公司会议报销管理制度

公司会议报销管理制度第一章总则

为确保公司会议的规范化、高效化，合理控制会议成本，提高会议质量，特制定本会议报销管理制度。以下内容适用于公司内部各类会议的报销管理。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范公司会议费用报销流程，明确报销范围、标准和程序，强化成本控制意识，提高会议效益。

2.会议报销遵循实事求是、合理合规、公开透明的原则。

二、适用范围

1.本制度适用于公司召开的各类内部会议，包括但不限于：董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

2.本制度不适用于外部会议、培训、交流活动等。

三、报销主体

1.参与会议的公司员工，按照本制度规定，可申请会议费用报销。

2.报销主体需确保报销内容的真实性、合法性和合规性。

四、报销内容

1.会议费用包括：场地租赁费、会议材料费、交通费、住宿费、餐饮费等。

2.报销内容需与会议主题相关，严禁报销与会议无关的费用。

五、报销标准

1.会议费用报销标准按照公司财务制度及实际情况执行。

2.报销金额不得超过会议实际支出，严禁虚报、多报。

六、报销流程

1.报销主体需在会议结束后，按照规定时间提交会议费用报销申请。

2.报销申请需经部门负责人审核，财务部门复核，总经理审批。

3.报销主体按照审批结果，提交相关报销凭证，办理报销手续。

七、违规处理

1.严禁弄虚作假、违规报销。一经发现，将严肃处理，追究相关人员责任。

2.对违反本制度规定，造成公司经济损失的，依法承担相应赔偿责任。

八、制度修订

1.本制度根据公司业务发展及实际情况，定期进行修订。

2.修订后的制度经公司董事会审批通过后，予以公布实施。

九、附则

1.本制度解释权归公司财务部。

2.本制度自发布之日起实施。

3.如有与本制度相抵触的其他规定，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保公司会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司业务需求，明确会议目的和议题。

2.召集人：由会议召集人负责组织会议，指定会议主持人。

3.发送会议通知：会议召集人应在会议前至少三个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等。

4.准备会议材料：会议主持人负责收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，并在会议前至少一个工作日发给参会人员。

二、会议签到

1.会议开始前15分钟，参会人员到达会场，进行签到。

2.签到时应确认参会人员身份，确保会议的保密性和安全性。

三、会议议程

1.会议主持人按照预定议程主持会议，确保会议有序进行。

2.会议议题应充分讨论，确保参会人员充分发表意见。

3.会议主持人根据讨论情况，总结会议成果，形成会议决议。

四、会议记录

1.指定专人负责会议记录，记录会议议程、参会人员、讨论内容、决议等。

2.会议记录应在会议结束后一个工作日内完成，并发送给会议主持人审核。

五、会议决议执行

1.会议决议由会议主持人或指定负责人督促执行。

2.执行过程中，如遇到问题，应及时向会议主持人报告，必要时召开临时会议进行讨论。

六、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对会议进行总结，评价会议效果，提出改进措施。

2.会议总结应在会议结束后两个工作日内完成，并发送给公司领导和参会人员。

七、会议资料的归档

1.会议结束后，会议召集人应将会议材料、会议记录、会议总结等资料进行归档。

2.归档资料应保存至少一年，以备查阅。

八、会议反馈

1.参会人员对会议流程、会议效果等方面提出建议和意见。

2.会议召集人收集反馈意见，对会议组织进行持续改进。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决议的有效执行，加强对会议纪要的管理和跟踪，提高公司决策执行力，特制定以下会议纪要跟踪落实措施。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要由指定的记录人负责编制，内容包括会议基本信息、讨论议题、参会人员意见、形成的决议等。

2.会议纪要经会议主持人审核无误后，应在会议结束后两个工作日内发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议决议任务的分配

1.会议纪要中明确的决议事项，应由会议主持人或指定责任人分配给相关部门或个人执行。

2.分配任务时，应明确执行人、完成时间、质量要求等，确保任务清晰明确。

三、会议决议的执行跟踪

1.执行人应按照会议纪要的要求，按时完成分配的任务。

2.会议召集人应定期检查决议执行情况，对执行过程中出现的问题提供必要的支持和协调。

四、执行情况的反馈

1.执行人应在任务完成后，及时向会议召集人反馈执行结果。

2.会议召集人汇总反馈信息，评估决议执行效果，并在必要时提出调整建议。

五、会议纪要的更新与归档

1.根据执行情况，会议纪要应进行实时更新，确保纪要内容的准确性和时效性。

2.更新后的会议纪要需重新发布，通知相关人员。

3.会议纪要及其更新记录应定期归档，便于日后查询和审计。

六、未执行事项的处理

1.对未按期执行或执行不力的决议事项，会议召集人应及时查明原因，提出改进措施。

2.对于故意拖延或拒不执行的情况，应依据公司相关规定，追究相关责任人的责任。

七、会议纪要的监督与评估

1.定期对会议纪要的编制质量、执行情况进行监督和评估，以提高会议管理水平和决策执行力。

2.结合会议纪要执行情况，对会议效果进行评价，为改进会议组织和提高会议效率提供依据。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，维护会议环境的整洁与秩序，提高会议质量，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议召集人或指定人员提前向行政部门预订。

2.预订时需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便行政部门合理安排会议室。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预定时间进行，不得随意占用或提前结束。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进行。

3.会议室内严禁吸烟、进食，保持室内整洁。

4.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭投影仪、空调等设备，并通知行政部门进行清理。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政部门负责维护和管理，确保设备正常运行。

2.使用会议室设备前，应先熟悉设备操作方法，如有疑问，及时向行政部门咨询。

3.严禁私自拆卸、搬运会议室设备，如发现设备故障，应及时报告行政部门处理。

四、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的消防安全通道，消防设施齐全，并定期检查。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆物品。

3.会议涉及敏感信息时，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室环境卫生

1.行政部门负责会议室的日常清洁和保养，确保会议室环境整洁。

2.会议结束后，行政部门应及时清理会议室，回收垃圾，确保下次会议使用。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的行为，行政部门有权进行制止，并视情节严重程度，通报批评或追究责任。

2.因违规行为导致会议室设备损坏或安全事故的，应依法承担相应责任。

七、管理与反馈

1.行政部门应定期收集会议室使用情况，对管理规定进行评估和优化。

2.参会人员如有关于会议室管理的建议和意见，可向行政部门反馈，共同提高会议室管理水平。

第五