《ISO56001-2024创新管理体系 - 要求》之20：“7支持-7.5成文信息”解读和应用指导材料(雷泽佳编制-2024)

“7.5成文信息”理解和应用指导材料ISO56001-2024《创新管理体系—要求》之20：“7支持-7.5成文信息”理解和应用指导材料(雷泽佳编制，2024年9月)“7.5成文信息”条文“7.5成文信息”标准条文理解和应用指导7.5成文信息7.5.1总则组织的创新管理体系应包括：a）本标准要求的成文信息；b）组织所确定的、为确保创新管理体系有效性所需的成文信息。注：对于不同组织，创新管理体系成文信息的多少与详略程度可以不同，取决于：——组织的规模、成熟度，以及活动、过程、产品和服务的类型；——过程及其相互作用的复杂程度；——人员的能力。7.5成文信息7.5.1总则成文信息定义和涵义；成文信息的定义；成文信息：指组织在运营过程中需要管理和维护的、以书面形式或其他可存储形式存在的信息及其载体。这些信息不仅限于纸质文档，还包括电子文件、数据库记录、电子邮件、图片、视频等多种形式。成文信息的核心在于其正式性和可追溯性，能够作为组织决策、操作和管理的重要依据。成文信息的存在形式与来源；存在形式；任何格式：成文信息不受限于特定的文件格式，可以是Word文档、Excel表格、PDF文件、图片、视频等任何能够被记录和存储的格式；任何载体：载体同样不固定，可以是纸质文件、电子设备（如硬盘、U盘、云存储等）、甚至是一些特定的存储设备（如光盘、磁带等）。来源：成文信息可以来自组织内部，如各部门提交的工作报告、会议纪要、内部通知等；也可以来自组织外部，如政策法规、行业标准、客户反馈、市场调研报告等。成文信息的分类。创新管理体系及其相关过程：主要涉及创新管理体系的构建、实施、维护和改进过程中产生的文件，包括但不限于创新战略、创新目标、创新组合规划、创新过程文档等。这些文件是组织进行创新活动的重要指导和参考;为组织运行而产生的信息：这类信息通常是以文件的形式存在，记录了组织日常运营中的各种活动、决策和结果。例如，业务合同、财务报告、生产计划、质量控制记录等。这些文件对于保障组织正常运行、追溯问题根源具有重要意义。实现结果的证据（记录）：记录是成文信息的一种特殊形式，它详细记载了组织在特定活动中采取的措施、取得的成果以及遇到的问题等。例如，产品测试报告、客户满意度调查、内部审核报告等。这些记录不仅是组织实现特定目标的证据，也是持续改进和创新的重要基础。组织的创新管理体系应包括：ISO56001标准要求的成文信息：这部分成文信息直接对应于ISO56001标准中明确规定的需要形成文件的信息。这些成文信息是标准强制执行的部分，组织应按照标准的要求进行编制、保存和管理；ISO56001标准要求的成文信息成文信息名称分类功能或用途说明条款成文信息核心要求创新管理体系手册文件类描述创新管理体系的总体框架、方针、过程和要求，为组织提供创新管理的总体指导无直接条款提供创新管理体系的全面概述，包含管理体系的范围、方针、过程和关键要求创新意图声明文件类明确表达创新活动如何为组织的宗旨和战略方向做出贡献的愿景4.3.1创新意图创新意图应以成文信息的形式提供，表达创新活动如何为组织的宗旨和战略方向做出贡献的愿景。它可以包括在机遇领域可以实现的价值情景。创新管理体系范围描述文件类确定创新管理体系的边界和适用性，说明涵盖的产品、过程和运行等内容4.3.2创新管理体系的范围范围应说明产品、过程和运行、组织结构和职能以及地理位置（如适用）所涵盖的内容，并以成文信息的形式提供。创新方针文件类表述对创新活动的承诺，与组织宗旨相适应，为制定创新战略和目标提供框架5.2.2沟通创新方针应作为成文信息提供，并在组织内进行沟通并得到理解，适宜时可为相关方所获取创新战略声明文件类明确创新活动的目的、战略创新目标及其实现方式，提供必要的支持5.3.2沟通创新战略应作为成文信息提供，并在组织内进行沟通并得到理解和应用，适宜时可为相关方所获取创新目标文件类创新目标应与创新方针和创新战略保持一致，可测量（如果可行），虑适用的要求6.2.1创新目标组织应在相关职能和层次上建立创新目标。创新目标应作为成文信息可获得创新组合描述文件类明确创新组合中的创新行动及其优先级、风险与回报平衡等准则6.4创新组合组织应建立、实施并保持一个或多个创新行动组合作为成文信息提供，考虑创新组合与其他组合的协同效应组织结构描述文件类描述支持创新管理体系的组织结构，考虑适应性和创新活动需要6.5组织结构应建立、实施并保持具有适应性的组织结构合作管理方法描述文件类明确合作的目的、合作目标以及如何实现这些目标，考虑合作方之间的尊重、开放和信任6.6合作应建立一种管理内部和外部合作的方法，并在组织内部沟通和理解资源管理计划文件类描述确定、提供和监视创新管理体系所需的资源（包括人力资源、时间、财务资源、基础设施、知识和知识产权、工具和方法等）的方法7.1.1总则应确定并提供建立、实施、保持和持续改进创新管理体系所需的资源。人员发展计划文件类描述与创新活动相关的人员发展计划，包括培训、激励和认可等7.1.2人员应确定并提供有效实施创新管理体系所需的人员时间分配计划文件类分配和保护人员参与创新活动的时间7.1.3时间适当分配和保护人们参与创新活动和培训的时间财务资源管理计划文件类包括资金分配原则和准则，保留成文信息作为财务资源管理的证据7.1.4财务资源应确定、提供并监视有效实施创新管理体系所需的财务资源基础设施管理计划文件类包括物理和虚拟基础设施，定期评价其进步并保留成文信息7.1.5基础设施组织应确定、提供并维护有效实施创新管理体系所需的基础设施知识管理办法文件类描述知识识别、获取、分类、保护(含保密）、分享和利用的方法7.1.6知识组织应建立有效实施创新管理体系所需的知识管理办法知识产权管理办法文件类描述知识产权的识别、保护、维护和评审，并保留成文信息7.1.7知识产权应建立有效实施创新管理体系所需的知识产权管理办法知识产权清单记录类描述知识产权基本信息（如专利信息、商标信息、著作权信息、商业秘密）、法律状态、经济价值评估、管理和维护信息、合作与许可信息、相关文档和证据等7.1.7知识产权应维护并定期评审知识产权清单工具和方法清单文件类描述各种支持创新活动的工具和方法7.1.8工具和方法包括各种支持创新活动的工具和方法，并提供适当的成文信息人员能力评估记录记录类记录对创新管理体系相关人员的能力评估7.2能力保留适当的成文信息，作为人员能力的证据。创新行动管理文件文件类描述每项创新行动的范围、目标、资源分配、岗位和职责、时间表、预期结果和评价指标、决策过程等8.2创新行动组织应管理每一项创新行动，创新行动可以是非正式或正式控制的，并可以采取项目、程序或任何其他形式的方法创新过程描述文件类描述识别机会、创建概念、验证概念、开发方案和部署方案等创新过程8.3创新过程组织应建立、实施并保持创新过程监视和测量计划文件类描述需要创新绩效监视和测量的内容、方法和频次、时间和责任人，确保创新绩效的有效评价9.1.1监视、测量、分析和评价-总则应提供适当的成文信息，以作为结果的证据内部审核方案文件类描述内部审核的频次、方法、职责、策划要求和报告方式实施审核方案以及审核结果的证据包括审核方案、审核员的资质与选择、审核执行过程的记录、不符合项的报告、审核总结报告、审核跟踪与验证和审核相关方的反馈等9.2.2内部审核方案组织应策划、制定、实施和保持审核方案，包括审核的频次、方法、职责、策划要求和报告应提供成文信息作为实施审核方案以及审核结果的证据。管理评审报告记录类记录管理评审的输入、过程和结果，包括改进决策9.3管理评审应提供成文信息作为管理评审结果的证据。不符合与纠正措施记录记录类包括不符合的性质、原因、采取的纠正措施及其任何纠正措施的结果果10.2不符合与纠正措施成文信息应作为以下内容的证据：——不符合的性质及随后采取的任何措施；——任何纠正措施的结果。组织自定的成文信息（组织所确定的、为确保创新管理体系有效性所需的成文信息）：组织还需要根据自身特点和需要，确定并编制额外的成文信息，以确保创新管理体系的有效运行。这些自定的成文信息可能包括但不限于：创新政策与战略文件：包括创新方针、创新战略及其支持性文件，这些文件明确了组织的创新方向和长期目标，以及为实现这些目标所采取的策略；创新流程与程序手册：详细描述创新过程中各个环节（如机会识别、概念创建、概念验证、方案开发和部署等）的步骤、责任分配、关键控制点以及所需遵循的标准和程序；创新项目管理文档：针对具体的创新项目，包括项目计划、时间表、资源分配、风险评估与应对措施、沟通计划等，确保项目按时、按质完成；知识产权管理文件：包括专利、商标、版权等知识产权的申请、维护、许可和转让记录，以及保护知识产权的策略和程序。创新绩效指标与评估报告：设定并跟踪创新绩效指标，定期编制创新活动的绩效评估报告，以衡量创新活动的成效并指导改进方向；内部与外部合作协议：与合作伙伴、供方、研究机构等签订的合作协议，明确双方的权利、义务、合作模式及知识产权归属等事项；风险管理与应急预案：识别创新过程中可能遇到的风险，制定风险管理策略和应急预案，以应对不确定性和突发事件。员工培训与发展计划：为提高员工的创新能力和技能，制定培训计划、学习资源清单、职业发展路径等，支持员工持续学习和成长；创新激励与认可机制：设立创新奖励制度、表彰优秀创新成果和员工贡献的机制，激发员工的创新积极性和创造力；沟通与反馈机制文件：建立内外部沟通渠道和反馈机制，确保创新信息在组织内部及相关方之间顺畅流通，及时调整创新方向和策略。组织的规模与成熟度，以及活动、过程、产品和服务的类型对创新管理体系成文信息详略程度的影响；组织的规模与成熟度：小型初创企业可能倾向于简洁明了的体系，而大型跨国企业则可能需要更详尽、复杂的体系来支撑其广泛的业务活动和复杂的组织结构；活动、过程、产品和服务的类型：行业特性决定了创新管理的侧重点不同。例如，高科技企业可能更注重研发创新，而制造业则可能更关注生产流程的优化；过程及其相互作用的复杂程度：组织内部流程的复杂性和它们之间的相互作用程度直接影响IMS的设计和实施难度。高度集成的流程网络需要更精细的管理和控制；人员的能力：员工的专业技能和创新能力是IMS成功的关键。组织应根据员工的能力水平调整IMS的复杂度和培训需求，确保体系的有效运行。成文信息的管理原则。完整性：成文信息应全面覆盖创新管理体系的各个方面，确保信息的完整性和系统性。组织应对所有与创新管理体系相关的活动、过程和结果进行记录，避免信息缺失或遗漏；准确性：成文信息应真实反映组织的创新管理实践和成果，避免虚假记录或误导性信息。组织应建立健全的信息审核机制，确保成文信息的准确性和可靠性；可追溯性：成文信息应具有可追溯性，能够清晰地展示创新管理体系的演进过程和变化历史。组织应采用适当的标识和编码方式，对成文信息进行有序管理，便于查询和追溯；保密性：对于涉及商业秘密或敏感信息的成文信息，组织应采取严格的保密措施，防止信息泄露或被非法获取。同时，组织应建立健全的信息安全管理机制，确保成文信息的安全存储和传输。7.5.2成文信息的创建和更新在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：a）标识和说明（如标题、日期、版本、作者、索引编号）；b）形式（如语言、软件版本、图表）和载体（如纸质的、电子的）；c）评审和批准，以保持适宜性和充分性。7.5.2成文信息的创建和更新在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：标识和说明（如标题、日期、版本、作者、索引编号）；标题：每条成文信息都应有明确的标题，以概括其主要内容或主题。标题应简洁明了，能够迅速传达信息的主旨；日期：成文信息的创建和更新日期是确保其时效性的重要依据。通过日期标识，可以清晰地了解信息的最新状态，避免使用过时的信息；版本：在成文信息的修订过程中，版本号的更新是追踪信息变化的关键。通过版本号，用户可以清楚地知道当前查看的是哪个版本的信息，以及该版本与前一版本之间的区别；作者：标识成文信息的作者有助于明确信息的来源和权威性。同时，在出现问题时，也可以方便地联系到作者进行进一步的咨询或澄清；索引编号：对于大量的成文信息，索引编号是一种高效的检索手段。通过为每条信息分配唯一的索引编号，可以快速地定位到所需的信息，提高工作效率。形式（如语言、软件版本、图表）和载体（如纸质的、电子的）；形式要求；语言：成文信息的语言应清晰、准确、简洁，避免歧义。根据组织的实际情况和需要，可选择使用中文、英文或其他语种，但需确保所有相关方都能准确理解；软件版本：若成文信息以电子形式存在，需明确所使用的软件版本，确保兼容性，避免因软件更新导致的格式混乱或信息丢失；图表：适当使用图表、流程图、示意图等辅助说明，可以使成文信息更加直观易懂，提高信息传递效率。图表的设计应符合行业标准，标注清晰，易于理解。载体要求。纸质载体：传统的纸质文件在保存、携带和传阅方面具有一定优势，特别是对于需要签字确认或长期保存的重要文件。组织应确保纸质文件的印刷质量，合理排版，便于阅读和存档。电子载体：随着信息化的发展，电子文档因其易于编辑、存储和共享的特点，越来越受到组织的青睐。组织应建立完善的电子文件管理系统，确保电子文档的保密性、完整性和可用性。同时，应定期备份电子文档，防止数据丢失。评审和批准，以保持适宜性和充分性。评审的必要性；目的：评审的目的是确保成文信息的内容与组织的实际情况、战略方向以及管理体系要求保持一致，从而确保其适宜性和充分性。内容：评审应涵盖成文信息的各个方面，包括但不限于政策、程序、指导书、记录等。评审过程中应特别关注信息是否反映了最新的组织环境、战略目标、业务流程以及法律法规要求等；参与方：评审应由具有相关专业知识和经验的人员进行，包括但不限于管理体系负责人、相关部门主管、关键岗位员工等。必要时，可邀请外部专家参与评审。批准的职责与作用；职责：成文信息的批准通常由组织中具有决策权的高级管理人员负责，如最高管理者或其授权代表。他们负责确认成文信息已经过充分评审，并符合组织的战略方向和管理体系要求；作用：批准是成文信息生效的关键环节。经过批准的成文信息具有正式的法律效力，是组织内部员工和外部相关方必须遵守的规则。同时，批准也标志着成文信息已经过全面审查，达到了适宜性和充分性的要求。保持适宜性和充分性：适宜性：成文信息应与组织的实际情况、外部环境和内部管理需求相匹配，能够指导实际工作并解决实际问题；充分性：成文信息应涵盖管理体系的所有方面，无遗漏、无矛盾，确保管理体系的完整性和一致性。7.5.3成文信息的控制应控制创新管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：a）在需要的场合和时机，均可获得并适用；b）予以妥善保护（如：防止泄密、不当使用或缺失）。7.5.3成文信息的控制应控制创新管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：在需要的场合和时机，均可获得并适用；控制目标：成文信息的控制旨在确保这些文件在需要的时候能够被快速找到并有效使用。这意味着组织必须建立一套完善的信息管理机制，以保证信息的可获取性和适用性。需要的场合：指在组织运行的各个环节中，只要存在对成文信息的需求，就应该能够轻松找到并获取这些信息。例如，在制定创新战略、策划创新举措、评估创新绩效等关键环节，都需要依据相应的成文信息来做出决策。需要的时机：指当组织需要这些信息来支持其决策或行动时。这要求组织必须实时更新并维护成文信息，确保其与实际运行情况保持一致，避免因信息滞后而导致的决策失误；可获得性：无论何时何地，只要组织内部或外部的相关方需要查阅这些成文信息，都能够快速准确地获取到。为确保创新管理体系成文信息在需要的场合和时机均可获得，组织可以采取以下措施：建立有效的文件管理系统：利用现代信息技术，如文档管理系统（DMS）或企业内容管理系统（ECM），来集中存储、组织和分类所有成文信息；制定文件访问权限策略：根据员工的职责和需要，设置不同的访问权限，确保只有授权人员能够在需要时访问相关文件；提供便捷的搜索工具：实施强大的搜索功能，使员工能够快速定位所需文件，减少查找时间；定期审核和维护文件目录：确保文件目录是最新的，并且文件按照易于理解的方式进行分类和标记；培训员工：提供关于如何使用文档管理系统的培训，使员工熟悉系统的功能和操作流程；建立紧急访问计划：对于关键文件，制定紧急访问计划，以确保在紧急情况下能够迅速获取必要信息。适用性：成文信息不仅要能够被获取，还要确保其内容与实际需求和情境相匹配，具有指导意义。这要求组织在编制成文信息时，充分考虑其适用性和可操作性，确保相关人员能够理解和执行。确保所获得的创新管理体系成文信息在需要的场合和时机均可适用，组织可以采取以下策略：定期评审和更新：定期对成文信息进行评审，确保其仍然符合当前业务需求和标准要求。必要时，及时更新或修订文件内容；建立反馈机制：鼓励员工提出对成文信息的反馈意见，以便及时了解文件在实际应用中的问题并进行改进；考虑相关方的需求和期望：在制定和更新成文信息时，充分考虑相关方的需求和期望，确保文件内容能够满足他们的要求；确保文件的可理解性：使用清晰、简洁的语言编写文件，避免行业术语的滥用，以确保文件内容易于理解；实施试点测试：在正式推广使用新文件之前，可以在小范围内进行试点测试，以评估文件的适用性和效果；与标准保持一致：密切关注相关标准的更新和变化，及时调整成文信息，以确保其与最新标准要求保持一致。予以妥善保护（如：防止泄密、不当使用或缺失）。防止泄密：成文信息中可能包含敏感的商业机密、技术细节、客户隐私等，这些信息一旦泄露，可能会对组织造成重大损失。为控制创新管理体系成文信息的保密并防止泄密，应采取以下措施：建立保密制度：制定严格的保密政策，明确成文信息的保密等级、保密期限和保密责任；访问控制：实施严格的访问权限管理，确保只有经过授权的人员才能访问敏感信息；数据加密：对敏感信息进行加密处理，防止信息在传输或存储过程中被窃取或篡改；物理安全：加强存储设备的物理安全，如使用防盗锁、门禁系统等，防止设备被盗或破坏；定期审核：定期对保密措施进行审核和检查，确保保密制度得到有效执行。。防止不当使用：应防止成文信息被不当使用。例如，某些信息可能仅适用于特定部门或岗位，如果未经允许被其他部门或人员使用，可能会导致决策失误、资源浪费甚至法律纠纷。为控制创新管理体系成文信息的正确合理使用并防止不当使用，应采取以下措施：制定使用规范：明确成文信息的使用目的、范围和方式，确保信息被正确使用；培训与教育：对员工进行信息使用规范的培训和教育，提高他们的信息素养和合规意识；监督与检查：定期对信息使用情况进行监督和检查，及时发现和纠正不当使用行为；建立反馈机制：鼓励员工报告不当使用行为，以便及时采取措施进行纠正；版本控制：对成文信息进行版本控制，确保员工使用的是最新、最准确的信息版本。防止缺失：成文信息的缺失同样会对组织造成严重影响。例如，项目报告、会议纪要等文件的丢失可能导致工作重复、决策失误或责任不清。为控制创新管理体系成文信息的完整性并防止缺失，应采取以下措施：建立备份制度：定期对成文信息进行备份，确保在信息丢失或损坏时能够及时恢复；归档管理：对成文信息进行分类、编号和归档管理，确保信息的有序存储和易于查找；防止篡改：采取技术手段防止信息被恶意篡改或删除，如使用数字签名、哈希校验等方法；定期盘点：定期对成文信息进行盘点和检查，确保信息的完整性和准确性；灾难恢复计划：制定灾难恢复计划，以应对可能导致信息缺失的突发事件，如火灾、洪水等。为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：分发、访问、检索和使用注：对于成文信息的“访问”可能意味着仅允许查阅或者意味着允许查阅和并授权修改。b）存储和防护，包括保持可读性；c）更改控制（如版本控制）；d）保留和处置。为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：分发、访问、检索和使用；分发；定义：分发指将成文信息按照既定的渠道和方式传递给相关的人员或部门；目的：确保信息能够及时、准确地传达给需要它的人员，以便他们能够据此开展工作或做出决策；实施要点：组织应明确信息的分发渠道和接收者，制定信息分发流程，并监控分发过程，确保信息的准确性和及时性。访问；定义：访问指对成文信息的查看或修改权限管理；注意事项：查阅权限：对于某些敏感或机密信息，可能仅允许特定人员查阅，而不允许修改。这有助于保护信息的完整性和保密性；修改权限：对于需要更新或修正的信息，应明确哪些人员有权进行修改，并遵循相应的审批流程，确保信息的准确性和合规性。实施要点：组织应建立成文信息的访问控制机制，包括用户身份验证、访问权限分配和审核日志记录等，以确保访问的安全性和可追溯性。检索；定义：检索是指通过特定的方式快速定位并获取所需成文信息的过程。目的：提高信息利用效率，减少查找时间，支持创新活动的顺利进行。实施要点：组织应建立高效的信息检索系统，包括分类目录、搜索引擎等工具，并定期对信息进行整理和优化，提高检索的准确性和效率。使用。定义：使用是指将成文信息应用于实际工作中的过程；注意事项；合规性：在使用成文信息时，应确保遵守相关法律法规和组织内部规定，避免泄露敏感信息或侵犯他人权益。准确性：在使用成文信息作为决策依据时，应确认其准确性和时效性，避免因信息错误而导致决策失误。实施要点：组织应建立成文信息的使用规范，明确信息的使用范围、目的和方式，并对使用过程进行监督和评估，确保信息的有效利用和合规使用。存储和防护，包括保持可读性；存储；存储的定义：指将成文信息以适当的方式和媒介保存起来，以便在需要时能够迅速检索和使用。组织应根据成文信息的性质、重要性和使用频率，选择合适的存储介质和存储策略。常见的存储介质包括纸质文档、电子文档、云存储等。在选择存储介质时，需要考虑介质的稳定性、可靠性、安全性以及长期可读性；纸质文档：对于需要长期保存的重要文件，可以选择耐久性好的纸张和墨水进行打印，并妥善存放在干燥、防潮、防虫的环境中；电子文档：对于电子文档，应选择稳定可靠的存储设备和软件，进行定期备份，以防数据丢失。同时，应注意文件格式的兼容性和可读性，确保未来能够轻松打开和查看；云存储：利用云存储技术可以实现远程备份和访问，但需要注意选择安全可靠的服务提供商，并确保与云存储服务的数据传输和存储过程符合相关法规和隐私政策。防护；防护的定义：指采取措施保护成文信息不被未授权访问、篡改、丢失或损坏。组织应建立健全的信息安全管理制度，明确信息安全责任，采取必要的技术和管理措施，确保成文信息的安全；物理防护：对于纸质文档，应存放在上锁的柜子或保险箱中，限制非授权人员接触。对于电子文档，应设置访问密码、权限控制等安全措施，防止未经授权的访问和篡改；技术防护：采用加密技术、防火墙、入侵检测系统等技术手段，确保存储和传输过程中的信息安全。同时，定期进行安全审核和漏洞扫描，及时发现并修复安全漏洞；制度防护：建立健全的信息安全管理制度，包括文档管理、密码管理、访问控制等方面的规定，明确信息安全责任和工作流程，提高员工的信息安全意识。保持可读性。保持成文信息可读性的定义：指确保在存储和传输过程中，信息的格式和内容不会发生变化或损坏，以便在需要时能够清晰地阅读和理解；格式标准化：采用通用的文件格式和排版规范，确保在不同设备和环境下都能正常打开和阅读；内容完整性：在存储和传输过程中，应确保信息的完整性不被破坏。对于电子文档，应检查文档在打开时是否出现乱码、格式错乱等问题；定期维护：定期对存储介质进行检查和维护，如清理磁盘空间、更新防病毒软件等，确保存储环境的安全和稳定。同时，对于长期保存的文档，应进行定期检查和修复工作，确保文档的可读性不受影响。成文信息的更改控制与版本管理；更改控制的必要性：更改控制指对成文信息进行修改、更新或废止时，必须遵循的一系列规定和程序。这是因为在企业创新管理过程中，外部环境、内部条件、创新目标等都可能发生变化，导致原有的成文信息不再适用或需要调整。如果没有严格的更改控制机制，就可能导致信息混乱、执行不一致甚至误导决策等问题。；版本控制的作用：版本控制是更改控制的一种有效手段，它通过对文件版本进行编号和管理，确保每次修改都有明确的记录和标识。这样，组织内部成员可以清晰地了解当前使用的文件版本，以及各个版本之间的区别。同时，版本控制还有助于在需要时回滚到旧版本，或对比不同版本之间的差异，为决策提供有力支持；实施版本控制的具体措施：版本控制是更改控制的一种重要手段，它通过为成文信息分配版本号，记录每次更改的内容和日期，确保信息的可追溯性和一致性。版本号的分配：每次对成文信息进行重要更改后，都应分配一个新的版本号，以便区分不同版本之间的差异。版本号通常遵循一定的规则，如“主版本号.次版本号.修订号”的形式，以清晰地反映更改的级别和重要性；更改记录的维护：组织应建立更改记录，详细记录每次更改的内容、原因、影响范围以及执行人等信息。这些记录有助于跟踪成文信息的演变过程，并在需要时提供审查依据；审批流程的遵循：任何对成文信息的更改都应经过适当的审批流程。这包括提交更改申请、评估更改影响、审核更改内容、批准更改实施等环节。通过审批流程，可以确保更改的合理性和合规性，避免随意更改导致的问题；分发与通知：更改后的成文信息应及时分发给所有相关人员，并通知他们有关更改的内容和原因。这有助于确保所有人员都使用最新版本的成文信息，避免因信息滞后或不一致而引发的问题；存档与备份：组织应对旧版本的成文信息进行存档和备份，以便在需要时进行查阅或恢复。这有助于保留历史记录，为后续的审计、追溯或分析提供依据。保留和处置。保留成文信息；保留成文信息的目的在于确保信息的可追溯性和完整性，为组织在未来的决策、审核、改进等活动中提供可靠的历史数据支持。组织应根据成文信息的重要性和使用频率，制定适当的保留策略。这包括但不限于：明确保留期限：根据成文信息的类型、用途以及相关法律法规的要求，确定合理的保留期限。例如，重要的政策文件、标准操作规程等可能需要长期保留，而日常的操作记录则可能根据组织的规定设定较短的保留期限。安全存储：确保成文信息在存储过程中的安全性和完整性，防止信息的泄露、丢失或损坏。这可以通过使用安全的存储介质、设置访问权限、定期备份等方式实现。版本控制：对于需要更新的成文信息，实施有效的版本控制策略，确保在需要时能够迅速追溯到任一历史版本。处置成文信息成文信息的处置指对不再需要保留的信息进行恰当的处理。这不仅是资源管理的需要，也是确保组织信息安全的重要环节。成文信息的处置应遵循以下原则：合规性：确保成文信息的处置符合相关法律法规和组织内部政策的要求。例如，对于包含个人信息的成文信息，在处置时需要特别谨慎，避免侵犯个人隐私。保密性：在处置过程中，确保敏感或机密信息不被泄露。这可能需要对信息进行加密、粉碎或安全销毁等处理。环境友好：考虑成文信息的环保处置方式，如回收、再利用等，以减少对环境的影响。对于组织所确定的策划和运行创新管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当识别，并予以控制。对于组织所确定的策划和运行创新管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当识别，并予以控制。