会议纪要管理制度

会议纪要管理规范版本号：V受控编号*办公室审核***年月审批***年月：年月日密密密*****有限公司会议纪要管理规会议纪要肩负着传达公司各类决策的重要使命，是任传达、工作部署的重要载体。为了更高效有序地对会议纪进行管理，给各中心、各部门提供规范统一的会议纪要管准则，特制定本管理规范，具体要求如下：一、会议签到公司所有正式会议均需进行签到，签到由会议组织方排，会议签到表模板详见附件一。二、纪要内容会议纪要应遵循“简洁明确”的原则，具体内容上具“可执行、可追督、可问责”的重要功能。即：有明确的务要求、明确的任务责任人、明确的任务完成期限。会议纪要必须对会议作出的各项具体决议做出准确记录，精确传达会议精神，坚决忠于会议、忠于事实。日常会议（工作总结大会除外）中领导发言无需记录。会议纪要中若涉及到需要产生法律效力内容，应由法律部门审核。会议纪要通用模板详见附件二。三、纪要编号按照会议组织层次不同，其会议纪要编号标准如下：1、公司层面会议，指由****董事长亲自召开、出席会议或委托授权他人召开的会议本类会议纪要编号规则：纪XXXX】XXX号，其中【XXX”为当年年份“X”号从001依次延续。该类会议纪要由***会议部统一编号。2及*本部各部门组织召开的会议。本类会议纪要编号规则如下：（1）公司本部“+一级部门名称首字+纪+编号。例如：总裁办公室召开会议的纪要编号为“*总纪【XXXX】XXX号；综合管理中心召开会议的纪要编号为“*综纪【XXX】XXX号。（*本部“公司本部东莞一级部门名称首字纪+编号。例如：东莞本部的开发拓展中心召开会议，纪要编号为“莞开纪【XXX】X号。该类会议纪要由各一级部门统一编号，并每月形成纪台账报备总裁办公室。3、二级公司层面会议，指由全国各城市公司、二级司会议自行召集的会议。由各城市公司及二级公司的一把手领导主持或参与的会议，会议纪要编号规则如下：全国各城市公司会议纪要编号标准为“地名代表字+司关键字纪编号比如新疆有限公司纪要编号“新*纪【XXX】X号；二级公司会议纪要编号标准为“公司关键字纪编号比如*商业纪要编号“*商【XXXX】XXX号。二级公司下属部门会议参照总公司编号标准自行编号。四、纪要时限会议纪要原则上于会议完成24小时内完成并进行报批。五、审批流程根据会议类别不同，会议纪要审批流程区分如下：1.公司层面会议，即董事长主持、参与的会议。纪要由会议发起部门领导审批同意后，流转与会领导（公司高层）审核无误（涉及多位领导审核，应同时并发审核，审核时间不应超过一天盖***公章存档后下发参会人员执行。2、部门层面会议，①由中心分管领导或负责人组织召开的会议，由会议发起部门领导审核后，报与会领导（公司高层审核经分管领导签发同时呈送公司领导知会报备。②由部门及以下组织召开的会议，无需知会公司领导，直由分管领导签发后执行。若会议由中心分管领导或负责人主持3、二级公司层面会议，由会议发起部门领导审核，报与会领导（公司高层）审核，然后由二级公司分管领导签发（无分管领导的，由二级公司负责人签发，盖各司公章存档后直接下发执行；若议题重要需报总公司，则同时呈送公司领导知会报备。若会议议题重要（由六、纪要签收（1）公司层面会议的参会人员接收到会议纪要后必进行纪要签收（亲笔签字，纪要签字页模板详见附件三。由总裁办派专人负责纪要签收工作并做好存档。（2）部门层面会议不强制要求纪要签收。各会议发部门自行根据会议重要性确定是否进行纪要签收，该类纪要签收工作由会议发起部门自行负责。（）二级公司层面会议纪要签收要求同（2。七、盖章存档（1）公司层面会议纪要各与会人员签收后，附上会签到表（附件一）及纪要签字页（附件三，交由档案室进行盖章（骑缝章，一式两份，一份交由档案室存档；另一份扫描后以电子版形式再次下发相关人员存阅。（2）部门层面会议无需盖章，直接交由各中心档案理员存档后下发相关人员。（3）二级公司层面会议各与会人员签字后，附上会签到表及纪要签字页，交由二级公司档案室进行盖章（骑缝章，一式两份，一份交由档案室存档；另一份扫描后以电子版形式再次下发相关人员存阅。八、会议决议督办会议纪要等同于公司规章制度，一旦签发具有最高的约束及法律效力。会议发起部门负责对会议决议进行督办，要求各项决议责任人坚决执行会议决议，按要求完成工作任务。会议决议的完成情况可与相关责任人及部门的绩效成绩直接挂钩。根据公司《问责管理制度，公司总裁办可依据会议纪要的督办情况，对部门或相关责任人进行问责，纳入责任人本人及相关部门的年度绩效考核。九、本规范最终解释权归*****有限公司****办公室所有。附件一：会议签到表会议时间会议时间XXXX年XX月XX日XX时XX分会议地点XXXXX（例：***会议室）XXXX（此处简单描述会议议题内容若会议议题是例行会议无明确主题，则写明“部门例会）与会人员签到人员姓名签字备注XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件二：（红头：按各公司标准套纪要红头）XXX纪【XXX】X号（仿宋三号，居中）XXXXXXXXXXX会议纪要（标题：宋体二号加粗，居中）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX……（正文仿宋三号行间距固定值2首行缩进2字符）（本页无正文）会议时间：2015年XX月XX日上下午X会议地点：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX参会人员：XXXXXXXXXXX（排序按职位从高到低）缺席人员：XX、XX、会议纪要：XXX（会议信息：仿宋三号字，行间距固定值2，首行无缩进