”。[4]文秘工作是高校办公室秘书所具备的基本技能，应严格按照学校机关公文办理程序，加强公文处理每个环节的审核把关工作，认真做好文书档案的收集、登记和存档工作，严格遵守机要文件管理制度和保密工作制度，加强对自身的培训，用规范的工作去推动学校各项工作的开展，力求使学校公文处理工作水平有明显提高。即文秘工作要精，“‘精’是对公文处理等基本业务要精通，明确公文处理规范”。3、信息工作重质量信息是秘书工作必需的重要资源，准确、及时的信息是领导根据实际、正确地制定工作方针、政策的主要依据。做一个好秘书，必须建立一个高质量的信息体系，通过多收集、整理有用的信息，研究信息内容、反映信息情况、提供信息咨询等形式进行信息处理，最终协助领导者进行决策。从事高质量信息工作的基本要领是：及时、准确、全面、适用。特别是在瞬息万变的信息时代，高校秘书人员更应强化信息意识，拓宽信息渠道，建立校内校外的信息网络，提高对信息的处理质量，为高校领导决策提供高质量的信息资源。一些重要会议的召开、重要文件的出台、重要讲话的发表、重大事件的发生都可能为协调工作创造有利时机，高校秘书工作人员必须提高信息素养，掌握信息来源，加强分析能力，要做好‘信息员’。一名优秀的信息员不仅要做到腿勤手快，广泛收集，又要善于合理分析，综合评价，以此来解决协调工作中的‘热点、难点’，保证综合协调的效率和效力”。【参考文献】[1]秦浩波,崔永江.浅谈高校秘书的角色意识[J].佳木斯大学社会科学学报，2003（1