法院服务外包电子卷宗随案生成扫描服务方案

第一节项目实施计划

为保障XX法院档案整理扫描服务项目能够如期按照XX

个月内(稍提前完成),我司计划将本项目的实施分为五个

阶段：第一阶段为项目准备阶段、第二阶段为项目试运行阶

段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目收尾阶段、

第五阶段为项目验收阶段。详细的工期进度见工期计划安排

表：

一、项目总体工期计划安排表

本项目服务期限为XX个月，自收到采购人书面通知进

场时间开始提供服务之日起计算。详细工期计划安排如下：

项目阶段工作描述时间天数时间跨度备注

人员、设备、场地、需求

合同签订后X个工作

项目准备阶段调研、实施标准、流程、

日内

实施计划确定等

合同签订后第

项目试运行阶段法院卷宗档案整理、扫描

X-XX个工作日

合同签订后第

项目正式运行阶段法院卷宗档案整理、扫描

XX-XXX个工作日

法院卷宗档案补充整理、合同签订后第

项目收尾阶段

补充扫描XXX-XXXX个工作日

合同签订后第XX个

项目验收阶段扫描验收

工作日

1

二、项目各阶段工作安排

项目阶段工作安排时限责任人工作描述

项目组组建项目经理合理调配人员

人员的分工协

项目成员分工项目经理

作初安排

工作场地软、硬件布置项目经理场地布置

项目人员专业知识培训项目经理知识培训

项目准备

保密培训及保密协议签

阶段项目专家签订保密协议

订

项目技术人员调研项目专家确定工作范围

项目人员食宿安排项目经理做好食宿准备

项目需求再沟通项目专家确定工作计划

项目人员及设备进驻项目经理

包括档案整理、

录入、扫描、图

项目试运项目试运行

项目经理像处理、质检、

行阶段(流程优化)

挂接和刻盘各

环节顺利运转。

主要优化项目

项目正式项目正式运行

的人员配置及

运行阶段(优化人员配置)项目经理

分工协作

主要进行项目

项目收尾

项目收尾(质量核查)项目经理内部检查工作，

阶段

包括邀请相关

2

专家协助内部

检查并完善。

双方共同对项

项目验收目扫描成果进

项目验收(交接)项目经理

阶段行总体验收及

总结

三、详细项目工作计划及部署

为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安

排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：

(一)人员设备准备

严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确

认项目实施计划书进行相应的调整。

(二)项目实施场地准备

包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修

工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工

作。

(三)需求详细调研

我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目

现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际

工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有

所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项

3

目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及

时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至

超出客户的预期和期望。

(四)实施标准确立

项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质

量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初

期，我司会及时与XX法院就项目实施标准进行沟通交流，

并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准

确性，最终确保项目的进程和质量。

如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行

业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方

将参照确认标准做好项目实施工作。

(五)实施流程设立

项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工

作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安

排专门的档案专家(从事档案工作30年以上)对项目的流

程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。

我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中

进一步确立和优化流程及操作规范。

(六)项目计划制定

根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体

4

工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。

(七)项目正式运行工作

包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和

刻盘各环节顺利运转。

(八)项目收尾工作

主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内

部检查并完善。

(九)项目验收工作

双方共同对项目进行总体验收及总结。

四、项目启动

(一)启动程序

5

实施流程设定

签订保密协议制定实施计划实施标准确立

项目需求调研

(二)签订保密协议

档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考

虑的工作，我司严格要求档案管理人员和利用者树立保密观

念，贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和

国保守国家秘密法》,共同保守档案机密。在项目正式进场

前，我司会安排专门的档案保密培训，同时与每个员工就本

项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密进行负责。

另外，我司也会与贵方签订正式的项目保密协议，包括但不

限于项目实施过程中、实施后期项目所有商业秘密。

(三)项目需求调研

我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目

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现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际

工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有

所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项

目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及

时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至

超出客户的预期和期望。

(四)实施标准确立

项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质

量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初

期，我司会及时与XX法院就项目实施标准进行沟通交流，

并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准

确性，最终确保项目的进程和质量。

(五)实施流程设定

项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工

作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安

排专门的档案专家(从事档案工作10年以上)对项目的流

程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。

(六)制定实施计划

实施标准和实施流程设定好后，我司项目经理会根据项

目的实际情况制定具体的项目实施计划，项目实施计划需与

XX法院进行详细比对并确定。项目实施计划一旦双方签字确

7

定，我司会严格按制定好的项目实施计划进行项目的实施工

作，推进项目的具体进程工作。

五、项目启动工作安排

工作安排时限责任人配合人

项目组成立项目经理总公司行政

项目成员分工项目经理总公司行政

工作场地软、硬件布置项目经理总公司行政

项目人员专业知识培训项目经理总公司行政

保密培训及保密协议签订项目经理总公司行政

项目技术人员调研项目经理总公司行政

项目人员食宿安排项目经理总公司行政

项目需求再沟通项目经理总公司行政

项目人员及设备进驻项目经理总公司行政

注：为保障本项目按照招标人的时效要求快速进入正常

运转状态，以上事项可能多个事项同时推进进行。确保项目

组能够在XX个工作日内完成各项项目进场准备工作。

六、项目启动会议

项目启动会议的内容：

1.召集项目有关人员开会正式宣布项目正式开始；

2.介绍项目的背景，目标，组织结构；

3.确定项目参与各方的职责和工作范围；

4.规定项目的沟通模式(通常情况/重大事件);

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5.协商项目各方的相关联系方式。

七、项目实施进度计划

根据招标文件的要求，本项目的服务协议期限为自合同

签订之日起XX个月内。本项目实施进度表中所列时间从合

同签订之日算起。

项目阶

工作安排详细说明工期

段

项目准人员设备准备：严格执行投标准备工作包括人员准

备(合同文件中承诺的时间和人员数备和设备准备：人员

签订后5量，同时参考确认项目实施计准备工作及人员基础

天内完划书进行相应的调整。性培训工作。

成人员项目实施场地准备：包括场地

配备、培水电、空调、录像监控设备和本项工作需要客户相

训及正防盗门锁的专修工作，还包括关负责人给予支持和

式进场场地布置、桌椅板凳和工作岗配合。

工作)位卡片制作等工作。

安排档案专家1名详

需求详细调研：详细调研XX

细与XX法院负责人

法院对于项目的期望和目标，

进行调研，制定详细

项目试工作的内容及数量等

的工作计划。

运行

实施标准确立：档案整理及数我方负责所邀请专家

字化标准确立邀请相关行业的全部费用，完全符

专家参与工作标准细化工作，合各项标准与要求，

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标准必须由三方共同确认，我确保档案顺利移交。

方将参照确认标准做好项目

实施工作。

实施流程设立：我方参考已确我方将及时处理工作

认标准进行项目试运行工作，中的各项问题，此阶

在此过程中进一步确立和优段工作量将处于逐步

化流程及操作规范。提升工程中。

项目计划制定：根据项目试运我方负责出本项目的

行情况，确立各岗位日工作工作计划，供XX法院

量，核实总体工作进度并最终审核通过后正式按照

做出详尽的可考量的项目计项目计划进行项目运

划。行和管理工作

项目正式运行工作：包括档案项目正式运行期间须

项目正

整理、录入、质检各环节顺利保证每日完成计划的

式运行

运转。工作量。

项目收尾工作：主要进行项目项目收尾阶段的内检

项目收

内检工作，包括邀请相关专家工作，进一步确保项

尾

协助内检并完善。目工作的质量。

项目验收工作：双方共同对项

项目验按照项目整理验收标

目进行月度验收、总体验收及

收准进行项目验收。

总结。

项目管理工作：包括项目各环项目管理过程中须及

项目管

节监控、质检管理、人员管理时做好设备维护和人

理

和绩效考核管理。员储备更换工作。

10

八、其他保障工期的相关配套措施

任何项目的实施均存在一定的风险，为保证本项目的按

照工期进度顺利完成实施，我司将从以下五个方面限制风险

的发生。

1.XX公司从公司现有工人中，挑选最熟练、最精干的扫

描加工人员，组成一支强劲的档案整理、扫描加工队伍，挑

选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运

作。做好和用户的沟通工作，保证工作协调，利于业务的开

展。

2.XX公司配置性能稳定的扫描仪及电脑等硬件，减少由

于硬件问题而造成不必要的时间浪费。

3.XX公司在合同签订后提交详细的工作计划，并在工作

过程中不断进行改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度

提高工作效率。

4.双方加强对工作人员技能培训，每周对工作进行总

结，发现错误，及时进行纠正改进。协调好各个环节的工作

进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。

5.双方加强对工作人员进行安全和保密意识培训，杜绝

意外和泄密事件的发生。严格按照数字化加工的各项规章制

度，对工作人员进行约定。

第二节归档、整理、扫描实施方案

11

一、项目实施总体思路

实现XX法院电子卷宗随案生成扫描工作外包服务档案

资料的规范化整理和扫描，既是一项劳动密集型的巨大工

程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。XX法院

档案整理扫描服务项目数量大，工期长，任务重。

在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有10年档

案工作经验以上的档案专家进一步调研情况，与XX法院沟

通项目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司

最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，

充分体现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原

件；其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库

制度和保密方案，做好档案电子化流程控制，做好实物档案

保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资

料的安全；再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到

加工准确率为100%。

二、项目实施服务原则

按照XX法院电子卷宗随案生成扫描工作外包服务项目

工作需遵循如下原则：

1.在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，

保持档案文件之间

的历史联系；

2.依照XX法院档案的业务程序、遵循文件材料的形成

规律、保持案卷内文件材料的系统联系；

12

3.结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供利

用；

4.充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。

三、项目依据及参考标准

1.档案管理主要法规

《中华人民共和国档案法》;

《中华人民共和国档案法实施办法》;

2.业务标准与技术规范

《归档文件整理规则》;

《档案著录规则》;

《纸质档案数字化规范》;

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》;

《档案分类标引规则》;

《电子文件归档与电子档案管理规范》;

《XX法院业务档案整理规范》。

按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到XX

市档案馆进馆质量要求。

第三节归档、整理、扫描操作流程

13

档案整理扫描流程图

档案接收

全

分类编号

全程

程

组卷整理协

助

案卷信息K信息著录=目录信息

质档

档案扫播案

管

量I检质量检查I检

监理

管装订装盒工

作

客户抽检K总体检查=阶段验收

归档入库

最终验收

14

一、档案接收

本项目招标文件要求：要对档案资料的完整性进行检

查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清

点，并登记份数与页数。

我司将严格按照《归档案卷相关材料接收标准》和XX

市XX法院的相关归档要求接收案卷。

1.对档案资料的完整性进行检查，将档案从XX法院的

档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、

排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录

档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案

防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。

2.对接收的档案登记移交清单，按分类形成其电子/纸

质目录，根据需要清点到盒(卷),不出现漏登记或重复登

记。由XX法院和加工方专人在出库移交清单上签字确认。

3.对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份

数与页数，对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、

检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产

加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即

核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理

等工作。

我司考虑到XX法院提供的加工场地空间有限，采用定

期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的

有序进行。

15

二、分类编号

本项目招标文件要求：对每份业务档案按档案整理要求

分类编号，以方便档案的查询利用。

我司依据《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)对每

份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利

用，设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，

未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、

案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和

法律法规做出实际的调整。

三、组卷整理

本项目招标文件要求组卷整理包括拆钉、粘贴、盖章、

填写封皮等环节。我方应严格按照《归档文件整理规则》

(DA/T22-2015)进行整理。

我司详细工作内如下：

(一)原件拆卷

自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，

不能损坏；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现

任何漏缺页及顺序差错；根据需要，进行文件的整理；多页

粘贴在一起，要分开单独处理，注意浆糊黏附的位置，小心

处理，严禁破坏档案原件的行为。工作统计登记，责任到人。

(二)案卷分类

依据《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)设定的大

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类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增

设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉

伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规做出

实际的调整。

(三)组卷

在分类的基础上，将各类(属类)范围内的文件材料组

成案卷(由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位),

案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整；保持卷内文件

材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保

管和利用。

1.卷内文件材料齐全完整指每篇文件材料的定稿和印

件、多种文字稿本，每份文件材料的证件和附件及其页数都

应齐全完整。

2.保持卷内文件材料之间的有机联系将具有共同特征

的若干份文件材料组合成一个案卷。文件材料之间的联系主

要有以下几种文件材料在内容特征方面的联系文件材料在

责任者特征方面的联系文件材料在时间特征方面的联系文

件材料在文种特征方面的联系。

3.卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用若案卷

太厚，不便于装订、查阅、复印、保密；若案卷太薄，文件

比较零散、同一问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷

皮，增加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，一般在20

至150页之间为适。

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(四)修裱粘贴

为保证XX法院档案整理扫描项目的顺利进行，必须对

部分已破损的档案进行修裱粘贴。档案修裱的基本流程主要

包括修裱前整理、修裱、修裱后复原装订。

1.修裱前整理档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、

除霉、理顺页码，对仅是补洞或需

要整张托裱的纸张进行分类。

2.修裱

对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严重或脆裂的

档案进行整张托裱。

3.修裱后复原把修裱后的档案，经过整理加工处理后，

按档案原样进行装订。

(五)重复页的抽离及废纸处理

档案整理处理过程中对于有重复页的情况，按照实际情

况取其中较为完整的予以保留，对于抽离的重复纸张统一集

中保存，交由招标人处理。档案整理处理过程中产生的废纸

必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要

安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何

档案文件后才清出工作场地。

(六)盖章

按要求加盖档号章并在合适的地方填写内容

18

(七)填写封皮

按要求填写封皮

(八)填写盒脊

按要求填写盒脊

(九)打印

依据各类业务项目专业分类表中规定的单位代字、科研

代字、项目代号、专业代字、顺序号、支号等。文字材料档

案编号结构形式与实例。图纸档案编号结构形式与实例。卷

内目录按照统一格式填写，文号写全称，需注明年代，提名

单的年月，日期，页号需按标准书写，页面需整洁，附卷内

目录打印模板。确定案卷目录和案卷封面所有项目是否正

确，档案封面的纸张和字迹要求符合规范。

安排专人打印卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、

封面标签及脊背标签等。

四、信息著录

本项目要求：在核对纸质档案的基础上，对系统内不全

的档案信息进行补录。我方应严格按照《档案著录规则》

(DA/T18-2022)进行著录。

对数据与实物进行对比检查，发现目录信息不全，进行

补录入，系统提供了常用项便捷录入，可直接在常用项上双

19

击就可完成录入。若常用项里没有也可手动在目录名中进行

输入，然后点击增加按钮直接添加。

我司信息著录方式方法如下：

(一)按原目录编目、系统录入

按照国家档案局《档案著录规则》和XX市XX法院的要

求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档

案目录数据库。并将档案条目信息、档案物理位置一一对应，

形成方便管理查询的完整的电子档案。

(二)自拟目录编目、系统录入

按照国家档案局《档案著录规则》和XX市XX法院的要

求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进

行著录。

(三)目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)

的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目

是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应

要求进行修改或重录。

(四)一稿双录、人机校验

同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，

软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者

一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识

20

出来(显红),且不让通过。软件提示：“数据不一致请确

认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致

数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。

目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在档

案馆管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过

1%;

根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错

误，则在档案馆目录管理人员指导下，进行更正，确保目录

室目录准确无误。

五、档案扫描

本项目档案扫描要求：包括部分档案的扫描处理、图像

处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。

我司档案扫描主要工作有：

(一)档案扫描

1.采用专业文件扫描仪和采用A3幅面以内的高速、平

板扫描仪，如尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪(A0)。

确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

2.严格遵守并达到国家标准：《纸质档案数字化规范》。

3.文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档

格式。

4.黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模

式，根据原件清晰程度，根据需要，个别采用灰度或真彩扫

描，分辨率一般为300dpi,对文字偏小、密集、清晰度较差

21

等情况，分辨率为300dpi或更高。对于纸质较差的原件，

不允许采取连续进纸方式扫描，只能单张扫描。差错率不得

超过1%。

5.扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，

每页图片命名及组成符合相关规定及采购人的要求，差错率

不得超过1%。

(二)图像处理

扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清

晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处

理：

1.图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角

度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋

转还原，以符合阅读习惯。

2.图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质

量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处

理过程中应遵循保持档案原貌的原则。

3.字迹泅透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

4.图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

5.对扫描的图片进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，

不留文字版面外的暗影、无干扰信息；保证图像端正、清晰、

无黑边，图像倾斜度不大于2度、对图像中的污点进行清除

(不对图像内容进行修改),图像在50%的比例下浏览看不

到电子档案污点。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图

22

像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案

数字化图像的整体性。当发现图像折叠、变形、不清晰时必

须对图像重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插

入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应

及时进行调整。

对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋

转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化

图像资料不重复、不遗漏、清晰无边、不倾斜、无污点、与

实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示和原样打印的清晰

识读。

(三)二校处理

图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫、

少扫等现象，及时进行补扫。

污渍、黑边、偏斜、纠偏处理数字化加工系统会根据原

件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，

对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校

正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面

进行单页多次修正。对图像进行纠偏，图像偏度不得大于1

度，图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交

扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描

造成的不合格图像及时返回上一生产流程。

全文页面及局部文字的加深和变浅图像处理人员在进

行图像处理时，遇到扫描获取的图像数据因原件存在清晰度

23

欠佳的情况，可提高图像的清晰度。如遇到原资料的字间距

和行间距过密的页、或文字较深或较浅的复印件、传真件、

手写稿等字迹不清楚的资料，所获取的扫描图像都可进行修

正处理，确保文字及图像信息清晰可辨。

(四)批量上载

将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档

案挂接档案查询软件系统。通过每一份图像文件的文件名与

档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，

建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像

文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对

应，对应率达到100%正确。

(五)合卷处理

扫描图像文件扫描加工过程中形成的图像成品，按照实

体档案特点进行合卷处理，合卷处理需保障合卷的准确性。

六、质量检查

(一)Ⅱ检

我司安排专人对XX法院档案整理扫描项目成果进行质

量检查和把关。检查样本为每份业务档案全部的内容。质检

包括以下几项：

1.按整理单上的记录，检查每册档案是否符合整理规

范。

24

2.每册工程、案卷及卷内目录信息是否正确。

3.每册内容是否齐全，排序、页码是否正确。

4.档案原件装订还原质量。

5.扫描图像质量。

6.图像挂接质量

7.对于工程图纸折叠是否规范，是否符合国家和采购人

相关标准。如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为

“不合格”,打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化

扫描。

工作分类质检项目

1.档案实体资料完整；

2.案号；

3.整理文件、装订、装盒顺序；

4.页码；

5.保持同一份文件的完整；

整理、装订

6.漏装订；

7.托裱平整去钉；

8.说明、标注；

9.图纸折叠；

10.附件。

数据采集、著录与工作要求保持一致。

(二)II检(项目抽检)

经过专业档案质检人员质检无问题后，我方安排项目经

25

理对本项目数字化的成果进行抽样检查，做好质量的把关。

抽检样本必须按照100%的比率进行复核。抽检包括四方

面：

1.案卷及卷内目录信息核查质量；

2.档案原件装订还原质量；

3.扫描图像质量；

4.图像挂接质量。

如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合

格",打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。

(三)质量检查通过客观软件系统实现

以上各级质量检查人员可以很方便从系统随机抽取著

录档案信息，核对是否有误。

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(四)电子档案质量检查

点击校验系统中的“下载”按键,将扫描系统

上传过来的扫描图片资料下载过来。

点击"下载"按键，系统会跳出受理单号选择框，选择

26

好需要下载的受理单号图片资料，然后点“确定”键下载成

功，如下图所示：

下第未处理物费词

保存上仿选择要校验的受理单号)

受理单号：

硫定取清

下未处得验查询建出

图片编辑工具栏

扫描后的

最存上俺纸质资料图片加

图片

育吨±mn5

温馨

990123456719012001正条

000123456789012002正形

000123456789012003正码

框

000123456789012004正

扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中

的纸质资料来检查图片内容是否一致，扫描效果是否清晰和

完成，如果出现异常情况，扫描人员需将整个受理单的资料

全部进行删除，进行重新扫描，如果无异常出现，所有资料

国

都通过了质检，扫描人员可以点击“保存上传”键保存上传，

将整个受理单内的扫描图片上传提交。

27

(五)实物档案质量检查

在系统的"实物档案管理"栏点击“档案检查”,进入

归档人员对卷宗进行归档前的最后检查操作界面。

在需要归档的卷宗号前“打√”,然后点击"打开卷

宗"键，将此卷宗打开。

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在卷宗的总页数框内填入正确的页数，然后点击下面的

"检查"键，检查操作完成。

录入完毕后进行检查，如发现页数有误则对实物进行核

对后再进行修改检查确认。

七、装订装盒

档案整理扫描成果经过I检、II检无误后，我司安排专

人对档案进行装订装盒的工作。档案整理、扫描完成后，要

进行细致认真的装订。具体装订要求如下：

1.遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进

28

行装订。

28

2.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可

更换装订的位置。

3.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可

能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

八、总体检查

(一)Ⅲ检(总体质检)

经过项目经理抽检无问题后，我司对档案进行盖盒、装

订、装盒工作。随后我方安排项目负责人对本项目的成果进

行总体检查，检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一

致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著

录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是

否符合XX市档案馆进馆要求。

项目负责人总检的比例不得低于10%,质检结果有一项

与标准不符，抽检结果标记为“不合格”,总体检查无误后

再交由XX市XX法院验收专家组成员对我司数字化成果进行

最终验收工作。

(二)阶段验收

XX法院对我方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为

10%。当抽检图像合格率达到100%、XX法院可提供下一批次

案卷，但我方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达

100%;如抽检合格率低于100%,XX法院有权不予提供错误

数据并且不再提供下一批案卷，XX法院将该批案卷全部退回

29

给我方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由我

方负责。

1.验收方式以数据抽检方式，对数字化成果进行质量核

查。抽检样本为每个工程项目总量不得低于10%比率的档案。

抽检包括四方面：

(1)案卷及卷内目录信息核查质量；

(2)档案原件装订还原质量；

(3)扫描图像质量；

(4)图像挂接质量。如抽检结果有一项与标准不符，

抽检结果标记为“不合格”。

2.验收标准以抽检部分档案对应的数量(卷、页)为基

数，各项抽检合格标准如下：

(1)案卷及卷内目录信息核查：保证修改后的信息内

容(责任者、工程名称、建设规模、层数、栋数、结构、案

卷名称、目录名称等)差错率≤1‰。

(2)档案原件还原装订：保证档案原件装订规范，图

纸排序正确，无前后颠倒、页码缺失等现象，差错率≤1%。

(3)扫描图像质量：漏扫率≤1‰,图像的倾斜度<2

度，扫描顺序错误率≤1‰,图像清晰、完整、无缺损率

≥0.5‰,图像命名正确率100%。

(4)图像挂接：挂接正确率100%。

3.验收审核

(1)采购单位每个月会按期对我方提交的数据进行验

收。数据验收以抽检方式进行，我方提交验收的数据不论涉

30

及验收标准哪一条，不合格则全部发回我方全面自检。

(2)在验收中检出的错误，我方及时、无偿予以纠正

并再提交重新验收。

(3)全部档案验收通过的结论，必须经分管领导审核、

签字后方有效。

(4)如全部档案完成后不能通过验收的，视为我方违

约。

九、上架入库

装订装盒后，我司与XX法院档案负责人办理档案移交

手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档

案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。

同时，我司派专人1人协助XX法院进行档案管理工作，

协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其他工作。

十、最终验收

项目全部完成后，由我司负责组织XX法院相关领导、

档案专家、其他相关专家对我司最终档案整理、数字化成果

进行最终验收。验收合格后，由XX法院开具《档案整理扫

描项目验收合格证》及《客户满意度评价表》;由我司对项

目运营情况进行最终总结，提交项目总结报告一份给XX法

院。

第四节数字化加工流程管理软件加工流程及功能概

31

述

卷宗随案生成主要是将案件的纸质卷宗转换为电子卷

宗文件，具有卷宗批量扫描、OCR识别、卷宗校对、卷宗自

动命名和分类、自动归档、卷宗和案件自动匹配、阅卷辅助

等功能。

电子卷宗随案生成

高速批量扫描卷宗智能编目要素回填

高精度OCR识别卷宗智能校对网上阅卷

二维码应用卷宗智能归档卷宗借阅

电子巷宗案件信息档案管理

同步接口同步接口同步接口

32

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转换预览

待转换目录：H:\检查\pdf888

转换后目录：:检查\pdf分件检查

立即转换

C单频合并C多页拆分C批量更名C批量分件

C单层PDFG双层PDFCWord文档

定时转换

定时转换C自扫描隔巨分钟自动扫描

序号文档图像页数状态总共：3827

H检查d8882016UN1127Z000033N112Z7200003300.21

已转换已转：10

H检查pd8882016UN112ZT7-0033N112ZT7-000033-00..1已转换

H检查pd8882016UN112Z2-000034V112Z-00003400.9已转换

4H:检查\pd8882016WN112Z72-000034V112Z2-00003400.10已转换取消转换

5H\检查\pd8882016VN112-Z72-000035V11272-000035-00.1已转换

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7H\检查\pd8982016VN112Z72-000036V112ZT72-000036-00.1已转换

8H:检查pd8882016NN112Z77000037V112Z72-000037-00.23已转换

9H:检查pd⁸882016WN¹12ZT2000038N11272-000038-00..22已转换

10H\检查pd⁸892016MN112Z72-000039V112Z77-000038-001已转换

11H检查pd8982016VN112Z-000039V112.Z7200003900.41转换…

12H检查d8882016VN¹12Z7-000040N112Z2-000040-00.13

13H:检查\pd8882016WN112Z72-000040N112Z72-000040-00.2

14H检查\pd8882016MN112Z2-000041V112Z-000041-00.21

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16H:检查\pd8882016MN112Z2-000043N112Z-000043-00.20

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一、创建电子卷宗

在立案窗口增配专业扫描人员和扫描设备，对当事人提

交的起诉状、证据副本、答辩状、委托书函等案件材料，进

行集中快速扫描。符合技术要求的，作为电子卷宗自动引入，

减少重复扫描，实现对纸质诉讼文件的扫描采集，并通过文

本识别技术将扫描生成的图片格式的诉讼材料转换为可选

择、可复制的文档格式，根据立案庭或办案庭室的扫描的案

件，对每个案件的编号创建唯一的电子卷宗标识，保证一案

33

一卷。

二、智能扫描识别

通过文本识别技术将扫描生成或本地引入的图片进行

文本识别，实现自动命名，自动归目，并将所有的诉讼材料

转换为可选择、可复制的双层PDF格式。

(一)集中分散双扫描模式

目前法院的卷宗来源分为立案阶段与审理阶段，立案时

原告或公诉机关等提供诉讼材料，审理过程中，当事人提供

答辩状或证据材料等。在法院案件流程节点中也会涉及不同

的用户，应用场景也不同。

本系统支持集中与分散两种模式，集中模式是指法院立

案阶段的扫描，由立案庭负责，分散模式指案件分案后具体

业务庭承办人根据某一案件当事人提供情况进行补充扫描，

充分满足了诉讼中补充材料的随时扫描、随时上传，保证常

规诉讼材料可进行有效采集。在实际工作过程中，也推荐支

持采用集中+分散的混合模式，立案阶段集中，审理阶段分

散，零散材料分散，完整材料集中。

(二)图像处理

在传统扫描中，仅仅是将纸质卷宗通过扫描仪转换为电

子图片，在扫描过程中若没有按照正确方式扫描，就会出现

图片翻转甚至会出现噪点，双面扫描还会产生空白页，大大

降低了扫描质量，为法院造成了二次扫描、人工调整等繁杂

34

性事务工作。

本系统具有一套图像预处理算法，主要包括图像二进制

化，去黑边、自动调整亮度、对比度、噪声去除，倾斜校正

等算法；OCR通过大量数据训练，以及通过自有的专业算法

对识别图像进行噪声处理和倾斜矫正，能够处理大部分场景

的小角度倾斜图像。

风事起通建

民事起评状

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(三)自动剔除空白页

在法院的日常扫描中，会接受各种来源的卷宗材料，除

了常规的单页扫描外，部分材料是双页都有内容的，因此扫

35

描时需要双页扫描，在批量性扫描时会产生空白页。

本系统采用独有的空白页识别算法，通过OCR识别的内

容、像素级技术判断，将多余的空白页自动剔除掉，同时我

们也提供剔除的空白页进行暂存管理，提供缩略图的方式快

速查看空白页剔除情况。

(四)卷宗高速上传、断点上传

本系统支持扫描后的卷宗可以批量高速上传至服务器，

避免了大批卷宗上传时长时间等待的场景，同时针对网络异

常情况，还支持卷宗重新上传以及断点续传功能，并支持法

院自行配置其功能参数。

(五)高速扫描、高清拍摄

案件的卷宗材料一般包括公诉书、起诉状、身份信息、

证据材料，委托代理、收据等内容，同时卷宗材料也有是审

36

理中的，也有结案归档的，数量较多，材料内容繁杂。

本系统兼容常见品牌的扫描仪及高拍仪，支持批量快速

扫描与高拍仪高清拍摄，扫描速度达到了每张小于1秒，扫

描分辨率也达到了600dpi,并兼容目前各主流操作系统，扫

描结果可以自定义转换为多种格式，例如JPG、TIFF等。高

速拍照仪可拍摄A3/B4尺寸的卷宗材料，分辨率达到300dpi,

同时也具备影像自动调节功能，包含调整亮度、曝光度、锐

利度、色彩等。

配献农概类验代表人身份证用距址研妖明用地立

立素纸质材目

扫描仪

三、电子卷宗智能编目

电子卷宗人工扫描编目需要编目人员对电子资料进行

识别拆分、提取文件标题并手工输入文件名，费时费力。电

子卷宗智能标注编目，将上述工作交给机器完成。扫描员将

一叠厚厚的诉讼材料放入扫描仪扫描成电子文件的同时，即

在后台通过图文识别、自然语言处理等技术，将所有电子文

件自动区分为一份一份的独立文件，并根据文本、图像判断

文本的类型及标题，将每一份文件命名为如起诉状、授权委

37

托书、身份证一姓名、营业执照一公司名称、合同、发票、

送货单、照片、送达回证、判决书等文件名。同时，使得每

一份证据均被标注特定名称，为电子卷宗的深度应用包括

"随讲随翻"电子质证系统实时语音唤醒证据展示、诉讼材

料全文检索、"左看右写"文书制作、电子档案一键生成等，

提供了必要的前提和基础。受人工智能的技术局限性、新类

型诉讼材料不断出现以及卷宗材料本身可识别性等因素影

响，系统采用"人工智能+人工校对"的方式，提供人工快

速校验功能，确保编目准确率达到100%。人工校验的结果自

动反馈到深度学习框架，系统通过对校验修正结果进行自动

学习，实现自我优化，持续提升文件拆分及标题标注准确率。

(一)自动编目及命名

传统的电子卷宗产品，在扫描后还要对每一份卷宗进行

命名与归类，形成规范性的文件；或者在扫描的时候纸质卷

宗必须按照一定的摆放顺序扫描，极其不方便。

本系统针对目前正在扫描识别的文件，采用专有的语义

分析规则，可以自动对这些卷宗文件进行自动文本识别、归

类及命名，减少用户进行大量烦琐的手动分类工作。

38

当前扫描目录最高院分类按来源区分最高院分类

目录操作目录检查

目录操作目录检查

立案审批表

案件流程一览表案件流程一览表

第一页第一页

诉讼费用通知单案件排期通知单

第一页第一页

民事起诉状起诉书、上诉状、抗诉书、案件移送函等表明案

第一页民事起诉状

第二页第一页

第二页

第三页

第三页

第四页第四页

第五页第五页

第六页第六页

受理通知书、应诉通知书及送达回证或者其他送

营业执照

送达回证